Manfaat Utama Integrasi Microsoft Dynamics 365
Catatan Rapat Otomatis di Data yang Tepat: Transkriptor mencocokkan peserta rapat berdasarkan email dengan kontak dan prospek Dynamics 365 Anda, lalu menambahkan catatan berisi ringkasan rapat dan tautan transkrip — langsung di dalam rekaman yang biasa digunakan tim Anda. Tidak perlu memilih rekaman secara manual.
Tugas Tindak Lanjut Dibuat Otomatis: AI Transkriptor membaca transkrip, mengekstrak poin-poin tindakan, dan membuat tugas Dynamics untuk setiap poin tersebut. Jika tenggat waktu disebutkan dalam rapat, hal itu otomatis ditetapkan sebagai tanggal jatuh tempo tugas.
Terintegrasi Asli dengan Ekosistem Microsoft Anda: Hubungkan dengan akun Microsoft 365 yang sama dengan yang sudah digunakan tim Anda. Catatan disimpan di Dataverse, sehingga akan muncul di Dynamics 365 Sales, Customer Service, dan di mana pun tim Anda bekerja.
Satu Catatan Lengkap per Rapat: Transkriptor menunggu hingga ringkasan AI siap sebelum menulis ke Dynamics 365, sehingga setiap rekaman mendapatkan satu catatan lengkap, bukan beberapa catatan terpisah.
Cara Menghubungkan Microsoft Dynamics 365
Langkah 1: Mulai dari Aplikasi Transkriptor
Buka panel pengaturan tab Integrasi di dalam dasbor Transkriptor Anda, temukan Microsoft Dynamics 365 di bawah kategori CRM, lalu klik Hubungkan.
Langkah 2: Masukkan Domain Dynamics 365 Anda
Otorisasi Konektor Ini jendela muncul. Transkriptor perlu mengetahui lingkungan Dynamics 365 mana yang akan dituju.
Masuk ke Dynamics 365 di browser Anda dan salin URL dari bilah alamat.
Tempelkan hanya URL dasar ke dalam kolom Domain Microsoft Dynamics 365 — contohnya, //yourorg.crm.dynamics.com. Abaikan /main.aspx dan semua bagian setelahnya.
Klik Izinkan.
Masukkan domain Microsoft Dynamics 365 Anda untuk mengotorisasi konektor.
Bagian tengah domain tergantung pada wilayah Anda:
Wilayah | Format domain |
Amerika Utara | |
Eropa | |
Britania Raya |
Di wilayah mana pun Anda berada, salin domain persis seperti yang muncul di bilah alamat Anda.
Langkah 3: Masuk dengan Microsoft dan Setujui Izin
Anda akan diarahkan ke halaman masuk Microsoft. Masuklah dengan akun Microsoft 365 Anda. Layar Izin yang diminta akan menampilkan Transkriptor (penerbit terverifikasi: Transkriptor, Inc.) yang meminta untuk:
Mengakses Common Data Service sebagai Anda (Common Data Service adalah nama lama dari Dataverse, tempat Dynamics 365 menyimpan datanya)
Melihat profil dasar Anda
Mempertahankan akses ke data yang telah Anda beri izin aksesnya
Klik Terima untuk melanjutkan.
Catatan untuk Pengguna Email Workspace: Jika Anda menggunakan email kantor atau organisasi, Anda mungkin melihat pesan "Persetujuan admin diperlukan". Admin organisasi Anda perlu memberikan izin melalui: Azure Portal → Enterprise Applications → Transkriptor → Permissions → Grant admin consent. Setelah memberikan izin, silakan kembali ke Transkriptor dan klik Hubungkan lagi.
Penting: Pastikan akun yang Anda hubungkan memiliki lisensi Dynamics 365 serta izin untuk membuat catatan dan tugas di lingkungan tersebut. Transkriptor akan beroperasi atas nama pengguna ini.
Langkah 4: Konfigurasi Pengaturan Dynamics 365 Anda
Setelah koneksi berhasil, Pengaturan Dynamics 365 jendela modal terbuka. Aktifkan atau nonaktifkan setiap opsi berikut:
Buat Tugas — Membuat tugas Dynamics untuk setiap poin tindakan (action item) dalam transkrip (aktif secara default)
Sertakan Ringkasan — Menambahkan ringkasan rapat berbasis AI ke dalam catatan (aktif secara default)
Sertakan Tautan Transkrip — Menambahkan tautan transkrip lengkap ke catatan (aktif secara default)
Klik Save untuk menerapkan pengaturan Anda.
Langkah 5: Selesai — Dynamics 365 Diperbarui Secara Otomatis
Kartu Microsoft Dynamics 365 kini menampilkan Terhubung. Mulai sekarang, setiap rapat yang diproses akan dicatat ke Dynamics 365 secara otomatis.
Note: Integrasi ini berlaku untuk rapat yang memiliki peserta. File yang diunggah tidak menyertakan email peserta untuk dicocokkan, sehingga catatan CRM tidak akan diperbarui untuk file tersebut.
