2022 में मीटिंग ट्रांसक्रिप्शन कैसे बनाएं

मीटिंग के दौरान जो चर्चा की गई थी उसे रिकॉर्ड करने के लिए मीटिंग ट्रांसक्रिप्शन सबसे आसान तरीका है। यद्यपि पारंपरिक तरीका ट्रांसक्रिप्शन को मैन्युअल रूप से लिखना था, तकनीक आपको इस प्रक्रिया को स्वचालित करने की अनुमति देती है।

मीटिंग ट्रांसक्रिप्शन के बारे में मार्गदर्शन करने का अंतिम तरीका नीचे दिया गया है। आप सीखेंगे कि वे क्या हैं, वे क्यों महत्वपूर्ण हैं, और भविष्य में अपनी मीटिंग्स को कैसे ट्रांसक्रिप्ट करें

मीटिंग ट्रांसक्रिप्ट क्या हैं?

मीटिंग ट्रांसक्रिप्ट मीटिंग के दौरान बोले गए वार्तालापों के टेक्स्ट रिकॉर्ड होते हैं। हालांकि, एक पूर्ण मीटिंग ट्रांसक्रिप्ट में आसान रेफ़रल के लिए स्पीकर और टाइमस्टैम्प शामिल होना चाहिए।

मीटिंग ट्रांसक्रिप्शन के 3 मुख्य प्रकार हैं:

1. संपादित प्रतिलेखन क्या है

एक संपादित ट्रांसक्रिप्शन एक पूरी स्क्रिप्ट है जिसे पठनीयता के लिए समायोजित किया जाता है। इसमें व्याकरण और वर्तनी सुधारना और कठबोली या अधूरे शब्दों को हटाना शामिल है। यदि आपको भविष्य में लिखित दस्तावेज़ को औपचारिक रूप से प्रस्तुत करने की आवश्यकता है, तो एक संपादित ट्रांसक्रिप्शन एक मीटिंग के लिए उपयोगी हो सकता है।

2. शब्दशः प्रतिलेखन क्या है

शब्दशः प्रतिलेखन, बोली जाने वाली बैठक की एक सटीक प्रति है। इसमें विराम और गैर-मौखिक ध्वनियाँ (गला साफ़ करना, पृष्ठभूमि शोर) शामिल हैं। एक पूर्ण शब्दशः मीटिंग ट्रांसक्रिप्शन के लिए बहुत अधिक उपयोग नहीं है जब तक कि यह कानूनी संदर्भ में न हो।

एक मामूली बदलाव एक गैर-शब्दशः प्रतिलेखन है। यह शब्दों को समान रखते हुए विराम और गैर-मौखिक ध्वनियों को हटा देता है। 

3. इंटेलिजेंट वर्बैटिम ट्रांसक्रिप्शन क्या है?

फिलर शब्दों, दोहराव, गैर-मानक शब्दों और विरामों को संपादित करते समय इंटेलिजेंट वर्बैटिम ट्रांसक्रिप्शन मुख्य भाषण को बरकरार रखता है। यह ऑफ-टॉपिक और रन-ऑन वाक्यों को हटा देता है।

एक बुद्धिमान शब्दशः प्रतिलेख का उद्देश्य पाठ को पठनीय बनाते समय वक्ता की आवाज़ को बनाए रखना है। इसका उपयोग व्यवसाय में किया जाता है क्योंकि इसे उद्धृत किया जा सकता है या आसानी से अन्य मीडिया में परिवर्तित किया जा सकता है, जैसे कि एक स्क्रिप्ट या लिखित लेख।

क्या आपको संपादित ट्रांसक्रिप्शन या वर्बैटिम ट्रांसक्रिप्शन का उपयोग करना चाहिए?

अधिकांश व्यावसायिक संदर्भों में सबसे तार्किक विकल्प बुद्धिमान शब्दशः प्रतिलेख है। जबकि आप अधिक भारी संपादित संस्करण का उपयोग करना चाह सकते हैं, आप इसे भविष्य में प्रारंभिक दस्तावेज़ से कर सकते हैं। संदर्भ के आधार पर यह तय करना आपका काम है कि आप ट्रांसक्रिप्शन को कितना अधिक संपादित करना चाहते हैं।


बैठक के लिए जगह


आपको मीटिंग्स को ट्रांसक्रिप्ट क्यों करना चाहिए?

