Σύνδεση Microsoft Dynamics 365 με το Transkriptor

Βασικά Οφέλη της Σύνδεσης με το Microsoft Dynamics 365

Αυτόματη Καταχώριση Σημειώσεων Σύσκεψης στη Σωστή Εγγραφή: Το Transkriptor αντιστοιχίζει τους συμμετέχοντες της σύσκεψης μέσω email με τις επαφές και τους υποψήφιους πελάτες σας στο Dynamics 365, και στη συνέχεια προσθέτει μια σημείωση με τη σύνοψη και τον σύνδεσμο απομαγνητοφώνησης — απευθείας στην καρτέλα που χρησιμοποιεί ήδη η ομάδα σας. Δεν απαιτείται καμία χειροκίνητη επιλογή εγγραφής.

Αυτόματη Δημιουργία Εργασιών Follow-Up: Η τεχνητή νοημοσύνη του Transkriptor αναλύει την απομαγνητοφώνηση, εξάγει τα σημεία δράσης και δημιουργεί μια εργασία στο Dynamics για το καθένα. Όταν αναφέρεται μια προθεσμία στη σύσκεψη, ορίζεται αυτόματα ως ημερομηνία λήξης της εργασίας.

Απόλυτα συμβατό με το Microsoft Stack σας: Συνδεθείτε με τον ίδιο λογαριασμό Microsoft 365 που χρησιμοποιεί ήδη η ομάδα σας. Οι σημειώσεις αποθηκεύονται στο Dataverse, ώστε να εμφανίζονται στο Dynamics 365 Sales, στο Customer Service και σε οποιοδήποτε άλλο περιβάλλον εργάζεται η ομάδα σας.

Μία πλήρης σημείωση ανά σύσκεψη: Το Transkriptor περιμένει μέχρι να ολοκληρωθεί η σύνοψη AI πριν την εγγραφή στο Dynamics 365, διασφαλίζοντας ότι κάθε καρτέλα λαμβάνει μία ολοκληρωμένη σημείωση αντί για πολλές αποσπασματικές.

Πώς να συνδέσετε το Microsoft Dynamics 365

Βήμα 1: Ξεκινήστε από την Εφαρμογή Transkriptor

Ανοίξτε το πάνελ ρυθμίσεων του καρτέλα Ενοποιήσεις στο ταμπλό του Transkriptor, βρείτε το Microsoft Dynamics 365 στην κατηγορία CRM και κάντε κλικ στο Σύνδεση.

Βήμα 2: Εισαγάγετε τον τομέα (domain) του Dynamics 365

Το Εξουσιοδοτήστε αυτόν τον σύνδεσμο ανοίγει ένα παράθυρο. Ο Transkriptor πρέπει να γνωρίζει σε ποιο περιβάλλον Dynamics 365 θα πραγματοποιήσει την εγγραφή.

1. Συνδεθείτε στο Dynamics 365 από το πρόγραμμα περιήγησής σας και αντιγράψτε τη διεύθυνση URL από τη γραμμή διευθύνσεων.

2. Επικολλήστε μόνο τη βασική διεύθυνση URL στο πεδίο Τομέας Microsoft Dynamics 365 — για παράδειγμα, //yourorg.crm.dynamics.com. Παραλείψτε το /main.aspx και ό,τι ακολουθεί μετά από αυτό.

3. Κάντε κλικ στο Εξουσιοδότηση.
   

   

Το μεσαίο τμήμα του domain εξαρτάται από την περιοχή σας:

Ανεξάρτητα από την περιοχή σας, αντιγράψτε τον τομέα (domain) ακριβώς όπως εμφανίζεται στη γραμμή διευθύνσεων του προγράμματος περιήγησής σας.

