Table of Contents
Table of Contents
Belangrijkste voordelen van de Microsoft Dynamics 365-integratie
Automatische vergadernotities bij het juiste record: Transkriptor koppelt deelnemers aan de hand van hun e-mailadres direct aan je Dynamics 365-contacten en leads. Vervolgens wordt er een notitie met de samenvatting en de link naar het transcript toegevoegd — precies op de plek waar je team al werkt. Handmatige selectie is niet meer nodig.
Kant-en-klare opvolgtaken: De AI van Transkriptor analyseert het transcript, extraheert actiepunten en maakt voor elk punt een Dynamics-taak aan. Wordt er tijdens de vergadering een deadline genoemd? Dan wordt deze automatisch ingesteld als de vervaldatum van de taak.
Volledig geïntegreerd in je Microsoft-omgeving: Maak verbinding met hetzelfde Microsoft 365-account dat je team al gebruikt. Notities worden opgeslagen in Dataverse, waardoor ze direct zichtbaar zijn in Dynamics 365 Sales, Customer Service en alle andere werkplekken van je team.
Eén complete notitie per vergadering: Transkriptor wacht tot de AI-samenvatting volledig klaar is voordat deze in Dynamics 365 wordt geplaatst. Zo krijgt elk dossier één overzichtelijke notitie in plaats van meerdere losse fragmenten.
Microsoft Dynamics 365 koppelen
Stap 1: Begin in de Transkriptor-app
Open het instellingenpaneel van de Integraties Zoek in je Transkriptor-dashboard naar Microsoft Dynamics 365 in de categorie CRM, en klik op Verbinden.
Stap 2: Voer uw Dynamics 365-domein in
De Deze connector autoriseren venster wordt geopend. Transkriptor moet weten naar welke Dynamics 365-omgeving er geschreven moet worden.
Meld u aan bij Dynamics 365 in uw browser en kopieer de URL uit de adresbalk.
Plak alleen de basis-URL in het veld Microsoft Dynamics 365 Domein — bijvoorbeeld //uworganisatie.crm.dynamics.com. Laat /main.aspx en alles wat daarop volgt weg.
Klik op Autoriseren.
Voer uw Microsoft Dynamics 365-domein in om de connector te autoriseren.
Het middelste gedeelte van het domein is afhankelijk van uw regio:
Regio | Domeinstructuur |
Noord-Amerika | |
Europa | |
Verenigd Koninkrijk |
Ongeacht uw regio, kopieer het domein precies zoals het in uw adresbalk verschijnt.
Stap 3: Meld u aan bij Microsoft en accepteer de machtigingen
U wordt doorgestuurd naar het aanmeldingsscherm van Microsoft. Log in met uw Microsoft 365-account. Het Gevraagde machtigingen scherm toont Transkriptor (geverifieerde uitgever: Transkriptor, Inc.) die vraagt om:
Toegang tot Common Data Service als uzelf (Common Data Service is de oude naam van Dataverse, waar Dynamics 365 de gegevens opslaat)
Uw basisprofiel bekijken
Toegang behouden tot de gegevens waarvoor u toestemming heeft verleend
Klik op Accepteren om door te gaan.
Opmerking voor Workspace e-mailgebruikers: Als u een werk- of organisatie-e-mailadres gebruikt, ziet u mogelijk de melding "Beheerdersgoedkeuring vereist". De beheerder van uw organisatie moet toestemming geven via: Azure Portal → Enterprise Applications → Transkriptor → Machtigingen → Beheerdersmachtiging verlenen. Nadat de toestemming is verleend, keert u terug naar Transkriptor en klikt u op Verbinden om het opnieuw te proberen.
Belangrijk: Zorg ervoor dat het account waarmee u verbinding maakt een Dynamics 365-licentie heeft en gemachtigd is om notities en taken aan te maken in de omgeving. Transkriptor handelt namens deze gebruiker.
Stap 4: Uw Dynamics 365-instellingen configureren
Zodra de verbinding tot stand is gebracht, verschijnt het Dynamics 365-instellingen venster wordt geopend. Schakel elke optie naar wens in of uit:
Taken aanmaken — Maakt een Dynamics-taak aan voor elk actiepunt in het transcript (standaard ingeschakeld)
Samenvatting toevoegen — Voegt de AI-vergadersamenvatting toe aan de notitie (standaard ingeschakeld)
Transcriptielink toevoegen — Voegt een link naar het volledige transcript toe aan de notitie (standaard ingeschakeld)
Klik op Opslaan om je instellingen toe te passen.
Stap 5: Klaar — Dynamics 365 wordt automatisch bijgewerkt
De Microsoft Dynamics 365-kaart toont nu Verbonden. Vanaf nu wordt elke verwerkte vergadering automatisch geregistreerd in Dynamics 365.
Let op: Deze integratie werkt voor vergaderingen met deelnemers. Geüploade bestanden bevatten geen e-mailadressen van deelnemers om mee te matchen, dus hiervoor worden geen CRM-gegevens bijgewerkt.