मीटिंग्स को ट्रांसक्रिप्ट करने का कारण चर्चा के विषयों का लिखित रिकॉर्ड रखना है. यह अन्य कारणों में शामिल है, जिनमें शामिल हैं:

  • फोकस बढ़ाने के लिए। यदि प्रतिभागियों को बैठक के दौरान अपने स्वयं के नोट्स लेने की आवश्यकता नहीं है, तो वे उस पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं जिस पर चर्चा की जा रही है। जैसे, मीटिंग ट्रांसक्रिप्ट से जुड़ाव में सुधार होता है।
  • संदर्भ को आसान बनाने के लिए। अगर किसी को मीटिंग चर्चाओं को वापस संदर्भित करने की आवश्यकता है, तो ऐसा करने का सबसे आसान तरीका एक प्रतिलेख है। अगर किसी ने गलत जानकारी लिखी है, तो उसके नोट्स का उपयोग करने से गलतियाँ हो सकती हैं।
  • समय बचाने के लिए। मीटिंग ट्रांसक्रिप्ट जेनरेट करने से प्रतिभागियों का समय बचता है क्योंकि उन्हें आवश्यक जानकारी प्राप्त करने के लिए रिकॉर्डिंग को कई बार दोबारा देखने की आवश्यकता नहीं होगी। एक लिखित दस्तावेज़ को स्कैन करना बहुत आसान है।
  • आरओआई बढ़ाने के लिए। किसी महत्वपूर्ण वक्ता से मुलाकात महंगी पड़ सकती है। इसलिए, ट्रांसक्रिप्ट लेने का मतलब है कि लोग अधिक ध्यान केंद्रित कर सकते हैं, और आप व्यावसायिक कनेक्शन को बेहतर बनाने के लिए मार्केटिंग के लिए लिखित दस्तावेज़ का उपयोग कर सकते हैं।

मीटिंग ट्रांसक्रिप्ट का उपयोग कैसे किया जा सकता है?

एक मीटिंग ट्रांसक्रिप्ट ग्राहक-सामना करने वाले मार्केटिंग प्रयासों के लिए जानकारी का स्रोत हो सकता है।  उदाहरण के लिए, यदि कर्मचारियों का एक समूह उद्योग परिवर्तन या प्रवृत्तियों पर चर्चा करता है, तो आप प्रतिलेख को इसमें बदल सकते हैं:

  • एक ब्लॉग पोस्ट
  • एक YouTube वीडियो स्क्रिप्ट
  • एक पॉडकास्ट एपिसोड
  • सोशल मीडिया कैप्शन

न केवल मीटिंग ट्रांसक्रिप्शन आपको एक ही दस्तावेज़ से कई सामग्री प्राप्त करने की अनुमति देगा, यह आपको विशेषज्ञता दिखाने और आपके व्यावसायिक अधिकार को मजबूत करने में भी मदद करेगा।

यदि आप वैसे भी मार्केटिंग सामग्री बना रहे हैं, तो जानकारी के लिए मीटिंग ट्रांसक्रिप्शन का उपयोग करने से समय की बचत हो सकती है, विशेष रूप से इसे बहुत कम संपादन के साथ इनमें से अधिकांश रूपों में परिवर्तित किया जा सकता है।

मीटिंग के कार्यवृत्त कैसे लें और ट्रांसक्रिप्ट कैसे करें

आपकी टाइपिंग गति और जानकारी को बनाए रखने की क्षमता के आधार पर, मीटिंग को ट्रांसक्राइब करना एक जटिल प्रक्रिया नहीं है। मीटिंग ट्रांसक्रिप्शन कैसे बनाएं, इसके चरण यहां दिए गए हैं।

1. बैठक रिकॉर्ड करें

पहला कदम बैठक की रिकॉर्डिंग प्राप्त करना है। जबकि आप नोट्स लेने की कोशिश कर सकते हैं क्योंकि यह हो रहा है, यह जानकारी का सटीक स्रोत नहीं है। आप मीटिंग को कैसे रिकॉर्ड करते हैं यह इस बात पर निर्भर करेगा कि यह कहां हो रहा है और कितने स्पीकर हैं।

रिकॉर्डिंग विकल्पों में शामिल हैं:

  • वर्चुअल मीटिंग के लिए स्क्रीन और ऑडियो रिकॉर्डिंग सॉफ्टवेयर
  • कुछ लोगों की छोटी-छोटी बैठकों के लिए आपका स्मार्टफ़ोन
  • बड़े बोर्डरूम सेटअप के लिए बहु-दिशात्मक माइक्रोफोन

आप जो भी विकल्प चुनते हैं, सुनिश्चित करें कि आप मीटिंग शुरू होने से पहले गुणवत्ता का परीक्षण करें। आपको यह सुनिश्चित करना चाहिए कि आपने किसी भी मुद्दे को समय से पहले सुलझा लिया है ताकि वे रास्ते में न आएं। साथ ही, ऑडियो गुणवत्ता आपके मीटिंग ट्रांसक्रिप्शन की सटीकता को निर्धारित करती है।

