Lợi ích then chốt khi tích hợp Transkriptor + Close
Tự động lưu ghi chú cuộc họp vào CRM: Sau mỗi cuộc họp, Transkriptor sẽ tìm kiếm khách hàng tiềm năng khớp với email người tham gia, sau đó thêm ghi chú bao gồm tóm tắt cuộc họp kèm liên kết đến bản ghi chép và video ghi âm.
Tự động tạo nhiệm vụ theo dõi: AI của Transkriptor sẽ trích xuất các đầu việc cần làm từ bản ghi chép và tạo nhiệm vụ tương ứng cho khách hàng đó — với thời hạn được đặt mặc định vào ngày hôm sau.
Không bao giờ bỏ lỡ liên hệ: Nếu người tham gia cuộc họp chưa có trong hệ thống Close, Transkriptor có thể tự động tạo khách hàng tiềm năng mới để đảm bảo không có ai bị bỏ sót.
Độ chính xác dựa trên Email: Các ghi chú và nhiệm vụ được gắn chính xác vào khách hàng tiềm năng thông qua việc đối soát địa chỉ email người tham gia từ cuộc họp.
Cách kết nối Close với Transkriptor
Bước 1: Bắt đầu từ ứng dụng Transkriptor
Mở bảng cài đặt Tích hợp trong bảng điều khiển Transkriptor của bạn, hãy tìm Đóng, và nhấp vào Kết nối. "Kết nối tài khoản Close" cửa sổ sẽ hiện lên kèm theo trường API Key. Hãy giữ nguyên cửa sổ này — bạn sẽ lấy mã khóa từ Close trong các bước tiếp theo.
Bước 2: Tạo Khóa API trong Close
Trong tài khoản Close của bạn, hãy nhấp vào Cài đặt ở thanh bên dưới cùng bên trái.
Trong phần Kết nối , chọn Nhà phát triển.
Trên trang Nhà phát triển , hãy chuyển đến phần Khóa API và nhấp vào + Khóa API mới.
Đặt tên cho khóa của bạn (ví dụ: Transkriptor) rồi nhấp vào Tạo.
Bước 3: Sao chép Mã API của bạn
Sau khi được tạo, Close sẽ hiển thị mã của bạn trong một "Mã API của bạn đã sẵn sàng" cửa sổ thông báo (modal).
Quan trọng: Hãy sao chép mã ngay lập tức — vì lý do bảo mật, mã sẽ không được hiển thị lại sau khi bạn đóng cửa sổ này.
Bước 4: Dán mã khóa vào Transkriptor
Quay lại "Kết nối tài khoản Close" cửa sổ trên Transkriptor, dán mã khóa API của bạn vào ô Mã API và nhấn Kết nối.
Bước 5: Cấu hình cài đặt trên Close
Sau khi kết nối thành công, Cài đặt Close cửa sổ tùy chỉnh sẽ hiện ra. Bạn có thể bật hoặc tắt tùy theo nhu cầu:
Ghi chú vào mục hiện có — Tự động thêm ghi chú cuộc họp vào các khách hàng tiềm năng đã có trong Close (mặc định bật)
Tạo liên hệ mới — Tự động tạo khách hàng tiềm năng mới khi không tìm thấy người tham gia trong Close (mặc định bật)
Đồng bộ hóa các Mục hành động — Tạo tác vụ cho khách hàng tiềm năng dựa trên từng đầu việc được trích xuất từ bản ghi chép (mặc định bật)
Bao gồm Bản tóm tắt — Tự động thêm bản tóm tắt cuộc họp bằng AI vào ghi chú (mặc định bật)
Bao gồm liên kết bản ghi chép — Tự động thêm liên kết bản ghi văn bản vào ghi chú (mặc định bật)
Bao gồm liên kết âm thanh — Tự động thêm liên kết tệp ghi âm vào ghi chú (mặc định bật)
Nhấp Lưu để áp dụng các cài đặt của bạn.
Bước 6: Hoàn tất — Tự động cập nhật Close
Tích hợp hiện đã hoạt động. Sau mỗi cuộc họp, Transkriptor sẽ khớp người tham gia qua email, ghi chú trực tiếp vào thông tin khách hàng tiềm năng và tạo các nhiệm vụ theo dõi trong Close.
