Pourquoi la transcription des entretiens est-elle importante ?

Avantages de la transcription des entretiens

Au-delà d’avoir une trace écrite de l’entretien , une transcription audio en texte est particulièrement utile et offre d’autres avantages, notamment une meilleure accessibilité, une meilleure communication et une meilleure analyse.

Tenue de dossiers précis

Dans sa forme la plus simple, un service de transcription audio vous donne une trace écrite d’une interview. Ce fichier texte peut être classé et stocké dans votre entreprise ou vos dossiers personnels et il ne disparaîtra jamais. Il est toujours là et peut toujours être consulté en cas de litige ou de besoin d’une analyse plus approfondie.

Les fichiers de transcription vous permettent de créer des enregistrements précis des entretiens et des réunions au lieu de simplement vous fier à votre mémoire ou à des notes écrites à la hâte.

Pour une analyse et une recherche plus approfondies

Les entrevues ont généralement une durée limitée. Vous avez peut-être un arriéré d’entretiens à mener en une journée, par exemple, ou vous n’avez peut-être pas le temps de faire de longues réunions. Quoi qu’il en soit, ils sont généralement courts et il n’y a qu’une quantité limitée de détails que vous pouvez en extraire au fur et à mesure qu’ils se déroulent.

En utilisant un service de transcription, vous pouvez prendre votre temps par la suite pour effectuer des recherches et des analyses approfondies sur l’entretien. Le fichier texte transcrit peut être utilisé indéfiniment et vous pouvez l’utiliser pour améliorer votre processus d’entretien et votre prise de décision sans aucune contrainte de temps.

Améliorer l’accessibilité et le partage

Comment partagez-vous ce qui s’est passé lors d’une entrevue avec quelqu’un d’autre ? Vous devez utiliser votre mémoire pour vous souvenir de ce qui s’est passé et leur dire verbalement. Ce n’est pas une forme de partage vraiment robuste et peut être peu fiable si le temps a passé et que votre mémoire est devenue un peu brumeuse.

L’utilisation d’un service de transcription audio annule cela et rend l’accessibilité et le partage des interviews infiniment meilleurs. Au lieu d’essayer de fouiller dans les profondeurs de votre mémoire pour vous rappeler ce qui s’est passé, vous pouvez simplement envoyer le document texte transcrit aux personnes qui en ont besoin !

Pour réduire les erreurs d’interprétation et les erreurs

L’atmosphère lors d’un entretien est souvent tendue avec des niveaux de pression élevés, ce qui peut conduire à une mauvaise interprétation de l’information. Au cours de l’entretien, vous pourriez mal comprendre ce que quelqu’un a dit ou passer complètement à côté de quelque chose d’important auquel il a contribué.

Des erreurs comme celle-ci peuvent être coûteuses et entraîner de fausses impressions lors de l’entretien. En utilisant un service de transcription audio-texte, rien n’est oublié ou mal interprété. Vous avez une trace écrite de ce qui a été dit exactement.

Vous pouvez ensuite l’analyser pour discerner exactement comment l’entretien s’est déroulé, et s’il y a des choses que vous n’avez pas remarquées et qui pourraient être importantes. Cela signifie également que vous avez une preuve irréfutable si une personne impliquée a essayé de contester quelque chose qui a été dit pendant l’entretien.

Pour une meilleure communication pendant l’entretien

Avez-vous déjà participé à une entrevue où l’intervieweur s’arrêtait continuellement pour prendre des notes ? J’ai trouvé que cela peut être perturbant et briser le flux de l’entretien. Cela peut également mettre une pression inutile sur la personne interrogée, car elle peut se demander exactement ce que l’intervieweur écrit !

En enregistrant et en transcrivant les entretiens, il n’est pas nécessaire de prendre des notes manuellement. Cela permet une meilleure communication pendant l’entretien et lui permet de se dérouler plus naturellement. L’intervieweur et la personne interrogée peuvent se concentrer sur ce qui est dit et tirer de la valeur de l’entretien au lieu d’être absorbés par la prise de notes.

Ce qu’il faut retenir lors de la transcription d’entretiens

Les services de transcription audio doivent toujours être utilisés avec précaution et avec une planification préalable. Ce qu’il faut retenir, c’est :

• La transcription audio doit être conforme aux lois locales.
• Vous devez obtenir le consentement de toutes les parties concernées pour enregistrer l’entrevue.
• Les comptes rendus écrits de l’entretien doivent être conformes aux lois locales sur la protection des données .

Tout d’abord, vous devez être légalement en mesure de transcrire l’interview, et selon votre région, il pourrait y avoir des lois sur la protection de la vie privée qui l’empêchent. Deuxièmement, si c’est légalement acceptable, il est éthique (et souvent une obligation légale) que vous informiez toutes les parties concernées et que vous obteniez leur consentement pour enregistrer la réunion.

Enfin, tout document que vous créez à partir de l’entretien doit être conforme aux lois sur la protection des données. Cela inclut des éléments tels que le stockage correct, le partage d’informations et les mesures de sécurité pour protéger la vie privée de la personne.

Tirez le meilleur parti de vos entretiens avec un service de transcription audio

Comme vous pouvez le constater, la transcription d’une interview peut être inestimable et vous pouvez tirer beaucoup plus du processus. Cela permet de mieux comprendre ce qui s’est passé, réduit le risque que des informations importantes aient été manquées et peut également améliorer la communication pendant l’entretien lui-même.