अंत में, सुनिश्चित करें कि आपके पास मीटिंग रिकॉर्ड करने के लिए सभी की अनुमति है।

2. ऑडियो सुनें

इसके बाद, यदि आवश्यक हो तो अपनी ऑडियो फ़ाइल को कंप्यूटर में स्थानांतरित करें। कोई भी नोट बनाने की कोशिश किए बिना फ़ाइल को पूरी तरह से सुनें। ऐसा इसलिए है ताकि आप यह निर्धारित कर सकें कि कोई समस्या है या ऑडियो ड्रॉपआउट हैं। ट्रांसक्राइब करने का प्रयास शुरू करने से पहले आप फ़ाइल की सामग्री से परिचित होना चाहेंगे।

3. लिप्यंतरण शुरू करें

ऑडियो को दूसरी बार सुनें और ट्रांसक्राइब करना शुरू करें। इसे मैन्युअल रूप से करने का सबसे आसान तरीका विराम चिह्न और वर्तनी के बारे में बहुत अधिक चिंता किए बिना बस टाइप करना है। जब आप एक नया स्पीकर देखते हैं, तो उन्हें अलग करने के लिए एक लाइन ब्रेक जोड़ें। यह चरण आपको बाद में टाइमस्टैम्प जोड़ने में मदद करेगा।

4. अपना ट्रांसक्रिप्शन व्यवस्थित करें

अपने ट्रांसक्रिप्शन को बेहतर बनाने के लिए ऑडियो फ़ाइल को फिर से देखें। इस चरण के दौरान, आपको गलत शब्दों की जांच करनी चाहिए और स्पीकर द्वारा अनुभागों को विभाजित करने का लक्ष्य रखना चाहिए। जबकि आपको अभी तक नाम जोड़ने की आवश्यकता नहीं है, कम से कम आपके पास प्रत्येक के लिए टेक्स्ट के सटीक ब्लॉक होने चाहिए।

एक बार ऐसा करने के बाद, ऑडियो के बिना टेक्स्ट फ़ाइल पर जाएं और व्याकरण और वर्तनी के लिए संपादन शुरू करें। इस चरण की सीमा इस बात पर निर्भर करती है कि आप किस प्रकार का प्रतिलेखन चाहते हैं, लेकिन शब्दों की वर्तनी सही होनी चाहिए, और ऐसे समय और बड़े अक्षर होने चाहिए जहां आपको लगता है कि वाक्य बदलते हैं।

5. स्पीकर और टाइमस्टैम्प जोड़ें

यदि आप अपने मीटिंग ट्रांसक्रिप्शन की गुणवत्ता से खुश हैं, तो आप ऑडियो को फिर से सुन सकते हैं और टाइमस्टैम्प और स्पीकर में जोड़ना शुरू कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, हर बार जब कोई नया व्यक्ति बोलना शुरू करे तो वीडियो को रोकें और निम्नलिखित विवरण जोड़ें:

[hour:minute:second] [speaker]: (भाषण)

ऐसा करने के बाद, आपके पास एक पूर्ण और सटीक मीटिंग ट्रांसक्रिप्शन होना चाहिए।

6. संक्षिप्त सारांश में बदलें

मीटिंग का ट्रांसक्रिप्शन मीटिंग मिनट्स से अलग होता है। जबकि प्रतिलेखन एक शब्दशः फ़ाइल है, मिनट मुख्य बिंदुओं का एक रिकॉर्ड है। इसलिए, यदि आप इसके बजाय मिनट चाहते हैं, तो टेक्स्ट फ़ाइल को चुनकर देखें:

  • मुद्दों को उठाया
  • सुझाव
  • कार्रवाई के बिंदु
  • निर्धारित परिणाम
  • समय सीमा

ऑडियो फ़ाइल से सीधे काम करने के विपरीत, जब आपके पास मीटिंग का सटीक ट्रांसक्रिप्शन हो जाए तो ऐसा करना बहुत आसान हो जाता है।

मैनुअल ट्रांसक्रिप्शन का विकल्प

मैन्युअल ट्रांसक्रिप्शन एक लंबी चलने वाली प्रक्रिया है और हमेशा ट्रांसक्रिप्ट को पूरा करने में आवश्यक सटीकता के स्तर की गारंटी नहीं देती है। एक विकल्प ट्रांसक्रिप्टर जैसे स्वचालित ट्रांसक्रिप्शन सॉफ़्टवेयर का उपयोग करना है।

