Šis vadovas padės jums atlikti veiksmus, kaip efektyviai diktuoti Outlook, taip pat patarimai, kaip naudoti transkripcijos įrankius, kad dar labiau pagerintumėte darbo eigą. Diktavimas gali supaprastinti jūsų užduotis ir padidinti efektyvumą, nesvarbu, ar tvarkote el. laiškus, ar fiksuojate svarbią informaciją.
Kodėl reikia naudoti diktantą Outlook?
Diktavimo naudojimas Outlook siūlo keletą privalumų, kurie gali žymiai padidinti jūsų produktyvumą.
Vienas iš pagrindinių diktavimo produktyvumo pranašumų yra laiko taupymas. Galite greitai ištarti el. laiškus ir pastabas, kad galėtumėte daug greičiau parengti pranešimų juodraštį. Tai gali būti ypač naudinga, kai tvarkote didelį el. laiškų kiekį arba susitikimų metu reikia greitai užsirašyti pastabas.
Diktavimas taip pat pagerina tikslumą. Šiuolaikiniai diktavimo įrankiai yra labai tikslūs konvertuojant kalbą į tekstą, sumažinant spausdinimo klaidų ir rašybos klaidų tikimybę. Tai užtikrina, kad jūsų el. laiškai ir užrašai būtų aiškūs ir profesionalūs, nereikalaujant nuolatinio korektūros skaitymo.
Dar vienas svarbus privalumas yra laisvų rankų el. laiškų rengimo funkcija. Galite rengti el. laiškų juodraščius atlikdami kelias užduotis arba kai jūsų rankos užimtos kitomis užduotimis, diktuodami, o ne įvesdami tekstą.
Šis lankstumas leidžia išlikti produktyviems net tada, kai nesate prie savo stalo, todėl lengviau efektyviai valdyti darbo krūvį.
Kaip įjungti ir naudoti diktavimą Outlook
Diktavimas Outlook leidžia sutelkti dėmesį į el. laiško turinį nesijaudinant dėl spausdinimo, todėl tai puikus įrankis produktyvumui padidinti. Transkripcija Outlook yra sklandžiai integruota, todėl tai yra galingas įrankis užimtiems profesionalams, kuriems reikia greitai ir tiksliai valdyti savo ryšius.
Kalbos į tekstą Outlook integracija taip pat palaiko įvairias kalbas ir akcentus, todėl galite efektyviai bendrauti nepriklausomai nuo savo kalbinio išsilavinimo. Galite efektyviau kurti el. laiškus, sutaupyti laiko ir išlaikyti sklandžią darbo eigą, nesvarbu, ar esate biure, ar keliaujate, naudodami integruotą diktavimo funkciją.
1 veiksmas: prieiga prie diktavimo funkcijos Outlook
Pradėkite atidarydami Outlook programą savo kompiuteryje (arba jos žiniatinklio versiją Microsoft 365) ir įsitikinkite, kad esate pagrindinėje sąsajoje, kad pradėtumėte naudoti diktavimo funkciją Outlook.
Eikite į aplanką Gauta, kad sukurtumėte naują el. laišką, arba atidarykite naują dokumentą Word , jei naudojate integruotą Microsoft Office rinkinį, kai Outlook bus atidarytas. Lango viršuje esančioje įrankių juostoje raskite skirtuką "Pagrindinis". Čia pamatysite mygtuką "Diktuoti", kurį paprastai vaizduoja mikrofono piktograma.
Suaktyvinsite diktavimo funkciją, leidžiančią transkripcijai naudoti balsą spustelėjus mygtuką "Diktuoti". Įsitikinkite, kad mikrofonas prijungtas ir veikia tinkamai, nes tai bus būtina norint tiksliai užfiksuoti kalbą.
2 veiksmas: el. laiškų ir pastabų diktavimas
Galite pradėti kalbėti spustelėdami mygtuką "Diktuoti", kad parengtumėte el. laiškų ar pastabų juodraštį, kai suaktyvinsite diktavimo funkciją Outlook.
Kalbėkite aiškiai ir vidutiniu tempu, kad programinė įranga galėtų tiksliai perrašyti jūsų žodžius.
