การรวม Microsoft Dynamics 365 เข้ากับ Transkriptor

ประโยชน์หลักของการเชื่อมต่อ Microsoft Dynamics 365

บันทึกการประชุมอัตโนมัติในเรคคอร์ดที่ถูกต้อง: Transkriptor จะจับคู่ผู้เข้าร่วมการประชุมผ่านอีเมลกับผู้ติดต่อและ Lead ใน Dynamics 365 ของคุณโดยอัตโนมัติ จากนั้นจะเพิ่มบันทึกที่มีสรุปการประชุมและลิงก์สคริปต์ถอดเสียงลงในเรกคอร์ดที่ทีมของคุณใช้งานอยู่โดยตรง ไม่ต้องเสียเวลาเลือกเรกคอร์ดเองให้ยุ่งยาก

สร้างงานที่ต้องทำต่อให้คุณทันที: AI ของ Transkriptor จะอ่านเนื้อหาการประชุม ดึงรายการสิ่งที่ต้องทำ (Action Items) ออกมา และสร้างงานใน Dynamics ให้โดยอัตโนมัติ หากมีการพูดถึงกำหนดส่งในการประชุม ระบบจะตั้งค่าเป็นวันครบกำหนดของงานนั้นทันที

ทำงานร่วมกับระบบ Microsoft ของคุณได้อย่างสมบูรณ์: เชื่อมต่อด้วยบัญชี Microsoft 365 เดียวกับที่ทีมของคุณใช้งานอยู่ บันทึกต่างๆ จะถูกจัดเก็บไว้ใน Dataverse ทำให้แสดงผลใน Dynamics 365 Sales, Customer Service และทุกที่ที่ทีมของคุณทำงาน

บันทึกสรุปจบในหนึ่งเดียวต่อการประชุม: Transkriptor จะรอจนกว่าสรุปจาก AI จะเสร็จสมบูรณ์ก่อนจะบันทึกลงใน Dynamics 365 เพื่อให้แน่ใจว่าแต่ละเรกคอร์ดจะได้รับบันทึกที่ครบถ้วนสมบูรณ์เพียงชุดเดียว ไม่ใช่บันทึกย่อยๆ หลายอัน

วิธีการเชื่อมต่อ Microsoft Dynamics 365

ขั้นตอนที่ 1: เริ่มต้นจากแอป Transkriptor

เปิดแผงการตั้งค่า แถบการเชื่อมต่อ (Integrations) ที่แดชบอร์ดของ Transkriptor ให้มองหา Microsoft Dynamics 365 ในหมวดหมู่ CRM แล้วคลิก เชื่อมต่อ.

ขั้นตอนที่ 2: กรอกโดเมน Dynamics 365 ของคุณ

อนุญาตตัวเชื่อมต่อนี้ หน้าต่างจะเปิดขึ้น Transkriptor จำเป็นต้องทราบว่าควรบันทึกข้อมูลไปยังสภาพแวดล้อม Dynamics 365 ใด

1. ลงชื่อเข้าใช้ Dynamics 365 ในเบราว์เซอร์ของคุณแล้วคัดลอก URL จากแถบที่อยู่

2. วางเฉพาะ URL พื้นฐานลงในช่อง โดเมน Microsoft Dynamics 365 ตัวอย่างเช่น //yourorg.crm.dynamics.comโดยไม่ต้องรวม /main.aspx และข้อความที่ตามหลังทั้งหมด

3. คลิก อนุญาต (Authorize).
   

   

ส่วนกลางของโดเมนจะขึ้นอยู่กับภูมิภาคของคุณ:

ไม่ว่าคุณจะอยู่ในภูมิภาคใด ให้คัดลอกโดเมนตามที่ปรากฏในแถบที่อยู่เว็บของคุณทุกประการ

ขั้นตอนที่ 3: ลงชื่อเข้าใช้ด้วย Microsoft และยอมรับการอนุญาต

คุณจะถูกนำไปที่หน้าลงชื่อเข้าใช้ของ Microsoft ให้เข้าสู่ระบบด้วยบัญชี Microsoft 365 ของคุณ หน้าจอ การอนุญาตที่ขอ จะแสดงให้เห็นว่า Transkriptor (ผู้เผยแพร่ที่ได้รับการยืนยัน: Transkriptor, Inc.) ต้องการเข้าถึงเพื่อ:

