साक्षात्कार प्रतिलेखन

क्या आपको कभी एक साक्षात्कार का प्रतिलेखन करने की आवश्यकता थी और यह नहीं पता था कि इसे कैसे करना है? आपने पहले इंटरव्यू ट्रांसक्रिप्शन की संभावना के बारे में सोचा भी नहीं होगा। क्या होगा अगर हमने आपको बताया कि हम आपका समय बचाने और अपनी दक्षता बढ़ाने का सबसे अच्छा तरीका जानते हैं? साक्षात्कार प्रतिलेखन एक ऐसा उपकरण है जो लोकप्रियता में अधिक से अधिक बढ़ रहा है। हालांकि, अभी भी ऐसे पेशेवर और कंपनियां हैं जो साक्षात्कार प्रतिलेखन के लाभों से वंचित हैं। आप उनमें से एक हो सकते हैं। यह ब्लॉग पोस्ट आपको दिखाएगा कि आप सभी विकल्पों में से सर्वोत्तम परिणाम कैसे चुन सकते हैं।

इंटरव्यू ट्रांसक्रिप्शन: आपको इसे क्यों आजमाना चाहिए?

आप अभी भी आश्वस्त नहीं हो सकते हैं कि आपको साक्षात्कार के ट्रांसक्रिप्शन बनाने की आवश्यकता है। और आप अपने साक्षात्कार की सामग्री और उद्देश्य के आधार पर सही हो सकते हैं। आइए संभावित परिणामों को देखें।

आपको एक कंपनी के रूप में साक्षात्कारों का प्रतिलेखन क्यों करना चाहिए?

एक कंपनी के रूप में, इंटरव्यू ट्रांसक्रिप्शन करने से आपका बहुत समय और पैसा बचेगा। बहुत सी कंपनियां अब इंटरव्यू ट्रांसक्रिप्शन बनाने के लिए AI का इस्तेमाल कर रही हैं।

1. प्रतिलेखन साक्षात्कारकर्ता के लिए चीजों को आसान बनाता है

सबसे पहले, साक्षात्कारकर्ता साक्षात्कारकर्ता पर अधिक ध्यान केंद्रित करने में सक्षम होगा। एक ही समय पर नोट्स लेने और इंटरव्यू आयोजित करने से गलतियां होने का खतरा बढ़ जाता है। इसलिए, साक्षात्कारकर्ता को केवल एक कार्य पर ध्यान केंद्रित करने की अनुमति देना यह सुनिश्चित करता है कि उम्मीदवार पर अधिक ध्यान दिया जाए। इसका मतलब कर्मचारियों के चयन के मामले में बेहतर सटीकता है। कौन सी कंपनी ऐसा अपग्रेड नहीं चाहेगी?

2. ट्रांसक्रिप्शन का उपयोग त्रुटियों और विसंगतियों से बचने में मदद करता है

साक्षात्कार का विवरण दर्ज किया जाता है, इसलिए यदि कही जा रही बातों में कोई विसंगति या त्रुटि है, तो उन्हें तुरंत संबोधित किया जा सकता है। साक्षात्कार के ट्रांसक्रिप्शन होने से त्रुटि के लिए कम जगह और जो कहा गया था उसके लिए आसान संदर्भ की अनुमति देता है। सभी विवरण ट्रांसक्रिप्शन में शामिल हैं, जो एक लंबे समय पहले रिकॉर्ड किए गए साक्षात्कार को देखते समय सहायक हो सकते हैं।

3. साक्षात्कार प्रतिलेखन सभी मानव संसाधन सदस्यों के लिए पहुंच में वृद्धि

तीसरा, आम तौर पर अन्य एचआर सदस्य साक्षात्कारकर्ता को सीधे नहीं देखते या सुनते नहीं हैं। लेकिन जब नौकरी के लिए इंटरव्यू का ट्रांसक्रिप्ट होता है, तो अन्य एचआर सदस्यों के लिए सर्वश्रेष्ठ उम्मीदवार के बारे में फैसला करना आसान हो जाता है। इस तरह, वे पक्षपात से बच सकते हैं और बेहतर निर्णय ले सकते हैं।

