Door deze verschuiving in communicatie weten veel mensen nog steeds niet hoe ze zich moeten gedragen tijdens virtuele gesprekken en hebben ze de kunst nog niet helemaal onder de knie. Om dat te verhelpen, bespreek ik hieronder de etiquette voor virtuele vergaderingen, zodat u aan uw volgende videogesprek kunt beginnen en iedereen kunt laten zien hoe het moet.
Stiptheid en paraatheid
Virtuele vergaderingen hebben meestal een begin- en eindtijd. Wees attent en houd je aan deze tijden. Kom niet 10 minuten te laat en laat iedereen wachten. Respecteer ook de tijd van mensen en vermijd ruzie of houd iedereen in de vergadering lang na het geplande einde.
Zorg er ook voor dat je op de hoogte bent van de vergaderagenda! U moet duidelijk zijn over het onderwerp, wat er wordt besproken en de belangrijkste punten die aan bod zullen komen.
Juiste dresscode en uiterlijk
We hebben allemaal de memes en beelden gezien van werknemers die virtuele gesprekken bijwonen in hun kamerjassen of pyjama's. Wees niet die persoon. Alleen omdat je thuis bent, wil dat nog niet zeggen dat je je moet kleden of geen moeite moet doen voor een videogesprek. Vergeet niet dat je fysieke verschijning en kleding veel zeggen over je persoonlijkheid en mindset als werknemer.
Bekendheid met het gekozen platform
Toen ik een beginner was op het gebied van virtuele vergaderingen, maakte ik deze fout: ik was onvoorbereid en had geen voorkennis van het conferentieplatform. Ik moest Zoomon the fly installeren en als gevolg daarvan had ik geen idee wat ik aan het doen was of hoe ik iets moest doen, zoals mijn video inschakelen.
Maak niet de fout die ik heb gemaakt! Als je weet dat er een virtuele vergadering op komst is, zorg er dan voor dat je weet welk platform wordt gebruikt en maak jezelf vertrouwd met hoe het werkt.
Achtergrond en omgeving
Net als het pyjamascenario hebben we allemaal ook clips gezien van mensen die videoconferenties bijwonen in hun bed of in een drukke kroeg. Vooral de achtergrond en omgeving van je video zijn belangrijk.
Idealiter wil je geen afleiding zoals huisdieren, en moet je achtergrond duidelijk zijn, zodat de focus op jou ligt. Vermijd gebieden met ruis, zodat uw audio niet storend is voor de andere deelnemers.
Etiquette voor dempen en dempen opheffen
Laat uw microfoon niet constant aan staan tijdens een virtuele vergadering, want afhankelijk van de sterkte kan achtergrondgeluid worden opgepikt dat afleidend kan zijn. In plaats daarvan is de juiste etiquette voor virtuele vergaderingen om uw microfoon te dempen wanneer u niet spreekt.
Cameragebruik en oogcontact
Het moeilijkste deel dat ik vind aan virtuele vergaderingen is oogcontact en hoe ik mijn camera moet gebruiken. Het probleem is de dualiteit van de camera en het scherm. Je camera staat op de ene locatie, terwijl je scherm op een andere positie staat.
Dit betekent dat je een keuze moet maken waar je kijkt. De juiste etiquette voor virtuele vergaderingen is om naar de camera te kijken en niet naar je scherm wanneer je met iemand praat. Dit komt het dichtst in de buurt van oogcontact, anders begin je bij het scherm en ziet het er onprofessioneel uit.
Het is duidelijk dat je naar het scherm moet kijken om reacties te peilen en andere mensen te bekijken, maar de truc is om tussen zowel de camera als je scherm te schakelen als je praat, maar voor het grootste deel, houd je ogen op de camera gericht.
Participatie en betrokkenheid
Participatie en betrokkenheid zijn vooral belangrijk en je moet leren wanneer je wel en niet moet spreken. Ten eerste moet u ernaar streven om deel uit te maken van de vergadering voor de juiste etiquette voor virtuele vergaderingen - zit daar niet alleen zonder te spreken of enige interactie te tonen.
Ten tweede moet je rekening houden met anderen en weten wanneer het gepast is om te spreken. Spreek niet over anderen en zorg ervoor dat dit het juiste moment is om deel te nemen.
Juiste aantekeningen maken
Ik kan de keren niet tellen dat ik een virtuele vergadering heb afgesloten om achteraf te worden gebombardeerd met vragen of verduidelijking over dingen, simpelweg omdat de deelnemers geen aantekeningen hebben gemaakt.
Het maken van aantekeningen is vooral belangrijk voor de etiquette van virtuele vergaderingen, omdat het niet zo eenvoudig is om daarna gewoon met een deelnemer te gaan praten. Wees grondig met het maken van aantekeningen en vraag indien nodig de gastheer om de vergadering op te nemen. U kunt ook video naar tekst transcriberen , zodat u een schriftelijk verslag van de virtuele vergadering hebt om op een later tijdstip naar terug te verwijzen.
Sla uw volgende virtuele vergadering op een rijtje met deze etiquettetips
Ik hoop dat je nu barst van het zelfvertrouwen en een beter begrip hebt van de etiquette van virtuele vergaderingen. De sleutel is om te onthouden dat, hoewel u niet fysiek aanwezig bent bij de vergadering, een basisniveau van professionaliteit, zelfbeheersing en deelname wordt verwacht en dat u niet anders moet handelen dan wanneer u zich in een kantooromgeving bevindt.