Kalbėdami pasakykite skyrybos ženklus, pvz., "kablelis", "taškas" arba "nauja pastraipa", kad įsitikintumėte, jog tekstas suformatuotas teisingai. Tai padės diktanto įrankiui suprasti, kaip struktūrizuoti sakinius ir pastraipas.
Stenkitės kalbėti pilnais sakiniais ir venkite naudoti per daug techninio žargono, nes tai kartais gali sukelti transkripcijos klaidų.
Dar kartą spustelėkite mygtuką "Diktuoti", kad sustabdytumėte įrašymą, jei pastebėsite klaidą arba reikia pristabdyti. Tada galite ištaisyti visas klaidas rankiniu būdu arba, jei reikia, koreguoti užrašus.
3 veiksmas: diktuojamų el. laiškų redagavimas ir siuntimas
Svarbu peržiūrėti ir redaguoti tekstą, kad būtų užtikrintas aiškumas ir tikslumas baigus diktuoti el. laišką Outlook .
Pirmiausia perskaitykite visą el. laišką, kad patikrintumėte, ar nėra transkripcijos klaidų, pvz., neteisingai parašytų žodžių ar neteisingų skyrybos ženklų. Įsitikinkite, kad sakiniai eina logiškai ir kad visi konkretūs terminai ar pavadinimai yra teisingai parašyti. Tiesiog spustelėkite tekstą, kad pastebėję klaidas atliktumėte pataisymus rankiniu būdu.
Jums bus naudinga perfrazuoti kai kurias dalis redaguojant, kad pagerintumėte skaitomumą arba geriau perteiktumėte savo pranešimą.
Patikrinkite el. pašto adreso laukus ir pridėkite reikiamus priedus, kai būsite patenkinti turiniu. Spustelėkite mygtuką "Siųsti", kad pristatytumėte el. laišką, kai viskas atrodo gerai.
Padidinkite produktyvumą naudodami transkripciją Outlook
Transkriptor transkripcijos įrankių, tokių kaip Transkriptor , integravimas su Outlook gali žymiai padidinti jūsų produktyvumą. Galite lengvai rengti ilgesnius el. laiškus, daryti išsamias susitikimo pastabas ir kurti dokumentus neįvesdami teksto, konvertuodami el. laiškų garsą į tekstą.
Balso į tekstą el. pašto funkcijos leidžia greitai konvertuoti ištartus žodžius į tekstą, taupant laiką ir sumažinant klaidų skaičių. Tai padeda supaprastinti darbo eigą, todėl lengviau sutelkti dėmesį į turinį, o ne į rašymo mechaniką.
Transkriptor naudojimas el. laiškų transkripcijoms
Transkriptor yra galingas įrankis, leidžiantis balso įrašus paversti tekstu, todėl lengva greitai ir efektyviai rengti sudėtingus el. laiškus. Galite tiesiog įrašyti savo mintis ir leisti Transkriptor atlikti darbą už jus, užuot leidę laiką rašydami ilgus pranešimus.
Galite užfiksuoti išsamias idėjas, instrukcijas ar naujinimus neįvesdami nė vieno Word naudodami garso į tekstą galimybes. Tai ypač naudinga užimtiems specialistams, norintiems maksimaliai padidinti savo produktyvumą, tuo pačiu sumažinant rašymo laiką.
Tiesiog įkelkite balso įrašą ir Transkriptor perrašys jūsų kalbą į teksto formatą, paruoštą kopijuoti į el. Laišką. Tai leidžia sutelkti dėmesį į turinį ir pranešimą, o ne į spausdinimo mechaniką.
Įrankis taip pat padeda sumažinti klaidų skaičių, nes jis tiksliai užfiksuoja šnekamąją kalbą, įskaitant techninius terminus ar žargoną, kuriuos bus sunkiau teisingai įvesti.
Galite efektyviai valdyti savo ryšius, rengti sudėtingus pranešimus ir užtikrinti, kad el. laiškai būtų aiškūs ir glausti, nereikalaujant rankinio įvedimo, naudodami el. laiškų transkripcijų Transkriptor .