4. लिखित प्रतिलेखन विश्लेषण के लिए अधिक डेटा प्रदान करते हैं

आप एक शोधकर्ता भी हो सकते हैं जो अक्सर साक्षात्कार का उपयोग करता है। इंटरव्यू ट्रांसक्रिप्शन होने से आपको बहुत फायदा होगा।

एक शोधकर्ता के रूप में, आपका लक्ष्य गुणात्मक प्रतिक्रियाओं के पूल में पैटर्न की तलाश करना है। हालांकि, गुणात्मक साक्षात्कार की एक बड़ी कमी यह है कि हस्तलिखित नोट्स आसानी से संख्या में नहीं बदले जाते हैं। लेकिन फोकस समूह और परीक्षण समूह के बीच पैटर्न और साक्षात्कारकर्ता की प्रतिक्रिया में आवर्ती विषयों की पहचान करना आसान है। इसलिए, गुणात्मक साक्षात्कार आयोजित करते समय, रिकॉर्डिंग और लिप्यंतरण आपके लिए एक बड़ी मदद होगी। कई गुणात्मक शोधकर्ता अपने गुणात्मक डेटा को मात्रात्मक डेटा में बदलना चाहते हैं। और यह मौखिक इतिहास के बजाय पाठ फ़ाइलों के साथ आसान किया जा सकता है। एक अच्छे ट्रांसक्रिप्ट में थीम, श्रेणियां और पैटर्न अधिक दिखाई देंगे।

हम आशा करते हैं कि हम आपको साक्षात्कार ट्रांसक्रिप्शन बनाने के कुछ संभावित लाभ प्रदान करने में सक्षम थे। लेकिन आप वास्तव में साक्षात्कार के प्रतिलेख कैसे बनाएंगे? आपको किस ट्रांसक्रिप्शन टूल और ट्रांसक्रिप्शन प्रक्रियाओं का उपयोग करना चाहिए? चलो पता करते हैं।

इंटरव्यू को ट्रांसक्रिप्ट करने का सबसे अच्छा तरीका क्या है?

इंटरव्यू ट्रांसक्रिप्शन करने के कुछ तरीके हैं। आप इसे मैन्युअल रूप से ट्रांसक्राइब कर सकते हैं, स्वचालित सॉफ़्टवेयर का उपयोग कर सकते हैं, इसे किसी एजेंसी को आउटसोर्स कर सकते हैं, या एक फ्रीलांस ट्रांसक्रिप्शनिस्ट को काम पर रख सकते हैं। आइए एक-एक करके उन सभी की जांच करें:

एक साक्षात्कार को ट्रांसक्रिप्ट करने के तरीके क्या हैं?

1. स्वचालित ट्रांसक्रिप्शन सॉफ़्टवेयर का उपयोग करना

स्वचालित ट्रांसक्रिप्शन सॉफ़्टवेयर सही नहीं है, लेकिन वे काफी अच्छे हैं। साक्षात्कार में जो कहा जा रहा है, उसमें अंतर्दृष्टि प्रदान करने के लिए वे पर्याप्त सटीक हैं। और वे इतने सस्ते हैं कि आप केवल कुछ सेंट के लिए एक साक्षात्कार प्रतिलेखन प्राप्त कर सकते हैं।

वे सबसे अच्छा काम करते हैं यदि एक वक्ता ज्यादातर बात करता है और साक्षात्कारकर्ता बड़बड़ाता नहीं है या बहुत अजीब शोर नहीं करता है। सॉफ़्टवेयर हमेशा स्पीकर की पहचान नहीं कर सकता है, इसलिए आपको यह सुनिश्चित करने के लिए ट्रांसक्रिप्ट संपादित करना होगा कि यह सटीक है। लेकिन इंटरव्यू ट्रांसक्रिप्शन प्राप्त करने का यह एक सस्ता और त्वरित तरीका है।

