Vorteile der Microsoft Dynamics 365-Integration
Automatische Besprechungsnotizen direkt im richtigen Datensatz: Transkriptor ordnet Meeting-Teilnehmer automatisch per E-Mail Ihren Dynamics 365-Kontakten und Leads zu. Anschließend wird eine Notiz mit der Zusammenfassung und dem Link zum Transkript direkt in dem Datensatz hinterlegt, mit dem Ihr Team bereits arbeitet – ganz ohne manuelle Auswahl.
Follow-up-Aufgaben, automatisch erstellt: Die KI von Transkriptor analysiert das Transkript, extrahiert Handlungspunkte und erstellt für jeden Punkt eine entsprechende Aufgabe in Dynamics. Wird im Meeting eine Frist genannt, wird diese automatisch als Fälligkeitsdatum für die Aufgabe übernommen.
Nahtlos in Ihren Microsoft-Stack integriert: Verbinden Sie sich mit demselben Microsoft 365-Konto, das Ihr Team bereits nutzt. Da die Notizen in Dataverse gespeichert werden, erscheinen sie in Dynamics 365 Sales, Customer Service und überall dort, wo Ihr Team aktiv ist.
Eine vollständige Notiz pro Meeting: Transkriptor wartet, bis die KI-Zusammenfassung fertiggestellt ist, bevor die Daten in Dynamics 365 übertragen werden. So erhält jeder Datensatz eine einzige, vollständige Notiz statt vieler einzelner Fragmente.
So verbinden Sie Microsoft Dynamics 365
Schritt 1: In der Transkriptor-App starten
Öffnen Sie das Einstellungsmenü des Tab „Integrationen“ suchen Sie in Ihrem Transkriptor-Dashboard nach Microsoft Dynamics 365 in der Kategorie CRM aus und klicken Sie auf Verbinden.
Schritt 2: Dynamics 365-Domain eingeben
Die Connector autorisieren Das Fenster öffnet sich. Transkriptor muss wissen, in welche Dynamics 365-Umgebung die Daten geschrieben werden sollen.
Melden Sie sich in Ihrem Browser bei Dynamics 365 an und kopieren Sie die URL aus der Adresszeile.
Fügen Sie nur die Basis-URL in das Feld Microsoft Dynamics 365 Domain ein – zum Beispiel //deineorg.crm.dynamics.com. Lassen Sie /main.aspx und alles danach weg.
Klicken Sie auf Autorisieren.
Geben Sie Ihre Microsoft Dynamics 365 Domain ein, um den Connector zu autorisieren.
Der mittlere Teil der Domain hängt von Ihrer Region ab:
Region | Domain-Format |
Nordamerika | |
Europa | |
Vereinigtes Königreich |
Kopieren Sie die Domain exakt so, wie sie in Ihrer Adressleiste erscheint, unabhängig von Ihrer Region.
Schritt 3: Mit Microsoft anmelden und Berechtigungen akzeptieren
Sie werden zur Microsoft-Anmeldeseite weitergeleitet. Melden Sie sich mit Ihrem Microsoft 365-Konto an. Das Fenster Angeforderte Berechtigungen zeigt an, dass Transkriptor (verifizierter Herausgeber: Transkriptor, Inc.) um folgende Berechtigungen bittet:
Zugriff auf den Common Data Service in Ihrem Namen (Common Data Service ist der frühere Name von Dataverse, wo Dynamics 365 seine Daten speichert)
Anzeigen Ihres Basisprofils
Zugriff auf Daten behalten, für die Sie die Freigabe erteilt haben
Klicken Sie auf Akzeptieren um fortzufahren.
