Por causa dessa mudança na comunicação, muitas pessoas ainda não sabem como se comportar durante as chamadas virtuais e ainda não dominam a arte. Para remediar isso, discuto a etiqueta da reunião virtual abaixo para que você possa entrar em sua próxima chamada de vídeo e mostrar a todos como é feito.
Pontualidade e Preparação
As reuniões virtuais geralmente têm um horário de início e fim. Seja atencioso e respeite estes tempos. Não chegue 10 minutos atrasado e mantenha todos esperando. Da mesma forma, respeite o tempo das pessoas e evite confundir ou manter todos na reunião muito depois de seu término programado.
Além disso, certifique-se de que está ciente da agenda da reunião! Você deve ser claro sobre o assunto, o que está sendo discutido e os principais pontos que serão abordados.
Código de vestimenta e aparência adequados
Todos nós vimos os memes e imagens de funcionários participando de chamadas virtuais com seus vestidos ou pijamas. Não seja essa pessoa. Só porque você está em casa, isso não significa que você deve se vestir ou não fazer um esforço para uma chamada de vídeo. Lembre-se de que sua aparência física e vestimenta dizem muito sobre sua personalidade e mentalidade como funcionário.
Familiaridade com a plataforma escolhida
Quando eu era um novato em reuniões virtuais, cometi esse erro - eu estava despreparado e não tinha conhecimento prévio da plataforma de conferência. Eu tive que instalarZoom em tempo real e, como resultado, eu não tinha idéia do que eu estava fazendo ou como fazer qualquer coisa como ativar o meu vídeo.
Não cometa o erro que eu cometi! Se você sabe que tem uma reunião virtual por vir, certifique-se de saber qual plataforma está sendo usada e se familiarize com como ela funciona.
Antecedentes e Ambiente
Como o cenário do pijama, todos nós também vimos clipes de pessoas participando de videoconferências em suas camas ou em um pub movimentado. O fundo e o ambiente do seu vídeo são especialmente importantes.
O ideal é que você não queira distrações, como animais de estimação, e seu histórico deve ser claro para que o foco esteja em você. Evite áreas com ruído para que o áudio não perturbe os outros participantes.
Silenciar e Desativar a Etiqueta
Não deixe o microfone ligado constantemente durante uma reunião virtual, pois dependendo da força, o ruído de fundo pode ser captado, o que pode ser perturbador. Em vez disso, a etiqueta correta da reunião virtual é silenciar o microfone quando você não está falando.
Uso da câmera e contato visual
A parte mais difícil que encontro nas reuniões virtuais é o contato visual e como usar minha câmera. A questão é a dualidade da câmara e do ecrã. Sua câmera está em um local, enquanto sua tela está em uma posição diferente.
Isso significa que você tem que fazer uma escolha de onde você olha. A etiqueta correta da reunião virtual é olhar para a câmera e não para a tela ao falar com alguém. Este é o mais próximo que você pode chegar do contato visual, caso contrário, você está começando na tela e parece pouco profissional.
Obviamente, você tem que olhar para a tela para avaliar as reações e observar outras pessoas, mas o truque é mexer entre a câmera e sua tela quando você está falando, mas, na maioria das vezes, mantenha os olhos na câmera.
Participação e Engajamento
A participação e o engajamento são especialmente importantes e você tem que aprender quando falar e não falar. Em primeiro lugar, você deve se esforçar para fazer parte da reunião para uma etiqueta de reunião virtual adequada - não fique sentado sem falar ou mostrar qualquer interação.
Em segundo lugar, você tem que ser atencioso com os outros e saber quando é apropriado falar. Não fale sobre os outros e certifique-se de que é o momento certo para se envolver.
Tomada de notas adequada
Não posso contar as vezes em que concluí uma reunião virtual apenas para ser bombardeado com perguntas depois ou esclarecimentos sobre as coisas simplesmente porque os participantes não tomaram notas.
Tomar notas é especialmente importante para a etiqueta da reunião virtual, porque não é tão fácil simplesmente ir falar com um participante depois. Seja minucioso com as suas anotações e, se necessário, peça ao anfitrião para gravar a reunião. Você também pode transcrever vídeo para texto para que você tenha um registro escrito da reunião virtual para referência em uma data posterior.
Ace sua próxima reunião virtual com estas dicas de etiqueta
Espero que agora você esteja explodindo de confiança e tenha uma compreensão mais clara da etiqueta das reuniões virtuais. A chave é lembrar que, embora você não esteja fisicamente presente na reunião, um nível básico de profissionalismo, autocontrole e participação é esperado e você não deve agir de forma diferente do que se estivesse em um ambiente de escritório.
