De exemplu, AI instrumente de transcriere precum Transkriptor pot automatiza conversia înregistrărilor întâlnirilor în text scris. De asemenea, vă pot ajuta să rezumați întâlnirea cu elemente de acțiune și puncte cheie. Apoi le puteți împărtăși cu cineva WHO nu a putut participa la sesiune.
În acest ghid, vă vom ghida prin cele cinci strategii cheie care vă vor ajuta să economisiți costurile întâlnirilor și să organizați întâlniri mai eficiente:
1 Utilizați instrumente de transcriere precum Transkriptor pentru note automate de întâlnire
AI asistenți de întâlnire, utilizați software-ul de transcriere a apelurilor pentru a vă ajuta să înregistrați întâlnirile online. De asemenea, pot transcrie audio cu Evernote și videoclipuri și pot salva transcrierile pentru utilizare ulterioară. În loc să luați notițe manuale în timpul întâlnirilor în curs, AI instrumente de transcriere precum Transkriptor vă pot ajuta să automatizați procesul.
Instrumentul audio-text poate înregistra și transcrie cuvinte rostite în text. Deoarece nu este nevoie să atribuiți un notițator manual fiecărei întâlniri, puteți reduce costul întâlnirii cu instrumente de transcriere precise.
AI instrumente transformă comunicarea la locul de muncă și îmbunătățesc productivitatea întâlnirilor. De exemplu, acest articol Forbes evidențiază modul în care instrumentele de automatizare reduc efortul necesar pentru transcrierea și rezumarea întâlnirilor, îmbunătățind eficiența echipei și colaborarea.
Dacă participați sau găzduiți adesea întâlniri la locul de muncă, iată două instrumente populare de transcriere AI .
Transkriptor
Transkriptor este un instrument de transcriere a întâlnirilor virtuale AI fiabil și bogat în funcții pentru Google Meet, MS Teams și Zoom. Puteți conecta Google Calendar și Outlook Calendar la Transkriptor astfel încât robotul întâlnirii să se poată alătura automat întâlnirilor programate.
Transkriptor poate genera, de asemenea, rezumate de transcriere a întâlnirilor și elemente de acțiune pentru descărcare sau partajare cu membrii echipei. Este precis în proporție de 99% și acceptă peste 100 de limbi de transcriere și traducere pentru a satisface nevoile echipelor globale.
Otter.AI
Otter.AI este un alt instrument AI audio-text care poate înregistra și transcrie întâlniri Zoom . OtterPilot pot participa la întâlnirile online Zoom, Google Meetsau Microsoft teams și pot converti cuvintele rostite în text.
În timp ce Otter.AI face o treabă decentă transcriind întâlnirile, acuratețea instrumentului de vorbire în text este de doar 85%. Aceasta înseamnă că va trebui să petreceți mult timp editând fișierul transcris.
Un alt domeniu de îmbunătățire a Otter.AI este că instrumentul AI de luare a notițelor este limitat la limba engleză. Prin urmare, s-ar putea să nu se potrivească utilizatorilor multilingvi.
2 Utilizați videoconferințele pentru a reduce cheltuielile de călătorie
Întâlnirile video au devenit noua normalitate în companiile remote și hibride. Acest lucru se datorează faptului că ajută la reducerea nevoii de călătorie și a altor cheltuieli.
Instrumentele de videoconferință vă pot ajuta să programați și să adăugați rapid întâlniri la distanță în calendar. Instrumentele audio-text pot, de asemenea, să reducă costurile și să permită o programare flexibilă.
Zoom
Zoom este o aplicație populară de videoconferință. Tot ce trebuie să faceți este să partajați linkul întâlnirii Zoom cu participanții. Puteți fi siguri că toată lumea se poate alătura rapid apelului.
Este foarte fiabil și vă va menține videoclipul chiar și cu o conexiune slabă la internet. Zoom oferă, de asemenea, o tablă albă care umple rapid tabla virtuală cu note lipicioase, imagini și diagrame.