यहां देखिए यह कैसे काम करता है:

  1. मीटिंग की ऑडियो रिकॉर्डिंग बनाएं।
  2. इसे स्वचालित ट्रांसक्रिप्शन सॉफ़्टवेयर में अपलोड करें और इसे कनवर्ट करने के लिए छोड़ दें।
  3. एक बार यह समाप्त हो जाने के बाद, आपको सूचित किया जाएगा और कार्यों की एक सूची दी जाएगी।
  4. इनमें टेक्स्ट फ़ाइल की जाँच करना और यदि आवश्यक हो तो सटीकता के लिए संपादन करना शामिल है। फ़ाइल को अंतिम रूप देने से पहले इन्हें पूरा करें।
  5. संपादन के बाद, टेक्स्ट फ़ाइल को अपने चुने हुए प्रारूप में डाउनलोड करें।

एक स्वचालित ट्रांसक्रिप्शन प्लेटफॉर्म का उपयोग करने का लाभ यह है कि यह ट्रांसक्रिप्शन के दोहराव वाले काम को बहुत दूर ले जाता है।

मीटिंग ट्रांसक्रिप्शन उदाहरण क्या है?

यद्यपि आपकी मीटिंग प्रतिलेख की लंबाई और जटिलता अलग-अलग होगी, यहां एक विशिष्ट बुद्धिमान शब्दशः प्रतिलेख का एक उदाहरण है।

[00:00:10 Steve]:       आप सभी का स्वागत है। मुझे आशा है कि आप सभी का सप्ताहांत अच्छा रहा होगा। अब नए सॉफ्टवेयर रोलआउट के साथ हम कहां हैं, इसे पकड़ने का एक अच्छा समय लगता है।

[00:00:40 Becky]:      वर्तमान में हम महीने के अंत में रोल आउट करने की राह पर हैं, लेकिन हमें कुछ UI समस्याओं का सामना करना पड़ा है। मैं बेन को समझाने दूँगा क्योंकि वह इस से निपटने वाला है।

[00:01:04 Ben]:         धन्यवाद, बेकी। इसलिए, अब हमें जो समस्या आ रही है, वह यह है कि खाता सेटिंग तक पहुंच उपयोगकर्ता को लॉग आउट करने के लिए बाध्य करती है। हम काफी नहीं कर सकते-

[00:01:20 Steve]:       ऐसा लगता है कि विकास में देर होने के लिए यह एक बड़ा मुद्दा है। क्या यह किसी और चीज से जुड़ा है, या यह एक अलग मुद्दा है?

[00:01:34 Ben]:         जहाँ तक हम बता सकते हैं, यह अलग-थलग है। उत्पाद परीक्षण के दौरान कोई अन्य सुविधाएँ या मेनू खराब नहीं किए गए थे, इसलिए हमारा मानना है कि यह एक अपेक्षाकृत नई समस्या है क्योंकि हमने नवीनतम डिज़ाइन अपडेट को लागू किया है। यह क्यों होता है एक बग वर्तमान में अज्ञात है, लेकिन यह सॉफ्टवेयर विकास की खुशी है, है ना?

[00:02:01 Steve]:       हाँ यह सच है। खैर, बेकी, मुझे लगता है कि इसे सप्ताह के लिए सर्वोच्च प्राथमिकता देने की आवश्यकता है, क्योंकि जब तक इसका समाधान नहीं हो जाता है, तब तक हमें कोई और बदलाव लागू नहीं करना चाहिए। मैं इसे व्यवस्थित करने के लिए आप पर छोड़ता हूं, लेकिन मुझे लगता है कि हमें सभी उपलब्ध लोगों को इस पर रखना चाहिए क्योंकि यह एक बड़ी देरी होगी। हम सप्ताह के अंत में पकड़ लेंगे, ठीक है?

[00:02:43 Becky]:      यह ठीक है, धन्यवाद, स्टीव। मैं बेन को अन्य आईटी लोगों के साथ समन्वय करने के लिए कहूँगा कि हम इस ASAP के बारे में क्या कर सकते हैं।


एक बैठक की मेज


क्या आप एसिंक्रोनस डिस्टेंस माइक्रोफ़ोन का उपयोग करके मीटिंग्स को ट्रांसक्रिप्ट कर सकते हैं?

