Lợi ích Chính của Tích hợp Microsoft Dynamics 365
Tự động Lưu Ghi chú Cuộc họp vào đúng Bản ghi: Transkriptor tự động đối soát người tham gia cuộc họp qua email với các liên hệ và khách hàng tiềm năng trong Dynamics 365, sau đó thêm ghi chú kèm bản tóm tắt và liên kết bản ghi chép — ngay trên hồ sơ mà nhóm của bạn đang làm việc. Không cần phải chọn hồ sơ thủ công.
Tự động tạo nhiệm vụ theo dõi: AI của Transkriptor sẽ đọc bản ghi chép, trích xuất các đầu việc cần làm và tạo một tác vụ Dynamics tương ứng cho mỗi mục. Khi thời hạn được nhắc đến trong cuộc họp, nó sẽ tự động được đặt làm ngày đến hạn của tác vụ.
Tương thích hoàn toàn với hệ sinh thái Microsoft: Kết nối bằng chính tài khoản Microsoft 365 mà nhóm của bạn đang sử dụng. Các ghi chú được lưu trữ trong Dataverse, giúp chúng hiển thị đồng bộ trên Dynamics 365 Sales, Dịch vụ khách hàng và bất kỳ nơi nào khác mà nhóm của bạn làm việc.
Ghi chú đầy đủ cho mỗi cuộc họp: Transkriptor sẽ đợi cho đến khi bản tóm tắt AI hoàn tất trước khi ghi vào Dynamics 365, đảm bảo mỗi hồ sơ nhận được một ghi chú đầy đủ duy nhất thay vì nhiều đoạn rời rạc.
Cách kết nối Microsoft Dynamics 365
Bước 1: Bắt đầu từ ứng dụng Transkriptor
Mở bảng cài đặt Tích hợp trong bảng điều khiển Transkriptor của bạn, hãy tìm Microsoft Dynamics 365 trong danh mục CRM và nhấp vào Kết nối.
Bước 2: Nhập tên miền Dynamics 365 của bạn
Ủy quyền trình kết nối này cửa sổ hiện lên. Transkriptor cần biết môi trường Dynamics 365 nào để ghi dữ liệu vào.
Đăng nhập vào Dynamics 365 trên trình duyệt của bạn và sao chép URL từ thanh địa chỉ.
Chỉ dán URL cơ bản vào trường Tên miền Microsoft Dynamics 365 — ví dụ: //yourorg.crm.dynamics.com. Hãy bỏ phần /main.aspx và tất cả các ký tự sau đó.
Nhấp Cho phép.
Nhập tên miền Microsoft Dynamics 365 của bạn để ủy quyền kết nối.
Phần giữa của tên miền phụ thuộc vào khu vực của bạn:
Khu vực | Định dạng tên miền |
Bắc Mỹ | |
Châu Âu | |
Vương quốc Anh |
Dù bạn ở khu vực nào, hãy sao chép chính xác tên miền hiển thị trên thanh địa chỉ của trình duyệt.
Bước 3: Đăng nhập bằng Microsoft và Chấp nhận quyền truy cập
Bạn sẽ được chuyển hướng đến màn hình đăng nhập của Microsoft. Hãy đăng nhập bằng tài khoản Microsoft 365 của bạn. Các quyền được yêu cầu màn hình hiển thị Transkriptor (nhà phát hành đã xác minh: Transkriptor, Inc.) yêu cầu:
Truy cập Common Data Service dưới danh nghĩa của bạn (Common Data Service là tên gọi cũ của Dataverse, nơi Dynamics 365 lưu trữ dữ liệu)
Xem hồ sơ cơ bản của bạn
Duy trì quyền truy cập vào dữ liệu mà bạn đã cho phép
Nhấp Chấp nhận để tiếp tục.
Lưu ý cho người dùng Email Workspace: Nếu bạn đang sử dụng email công ty hoặc tổ chức, bạn có thể thấy thông báo "Cần sự chấp thuận của quản trị viên". Quản trị viên của bạn cần cấp quyền truy cập theo các bước: Azure Portal → Enterprise Applications → Transkriptor → Permissions → Grant admin consent. Sau khi được cấp quyền, hãy quay lại Transkriptor và nhấn Kết nối một lần nữa.