• เข้าถึง Common Data Service ในฐานะคุณ (Common Data Service คือชื่อเดิมของ Dataverse ซึ่งเป็นที่ที่ Dynamics 365 ใช้จัดเก็บข้อมูล)

• ดูข้อมูลโปรไฟล์พื้นฐานของคุณ

• รักษาการเข้าถึงข้อมูลที่คุณได้อนุญาตไว้

คลิก ยอมรับ เพื่อดำเนินการต่อ

หมายเหตุสำหรับผู้ใช้ Workspace Email: หากคุณใช้อีเมลของที่ทำงานหรือองค์กร คุณอาจเห็นข้อความ "จำเป็นต้องได้รับการอนุมัติจากผู้ดูแลระบบ" โดยผู้ดูแลระบบขององค์กรของคุณต้องให้ความยินยอมตามขั้นตอนดังนี้: Azure Portal → Enterprise Applications → Transkriptor → Permissions → Grant admin consentหลังจากให้ความยินยอมแล้ว ให้กลับมาที่ Transkriptor แล้วคลิก เชื่อมต่อ อีกครั้ง

ข้อควรระวัง: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าบัญชีที่คุณเชื่อมต่อมีใบอนุญาต Dynamics 365 และมีสิทธิ์สร้างบันทึกและงานในระบบ ทั้งนี้ Transkriptor จะดำเนินการในนามของผู้ใช้รายนี้

ขั้นตอนที่ 4: กำหนดค่าการตั้งค่า Dynamics 365 ของคุณ

เมื่อเชื่อมต่อสำเร็จ หน้าต่าง การตั้งค่า Dynamics365 หน้าต่างจะปรากฏขึ้น เลือกเปิดหรือปิดแต่ละตัวเลือกได้ตามต้องการ:

• สร้างงาน (Tasks) — สร้างงานใน Dynamics สำหรับแต่ละรายการที่ต้องดำเนินการในบันทึกการประชุม (เปิดใช้งานเป็นค่าเริ่มต้น)

• รวมสรุปการประชุม — เพิ่มสรุปการประชุมโดย AI ลงในบันทึก (เปิดใช้งานเป็นค่าเริ่มต้น)

• รวมลิงก์บทถอดความ — เพิ่มลิงก์ไปยังบทถอดความฉบับเต็มในบันทึก (เปิดใช้งานเป็นค่าเริ่มต้น)

คลิก บันทึก (Save) " เพื่อใช้การตั้งค่าของคุณ

ขั้นตอนที่ 5: เรียบร้อย — Dynamics 365 จะอัปเดตโดยอัตโนมัติ

การ์ด Microsoft Dynamics 365 แสดงข้อมูลว่า เชื่อมต่อแล้วต่อจากนี้ การประชุมที่ประมวลผลแล้วทุกรายการจะถูกบันทึกลงใน Dynamics 365 โดยอัตโนมัติ

หมายเหตุ: การผสานระบบนี้ใช้ได้กับการประชุมที่มีผู้เข้าร่วมเท่านั้น สำหรับไฟล์ที่อัปโหลดจะไม่มีอีเมลของผู้เข้าร่วมเพื่อใช้ในการจับคู่ข้อมูล ดังนั้นจึงไม่มีการอัปเดตบันทึกใน CRM สำหรับไฟล์เหล่านี้

ตั้งค่าการเชื่อมต่อ Microsoft Dynamics 365

เมื่อ รวมสรุปการประชุม เปิดใช้งานอยู่ Transkriptor จะรอให้การสรุปด้วย AI เสร็จสิ้นก่อนที่จะบันทึกลงใน Dynamics 365 เพื่อให้คุณได้รับโน้ตที่สมบูรณ์เพียงฉบับเดียว แทนที่จะเป็นโน้ตที่ไม่สมบูรณ์สองฉบับ

หากต้องการเปลี่ยนการตั้งค่าเหล่านี้ในภายหลัง ให้คลิกที่ ไอคอนจุดสามจุด ข้างส่วนเสริม Dynamics 365 ใน Transkriptor แล้วเปิด ตัวเลือกการตั้งค่า.

