虚拟会议礼仪:居家办公时代需要了解的规则

通过计算机屏幕和参与者图标显示虚拟会议礼仪。
在居家办公时代,使用我们的基本规则和提示来了解虚拟会议礼仪。

Transkriptor 2024-01-17

在当今的商业世界中,在 COVID-19 年大流行之后,越来越多的人在家工作。 这已成为常态,因此,我们正在设计新的通信方式,最流行的方法是 虚拟通话 or 视频通话, 加强 会议沟通 .

由于这种沟通方式的转变,许多人仍然不确定在虚拟通话中如何表现,并且还没有完全掌握这门艺术。 为了解决这个问题,我在下面讨论虚拟会议礼仪,这样你就可以进入下一次视频通话,并向其他人展示它是如何完成的。

守时和准备

虚拟会议通常有开始和结束时间。 要体谅并坚持这些时代。 不要迟到 10 分钟,让每个人都等待。 同样,尊重人们的时间,避免在预定的会议结束后长时间内喋喋不休或让每个人都参加会议。

另外,请确保您了解会议议程! 您应该清楚这个主题、正在讨论的内容以及将要解决的要点。

在虚拟会议中拼贴不同的专业人士,展示工作场所的包容性。
掌握虚拟会议礼仪,在居家办公时代茁壮成长。

正确的着装要求和外表,

我们都看过员工穿着睡袍或睡衣参加虚拟电话会议的模因和镜头。 不要成为那样的人。 仅仅因为你在家,并不意味着你应该穿着得体或不努力进行视频通话。 请记住,您的外表和着装在很大程度上说明了您作为员工的个性和心态。

熟悉所选平台

当我还是虚拟会议新手时,我犯了这个错误 - 我毫无准备,对会议平台一无所知。 我不得不即时安装 Zoom,因此,我不知道我在做什么或如何做任何事情,例如启用我的视频。

不要犯我犯的错误! 如果您知道即将召开虚拟会议,请确保您知道正在使用哪个平台,并熟悉其工作原理。

背景与环境

就像睡衣的场景一样,我们都看过人们在床上或在繁忙的酒吧里参加视频会议的片段。 您的视频背景和环境尤为重要。

理想情况下,你不希望有任何干扰,比如宠物,你的背景应该是朴素的,这样焦点就集中在你身上。 避开有噪音的区域,以免您的音频干扰其他参与者。

静音和取消静音礼仪

在虚拟会议期间,不要一直开着麦克风,因为根据强度的不同,可能会听到背景噪音,这可能会分散注意力。 相反,正确的虚拟会议礼仪是在您不发言时将麦克风静音。

相机使用和眼神交流

我发现虚拟会议最困难的部分是眼神交流以及如何使用我的相机。 问题在于摄像头和屏幕的双重性。 您的相机位于一个位置,而您的屏幕位于不同的位置。

这意味着你必须选择你看的地方。 正确的虚拟会议礼仪是在与某人交谈时看摄像头而不是屏幕。 这是您可以最接近眼神交流的方式,否则您将从屏幕开始,看起来不专业。

显然,你必须看屏幕来衡量反应并观察其他人,但诀窍是在你说话时在摄像头和屏幕之间切换,但在大多数情况下,你要把眼睛盯着摄像头。

参与和参与

参与和参与尤为重要,你必须学会什么时候发言,什么时候不该发言。 首先,您应该努力成为会议的一部分,以保持适当的虚拟会议礼仪 - 不要只是坐在那里而不说话或展示任何互动。

其次,你必须为他人着想,知道什么时候说话是合适的。 不要凌驾于他人之上,并确保这是参与的正确时机。

专业人士在笔记本电脑屏幕上与同事进行虚拟会议。
通过无缝的虚拟协作在居家办公环境中导航。

正确的笔记记录

我数不清有多少次我结束了一次虚拟会议,但事后却因为参与者没有做笔记而遭到问题或澄清的轰炸。

记笔记对于虚拟会议礼仪尤为重要,因为事后简单地去与参与者交谈并不容易。 要彻底做笔记,如有必要,请主持人记录会议。 您还可以将 视频转录为文本 ,以便获得虚拟会议的书面记录,以便日后参考。

用这些礼仪技巧为您的下一次虚拟会议做好准备

我希望您现在充满信心,并对虚拟会议礼仪有更清晰的理解。 关键是要记住,尽管您没有亲自出席会议,但需要具备基本的专业水平、自制力和参与度,并且您的行为应该与在办公室环境中的行为没有什么不同。

经常问的问题

是的,Transkriptor 可用于转录虚拟会议。它是一种工具,旨在将口语转换为书面文本,使其可用于记录在线会议的内容。

虚拟会议礼仪类似于面对面会议,注重守时和尊重,但也包括管理技术、不说话时静音以及保持专业背景。

是的,记笔记在虚拟会议中至关重要,因为它有助于跟踪关键点、行动和做出的决定,促进会后的有效跟进和参考。

虚拟会议的准时性至关重要,因为它表明尊重参与者的时间,有助于保持专业氛围,并确保会议顺利进行,没有延误,最大限度地提高生产力和效率。

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