Hinweis für Workspace-E-Mail-Nutzer: Wenn Sie eine geschäftliche E-Mail-Adresse oder eine Organisations-E-Mail verwenden, wird möglicherweise die Meldung „Administratorzustimmung erforderlich“ angezeigt. Der Administrator Ihrer Organisation muss die Zustimmung erteilen: Azure Portal → Unternehmensanwendungen → Transkriptor → Berechtigungen → Administratoreinwilligung gewähren. Kehren Sie nach der Erteilung der Zustimmung zu Transkriptor zurück und klicken Sie erneut auf Verbinden .
Wichtig: Stellen Sie sicher, dass das verbundene Konto über eine Dynamics 365-Lizenz sowie die Berechtigung zum Erstellen von Notizen und Aufgaben verfügt. Transkriptor agiert im Namen dieses Benutzers.
Schritt 4: Konfigurieren Sie Ihre Dynamics 365-Einstellungen
Sobald die Verbindung hergestellt ist, öffnet sich das Fenster Dynamics 365 Einstellungen -Modal öffnet sich. Schalten Sie die Optionen nach Bedarf ein oder aus:
Aufgaben erstellen — Erstellt eine Dynamics-Aufgabe für jeden Handlungspunkt im Transkript (standardmäßig aktiviert)
Zusammenfassung einfügen — Fügt die KI-Besprechungszusammenfassung zur Notiz hinzu (standardmäßig aktiviert)
Link zum Transkript einfügen — Fügt der Notiz einen Link zum vollständigen Transkript hinzu (standardmäßig aktiviert)
Klicken Sie auf Speichern , um Ihre Einstellungen zu übernehmen.
Schritt 5: Fertig — Dynamics 365 wird automatisch aktualisiert
Die Microsoft Dynamics 365-Karte zeigt jetzt Verbunden. Ab sofort wird jede verarbeitete Besprechung automatisch in Dynamics 365 protokolliert.
Hinweis: Diese Integration funktioniert für Meetings mit Teilnehmern. Da hochgeladene Dateien keine Teilnehmer-E-Mails zum Abgleichen enthalten, werden für diese keine CRM-Datensätze aktualisiert.
Microsoft Dynamics 365 Integration konfigurieren
Einstellung | Standard | Beschreibung |
Aufgaben erstellen | Ein | Erstellt für jeden im Transkript gefundenen Aufgabenpunkt eine Dynamics-Aufgabe |
Zusammenfassung einfügen | Ein | Fügt die KI-Meeting-Zusammenfassung zur Notiz hinzu |
Link zum Transkript einfügen | Ein | Fügt einen Link zum vollständigen Transkript zur Notiz hinzu |
Wenn Zusammenfassung einfügen aktiviert ist, wartet Transkriptor auf den Abschluss der KI-Zusammenfassung, bevor die Daten in Dynamics 365 geschrieben werden. So erhalten Sie eine vollständige Notiz statt zwei Teilnotizen.
Um diese Einstellungen später zu ändern, klicken Sie auf Drei-Punkte-Symbol neben der Dynamics 365-Integration in Transkriptor und öffnen Sie Einstellungen.
Was nach jedem Meeting passiert
Sobald die Verarbeitung eines Meetings abgeschlossen und die KI-Zusammenfassung bereit ist, prüft Transkriptor die E-Mail-Adressen aller Teilnehmer und:
Durchsucht Ihr Dynamics 365 nach Kontakte nach einer passenden E-Mail-Adresse.
Falls kein Kontakt gefunden wird, durchsucht das System Ihre Leads.
Fügt jedem gefundenen Kontakt oder Lead eine Notiz mit folgenden Inhalten hinzu:
Meeting-Titel
KI-Zusammenfassung (falls Zusammenfassung einfügen aktiviert ist)
Liste der Action Items inklusive Verantwortlichen und Fristen, sofern angegeben
Ein Link zum Transkript (wenn Link zum Transkript einfügen aktiviert ist)
Erstellt eine Dynamics-Aufgabe für jeden im Transkript gefundenen Aktionspunkt (sofern Aufgaben erstellen aktiviert ist). Das Fälligkeitsdatum wird übernommen, falls im Meeting eines erwähnt wurde.