2. ट्रांसक्रिप्शन खुद करना

यदि आप सटीक ट्रांसक्रिप्शन की तलाश में हैं, तो आप मैन्युअल ट्रांसक्रिप्शन का प्रयास करना चाहेंगे। यह प्रतिलेखन का सबसे सटीक प्रकार है, लेकिन यह सबसे अधिक समय लेने वाला भी है।

मैनुअल ट्रांसक्रिप्शन उन लोगों के लिए एक अच्छा विकल्प है जिनके पास बहुत अधिक तकनीकी सामग्री या 2 से अधिक स्पीकर हैं। यह भी एक अच्छा विकल्प है यदि साक्षात्कारकर्ता के पास एक मजबूत उच्चारण है या बहुत जल्दी बोलता है। ऐसा इसलिए है क्योंकि सॉफ्टवेयर के लिए भारी लहजे के साथ भाषण को समझना वास्तव में कठिन होगा।

हालांकि मैनुअल ट्रांसक्रिप्शन में कुछ कमियां हैं। पहला यह है कि इंटरव्यू ट्रांसक्रिप्शन बनाने में लंबा समय लगता है क्योंकि ट्रांसक्राइबर को ऑडियो फाइल को सुनना होता है और उसी समय वे जो सुनते हैं उसे टाइप करना होता है। दूसरी कमी यह है कि यह समझना मुश्किल है कि साक्षात्कार में अलग-अलग वक्ता क्या कह रहे हैं, खासकर जब इसमें मजबूत लहजे शामिल हों। इसलिए उनके लिए बिना किसी गलती के कहे जा रहे सभी शब्दों को याद रखना मुश्किल हो सकता है।

यदि आप पहली बार किसी फ़ाइल को ट्रांसक्रिप्ट कर रहे हैं, तो संभवतः आपको उच्च-गुणवत्ता वाला आउटपुट नहीं मिलेगा। इसके अलावा, आपकी टाइपिंग की गति एक पेशेवर ट्रांसक्राइबर की तुलना में बहुत कम होगी। आपकी ट्रांसक्रिप्शन फ़ाइल पर वक्ताओं की संख्या के साथ ही समय की आवश्यकता है। केवल Microsoft वर्ड फ़ाइल पर आप जो कुछ भी सुनते हैं उसे लिखना आपको सबसे व्यावहारिक तरीका लग सकता है, लेकिन पेशेवर आमतौर पर इस प्रकार के कार्य के लिए उपकरणों का उपयोग करते हैं। यह आंशिक रूप से बताता है कि उनकी मूल्य निर्धारण योजनाएँ उच्च क्यों हैं। पेज नंबर और हेडर के साथ समय बर्बाद करना कुछ ऐसा नहीं है जिसे ट्रांसक्राइबर्स बर्दाश्त करेंगे।

3. एक ट्रांसक्रिप्शन एजेंसी को साक्षात्कार भेजना

यदि आप रिकॉर्डिंग की भाषा नहीं जानते हैं, या यदि आप बेहतर सटीकता चाहते हैं, तो अपनी फ़ाइल को साक्षात्कार ट्रांसक्रिप्शन सेवा में भेजना एक अच्छा विचार है। ट्रांसक्रिप्शन कंपनियां साक्षात्कारों को ट्रांसक्रिप्ट करने में बहुत अनुभवी हैं, और हालांकि वे मूल्यवान हैं, आप सुनिश्चित हो सकते हैं कि आपको अच्छी गुणवत्ता वाला आउटपुट मिलेगा। आप ट्रांसक्रिप्शन के विभिन्न तरीकों जैसे शब्दशः ट्रांसक्रिप्शन और स्मार्ट वर्बैटिम ट्रांसक्रिप्शन का भी अनुरोध कर सकते हैं।

