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Beneficios clave de la integración con Microsoft Dynamics 365
Notas de reuniones automáticas en el registro correcto: Transkriptor asocia a los participantes de la reunión con sus contactos y clientes potenciales de Dynamics 365 mediante el correo electrónico. Después, añade una nota con el resumen y el enlace a la transcripción directamente en el registro donde ya trabaja su equipo, sin necesidad de seleccionar registros manualmente.
Tareas de Seguimiento Creadas por Ti: La IA de Transkriptor analiza la transcripción, extrae los puntos clave y crea una tarea en Dynamics para cada uno. Si se menciona una fecha límite durante la reunión, se asigna automáticamente como la fecha de vencimiento de la tarea.
Integración nativa con su ecosistema Microsoft: Conéctese con la misma cuenta de Microsoft 365 que su equipo ya utiliza. Las notas se guardan en Dataverse para que aparezcan en Dynamics 365 Sales, Customer Service y en cualquier otro lugar donde trabaje su equipo.
Una nota completa por reunión: Transkriptor espera a que el resumen de la IA esté listo antes de registrarlo en Dynamics 365. Así, cada registro recibe una única nota detallada en lugar de múltiples fragmentos incompletos.
Cómo conectar Microsoft Dynamics 365
Paso 1: Empieza desde la app de Transkriptor
Abre el panel de configuración del pestaña Integraciones en tu panel de control de Transkriptor, busca Microsoft Dynamics 365 en la categoría CRM y haz clic en Conectar.
Paso 2: Ingresa tu dominio de Dynamics 365
La Autorizar este conector se abrirá una ventana emergente. Transkriptor necesita saber en qué entorno de Dynamics 365 debe escribir.
Inicia sesión en Dynamics 365 desde tu navegador y copia la URL de la barra de direcciones.
Pega únicamente la URL base en el campo Dominio de Microsoft Dynamics 365 — por ejemplo, //tuorganización.crm.dynamics.com. No incluyas /main.aspx ni lo que aparezca después.
Haga clic en Autorizar.
Ingresa tu dominio de Microsoft Dynamics 365 para autorizar el conector.
La parte intermedia del dominio varía según tu región:
Región | Formato de dominio |
Norteamérica | |
Europa | |
Reino Unido |
Independientemente de su región, copie el dominio exactamente como aparece en la barra de direcciones.
Paso 3: Inicie sesión con Microsoft y acepte los permisos
Se le redirigirá a la pantalla de inicio de sesión de Microsoft. Acceda con su cuenta de Microsoft 365. La Permisos solicitados pantalla muestra que Transkriptor (editor verificado: Transkriptor, Inc.) solicita:
Acceder a Common Data Service como usted (Common Data Service es el nombre anterior de Dataverse, donde Dynamics 365 almacena sus datos)
Ver su perfil básico
Mantener el acceso a los datos a los que le haya concedido acceso
Haga clic en Aceptar para continuar.
Nota para los usuarios de correo electrónico del Workspace: Si estás utilizando un correo electrónico de trabajo o de una organización, es posible que veas el mensaje "Se requiere aprobación del administrador". El administrador de tu organización debe conceder el consentimiento en: Azure Portal → Aplicaciones empresariales → Transkriptor → Permisos → Conceder consentimiento de administrador. Tras conceder el consentimiento, vuelve a Transkriptor y haz clic en Conectar de nuevo.
Importante: Asegúrate de que la cuenta vinculada tenga una licencia de Dynamics 365 y permisos para crear notas y tareas en el entorno. Transkriptor actuará en nombre de dicho usuario.
Paso 4: Configura tus ajustes de Dynamics 365
Una vez establecida la conexión, se abrirá la ventana de Ajustes de Dynamics 365 se abrirá una ventana. Activa o desactiva cada opción:
Crear tareas — Crea una tarea en Dynamics por cada punto de acción del acta (activado por defecto)
Incluir resumen — Añade el resumen de la reunión generado por IA a la nota (activado por defecto)
Incluir enlace a la transcripción — Añade un enlace a la transcripción completa en la nota (activado por defecto)
Haga clic en Guardar para aplicar los cambios.
Paso 5: ¡Listo! — Dynamics 365 se actualizará automáticamente
La tarjeta de Microsoft Dynamics 365 ahora muestra Conectado. A partir de ahora, cada reunión procesada se registrará automáticamente en Dynamics 365.
Note: Esta integración funciona para reuniones con participantes. Los archivos subidos no contienen los correos electrónicos de los participantes necesarios para la vinculación, por lo que no se actualizarán registros en el CRM para ellos.