Lưu ý: Tính năng tích hợp này chỉ áp dụng cho các cuộc họp có người tham gia. Các tệp tải lên thông thường không chứa email người tham gia để đối soát, vì vậy hồ sơ CRM sẽ không được tạo cho những tệp đó.
Điều gì sẽ xảy ra sau mỗi cuộc họp
Sau khi kết nối, khi cuộc họp đã xử lý xong và bản tóm tắt AI đã sẵn sàng, Transkriptor sẽ kiểm tra email của từng người tham gia và:
Tìm kiếm khách hàng tiềm năng tương ứng trong Close (nếu Ghi nhật ký vào mục hiện có đang bật).
Tạo khách hàng tiềm năng mới cho người tham gia đó nếu chưa tồn tại (nếu Tạo liên hệ mới đang bật).
Thêm một ghi chú vào khách hàng tiềm năng bao gồm:
Tiêu đề và ngày giờ cuộc họp
Bản tóm tắt bằng AI (tùy chọn)
A Bản ghi chép liên kết — Xem bản ghi văn bản (tùy chọn)
Một liên kết Âm thanh — Nghe lại (tùy chọn)
Chân trang "Được tạo bởi Transkriptor"
Tạo một nhiệm vụ cho khách hàng tiềm năng đối với mỗi mục hành động được tìm thấy trong bản ghi (nếu Đồng bộ hóa các Mục hành động đang bật), với thời hạn được đặt vào ngày hôm sau.
Nếu một người tham gia không thể ghép cặp và Tạo liên hệ mới đang tắt, người tham gia đó sẽ bị bỏ qua.
Cấu hình cài đặt của bạn
Quản lý các mục này từ Cài đặt Close trong ứng dụng Transkriptor.
Cài đặt | Mặc định | Mô tả |
Ghi chú vào mục hiện có | Bật | Thêm ghi chú cuộc họp vào các khách hàng tiềm năng hiện có trong Close |
Tạo liên hệ mới | Bật | Tạo khách hàng tiềm năng mới khi không tìm thấy người tham gia |
Đồng bộ hóa các Mục hành động | Bật | Tạo nhiệm vụ cho khách hàng tiềm năng đối với mỗi đầu việc |
Bao gồm Bản tóm tắt | Bật | Thêm tóm tắt cuộc họp bằng AI vào ghi chú |
Bao gồm liên kết bản ghi chép | Bật | Thêm liên kết bản ghi văn bản vào ghi chú |
Bao gồm liên kết âm thanh | Bật | Thêm liên kết ghi âm vào ghi chú |
Cách ngắt kết nối
Để ngừng cập nhật dữ liệu sang Close, hãy đi tới Ứng dụng Transkriptor → Tích hợp → Close → Ngắt kết nối. Thao tác này sẽ xóa mã khóa API đã lưu khỏi Transkriptor. Các ghi chú, khách hàng tiềm năng và nhiệm vụ đã tạo trong Close sẽ không bị ảnh hưởng.
Khắc phục sự cố
Vấn đề | Hướng dẫn xử lý |
Không có dữ liệu nào đang được ghi vào Close | Tính năng tích hợp này chỉ hoạt động cho các cuộc họp — cần có email người tham gia để đối soát dữ liệu. Ngoài ra, hãy lưu ý rằng ghi chú chỉ được thêm sau khi bản tóm tắt AI đã sẵn sàng. |
Không có khách hàng tiềm năng nào được cập nhật | Hãy đảm bảo những người tham gia có địa chỉ email trong lời mời họp và Ghi chú vào mục hiện có và/hoặc Tạo liên hệ mới đã được bật. |
Người tham gia không được thêm dưới dạng khách hàng tiềm năng | Bật Tạo liên hệ mới để những người tham gia chưa xác định được tạo tự động. |
Không có tác vụ theo dõi nào xuất hiện | Bật Đồng bộ hóa các Mục hành động. Công việc chỉ được tạo khi bản ghi chép có các mục hành động rõ ràng. |
Kết nối đã ngừng hoạt động | Mã API Close của bạn có thể đã bị thu hồi. Hãy truy cập Close → Cài đặt → Nhà phát triển → Mã API, tạo mã mới và kết nối lại từ ứng dụng Transkriptor. |
Vẫn gặp sự cố? Liên hệ với bộ phận hỗ trợ.