तकनीकी रूप से, हाँ, लेकिन इसके लिए जटिल सॉफ़्टवेयर या फ़ाइलों को मैन्युअल रूप से संयोजित करने में बहुत समय लगता है।

एसिंक्रोनस माइक्रोफोन एक ही ऑडियो रिकॉर्ड करते हैं लेकिन एक साथ ऐसा करने के लिए व्यवस्थित नहीं होते हैं। उदाहरणों में स्मार्टफोन, टैबलेट और लैपटॉप शामिल हैं, जिनमें सभी एम्बेडेड माइक्रोफ़ोन हैं।

एक कमरे के चारों ओर विभिन्न बिंदुओं पर स्थित इन अतुल्यकालिक माइक्रोफोन से दूरी तत्व आता है। उदाहरण के लिए, बोर्डरूम में हो रही मीटिंग में, प्रत्येक प्रतिभागी मीटिंग को रिकॉर्ड करने के लिए अपने डिवाइस का उपयोग कर सकता है। परिणाम अतुल्यकालिक दूर के माइक्रोफोन हैं।

अतुल्यकालिक दूरस्थ माइक्रोफोन का उपयोग करने के क्या नुकसान हैं?

अतुल्यकालिक दूर के माइक्रोफोन प्रत्येक बैठक के अपने संस्करण को रिकॉर्ड करेंगे, जिससे उनका निकटतम स्पीकर सबसे स्पष्ट हो जाएगा। यह प्रत्येक व्यक्ति के लिए एक उपयोगी ऑडियो रिकॉर्डिंग प्रदान करेगा, लेकिन इसके बाद मुद्दों में शामिल होंगे:

  • प्रत्येक स्पीकर के लिए सबसे सटीक ऑडियो को एक फ़ाइल में जोड़ना
  • कौन बोल रहा है यह जानने के लिए वाक् पहचान का उपयोग करना, माइक्रोफ़ोन की गुणवत्ता से प्रभावित हो सकता है
  • ऑडियो अंशों को एक साथ बुनने से मैन्युअल रूप से या बहुत जटिल ट्रांसक्रिप्शन सॉफ़्टवेयर करने में लंबा समय लगेगा

2019 में , Microsoft ने ट्रांसक्रिप्शन को पूरा करने के लिए अतुल्यकालिक दूर के माइक्रोफोन का उपयोग करने के लिए एक अध्ययन शुरू किया। शोधकर्ताओं को दिशात्मक माइक्रोफोन की तुलना में 3% कम सटीकता के साथ एक ट्रांसक्रिप्शन फ़ाइल बनाने के लिए जटिल एआई और ऑडियो एल्गोरिदम की एक विस्तृत श्रृंखला का उपयोग करना पड़ा। तथ्य यह है कि यह माइक्रोसॉफ्ट द्वारा किया गया एक अत्याधुनिक अध्ययन था, वास्तविक दुनिया में इसके उपयोग में आसानी को उजागर करना चाहिए।

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मैरिसेली जी.
प्रोफ़ेसर
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मेरे लिए मुख्य लाभ समय है। मेरे लिए कितना अच्छा उपकरण है, अब मैं अपना काम तेजी से और गुणवत्ता के साथ कर सकता हूं। ट्रांसक्रिप्टर शोधकर्ताओं के लिए वास्तव में एक अच्छा उपकरण है, क्योंकि हमें इस तरह का कार्य करना है और हमारे पास ट्रांसक्रिप्शन के लिए बहुत समय नहीं है।
जिमेना एल.
संस्थापक
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सब कुछ बहुत अच्छा है, यह महंगा नहीं है, कीमत और गुणवत्ता के बीच अच्छा संबंध है, और यह काफी तेज भी है। उपशीर्षक के समय और शब्दों की पहचान के संबंध में महान सटीकता। बहुत कम सुधार किए जाने थे।
जैकलीन बी.
समाजशास्त्री
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ट्रांसक्रिप्टर के बारे में मुझे जो सबसे ज्यादा पसंद आया, वह यह है कि इसकी उच्च सटीकता कैसे है। उपयोग में आसान प्लेटफ़ॉर्म के साथ, मुझे केवल विराम चिह्न समायोजन करने की आवश्यकता है
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अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्नों

मीटिंग ट्रांसक्रिप्शन सटीकता, संदर्भ और सामग्री मार्केटिंग के लिए आवश्यक है। हालाँकि, मीटिंग की ऑडियो फ़ाइल को मैन्युअल रूप से लिखने में घंटों खर्च करने लायक नहीं है।

यदि आपको मीटिंग ट्रांसक्रिप्शन की आवश्यकता है, तो ट्रांसक्रिप्शन सॉफ़्टवेयर को आज़माएं। वे त्वरित और उपयोग में आसान हैं, और पहला ट्रांसक्रिप्शन मुफ़्त है।