Βήμα 3: Συνδεθείτε με τη Microsoft και Αποδεχτείτε τα Δικαιώματα

Θα μεταφερθείτε στη σελίδα σύνδεσης της Microsoft. Συνδεθείτε με τον Microsoft 365 λογαριασμό σας. Η Απαιτούμενα δικαιώματα οθόνη δείχνει ότι το Transkriptor (επαληθευμένος εκδότης: Transkriptor, Inc.) ζητά να:

• Έχει πρόσβαση στην Κοινή Υπηρεσία Δεδομένων (Common Data Service) ως χρήστης (Το Common Data Service είναι η παλαιότερη ονομασία του Dataverse, όπου το Dynamics 365 αποθηκεύει τα δεδομένα του)

• Προβάλει το βασικό σας προφίλ

• Διατηρεί την πρόσβαση στα δεδομένα στα οποία του έχετε δώσει δικαίωμα πρόσβασης

Κάντε κλικ στο Αποδοχή για να συνεχίσετε.

Σημείωση για χρήστες Workspace Email: Εάν χρησιμοποιείτε email εργασίας ή οργανισμού, ενδέχεται να εμφανιστεί το μήνυμα "Απαιτείται έγκριση διαχειριστή". Ο διαχειριστής του οργανισμού σας πρέπει να δώσει τη συγκατάθεσή του: Azure Portal → Enterprise Applications → Transkriptor → Permissions → Grant admin consent. Αφού δώσετε τη συγκατάθεση, επιστρέψτε στο Transkriptor και κάντε κλικ στο Σύνδεση ξανά.

Σημαντικό: Βεβαιωθείτε ότι ο λογαριασμός που θα συνδέσετε διαθέτει άδεια Dynamics 365 και δικαιώματα δημιουργίας σημειώσεων και εργασιών στο περιβάλλον. Το Transkriptor ενεργεί εκ μέρους αυτού του χρήστη.

Βήμα 4: Διαμορφώστε τις ρυθμίσεις του Dynamics 365

Μόλις η σύνδεση ολοκληρωθεί, θα ανοίξει το παράθυρο Ρυθμίσεις Dynamics365 ανοίγει το παράθυρο. Ενεργοποιήστε ή απενεργοποιήστε κάθε επιλογή:

• Δημιουργία Εργασιών — Δημιουργεί μια εργασία Dynamics για κάθε σημείο δράσης στη μεταγραφή (ενεργοποιημένο από προεπιλογή)

• Συμπερίληψη Περίληψης — Προσθέτει τη σύνοψη της σύσκεψης μέσω AI στη σημείωση (ενεργοποιημένο από προεπιλογή)

• Συμπερίληψη Συνδέσμου Απομαγνητοφώνησης — Προσθέτει έναν σύνδεσμο προς την πλήρη απομαγνητοφώνηση στη σημείωση (ενεργοποιημένο από προεπιλογή)

Κάντε κλικ στο Αποθήκευση για να εφαρμόσετε τις ρυθμίσεις σας.

Βήμα 5: Έτοιμο — Το Dynamics 365 ενημερώνεται αυτόματα

Η κάρτα του Microsoft Dynamics 365 εμφανίζει τώρα Συνδεδεμένο. Από εδώ και στο εξής, κάθε σύσκεψη που επεξεργάζεται καταγράφεται αυτόματα στο Dynamics 365.

Σημείωση: Αυτή η σύνδεση λειτουργεί για συσκέψεις με συμμετέχοντες. Τα αρχεία που μεταφορτώνονται δεν περιέχουν email συμμετεχόντων για αντιστοίχιση, επομένως δεν ενημερώνονται οι εγγραφές του CRM για αυτά.

Ρύθμιση της σύνδεσης με το Microsoft Dynamics 365

Όταν η επιλογή Συμπερίληψη Περίληψης είναι ενεργοποιημένη, το Transkriptor περιμένει την ολοκλήρωση της σύνοψης AI πριν την εγγραφή στο Dynamics 365, ώστε να λαμβάνετε μία ολοκληρωμένη σημείωση αντί για δύο αποσπασματικές.

Για να αλλάξετε αυτές τις ρυθμίσεις αργότερα, κάντε κλικ στο εικονίδιο με τις τρεις τελείες δίπλα στην ενσωμάτωση του Dynamics 365 στο Transkriptor και ανοίξτε τις Ρυθμίσεις.