Microsoft teams
Microsoft teams oferă unele dintre cele mai robuste funcții de videoconferință de pe piață și oferte de chat în echipă. Funcția de tablă albă este excelentă: puteți desena cu mâna liberă, iar programul va netezi lucrurile.
Această caracteristică facilitează luarea de notițe și diagramarea lucrurilor în mișcare. Salvează toate chat-urile din întâlnire și este salvat în aplicația de chat de echipă, astfel încât să îl puteți salva pentru referințe viitoare.
Google Meet
Una dintre cele mai bune caracteristici ale Google Meet este integrarea sa profundă cu aplicațiile Google Workspace. Dacă creezi o întâlnire în Google Calendar, vei primi un link Meet, pe care toți participanții pot face clic pentru a se alătura.
Meet este o alternativă populară Zoom care rulează într-un browser, nu într-o aplicație, ceea ce este un plus. Subtitrările funcționează bine în limba engleză, dar Meet nu poate detecta când participanții vorbesc alte limbi.
3 Implementați întâlniri mai scurte și mai eficiente cu agende structurate
Întâlnirile sunt coloana vertebrală a unei colaborări eficiente, dar întâlnirile mai lungi și ineficiente pot pierde bani, timp și efort; luați în considerare eticheta adecvată a întâlnirii virtuale pentru a minimiza întreruperile. Aici intervine o agendă de întâlnire bine concepută. Vă permite să stabiliți așteptări clare pentru echipă. Puteți chiar să scurtați durata întâlnirii concentrându-vă doar pe discuțiile esențiale.
Înțelegerea de către participanți a ceea ce vor discuta în cadrul întâlnirii permite o mai bună pregătire. De asemenea, elimină timpul petrecut cu discuții neproductive. Agendele bine structurate vă ajută să găsiți echilibrul perfect între flexibilitate și structură. Iată câteva dintre sfaturile pentru a implementa întâlniri mai scurte și mai eficiente:
- Utilizați agende prestabilite: O agendă de întâlnire prestabilită va acționa ca un plan Cu acest plan, întâlnirea ta ar putea fi finalizată la timp și în direcția corectă O agendă bine gândită ar trebui să ofere o imagine de ansamblu a punctelor de discuție Stabilește o cronologie pentru fiecare subiect pentru a preveni depășirea.
- Alocați limite de timp pentru fiecare punct de discuție: Ar trebui să definiți orele de început și de sfârșit ale întâlnirii și să alocați o limită de timp fiecărui subiect O agendă bine concepută ar trebui să respecte timpul participanților și să ajute la menținerea concentrării de la început până la sfârșit.
- Respectați programul pentru a evita depășirile: Amintiți-vă că depășirile sunt inamicul angajamentului într-o întâlnire plină Asigurați-vă că păstrați totul concis Deși ar putea fi tentant să continuați să discutați un subiect interesant, respectarea programului pentru a reduce costurile întâlnirii și a economisi timp este esențială.
4 Reduceți numărul de participanți pentru a economisi timp și resurse
Ar trebui să evitați pierderea timpului membrilor echipei implicându-i în întâlniri la care nu trebuie să participe. Prea mulți participanți fac discuțiile mai provocatoare.
Ca regulă generală, este mai bine să invitați participanții a căror contribuție este necesară pentru atingerea obiectivelor. Mai puțini participanți înseamnă că gazda va trebui să piardă mai puțin timp cu coordonarea și vor fi mai puține întreruperi.
Reducerea numărului de participanți la întâlnire îi va ajuta, de asemenea, pe factorii de decizie cheie să se concentreze pe sarcinile prioritare și să rămână concentrați pe subiecte sau întrebări relevante.
- Invitați doar părțile interesate esențiale: O modalitate de a reduce numărul de participanți la întâlnire este de a invita doar părțile interesate esențiale Include factori de decizie vitali, contribuitori sau oricine altcineva WHO va afecta rezultatul întâlnirii.