จะเกิดอะไรขึ้นหลังจบการประชุม

เมื่อการประมวลผลการประชุมเสร็จสิ้นและสรุปด้วย AI พร้อมแล้ว Transkriptor จะตรวจสอบที่อยู่อีเมลของผู้เข้าร่วมแต่ละคนและ:

1. ค้นหาใน Dynamics 365 ของคุณ ผู้ติดต่อ เพื่อหาอีเมลที่ตรงกัน

2. หากไม่พบผู้ติดต่อ ระบบจะค้นหาใน ผู้มุ่งหวัง.

3. เพิ่มโน้ตลงในผู้ติดต่อหรือผู้มุ่งหวังที่ตรงกัน โดยมีเนื้อหาดังนี้:

   • ชื่อหัวข้อการประชุม

   • สรุปเนื้อหาโดย AI (หากเปิดใช้งาน รวมสรุปการประชุม )

   • รายการสิ่งที่ต้องทำ พร้อมระบุผู้รับผิดชอบและวันครบกำหนด (หากมีการระบุไว้)

   • ลิงก์บันทึกการสนทนา (หาก รวมลิงก์บทถอดความ เปิดใช้งานอยู่)

4. สร้างงาน (Task) ใน Dynamics สำหรับแต่ละรายการสิ่งที่ต้องทำที่พบในบันทึกการสนทนา (หาก สร้างงาน เปิดใช้งานอยู่) โดยกำหนดวันครบกำหนดตามวันที่ระบุในที่ประชุม

ผู้จัดการประชุมจะถูกยกเว้นจากการจับคู่ เพื่อไม่ให้ข้อมูลผู้ติดต่อของคุณเองมีบันทึกโน้ตเพิ่มขึ้นในทุกๆ การประชุมที่คุณเป็นเจ้าภาพ

ตำแหน่งที่จะพบโน้ตและงานของคุณใน Dynamics 365

ใน Dynamics 365 โน้ตและงานเป็นประเภทระเบียนที่แตกต่างกันและจะแสดงอยู่ในตำแหน่งที่ต่างกัน

โน้ต จะปรากฏใน ไทม์ไลน์ ของข้อมูลบันทึกที่จับคู่กัน ใน Sales Hub ให้ไปที่ ผู้ติดต่อ (หรือ ผู้มุ่งหวัง), เปิดข้อมูลบันทึกของบุคคลนั้น และยังคงอยู่ที่แท็บ สรุปเนื้อหา กิจกรรม บันทึกการประชุมของคุณจะแสดงอยู่ในไทม์ไลน์ในชื่อ บันทึกการประชุม - [ชื่อการประชุม].

งาน คือกิจกรรมต่างๆ ไม่ใช่บันทึกข้อความ ใน Sales Hub ให้ไปที่ กิจกรรม → งาน และเปิดมุมมอง งานของฉัน ของบัญชีผู้ใช้ที่คุณได้เชื่อมต่อไว้

วิธีตัดการเชื่อมต่อจากการผสานรวม

หลังจากเชื่อมต่อ Dynamics 365 เข้ากับ Transkriptor แล้ว ให้คลิก ไอคอนจุดสามจุด ข้างๆ ส่วนการเชื่อมต่อเพื่อ เปลี่ยนการตั้งค่า หรือ ยกเลิกการเชื่อมต่อ.

เมื่อคุณตัดการเชื่อมต่อ Transkriptor จะหยุดบันทึกข้อมูลลงใน Dynamics 365 โดยโน้ตและงานต่างๆ ที่ถูกสร้างไว้แล้วจะยังคงอยู่ในระบบของคุณตามเดิมและไม่ได้รับผลกระทบใดๆ

Microsoft ไม่มีระบบให้แอปยกเลิกสิทธิ์การเข้าถึงด้วยตัวเอง ดังนั้นการอนุญาตจะหมดอายุไปเองตามเวลา หากต้องการยกเลิกทันที โปรดไปที่ myapps.microsoft.com → Transkriptor → Manage → Revoke, หรือแจ้งผู้ดูแลระบบของคุณให้ลบออกได้ที่ Azure Portal → Enterprise Applications.

การแก้ไขปัญหา

ยังพบปัญหาอยู่ใช่ไหม? ติดต่อฝ่ายสนับสนุน