Τι συμβαίνει μετά από κάθε συνάντηση

Μόλις ολοκληρωθεί η επεξεργασία μιας σύσκεψης και η σύνοψη AI είναι έτοιμη, το Transkriptor ελέγχει τη διεύθυνση email κάθε συμμετέχοντα και:

1. Πραγματοποιεί αναζήτηση στο Dynamics 365 επαφές για αντίστοιχη διεύθυνση email.

2. Εάν δεν βρεθεί επαφή, αναζητά στους υποψήφιους πελάτες.

3. Προσθέτει μια σημείωση σε κάθε αντίστοιχη επαφή ή υποψήφιο πελάτη που περιλαμβάνει:

   • Τον τίτλο της σύσκεψης

   • Την περίληψη AI (εάν το Συμπερίληψη Περίληψης είναι ενεργοποιημένο)

   • Τη λίστα των ενεργειών (action items), με υπεύθυνο και ημερομηνία λήξης όπου αναφέρονται

   • Ένας σύνδεσμος απομαγνητοφώνησης (αν το Συμπερίληψη Συνδέσμου Απομαγνητοφώνησης είναι ενεργοποιημένο)

4. Δημιουργεί μια εργασία στο Dynamics για κάθε στοιχείο ενέργειας που εντοπίζεται στην απομαγνητοφώνηση (αν το Δημιουργία Εργασιών είναι ενεργοποιημένο), με την ημερομηνία λήξης να αντλείται από τη συνάντηση, εφόσον αναφέρεται κάποια.

Ο διοργανωτής της σύσκεψης εξαιρείται από την αντιστοίχιση, έτσι ώστε η δική σας επαφή να μην γεμίζει με σημειώσεις για κάθε σύσκεψη που φιλοξενείτε.

Πού θα βρείτε τις Σημειώσεις και τις Εργασίες σας στο Dynamics 365

Στο Dynamics 365, οι σημειώσεις και οι εργασίες είναι δύο διαφορετικοί τύποι εγγραφών και εμφανίζονται σε διαφορετικά σημεία.

Σημειώσεις εμφανίζονται στη Χρονολόγιο της αντιστοιχισμένης εγγραφής. Στο Sales Hub, μεταβείτε στις επαφές (ή υποψήφιους πελάτες), ανοίξτε την εγγραφή του ατόμου και παραμείνετε στην καρτέλα Σύνοψη . Η σημείωση της σύσκεψής σας εμφανίζεται στο Χρονολόγιο ως Σημειώσεις σύσκεψης - [meeting name].

Εργασίες αφορούν δραστηριότητες, όχι σημειώσεις. Στο Sales Hub, μεταβείτε στην ενότητα Δραστηριότητες → Εργασίες και ανοίξτε την προβολή Οι Εργασίες μου του λογαριασμού που συνδέσατε.

Πώς να αποσυνδεθείτε από την ενσωμάτωση

Αφού συνδέσετε το Dynamics 365 στο Transkriptor, κάντε κλικ στο εικονίδιο με τις τρεις τελείες δίπλα στην ενσωμάτωση για να αλλάξετε τις ρυθμίσεις ή να αποσυνδέσετε.

Όταν αποσυνδέεστε, το Transkriptor σταματά να εγγράφει δεδομένα στο Dynamics 365. Οι σημειώσεις και οι εργασίες που έχουν ήδη δημιουργηθεί παραμένουν στο περιβάλλον σας και δεν επηρεάζονται.

Η Microsoft δεν παρέχει δυνατότητα στις εφαρμογές να ανακαλούν την πρόσβασή τους αυτόματα, επομένως η εξουσιοδότηση λήγει από μόνη της. Για άμεση κατάργηση, μεταβείτε στο myapps.microsoft.com → Transkriptor → Διαχείριση → Ανάκληση, ή ζητήστε από τον διαχειριστή σας να την καταργήσει από το Azure Portal → Εταιρικές εφαρμογές.

Αντιμετώπιση προβλημάτων

Χρειάζεστε βοήθεια; Επικοινωνήστε με την υποστήριξη.