Lợi ích then chốt khi tích hợp Transkriptor với Google Docs
Tài liệu hóa chỉ với một cú nhấp chuột: Tự động chuyển đổi bản ghi cuộc họp thành Google Docs được định dạng chỉn chu ngay sau khi kết thúc, giúp loại bỏ hoàn toàn việc ghi chép thủ công tốn thời gian.
Ngữ cảnh cuộc họp đầy đủ: Mỗi tài liệu đều bao gồm bản tóm tắt bằng AI, bản ghi đầy đủ và các liên kết trực tiếp đến tệp phương tiện gốc, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ thông tin quan trọng nào.
Cộng tác trong thời gian thực: Cho phép nhóm của bạn bình luận, chỉnh sửa và cộng tác trên ghi chú cuộc họp ngay lập tức, đảm bảo mọi thành viên đều nắm bắt thông tin và đóng góp ý tưởng kịp thời.
Truy cập và chia sẻ linh hoạt: Chia sẻ biên bản cuộc họp ngay lập tức với đồng nghiệp qua liên kết hoặc email, đi kèm với quyền kiểm soát quyền truy cập chi tiết như xem, nhận xét hoặc chỉnh sửa.
Cách thiết lập tích hợp Google Docs trong Transkriptor
Chỉ với vài cú nhấp chuột, hãy kết nối tài khoản Google của bạn với Transkriptor để tự động tạo tài liệu kèm bản dịch thuật, tóm tắt và thông tin cuộc họp.
Kết nối Google Docs
Truy cập mục Tích hợp trong bảng điều khiển Transkriptor của bạn. Tìm Google Docs và nhấn kết nối.
2. Đăng nhập bằng tài khoản Google của bạn và cấp các quyền cần thiết.
Bạn sẽ được chuyển hướng quay lại Transkriptor nơi bạn có thể hoàn tất và cấu hình các cài đặt tích hợp của mình.
Dễ dàng thiết lập các tùy chọn tích hợp Google Docs của bạn. Đã kết nối thành công!
Kết nối Google Docs với Transkriptor để tìm kiếm bản ghi nhanh chóng và quản lý tài liệu liền mạch.
5. Tài liệu cuộc họp sẽ tự động hiển thị trong Google Docs với đầy đủ các nội dung đã được thiết lập.
Cấu hình tích hợp Google Docs
Tích hợp Google Docs cho phép bạn kiểm soát chính xác nội dung nào sẽ xuất hiện trong các tài liệu cuộc họp được tạo tự động. Tùy chỉnh cài đặt để phù hợp với nhu cầu lưu trữ tài liệu của nhóm bạn.
Cài đặt Nội dung
Bao gồm Bản tóm tắt: Bật tùy chọn này để tự động thêm bản tóm tắt do AI tạo vào phần đầu mỗi tài liệu. Bản tóm tắt cung cấp cái nhìn tổng quan nhanh về các điểm thảo luận chính, quyết định và danh sách công việc cần làm, giúp các thành viên trong nhóm nắm bắt thông tin nhanh chóng mà không cần đọc toàn bộ bản ghi.
Bao gồm Liên kết Phương tiện: Kích hoạt tùy chọn này để thêm liên kết trực tiếp đến bản ghi âm hoặc video gốc ở đầu tài liệu của bạn. Điều này cho phép bất kỳ ai khi xem tài liệu đều có thể truy cập nguồn gốc chỉ bằng một cú nhấp chuột, giúp dễ dàng xác minh chi tiết hoặc nắm bắt sắc thái và bối cảnh của cuộc thảo luận.
Bao gồm Liên kết Bản ghi: Bật tính năng này để chèn liên kết dẫn đến bản ghi đầy đủ trong trình chỉnh sửa của Transkriptor. Liên kết này giúp người đọc truy cập nhanh vào các tính năng nâng cao như nhận diện người nói, dấu mốc thời gian, khả năng chỉnh sửa và các tùy chọn xuất tệp mà không cần rời khỏi tài liệu.
Tổ chức Tài liệu
Tài liệu được lưu tự động vào Google Drive của bạn theo cấu trúc khoa học:
Vị trí Mặc định: Tài liệu được lưu vào một thư mục riêng biệt có tên "Transkriptor Transcriptions" trong Google Drive của bạn
Đặt tên tự động: Mỗi tài liệu được tự động đặt tên theo tiêu đề và ngày họp để bạn dễ dàng nhận diện
Truy cập tức thì: Bạn có thể tìm kiếm tài liệu ngay lập tức trên Google Drive và truy cập từ mọi thiết bị
Bạn có thể di chuyển hoặc sắp xếp lại các tài liệu trong Google Drive sau khi tạo mà không làm ảnh hưởng đến tính năng tích hợp.
Chia sẻ và Quyền truy cập
Kiểm soát chia sẻ thủ công: Sau khi tài liệu được tạo, bạn có toàn quyền kiểm soát việc chia sẻ. Bạn có thể chia sẻ tài liệu với các thành viên cụ thể trong nhóm, thiết lập cấp độ quyền (người xem, người nhận xét, người chỉnh sửa) hoặc tạo liên kết chia sẻ khi cần.
Cộng tác nhóm: Tận dụng tối đa tính năng cộng tác theo thời gian thực của Google Docs—nhiều thành viên có thể xem, nhận xét và chỉnh sửa cùng lúc, cực kỳ tiện lợi để triển khai các công việc sau cuộc họp.
Cách ngắt kết nối
Sau khi kết nối Google Docs với Transkriptor, bạn có thể nhấp vào biểu tượng ba chấm để thay đổi cài đặt hoặc ngắt kết nốitích hợp.
Khi bạn ngắt kết nối, Transkriptor sẽ ngừng tạo tài liệu mới trong Google Drive. Các tài liệu đã tạo trước đó vẫn sẽ được lưu trong Google Drive của bạn với đầy đủ quyền truy cập và chỉnh sửa.
Cấu trúc tài liệu trong Google Docs
Sau khi tính năng tích hợp Google Docs được kích hoạt, Transkriptor sẽ tự động tạo các tài liệu có cấu trúc chặt chẽ với nội dung mà bạn đã chọn.
Tiêu đề Tài liệu: Sử dụng tiêu đề và ngày họp để bạn dễ dàng tìm kiếm trong Google Drive và danh sách tài liệu.
Mục Tóm tắt bằng AI (Tùy chọn): Khi được bật, mục này sẽ hiển thị bản tóm tắt ngắn gọn các ý chính, các quyết định đã đưa ra và những việc cần làm sau cuộc họp.
Liên kết Phương tiện (Tùy chọn): Khi được bật, tài liệu sẽ bao gồm một đường liên kết để bạn truy cập trực tiếp vào bản ghi âm hoặc ghi hình gốc.
Liên kết Bản thảo (Tùy chọn): Khi được bật, trình soạn thảo sẽ cung cấp liên kết trực tiếp để bạn xem và chỉnh sửa toàn bộ bản thảo trong Transkriptor.
Nội dung Bản thảo Chính: Bao gồm toàn bộ nội dung chuyển chữ nguyên văn với định dạng rõ ràng, giúp bạn dễ dàng đọc và tra cứu.
Cấu trúc linh hoạt này đảm bảo tài liệu họp của bạn chứa chính xác những thông tin mà nhóm cần, đồng thời giữ cho văn bản luôn gọn gàng và tập trung.