Configurar la integración con Microsoft Dynamics 365
Ajuste | Predeterminado | Descripción |
Crear tareas | Activado | Crea una tarea en Dynamics por cada punto de acción detectado en la transcripción |
Incluir resumen | Activado | Añade el resumen de la reunión generado por IA a la nota |
Incluir enlace a la transcripción | Activado | Añade un enlace a la transcripción completa en la nota |
Cuando Incluir resumen está activado, Transkriptor espera a que el resumen de la IA termine antes de escribir en Dynamics 365, así obtienes una nota completa en lugar de dos fragmentadas.
Para cambiar estos ajustes más adelante, haz clic en el icono de los tres puntos junto a la integración de Dynamics 365 en Transkriptor y abre Ajustes.
Qué sucede después de cada reunión
Una vez que la reunión termina de procesarse y el resumen de la IA está listo, Transkriptor revisa el correo de cada participante y:
Busca en tu Dynamics 365 contactos para encontrar una dirección de correo electrónico coincidente.
Si no se encuentra ningún contacto, busca en sus clientes potenciales.
Añade una nota a cada contacto o cliente potencial coincidente que incluya:
El título de la reunión
El resumen de la IA (si Incluir resumen está activado)
La lista de tareas pendientes, con el responsable y la fecha de entrega donde se mencionen
Un enlace a la transcripción (si Incluir enlace a la transcripción está activado)
Crea una tarea en Dynamics por cada punto de acción detectado en la transcripción (si Crear tareas está activado), estableciendo la fecha de vencimiento según lo mencionado en la reunión.
Se excluye al organizador de la reunión del emparejamiento para evitar que tu propio registro de contacto acumule notas de cada reunión que organices.
Dónde encontrar tus notas y tareas en Dynamics 365
En Dynamics 365, las notas y las tareas son tipos de registros distintos y se muestran en secciones diferentes.
Notas aparecerán en la línea de tiempo del registro correspondiente. En Sales Hub, ve a contactos (o clientes potenciales), abre el perfil de la persona y permanece en la pestaña Resumen . Tu nota de la reunión aparecerá en la línea de tiempo como Notas de la reunión - [nombre de la reunión].
Tareas son actividades, no notas. En Sales Hub, dirígete a Actividades → Tareas y abre la vista Mis tareas de la cuenta que conectaste.
Cómo desconectarse de la integración
Tras conectar Dynamics 365 con Transkriptor, haz clic en el botón icono de los tres puntos situado junto a la integración para elegir entre ajustar la configuración o desconectar.
Al desconectar, Transkriptor dejará de registrar información en Dynamics 365. Las notas y tareas ya creadas permanecerán en tu entorno sin verse afectadas.
Microsoft no permite que las aplicaciones revoquen su propio acceso, por lo que la autorización caducará automáticamente. Para eliminarla de inmediato, dirígete a myapps.microsoft.com → Transkriptor → Administrar → Revocar, o solicita a tu administrador que lo elimine desde Portal de Azure → Aplicaciones empresariales.
Solución de problemas
Problema | Qué hacer si... |
No aparece nada en Dynamics 365 | Esta integración solo funciona para reuniones, ya que necesita los correos de los participantes para sincronizar los datos. Los archivos subidos no generan registros en el CRM. |
Las notas no aparecen en ningún contacto | Asegúrate de que los participantes tengan correos electrónicos en la invitación del calendario y que esos mismos correos existan en un contacto o cliente potencial de Dynamics 365. |
Aparece "Se requiere aprobación del administrador" al conectar | Tu organización requiere el consentimiento del administrador. Ve a Azure Portal → Aplicaciones empresariales → Transkriptor → Permisos → Conceder consentimiento de administradory vuelve a conectarte. |
La conexión falla justo después de ingresar el dominio | Verifica el dominio: debe ser únicamente la dirección base (por ejemplo, //tuorg.crm4.dynamics.com), sin nada después de .com. |
No aparecen tareas | Asegúrate de que Crear tareas esté activada. Las tareas solo se crean cuando la transcripción incluye puntos de acción claros. Consulta Actividades → Tareas → Mis tareas en Dynamics 365. |
Mi propio registro de contacto no tiene ninguna nota | Es el comportamiento esperado. El organizador de la reunión queda excluido de la vinculación. |
La conexión ha dejado de funcionar | Un cambio de contraseña en Microsoft o la revocación del consentimiento pueden finalizar la sesión. Vuelve a conectarte desde la aplicación de Transkriptor. |
¿Aún tienes dudas? Contactar a soporte.