Konfigurasi Integrasi Microsoft Dynamics 365
Pengaturan | Default | Deskripsi |
Buat Tugas | Aktif | Membuat tugas Dynamics untuk setiap butir tindakan yang ditemukan dalam transkrip |
Sertakan Ringkasan | Aktif | Menambahkan ringkasan rapat AI ke dalam catatan |
Sertakan Tautan Transkrip | Aktif | Menambahkan tautan transkrip lengkap ke dalam catatan |
Ketika Sertakan Ringkasan aktif, Transkriptor akan menunggu ringkasan AI selesai sebelum menulis ke Dynamics 365, sehingga Anda mendapatkan satu catatan lengkap alih-alih dua catatan terpisah.
Untuk mengubah pengaturan ini nanti, klik ikon ikon tiga titik di sebelah integrasi Dynamics 365 di Transkriptor dan buka Pengaturan.
Apa yang Terjadi Setelah Setiap Pertemuan
Setelah pemrosesan rapat selesai dan ringkasan AI siap, Transkriptor akan memeriksa setiap alamat email peserta dan:
Mencari di Dynamics 365 Anda kontak untuk alamat email yang cocok.
Jika kontak tidak ditemukan, sistem akan mencari di prospek.
Menambahkan catatan ke setiap kontak atau prospek yang cocok berisi:
Judul pertemuan
Ringkasan AI (jika Sertakan Ringkasan aktif)
Daftar poin tindakan, lengkap dengan penanggung jawab dan tenggat waktu jika disebutkan
Tautan transkrip (jika Sertakan Tautan Transkrip aktif)
Membuat tugas Dynamics untuk setiap item tindakan yang ditemukan dalam transkrip (jika Buat Tugas aktif), dengan tenggat waktu yang diambil dari pertemuan saat disebutkan.
Penyelenggara pertemuan tidak akan disertakan dalam pencocokan, sehingga catatan kontak Anda sendiri tidak akan mengumpulkan catatan untuk setiap pertemuan yang Anda selenggarakan.
Tempat Menemukan Catatan dan Tugas Anda di Dynamics 365
Di Dynamics 365, catatan dan tugas adalah dua jenis rekaman yang berbeda dan muncul di tempat yang berbeda.
Catatan muncul di bagian Timeline pada data yang cocok. Di Sales Hub, buka kontak (atau prospek), buka data orang tersebut, lalu tetaplah di tab Ringkasan . Catatan rapat Anda akan tercantum di Timeline sebagai Catatan Rapat - [meeting name].
Tugas adalah aktivitas, bukan sekadar catatan. Di Sales Hub, buka Aktivitas → Tugas dan buka tampilan Tugas Saya dari akun yang Anda hubungkan.
Cara Memutus Sambungan dari Integrasi
Setelah menghubungkan Dynamics 365 ke Transkriptor, klik ikon tiga titik di sebelah integrasi untuk mengubah pengaturan atau memutuskan.
Saat Anda memutuskan koneksi, Transkriptor akan berhenti mengirim data ke Dynamics 365. Catatan dan tugas yang sudah dibuat akan tetap tersimpan di lingkungan Anda tanpa perubahan apa pun.
Microsoft tidak menyediakan fitur bagi aplikasi untuk membatalkan aksesnya sendiri, sehingga otorisasi akan kedaluwarsa secara otomatis. Untuk menghapusnya segera, silakan buka myapps.microsoft.com → Transkriptor → Kelola → Cabut Akses, atau hubungi admin Anda untuk menghapusnya melalui Azure Portal → Aplikasi Perusahaan.
Pemecahan Masalah
Masalah | Langkah yang Harus Dilakukan |
Data tidak muncul di Dynamics 365 | Integrasi ini hanya berjalan untuk rapat — diperlukan email peserta untuk pencocokan data. File yang diunggah tidak akan membuat catatan baru di CRM. |
Catatan tidak ditemukan di kontak mana pun | Pastikan peserta memiliki alamat email di undangan kalender, dan email tersebut terdaftar pada kontak atau prospek (lead) di Dynamics 365. |
"Persetujuan admin diperlukan" saat menghubungkan | Organisasi Anda memerlukan izin admin. Silakan buka Azure Portal → Enterprise Applications → Transkriptor → Permissions → Grant admin consent, lalu hubungkan kembali. |
Koneksi gagal segera setelah memasukkan domain | Periksa domain — pastikan hanya alamat dasar saja (misalnya //yourorg.crm4.dynamics.com), tanpa tambahan apa pun setelah .com. |
Tugas tidak muncul | Pastikan Buat Tugas aktif. Tugas hanya akan dibuat jika transkrip berisi butir tindakan yang jelas. Periksa Aktivitas → Tugas → Tugas Saya di Dynamics 365. |
Rekaman kontak saya sendiri tidak memiliki catatan | Hal ini wajar. Penyelenggara rapat dikecualikan dari proses pencocokan. |
Koneksi terputus | Perubahan kata sandi Microsoft atau pencabutan izin dapat mengakhiri sesi. Hubungkan kembali melalui aplikasi Transkriptor. |
Masih mengalami kendala? Hubungi dukungan.