Quan trọng: Đảm bảo rằng tài khoản bạn kết nối đã có giấy phép Dynamics 365 và có quyền tạo ghi chú cũng như tác vụ trong môi trường này. Transkriptor sẽ thay mặt người dùng này thực hiện các hành động trên.
Bước 4: Cấu hình Cài đặt Dynamics 365 của bạn
Sau khi kết nối thành công, Cài đặt Dynamics 365 cửa sổ tùy chỉnh sẽ mở ra. Hãy bật hoặc tắt từng tùy chọn sau:
Tạo tác vụ — Tạo một tác vụ Dynamics cho mỗi mục hành động trong bản ghi chép (mặc định là bật)
Bao gồm Bản tóm tắt — Thêm bản tóm tắt cuộc họp bằng AI vào ghi chú (mặc định là bật)
Bao gồm liên kết bản ghi chép — Thêm liên kết dẫn đến bản chép lời đầy đủ vào ghi chú (mặc định được bật)
Nhấp Lưu để áp dụng các cài đặt của bạn.
Bước 5: Hoàn tất — Dynamics 365 sẽ tự động cập nhật
Thẻ Microsoft Dynamics 365 hiện đang hiển thị Đã kết nối. Kể từ bây giờ, mọi cuộc họp được xử lý sẽ tự động được ghi nhật ký vào Dynamics 365.
Lưu ý: Tính năng tích hợp này áp dụng cho các cuộc họp có người tham gia. Vì các tệp được tải lên không có email của người tham gia để đối chiếu, nên bản ghi CRM của các tệp này sẽ không được cập nhật.
Cấu hình tích hợp Microsoft Dynamics 365
Cài đặt | Mặc định | Mô tả |
Tạo tác vụ | Bật | Tạo một tác vụ Dynamics cho mỗi danh mục công việc được tìm thấy trong bản ghi chép |
Bao gồm Bản tóm tắt | Bật | Thêm bản tóm tắt cuộc họp do AI tạo vào ghi chú |
Bao gồm liên kết bản ghi chép | Bật | Thêm liên kết đến bản ghi chép đầy đủ vào ghi chú |
Khi chế độ Bao gồm Bản tóm tắt được bật, Transkriptor sẽ đợi tóm tắt AI hoàn tất trước khi ghi vào Dynamics 365, giúp bạn nhận được một ghi chú đầy đủ thay vì hai bản nháp rời rạc.
Để thay đổi các cài đặt này sau, hãy nhấp vào three-dot icon bên cạnh tích hợp Dynamics 365 trong Transkriptor và mở Cài đặt.
Điều gì sẽ xảy ra sau mỗi cuộc họp
Sau khi cuộc họp kết thúc xử lý và tóm tắt AI đã sẵn sàng, Transkriptor sẽ kiểm tra địa chỉ email của từng người tham gia và:
Tìm kiếm trong Dynamics 365 của bạn liên hệ để tìm địa chỉ email trùng khớp.
Nếu không tìm thấy liên hệ nào, hệ thống sẽ tìm trong khách hàng tiềm năng.
Thêm ghi chú vào mỗi liên hệ hoặc khách hàng tiềm năng khớp với:
Tiêu đề cuộc họp
Bản tóm tắt AI (nếu Bao gồm Bản tóm tắt được bật)
Danh sách các đầu việc, bao gồm người thực hiện và hạn chót nếu có
Một liên kết bản ghi chép (nếu Bao gồm liên kết bản ghi chép đang bật)
Tạo một tác vụ Dynamics cho mỗi mục hành động được tìm thấy trong bản ghi chép (nếu Tạo tác vụ đang bật), với ngày hạn được lấy từ cuộc họp khi có thông tin nhắc đến.
Người tổ chức cuộc họp sẽ bị loại trừ khỏi quá trình đối soát, để hồ sơ liên hệ của chính bạn không bị thu thập ghi chú cho mỗi cuộc họp mà bạn chủ trì.