- Utilizați un rezumat al întâlnirii pentru a actualiza persoanele care nu participă: Puteți partaja rezumatul întâlnirii cu ei chiar dacă nu invitați pe toată lumea la întâlnire Va asigura accesul tuturor la informații și discuții critice.
AI caracteristicile de rezumare ale Transkriptor pot genera automat un rezumat al întâlnirii. Acesta va include informații utile și concluzii cheie din transcrierea întâlnirii. Puteți partaja rezumatul cu oricine WHO nu a putut participa la întâlnire, astfel încât să poată rămâne la curent.
5 Utilizați instrumente de gestionare a sarcinilor și a proiectelor pentru urmărire
Urmărirea este una dintre cele mai bune modalități de a face o întâlnire utilă. Software-ul de gestionare a sarcinilor și proiectelor, cum ar fi Asana, Trelloși monday.com , vă poate ajuta să simplificați atribuirea sarcinilor și să urmăriți progresul, reducând nevoia de a urmări manual participanții.
Utilizarea instrumentelor de gestionare a sarcinilor și a proiectelor îmbunătățește, de asemenea, responsabilitatea. Se asigură că toată lumea finalizează elementele de acțiune atribuite fără alte întâlniri. Iată câteva dintre software-urile gratuite și plătite de management al sarcinilor și proiectelor pentru a reduce costurile întâlnirilor legate de urmărire:
Asana
Asana este un software modern de management de proiect care acceptă mai multe stiluri de management de proiect. Vă oferă control complet asupra modului în care vizualizați și organizați munca. De asemenea, puteți găsi multe funcții încorporate care facilitează colaborarea.
De exemplu, vă permite să atribuiți sarcini persoanelor folosind o interfață intuitivă și bine concepută. Mesageria directă în aplicație vă permite să atașați fișiere, să etichetați alte proiecte și să înregistrați mesaje video.
Trello
Trello oferă o modalitate vizuală simplă de a organiza proiecte folosind panouri Kanban. Este simplu de utilizat și nu are o curbă abruptă de învățare. Datorită interfeței simple de glisare și plasare, tu și echipa ta puteți utiliza instrumentul în mod eficient.
Cardurile sau sarcinile includ date scadente, atașamente, imagini, comentarii, câmpuri personalizate și liste de verificare. Odată ce membrii echipei finalizează sarcinile, pot trage cardurile în lista corespunzătoare.
monday.com
monday.com este o altă aplicație de management de proiect care vă permite să vizualizați toate proiectele într-un singur loc. Este foarte personalizabil și vă ajută să agregați date și valori pe o interfață atrăgătoare din punct de vedere vizual.
Deși monday.com oferă multe opțiuni de personalizare, unele dintre funcțiile și vizualizările avansate sunt disponibile numai la niveluri de preț mai mari.
Concluzie
Întâlnirile sunt ca niște ateliere în care membrii echipei se pot reuni pentru a modela cele mai bune idei folosind strategii de colaborare pentru manageri . Cu toate acestea, programarea și găzduirea întâlnirilor necesită mult timp și resurse. Companiile trebuie să găzduiască bine întâlnirile pentru a se asigura că profiturile lor sunt menținute și să ia în considerare beneficiile SEO ale serviciilor de transcriere pentru vizibilitatea online.
Din fericire, multe instrumente AI pot automatiza sarcinile consumatoare de timp și obositoare. De exemplu, dezvoltatorii pot transcrie întâlnirile folosind instrumente de transformare a vorbirii în text. De asemenea, pot folosi instrumente populare de videoconferință precum Zoom sau Google Meet pentru a programa și găzdui întâlniri la distanță.
În loc să cereți unui participant să întocmească procesele-verbale ale întâlnirii, puteți adăuga instrumente AI fiabile, cum ar fi software-ul de transcriere automată . De exemplu, Transkriptor pot converti vorbirea în text și pot oferi note automate de întâlnire pentru a reduce costurile. Aceste instrumente AI vor ajuta la reducerea costurilor întâlnirilor și vor face ca fiecare sesiune să merite.
