Kvůli tomuto posunu v komunikaci si mnoho lidí stále není jisto, jak se chovat během virtuálních hovorů, a toto umění ještě zcela nezvládli. Abych to napravil, níže diskutuji o etiketě virtuálních schůzek, abyste mohli skočit do dalšího videohovoru a ukázat všem ostatním, jak se to dělá.
Dochvilnost a připravenost
Virtuální schůzky mají obvykle čas začátku a konce. Buďte ohleduplní a dodržujte tyto časy. Nechoďte o 10 minut později a nechte všechny čekat. Stejně tak respektujte čas lidí a vyhněte se žvanění nebo zdržování všech na schůzce dlouho po jejím plánovaném ukončení.
Také se ujistěte, že jste si vědomi programu schůzky! Měli byste mít jasno v tom, o čem se diskutuje, a v hlavních bodech, které se budou řešit.
Správný dress code a vzhled
Všichni jsme viděli memy a záběry zaměstnanců, kteří se účastní virtuálních hovorů v županech nebo pyžamu. Nebuďte tou osobou. To, že jste doma, neznamená, že byste se měli oblékat nebo se nesnažit o videohovor. Pamatujte, že váš fyzický vzhled a oblečení hodně vypovídají o vaší osobnosti a myšlení jako zaměstnance.
Seznámení se zvolenou platformou
Když jsem byl nováček na virtuálních schůzkách, udělal jsem tuto chybu - byl jsem nepřipravený a neměl jsem žádné předchozí znalosti o konferenční platformě. Musel jsem nainstalovat Zoomza běhu a ve výsledku jsem neměl ponětí, co dělám nebo jak udělat něco jako povolit své video.
Nedělejte stejnou chybu, jakou jsem udělal já! Pokud víte, že se chystáte na virtuální schůzku, ujistěte se, že víte, která platforma se používá, a seznamte se s tím, jak funguje.
Pozadí a prostředí
Stejně jako u pyžamového scénáře jsme všichni viděli také klipy lidí, kteří se účastní videokonferencí ve svých postelích nebo v rušné hospodě. Pozadí a prostředí vašeho videa jsou obzvláště důležité.
V ideálním případě nechcete žádné rušivé vlivy, jako jsou domácí mazlíčci, a vaše pozadí by mělo být jasné, aby se pozornost soustředila na vás. Vyhněte se oblastem s hlukem, aby váš zvuk nerušil ostatní účastníky.
Etiketa ztlumení a zrušení ztlumení
Během virtuální schůzky nenechávejte mikrofon neustále zapnutý, protože v závislosti na síle může být zachycen hluk na pozadí, který může být rušivý. Místo toho je správnou etiketou virtuálních schůzek ztlumit mikrofon, když nemluvíte.
Používání fotoaparátu a oční kontakt
Nejtěžší na virtuálních schůzkách je oční kontakt a to, jak používat kameru. Problémem je dualita kamery a obrazovky. Vaše kamera je na jednom místě, zatímco obrazovka je v jiné poloze.
To znamená, že si musíte vybrat, kam se podíváte. Správná etiketa virtuálního setkání je dívat se při rozhovoru s někým do kamery, a ne na obrazovku. To je nejblíže očnímu kontaktu, jinak začínáte u obrazovky a vypadá to neprofesionálně.
Je zřejmé, že se musíte dívat na obrazovku, abyste odhadli reakce a sledovali ostatní lidi, ale trik spočívá v tom, že když mluvíte, musíte přepínat mezi kamerou a obrazovkou, ale většinou mějte oči na kameře.
Účast a angažovanost
Účast a angažovanost jsou obzvláště důležité a musíte se naučit, kdy mluvit a kdy ne. Za prvé byste se měli snažit být součástí schůzky, abyste dodržovali správnou etiketu virtuálních schůzek – neseďte tam, aniž byste mluvili nebo projevovali jakoukoli interakci.
Za druhé, musíte být ohleduplní k ostatním a vědět, kdy je vhodné mluvit. Nemluvte přes ostatní a ujistěte se, že je ten správný čas se zapojit.
Správné psaní poznámek
Nedokážu spočítat situace, kdy jsem uzavřel virtuální schůzku jen proto, abych byl poté bombardován otázkami nebo vysvětlováním věcí jen proto, že si účastníci nedělali poznámky.
Psaní poznámek je obzvláště důležité pro etiketu virtuálních schůzek, protože není tak snadné jednoduše jít a mluvit s účastníkem poté. Buďte důkladní při psaní poznámek a v případě potřeby požádejte hostitele, aby schůzku zaznamenal. Můžete také přepsat video na text, abyste měli písemný záznam z virtuální schůzky, ke kterému se budete moci později vrátit.
Zvládněte svou příští virtuální schůzku s těmito tipy na etiketu
Doufám, že nyní překypujete sebevědomím a lépe rozumíte etiketě virtuálních schůzek. Klíčem je pamatovat na to, že i když nejste fyzicky přítomni na schůzce, očekává se základní úroveň profesionality, sebekontroly a účasti a neměli byste se chovat jinak, jako byste byli v kancelářském prostředí.