De Microsoft Dynamics 365-integratie configureren
Instelling | Standaard | Beschrijving |
Taken aanmaken | Aan | Maakt een Dynamics-taak aan voor elk actiepunt uit het transcript |
Samenvatting toevoegen | Aan | Voegt de AI-vergadersamenvatting toe aan de notitie |
Transcriptielink toevoegen | Aan | Voegt een link naar het volledige transcript toe aan de notitie |
Wanneer Samenvatting toevoegen is ingeschakeld, wacht Transkriptor tot de AI-samenvatting klaar is voordat deze naar Dynamics 365 wordt geschreven. Zo krijg je één volledige notitie in plaats van twee losse delen.
Om deze instellingen later te wijzigen, klik je op het pictogram met de drie puntjes naast de Dynamics 365-integratie in Transkriptor en open je Instellingen.
Wat gebeurt er na elke vergadering?
Zodra een vergadering is verwerkt en de AI-samenvatting klaar is, controleert Transkriptor het e-mailadres van elke deelnemer en:
Zoekt in je Dynamics 365 contactpersonen op basis van een overeenkomend e-mailadres.
Als er geen contactpersoon wordt gevonden, wordt er gezocht in je leads.
Voegt aan elke gevonden contactpersoon of lead een notitie toe met daarin:
De titel van de vergadering
De AI-samenvatting (indien Samenvatting toevoegen is ingeschakeld)
De lijst met actiepunten, inclusief verantwoordelijke en deadline indien vermeld
Een link naar het transcript (als Transcriptielink toevoegen is ingeschakeld)
Maakt een Dynamics-taak aan voor elk actiepunt uit het transcript (als Taken aanmaken is ingeschakeld), waarbij de vervaldatum wordt overgenomen als deze in de vergadering wordt genoemd.
De organisator van de vergadering wordt uitgesloten van matching, zodat uw eigen contactrecord niet bij elke vergadering die u host een notitie krijgt.
Uw notities en taken vinden in Dynamics 365
In Dynamics 365 zijn notities en taken twee verschillende recordtypen die op verschillende plaatsen verschijnen.
Notities verschijnen in de Tijdlijn van de gekoppelde record. Ga in de Sales Hub naar Contactpersonen (of Leads), open de record van de persoon en blijf op het tabblad Samenvatting . Je vergadernotitie staat in de Tijdlijn vermeld als Vergadernotities - [vergadernaam].
Taken zijn activiteiten, geen notities. Ga in de Sales Hub naar Activiteiten → Taken en open de weergave Mijn taken van het account waarmee u verbinding hebt gemaakt.
Hoe de verbinding met de integratie te verbreken
Nadat u Dynamics 365 met Transkriptor heeft gekoppeld, klikt u op pictogram met de drie puntjes naast de integratie om deze te instellingen te wijzigen of de verbinding te verbreken.
Wanneer je de verbinding verbreekt, stopt Transkriptor met het bijwerken van Dynamics 365. Eerder aangemaakte notities en taken blijven in je omgeving staan en worden niet verwijderd.
Microsoft biedt geen optie voor apps om hun eigen toegang in te trekken, waardoor de autorisatie vanzelf verloopt. Om dit direct te verwijderen, ga naar myapps.microsoft.com → Transkriptor → Beheren → Intrekken, of vraag je beheerder om het te verwijderen via Azure Portal → Enterprise Applications.
Problemen oplossen
Probleem | Wat te doen |
Er verschijnt niets in Dynamics 365 | Deze integratie werkt alleen voor vergaderingen — er zijn e-mailadressen van deelnemers nodig voor de koppeling. Geüploade bestanden maken geen CRM-records aan. |
Notities zijn niet gekoppeld aan een contactpersoon | Controleer of deelnemers een e-mailadres hebben in de agenda-uitnodiging en of deze adressen voorkomen bij een contactpersoon of lead in Dynamics 365. |
"Goedkeuring door beheerder vereist" tijdens het verbinden | Je organisatie vereist toestemming van de beheerder. Ga naar Azure Portal → Enterprise Applications → Transkriptor → Machtigingen → Beheerdersmachtiging verlenenen maak vervolgens opnieuw verbinding. |
Verbinding mislukt direct na het invoeren van het domein | Controleer het domein — dit mag alleen het hoofdadres zijn (bijv. //uworganisatie.crm4.dynamics.com), zonder toevoegingen na .com. |
Er verschijnen geen taken | Zorg ervoor dat Taken aanmaken is ingeschakeld. Taken worden alleen aangemaakt wanneer het transcript duidelijke actiepunten bevat. Controleer Activities → Tasks → My Tasks in Dynamics 365. |
Mijn eigen contactpersoon bevat geen notitie | Dit is de bedoeling. De organisator van de vergadering wordt uitgesloten van matching. |
Verbinding werkt niet meer | Een wijziging van het Microsoft-wachtwoord of ingetrokken toestemming kan de sessie beëindigen. Maak opnieuw verbinding via de Transkriptor-app. |
Kom je er niet uit? Neem contact op met support.