Nơi Tìm Ghi chú và Tác vụ của Bạn trong Dynamics 365
Trong Dynamics 365, ghi chú và tác vụ là hai loại hồ sơ khác nhau và xuất hiện ở những vị trí khác nhau.
Ghi chú xuất hiện trong phần Dòng thời gian của bản ghi được khớp. Trong Sales Hub, hãy đi tới Danh bạ (hoặc Khách hàng tiềm năng), mở bản ghi của người đó và ở lại tab Tóm tắt . Ghi chú cuộc họp của bạn được liệt kê trong Dòng thời gian là Ghi chú cuộc họp - [tên cuộc họp].
Nhiệm vụ là các hoạt động, không phải là ghi chú. Trong Sales Hub, hãy đi tới Hoạt động → Nhiệm vụ và mở chế độ xem Nhiệm vụ của tôi của tài khoản mà bạn đã kết nối.
Cách ngắt kết nối khỏi tích hợp
Sau khi kết nối Dynamics 365 với Transkriptor, hãy nhấp vào three-dot icon bên cạnh phần tích hợp để thực hiện thay đổi cài đặt hoặc ngắt kết nối.
Khi bạn ngắt kết nối, Transkriptor sẽ ngừng ghi dữ liệu vào Dynamics 365. Các ghi chú và tác vụ đã tạo sẽ vẫn được lưu giữ trong môi trường của bạn và không bị ảnh hưởng.
Microsoft không cung cấp tính năng để ứng dụng tự thu hồi quyền truy cập, do đó quyền ủy quyền sẽ tự động hết hạn. Để xóa quyền này ngay lập tức, vui lòng truy cập myapps.microsoft.com → Transkriptor → Manage → Revoke, hoặc yêu cầu quản trị viên của bạn xóa ứng dụng tại Azure Portal → Enterprise Applications.
Khắc phục sự cố
Vấn đề | Hướng dẫn xử lý |
Không có dữ liệu hiển thị trong Dynamics 365 | Tính năng tích hợp này chỉ hoạt động đối với các cuộc họp — nó cần email của người tham gia để đối chiếu. Các tệp đã tải lên sẽ không tự động tạo bản ghi trên CRM. |
Ghi chú không xuất hiện trong bất kỳ liên hệ nào | Hãy đảm bảo người tham gia có địa chỉ email trong lời mời trên lịch và những địa chỉ này đã tồn tại trong danh sách Liên hệ (Contact) hoặc Khách hàng tiềm năng (Lead) trên Dynamics 365. |
Lỗi "Cần có sự chấp thuận của quản trị viên" khi kết nối | Tổ chức của bạn yêu cầu quyền từ quản trị viên. Vui lòng truy cập Azure Portal → Enterprise Applications → Transkriptor → Permissions → Grant admin consent, sau đó thực hiện kết nối lại. |
Kết nối thất bại ngay sau khi nhập tên miền | Kiểm tra lại tên miền — chỉ nên nhập địa chỉ gốc (ví dụ: //yourorg.crm4.dynamics.com), không kèm thêm bất kỳ ký tự nào sau .com. |
Không hiển thị công việc | Hãy đảm bảo rằng Tạo tác vụ đang bật. Công việc chỉ được tạo khi nội dung cuộc hội thoại có các mục hành động rõ ràng. Vui lòng kiểm tra mục Hoạt động → Công việc → Công việc của tôi trong Dynamics 365. |
Bản ghi liên hệ của chính tôi không có ghi chú | Đây là điều bình thường. Người tổ chức cuộc họp sẽ được loại trừ khỏi quá trình khớp dữ liệu. |
Kết nối đã ngừng hoạt động | Việc thay đổi mật khẩu Microsoft hoặc thu hồi quyền truy cập có thể làm kết thúc phiên làm việc. Vui lòng kết nối lại từ ứng dụng Transkriptor. |
Vẫn gặp sự cố? Liên hệ với bộ phận hỗ trợ.