Padidinkite savo efektyvumą naudodami Transkriptor , kad lengvai perrašytumėte el. laiškus Outlook. Išbandykite Transkriptor dabar , kad supaprastintumėte savo darbo eigą ir išlaikytumėte tikslų bei organizuotą bendravimą el. paštu.
Susitikimo pastabų perrašymas tiesiogiai Outlook
Naudojant Transkriptor susitikimo pastaboms transkribuoti, gali būti labai supaprastintas svarbios informacijos tvarkymas ir bendrinimas.
Galite įrašyti pokalbį ir naudoti Transkriptor , kad automatiškai konvertuotumėte garsą į tekstą, užuot rankiniu būdu įvedę pastabas susitikimo metu ar po jo. Tada šią transkripciją galima lengvai nukopijuoti į Outlook el. laišką, kad būtų paprasta tvarkyti turinį ir paryškinti pagrindinius dalykus, veiksmų elementus ar susitikimo metu priimtus sprendimus.
Jūs užtikrinate, kad visa informacija yra tiksliai užfiksuota, o tai padeda sumažinti kritinės informacijos trūkumo tikimybę, perrašant susitikimo pastabas Transkriptor.
Galite formatuoti transkripciją per Outlook , kad ji būtų lengviau skaitoma, pridėdami antraštes ar ženklelius, jei reikia, kai ji bus baigta. Taip sutaupoma laiko ir jūsų komandai lengviau peržiūrėti ir suprasti susitikimo rezultatus.
Transkribuotų užrašų bendrinimas per Outlook yra toks pat paprastas, kaip ir naujo el. laiško kūrimas. Galite siųsti sutvarkytą tekstą tiesiai savo komandos nariams, užtikrindami, kad visi būtų tame pačiame puslapyje.
Išplėstinės kalbos į tekstą funkcijos Outlook
Outlook siūlo pažangias diktavimo funkcijas, kurios neapsiriboja paprasta kalba į tekstą.
Galite lengvai formatuoti tekstą, kurti ženklelius ir net naršyti el. laiškus laisvų rankų įranga naudodami Outlook balso komandas. Dėl šios funkcijos el. laiškų rengimas ir redagavimas yra greitesnis ir efektyvesnis, todėl galite išlikti produktyvūs neliesdami klaviatūros.
Outlook pakeičia tai, kaip valdote savo bendravimą, todėl jis tampa sklandesnis ir intuityvesnis naudojant pažangias diktavimo funkcijas.
Balso komandos el. laiškams formatuoti
Balso komandų naudojimas el. pašto formatavimui Outlook gali padaryti jūsų rašymo procesą daug efektyvesnį. Galite tiesiog balsu formatuoti el. laiškus taip, kaip diktuojate, o ne rankiniu būdu paryškinti tekstą ar naršyti meniu.
Tiesiog pasakykite "Pradėti ženklelių sąrašą", o Outlook atliksiu visa kita, jei reikės pridėti ženklelių taškų. Pasakykite "Paryškinkite tai" arba "Kursyvu tai" ir jis bus pritaikytas akimirksniu. Jūs netgi galite pakeisti šrifto dydžius arba pridėti hipersaitų naudodami paprastą balso komandą.
Šios balso komandos taupo laiką ir padeda sutelkti dėmesį į pranešimą, o ne į formatavimo mechaniką. Jie leidžia greitai kurti profesionaliai atrodančius el. laiškus, nepažeidžiant srauto.
Naršymas Outlook balso naudojimas
Naršyti Outlook dar niekada nebuvo taip paprasta naudojant balso komandas.
Galite tiesiog pasakyti Outlook , kur norite eiti, užuot spustelėję gautuosius ir aplankus. Ištarkite "Eiti į gautuosius" ir Outlook nukreipsite jus tiesiai į pagrindinį el. pašto sąrašą. Tiesiog pasakykite "Atidaryti juodraščius" arba "Eiti į išsiųstus elementus" ir Outlook iškart ten nueisite už jus. Ištarkite "Ieškoti
Šis naršymas laisvų rankų įranga padeda supaprastinti el. pašto valdymą, todėl galite efektyviau pereiti per gautuosius ir aplankus. Galite lengvai perjungti užduotis neatitraukdami rankų nuo klaviatūros ar pelės, o tai gali būti ypač naudinga, kai atliekate kelias užduotis arba esate užimtoje aplinkoje.
