Lợi ích then chốt của việc tích hợp Transkriptor + Google Sheets
Cơ sở dữ liệu cuộc họp tự động:Tự động chuyển đổi mọi cuộc họp thành một hàng dữ liệu cấu trúc trong bảng tính với các cột tùy chỉnh, tạo ra một cơ sở dữ liệu toàn diện, dễ dàng tìm kiếm cho mọi thông tin chuyên sâu và quyết định họp hành của bạn.
Hồ sơ cuộc họp đầy đủ:Mỗi hàng bao gồm bản ghi văn bản, bản tóm tắt bằng AI và các liên kết trực tiếp đến tệp phương tiện gốc cũng như trình chỉnh sửa bản ghi, đảm bảo mọi thông tin đều có thể truy cập được tại một nơi duy nhất.
Phân tích dữ liệu & Báo cáo:Tận dụng các công thức mạnh mẽ, bảng xoay (pivot tables), bộ lọc và biểu đồ của Google Sheets để phân tích các mô hình cuộc họp, theo dõi các chủ đề theo thời gian và tạo báo cáo tùy chỉnh về năng suất của nhóm.
Cộng tác trong thời gian thực:Cho phép nhóm của bạn xem, phân tích, bình luận và cộng tác trên dữ liệu cuộc họp trong thời gian thực nhờ các tính năng chia sẻ và làm việc nhóm của Google Sheets.
Cách thiết lập tích hợp Google Sheets trong Transkriptor
Dễ dàng kết nối tài khoản Google của bạn với Transkriptor chỉ trong vài cú nhấp chuột để tự động tạo các hàng trong bảng tính kèm theo bản ghi văn bản, bản tóm tắt và thông tin chi tiết về cuộc họp.
Kết nối Google Sheets
Truy cập tab Tích hợp trong bảng điều khiển Transkriptor của bạn. Tìm Google Sheets và nhấn kết nối.
Đăng nhập bằng tài khoản Google của bạn và cấp các quyền cần thiết.
Bạn sẽ được chuyển hướng quay lại Transkriptor nơi bạn có thể hoàn tất và cấu hình các thiết lập tích hợp của mình.
Đã kết nối thành công!
Dữ liệu cuộc họp sẽ tự động xuất hiện dưới dạng các hàng mới trong Google Sheet của bạn với tất cả các cột đã cấu hình được điền đầy đủ.
Cấu hình tích hợp Google Sheets
Tích hợp Google Sheets cho phép bạn kiểm soát chính xác thông tin nào được thêm vào bảng tính cho mỗi cuộc họp. Tùy chỉnh cài đặt của bạn để thu thập chính xác dữ liệu mà nhóm của bạn cần.
Cài đặt nội dung
Bao gồm bản tóm tắt:Bật tùy chọn này để tự động thêm bản tóm tắt do AI tạo vào mỗi hàng. Cột tóm tắt cung cấp cái nhìn tổng quan súc tích về các điểm thảo luận chính, quyết định và các mục hành động, giúp bạn dễ dàng lướt qua nhiều cuộc họp mà không cần đọc toàn bộ văn bản gốc.
Bao gồm liên kết phương tiện:Kích hoạt tùy chọn này để thêm một cột chứa liên kết trực tiếp đến bản ghi âm hoặc video gốc. Điều này cho phép bất kỳ ai xem bảng tính đều có thể truy cập tài liệu nguồn chỉ bằng một cú nhấp chuột, hoàn hảo để xác minh chi tiết hoặc xem lại các khoảnh khắc cụ thể.
Bao gồm liên kết bản ghi văn bản:Bật nút này để bao gồm một cột có liên kết đến bản ghi văn bản đầy đủ trong trình chỉnh sửa của Transkriptor. Liên kết này giúp người dùng truy cập nhanh vào các tính năng nâng cao như nhận dạng người nói, mốc thời gian, khả năng chỉnh sửa và các tùy chọn xuất trực tiếp từ bảng tính.