4. एक फ्रीलांस ट्रांसक्रिप्शनिस्ट को काम पर रखना

एक अच्छा ट्रांसक्रिप्शनिस्ट ढूंढना आसान नहीं है, लेकिन किसी को दूर से काम पर रखना उन लोगों के लिए एक विकल्प हो सकता है, जिन्हें ऑडियो को टेक्स्ट में ट्रांसक्रिप्ट करने में मदद की ज़रूरत होती है। यदि आपको सही फ्रीलांसर मिल जाता है जो आपकी ऑडियो फ़ाइल को टेक्स्ट में सटीक रूप से और कम टर्नअराउंड समय में अनुवाद कर सकता है, तो यह किसी एजेंसी के साथ काम करने की सुविधा को छोड़ने के लिए समझौता करने लायक हो सकता है।

वहाँ कई स्व-सिखाया ट्रांसक्राइबर हैं जो बहुत सस्ती दरों की पेशकश करते हैं। साक्षात्कार ट्रांसक्रिप्शन सेवा की तुलना में वे आमतौर पर किराए पर लेने के लिए काफी सस्ते होते हैं। हालांकि, एक स्वतंत्र ट्रांसक्रिप्शनिस्ट के साथ एक विश्वसनीय संबंध स्थापित करने में समय और परीक्षण लगता है, जो महंगा हो सकता है।

लेकिन जो लोग अतिरिक्त प्रयास करने के लिए तैयार हैं, उनके लिए इस विशेष सेवा के लिए स्वतंत्र अनुवादक ढूंढना इतना कठिन नहीं होना चाहिए। सर्च साइट्स जैसे Fiverr.com उपयोगकर्ताओं को प्रो-क्वालिटी का काम खोजने में मदद कर सकता है—किसी कम योग्यता वाले व्यक्ति की सामग्री के साथ फंसने से बचने के लिए अग्रिम रूप से शोध करना महत्वपूर्ण है–और अनुभवी ट्रांसक्रिप्शनिस्ट दरों को उद्धृत करने या उनके लिए साइन अप करने से पहले पूर्व परियोजनाओं पर शोध करने में समय व्यतीत करते हैं। कितना काम करने की जरूरत है इसका उचित विचार।

आपको बस अपनी ऑडियो रिकॉर्डिंग भेजनी है और बाकी काम फ्रीलांसर को करने देना है। आपको यह सुनिश्चित करना चाहिए कि ऑडियो गुणवत्ता औसत से ऊपर है। साथ ही, ध्यान रखें कि एक घंटे के ऑडियो को ट्रांसक्रिप्ट करने में आमतौर पर 4,5 घंटे लगते हैं। ट्रांसक्राइबर अपने ऑडियो प्लेयर पर ऑडियो चलाएगा, और इसे ट्रांसक्राइब करना शुरू करने से पहले इसे समझने की कोशिश करेगा। इसलिए तुरंत परिणाम का इंतजार न करें।

आइए एक साक्षात्कार ट्रांसक्रिप्शन को मैन्युअल रूप से प्राप्त करने के चरणों पर चलते हैं।

आवश्यक समय: 10 घंटे।

एक साक्षात्कार को मैन्युअल रूप से कैसे ट्रांसक्रिप्ट करें?

1. पहले रिकॉर्डिंग सुनिए
   
   

   इसका कोई भी ट्रांसक्रिप्शन शुरू करने से पहले ऑडियो सुनें, न कि केवल शुरुआत। आप किसके साथ काम कर रहे हैं, इसका अंदाजा लगाना बेहतर है ताकि आप सटीक रूप से ट्रांसक्राइब कर सकें। स्पीकर के दोनों नामों से खुद को परिचित करें और यदि एक से अधिक व्यक्ति बोल रहे हैं, तो किसी भी समय कौन क्या बोल रहा है।

2. अपने उपकरण इकट्ठा करें
   
   

   आपको एक कंप्यूटर की आवश्यकता होगी। आपके ट्रांसक्रिप्ट से आने वाले शब्दों को टाइप करने के लिए आपको टेक्स्ट एडिटर की भी आवश्यकता हो सकती है। यदि आपके पास अपने हेडफ़ोन और सॉफ़्टवेयर हैं जिनमें उनके अलावा वर्ड प्रोसेसर और टेक्स्ट एडिटर सुविधा है, तो आप जाने के लिए तैयार हैं।