Tačiau svarbu pažymėti, kad ši funkcija šiuo metu pasiekiama tik išmaniuosiuose telefonuose. Outlook valdymas balso komandomis nepalaikomas nešiojamuosiuose arba asmeniniuose kompiuteriuose. Todėl turėsite naudoti Outlook programą savo išmaniajame telefone, kad galėtumėte pasinaudoti šiomis balso komandų funkcijomis.
Patarimai, kaip efektyviai diktuoti Outlook
Svarbu laikytis kelių paprastų taisyklių, kad išnaudotumėte visas "Outlook" kalbos ir teksto integravimo galimybes.
Kalbėkite aiškiai ir natūraliai. Šiek tiek pristabdykite tarp sakinių. Tinkamai padėkite mikrofoną ir sumažinkite foninį triukšmą. Naudokite aiškias ir konkrečias komandas, kad patobulintumėte balso į tekstą el. pašto funkcijas, užtikrindami, kad el. laiškai būtų tinkamai suformatuoti ir skyrybos ženklai.
Galite užtikrinti, kad diktavimas būtų sklandus ir efektyvus, todėl galite efektyviau bendrauti naudodami "Outlook" balso į tekstą el. pašto funkcijas, laikydamiesi šių praktikų.
Kalbėkite aiškiai ir naudokite paprastą kalbą
Labai svarbu aiškiai kalbėti ir naudoti paprastą kalbą, kad pagerintumėte diktavimo tikslumą Outlook.
Aiški kalba leidžia kalbos į tekstą įrankiui geriau atpažinti jūsų žodžius, sumažinti klaidų skaičių ir sumažinti pataisymų poreikį. Atsargiai suformuluokite kiekvieną Word ir venkite kalbėti per greitai.
Programinei įrangai gali būti sunku neatsilikti, todėl gali atsirasti klaidų, jei skubėsite per sakinius. Nuolatinis ir saikingas kalbėjimas suteikia įrankiui pakankamai laiko tiksliai apdoroti kiekvieną Word .
Paprastos kalbos naudojimas taip pat padidina diktanto tikslumą. Kalbos į tekstą įrankis greičiausiai supras jūsų diktantą be painiavos, kai laikysitės tiesių žodžių ir frazių.
Programinė įranga dažnai gali neteisingai suprasti sudėtingą žodyną ar pramonės žargoną, todėl gali atsirasti klaidų, kurias reikia papildomai redaguoti. Pasirinkus paprastą kalbą, užtikrinama, kad jūsų el. laiškai nuo pat pradžių bus aiškūs ir glausti.
Korektūra ir redagavimas prieš siunčiant
Prieš siųsdami korektūrą ir redaguodami diktuojamus el. laiškus, turite atkreipti dėmesį į jų korektūrą ir redagavimą, net ir naudodami pažangią kalbos į tekstą technologiją.
Diktavimo įrankiai taip pat gali padaryti klaidų, pavyzdžiui, neteisingai interpretuoti žodžius arba praleisti tinkamus skyrybos ženklus. Peržiūrėdami diktuojamą turinį, galite pastebėti šias klaidas ir užtikrinti, kad jūsų el. laiškas būtų skaitomas aiškiai ir tiksliai.
Korektūros skaitymas padeda nustatyti visus nesusipratimus, kylančius dėl neteisingai išgirstų žodžių ar nepatogių sakinių struktūrų. Tai taip pat leidžia patobulinti toną ir įsitikinti, kad jūsų pranešimas perteikia būtent tai, ko ketinate.
Skiriant laiko el. laiško redagavimui, dėmesys detalėms ir profesionalumui, o tai ypač svarbu bendraujant versle. Net greita apžvalga gali labai pakeisti jūsų bendravimo kokybę, padėdama jums padaryti teigiamą įspūdį kiekvieną kartą, kai siunčiate el. Laišką.