Tổ chức bảng tính
Dữ liệu được tự động tổ chức thành một định dạng có cấu trúc:
Vị trí mặc định:Một bảng tính Google Sheet mới có tiêu đề "Transkriptor Transcriptions" sẽ được tạo trong Google Drive của bạn ngay khi kết nối lần đầu
Cấu trúc hàng:Mỗi cuộc họp sẽ được lưu thành một hàng mới với các cột: ngày tháng, tiêu đề, nội dung bản ghi và các nội dung tùy chọn khác (tóm tắt, liên kết phương tiện, liên kết bản ghi)
Cập nhật tự động:Các cuộc họp mới sẽ tự động được thêm vào các hàng tiếp theo, giúp duy trì hồ sơ theo trình tự thời gian
Đồng bộ tức thì:Dữ liệu sẽ xuất hiện trong bảng tính ngay sau khi cuộc họp kết thúc và được đồng bộ hóa trên mọi thiết bị
Bạn có thể tự do tùy chỉnh tiêu đề cột, thêm công thức, áp dụng bộ lọc hoặc sắp xếp lại dữ liệu trong Google Sheets mà không làm ảnh hưởng đến quá trình tích hợp.
Khả năng phân tích dữ liệu
Tính năng Lọc & Sắp xếp tích hợp:Sử dụng các chức năng lọc và sắp xếp của Google Sheets để nhanh chóng tìm kiếm cuộc họp theo ngày, người tham gia, chủ đề hoặc bất kỳ tiêu chí tùy chỉnh nào bạn thêm vào.
Tích hợp công thức:Áp dụng các công thức để phân tích thời lượng cuộc họp, đếm số lượng mục hành động, theo dõi tần suất tham gia hoặc thực hiện các tính toán tùy chỉnh trên dữ liệu cuộc họp của bạn.
Công cụ trực quan hóa:Tạo các biểu đồ và đồ thị để trực quan hóa xu hướng cuộc họp, mô hình tham gia của nhóm hoặc tiến trình đưa ra quyết định qua nhiều tuần và tháng.
Xuất và Báo cáo:Xuất cơ sở dữ liệu cuộc họp của bạn sang định dạng CSV, Excel hoặc PDF để làm báo cáo, thuyết trình hoặc tích hợp với các công cụ phân tích kinh doanh khác.
Cách ngắt kết nối
Sau khi kết nối Google Sheets với Transkriptor, bạn có thể nhấp vào biểu tượng ba dấu chấm để thay đổi cài đặt hoặc ngắt kết nốitích hợp.
Khi bạn ngắt kết nối, Transkriptor sẽ ngừng thêm các hàng mới vào bảng tính của bạn. Các dữ liệu đã tạo trước đó vẫn sẽ được lưu trong Google Sheets với đầy đủ quyền truy cập và chỉnh sửa.
Cấu trúc Bảng tính
Sau khi kích hoạt tích hợp Google Sheets, Transkriptor sẽ tự động tạo các hàng với cấu trúc như sau:
Cột Ngày tháng: Ngày và giờ họp để sắp xếp theo trình tự thời gian và lọc theo thời gian.
Cột Tiêu đề: Tiêu đề hoặc tên cuộc họp để dễ dàng nhận diện và tìm kiếm.
Cột Bản ghi nội dung:Bản chuyển ký đầy đủ từng từ giúp bạn dễ dàng tra cứu và tìm kiếm văn bản.
Cột Tóm tắt (Tùy chọn):Khi được kích hoạt, cột này sẽ chứa bản tóm tắt do AI tạo, làm nổi bật các ý chính và quyết định quan trọng.
Cột Liên kết phương tiện (Tùy chọn):Khi được kích hoạt, cột này sẽ bao gồm một đường dẫn trực tiếp để mở bản ghi âm gốc.
Cột Liên kết bản chuyển ký (Tùy chọn):Khi được kích hoạt, cột này cung cấp link dẫn để bạn xem và chỉnh sửa bản ghi nội dung trực tiếp trên Transkriptor.
Cấu trúc linh hoạt này giúp bảng tính của bạn ghi lại chính xác những thông tin cần thiết, đồng thời giữ cho dữ liệu luôn gọn gàng và khoa học.