3. पहले एक मसौदा लिखें
   
   

   चूंकि पहले मसौदे का लक्ष्य प्रतिलेख के कंकाल का निर्माण करना है, व्याकरणिक वाक्यों या वर्तनी को सही ढंग से लिखने के बारे में बहुत अधिक जुनून न करें। पहले मसौदे की बात सिर्फ शुरू करने की है।

4. शॉर्टहैंड नोटेशन का प्रयोग करें
   
   

   लिखते समय कुछ लोग परिवर्णी शब्द ‘DESO’ का प्रयोग करना पसंद करते हैं। DESO का अर्थ है “एक सफल परिणाम सुनिश्चित नहीं करता है।” अन्य दोहराए जाने वाले वाक्यांश, जैसे “आप जानते हैं,” को भी केवल एक या दो अक्षरों द्वारा दर्शाया जा सकता है।

5. ठीक करना
   
   

   आपको यह सुनिश्चित करना चाहिए कि मूल संवाद वैध है और आपने लिखते समय की गई गलतियों को सुधार लिया है। आपको अपने अंतिम टेक्स्ट में फिलर शब्द या हकलाना शामिल नहीं करना चाहिए। इसके अलावा, विराम चिह्न पर ध्यान दें। बिंदुओं और अल्पविरामों का उपयोग करके पाठ में विरामों को प्रतिबिंबित करना महत्वपूर्ण है।

6. अपना प्रतिलेख प्रारूपित करें
   
   

   आपको प्रतिलेख प्रारूपित करना चाहिए ताकि आपके लिए इसे पढ़ने और समझने में आसानी हो। प्रकार आकार और फ़ॉन्ट जैसी दृश्य सुविधाओं को व्यवस्थित करें।

मैं स्वचालित रूप से एक साक्षात्कार प्रतिलेखन कैसे प्राप्त करूं?

4 चरणों में एक साक्षात्कार प्रतिलेखन प्राप्त करना संभव है:

1. अपनी रिकॉर्डिंग फ़ाइल तैयार करें

जांचें कि आपकी पसंद का सॉफ़्टवेयर आपकी साक्षात्कार फ़ाइल का समर्थन करता है या नहीं। यदि नहीं, तो फ़ाइल स्वरूप कनवर्टर का उपयोग करके उन्हें रूपांतरित करें। यदि आप एक दूरस्थ साक्षात्कार आयोजित कर रहे हैं, तो आप ज़ूम या स्काइप जैसे किसी भी प्रोग्राम के अंदर मीटिंग रिकॉर्ड कर सकते हैं।

2. अपनी फाइल को सॉफ्टवेयर में अपलोड करें

अपनी ऑडियो या वीडियो फ़ाइल अपलोड करें और सेटिंग्स समायोजित करें। सॉफ़्टवेयर को अपने इच्छित ट्रांसक्रिप्ट प्रारूप के बारे में बताएं।

3. अपनी अंतिम टेक्स्ट फ़ाइल संपादित करें

सॉफ़्टवेयर में किसी भी गलती को ठीक करें और ठीक करें। टाइमस्टैम्प संपादित करें। यह देखने के लिए कि क्या आपने कुछ भी नहीं छोड़ा है, वीडियो रिकॉर्डिंग को रीयल-टाइम में प्लेबैक करें।

4. अपनी फाइल प्राप्त करें

अपनी फ़ाइल डाउनलोड करें और जैसा आप चाहते हैं उसका उपयोग करें! आप इसे SRT के रूप में निर्यात कर सकते हैं क्योंकि समय कोड हैं।

जैसा कि आप देख सकते हैं, प्रक्रिया हाथ से प्रतिलेख प्राप्त करने की तुलना में बहुत कम है। यदि आप अपने लिए नोट्स लेते हैं, तो कम से कम कुछ घंटे लगेंगे। तो यह एक अच्छा ट्रांसक्रिप्शन सॉफ़्टवेयर देखने के लिए एक बढ़िया विकल्प होगा।