Der Organisator des Meetings wird vom Abgleich ausgeschlossen, damit Ihr eigener Kontakt nicht bei jedem von Ihnen gehosteten Meeting eine Notiz erhält.
Wo Sie Ihre Notizen und Aufgaben in Dynamics 365 finden
In Dynamics 365 sind Notizen und Aufgaben zwei verschiedene Datensatztypen, die an unterschiedlichen Stellen erscheinen.
Notizen erscheinen im Zeitstrahl des zugehörigen Datensatzes. Gehen Sie im Sales Hub zu Kontakte (oder Leads), öffnen Sie den Datensatz der Person und bleiben Sie auf dem Tab Zusammenfassung . Ihre Besprechungsnotiz wird im Zeitstrahl als Meeting-Notizen – [Name der Besprechung].
Aufgaben sind Aktivitäten, keine Notizen. Gehen Sie im Sales Hub zu Aktivitäten → Aufgaben und öffnen Sie die Ansicht Meine Aufgaben des verknüpften Kontos.
So trennen Sie die Verbindung zur Integration
Nachdem Sie Dynamics 365 mit Transkriptor verbunden haben, klicken Sie auf Drei-Punkte-Symbol neben der Integration klicken, um entweder Einstellungen ändern oder die Verbindung.
Sobald Sie die Verbindung trennen, beendet Transkriptor die Übertragung an Dynamics 365. Bereits erstellte Notizen und Aufgaben verbleiben in Ihrer Umgebung und sind davon nicht betroffen.
Microsoft bietet Apps keine Möglichkeit, den Zugriff selbst zu widerrufen, weshalb die Autorisierung automatisch abläuft. Um sie sofort zu entfernen, gehen Sie zu myapps.microsoft.com → Transkriptor → Verwalten → Widerrufen, oder bitten Sie Ihren Administrator, die App hier zu entfernen: Azure Portal → Unternehmensanwendungen.
Fehlerbehebung
Problem | Was zu tun ist |
In Dynamics 365 wird nichts angezeigt | Diese Integration funktioniert nur bei Meetings, da Teilnehmer-E-Mails für den Abgleich benötigt werden. Hochgeladene Dateien erstellen keine CRM-Datensätze. |
Notizen sind keinem Kontakt zugeordnet | Stellen Sie sicher, dass Teilnehmer in der Kalendereinladung E-Mail-Adressen hinterlegt haben und dass diese Adressen einem Kontakt oder Lead in Dynamics 365 entsprechen. |
„Administratorgenehmigung erforderlich“ während der Verbindung | Ihre Organisation erfordert die Zustimmung eines Administrators. Gehen Sie zu Azure Portal → Unternehmensanwendungen → Transkriptor → Berechtigungen → Administratoreinwilligung gewährenund versuchen Sie die Verbindung erneut. |
Verbindung bricht direkt nach der Domain-Eingabe ab | Prüfen Sie die Domain – es sollte nur die Basisadresse sein (z. B. //ihreorganisation.crm4.dynamics.com), ohne Pfadangaben nach der Endung wie .de oder .com. |
Es erscheinen keine Aufgaben | Stellen Sie sicher, dass Aufgaben erstellen aktiviert ist. Aufgaben werden nur erstellt, wenn das Transkript eindeutige Handlungsschritte enthält. Prüfen Sie Aktivitäten → Aufgaben → Meine Aufgaben in Dynamics 365. |
Mein eigener Kontaktdatensatz enthält keine Notiz | Das ist beabsichtigt. Der Organisator des Meetings wird vom Abgleich ausgeschlossen. |
Verbindung unterbrochen | Eine Änderung Ihres Microsoft-Passworts oder der Widerruf der Berechtigung kann die Sitzung beenden. Bitte stellen Sie die Verbindung über die Transkriptor-App wieder her. |
Benötigen Sie weitere Hilfe? Support kontaktieren.