Diktavimo naudojimas susitikimo pastaboms Outlook
Diktavimo ir transkripcijos įrankiai, tokie kaip Transkriptor , leidžia Outlook lengvai sukurti tikslias susitikimo pastabas.
Galite užfiksuoti kiekvieną diskusijos detalę nieko neužsirašydami, naudodami garso įrašą el. laiškams siųsti tekstą. Tiesiog suaktyvinkite diktavimo įrankį susitikimo metu ir leiskite jam perrašyti pokalbį į tekstą.
Šis metodas užtikrina, kad turėsite išsamų įrašą apie tai, kas buvo pasakyta, kurį vėliau galėsite greitai redaguoti ir tobulinti.
Susitikimo pastabų diktavimas realiuoju laiku
Susitikimo pastabų diktavimas realiuoju laiku naudojant Outlook ir tokius įrankius kaip Transkriptor užtikrina, kad užfiksuosite kiekvieną detalę, kai ji vyksta, o įrašai bus tikslūs ir išsamūs.
Suaktyvinkite diktavimo įrankį prieš prasidedant susitikimui. Padėkite mikrofoną taip, kad jis aiškiai pakeltų jūsų balsą ir kalbėtų natūraliai susitikimo eigoje. Galite užtikrinti, kad visi svarbūs punktai, sprendimai ir veiksmo elementai būtų įrašyti nenutraukiant diskusijos eigos, diktuojant pastabas susitikimo metu.
Sutelkite dėmesį į pagrindinių dalykų apibendrinimą, o ne į kiekvieno Wordfiksavimą , o tai padeda išlaikyti jūsų pastabas aiškias ir glaustas. Paminėkite konkrečius vardus, datas ir terminus, kad jūsų pastabos būtų lengviau įgyvendinamos.
Vėliau nepraleisite jokių svarbių detalių ir neturėsite pasikliauti atmintimi, nes viską fiksuojate realiuoju laiku. Šis metodas padidina jūsų produktyvumą ir užtikrina, kad susitikimo užrašai būtų išsamūs ir naudingi ateityje.
Įrašytų susitikimų perrašymas vėlesniam naudojimui
Perrašius įrašytus susitikimus naudojant tokius įrankius kaip Transkriptor , lengva kurti išsamias pastabas, kurias galima integruoti į Outlook , kad būtų galima peržiūrėti ir bendrinti ateityje.
Pradėkite įrašydami susitikimą naudodami įrenginį arba programinę įrangą, kuri užfiksuoja aiškų garsą. Pasibaigus susitikimui, įkelkite įrašą į Transkriptor , o garsas bus greitai ir tiksliai konvertuotas į tekstą.
Šioje transkripcijoje išsamiai aprašoma viskas, kas aptarta, nuo pagrindinių sprendimų iki veiksmų elementų. Galite lengvai nukopijuoti ir įklijuoti tekstą į Outlook po transkripcijos.
Taip pat galite tvarkyti užrašus sukurdami specialų aplanką susitikimų nuorašams arba pridėdami juos tiesiai prie kalendoriaus įvykių ar el. laiškų. Tai leidžia lengvai nurodyti konkrečias diskusijas vėliau arba bendrinti susitikimo pastabas su kolegomis, kurie nedalyvauja.
Išvada
Diktavimas Outlook ir tokiuose įrankiuose kaip Transkriptor gali žymiai padidinti jūsų produktyvumą, nes supaprastina el. laiškų rengimą ir užrašų rašymą.
Ši funkcija leidžia greitai ir tiksliai užfiksuoti mintis, neįklimpstant rašant, todėl bendravimas tampa efektyvesnis ir efektyvesnis. Naudodami diktavimą galite daugiau dėmesio skirti savo pranešimų turiniui ir mažiau rašymo mechanikai.
Naršykite diktavimo ir transkripcijos funkcijas, kad išnaudotumėte visas Outlookgalimybes ir supaprastintumėte savo darbo eigą.
Išbandykite Transkriptor šiandien , kad el. laiškų rašymas ir užrašų darymas būtų greitesnis ir efektyvesnis. Sužinokite, kaip lengva padidinti savo produktyvumą diktuojant ir perrašant.
