Til að veita þér innsýn og sýna kraft þessarar þjónustu svara ég spurningunni, hvers vegna er mikilvægt að umrita viðtöl hér að neðan.
Kostir þess að umrita viðtöl
Fyrir utan að hafa skriflega skrá yfir viðtalið er uppskrift hljóðs til texta sérstaklega gagnleg og býður upp á aðra kosti, þar á meðal bætt aðgengi, bætt samskipti og betri greiningu.
Nákvæm skráning
Í einfaldasta lagi gefur hljóðuppskriftarþjónusta þér skriflega skrá yfir viðtal. Þessi textaskrá er hægt að skrá og geyma í fyrirtækinu þínu eða persónulegum gögnum og það mun aldrei hverfa. Hún er alltaf til staðar og alltaf hægt að vísa henni aftur til ef upp kemur ágreiningur eða þörf er á frekari greiningu.
Umritunarskrár gera þér kleift að búa til nákvæmar skrár yfir viðtöl og fundi í stað þess einfaldlega að treysta á minni eða skyndilega skrifaðar pappírsglósur.
Fyrir frekari greiningu og rannsóknir
Viðtöl hafa venjulega takmarkaðan tímaramma. Þú gætir til dæmis haft eftirstöðvar af viðtölum til að komast í gegnum á einum degi, eða þú gætir ekki haft tíma fyrir langa fundi. Hvort heldur sem er, þá eru þau venjulega stutt og það er aðeins takmarkað magn af smáatriðum sem þú getur dregið úr þeim þegar þau þróast.
Með því að nota umritunarþjónustu geturðu tekið þér tíma á eftir til að framkvæma umfangsmiklar rannsóknir og greiningar á viðtalinu. Hægt er að nota umrituðu textaskrána endalaust og þú getur notað hana til að gagnast viðtalsferlinu þínu og ákvarðanatöku án nokkurra tímatakmarkana.
Til að bæta aðgengi og samnýtingu
Hvernig deilir þú því sem gerðist í viðtali við einhvern annan? Þú verður að nota minnið til að rifja upp hvað gerðist og segja þeim munnlega. Þetta er ekki nákvæmlega öflugt deilingarform og getur verið óáreiðanlegt ef tíminn er liðinn og minnið þitt er orðið svolítið þokukennt.
Notkun hljóðumritunarþjónustu neitar þessu og gerir aðgengi og miðlun viðtala óendanlega betra. Í stað þess að reyna að drulla dýpt minnis þíns til að rifja upp hvað gerðist geturðu einfaldlega sent afritaða textaskjalið til fólks sem þarf á því að halda!
Til að draga úr mistúlkun og villum
Andrúmsloftið í viðtali er oft spennuþrungið og þrýstingur mikill og það getur leitt til þess að upplýsingar séu rangtúlkaðar. Í viðtalinu gætirðu misskilið það sem einhver sagði, eða alveg misst af einhverju mikilvægu sem þeir lögðu sitt af mörkum.
Mistök sem þessi geta verið kostnaðarsöm og geta leitt til rangra hugmynda úr viðtalinu. Með því að nota hljóð-til-texta umritunarþjónustu er engu saknað eða rangtúlkað. Ūú hefur skriflega skũrslu um ūađ sem sagt var.
Þú getur síðan greint það til að greina nákvæmlega hvernig viðtalið þróaðist og ef það voru hlutir sem þú tókst ekki upp á gæti það verið mikilvægt. Það þýðir líka að þú hefur óhrekjanlegar sannanir fyrir því að einhver sem átti hlut að máli reyndi að véfengja eitthvað sem sagt var í viðtalinu.
Til að bæta samskipti í viðtalinu
Hefur þú einhvern tíma verið í viðtali þar sem spyrillinn var stöðugt að stoppa til að taka minnispunkta? Ég hef komist að því að þetta getur verið truflandi og brotið flæði viðtalsins. Það getur líka sett óþarfa þrýsting á þann sem er í viðtali þar sem hann getur lent í því að velta fyrir sér nákvæmlega hvað spyrillinn er að skrifa!
Með því að taka upp og umrita viðtöl er engin þörf á handvirkri minnisskráningu. Þetta gerir betri samskipti meðan á viðtalinu stendur og gerir það kleift að flæða eðlilegra. Bæði spyrillinn og viðmælandinn geta einbeitt sér að því sem sagt er og fengið gildi úr viðtalinu í stað þess að vera niðursokkinn í glósuskráningu.
Atriði sem þarf að muna þegar viðtöl eru afrituð
Hljóðumritunarþjónustu verður alltaf að nota vandlega og með fyrirfram skipulagningu. Atriði sem þarf að muna eru:
- Hljóðuppskriftin verður að vera í samræmi við landslög.
- Þú verður að fá samþykki allra hlutaðeigandi til að taka upp viðtalið.
- Skriflegar skrár yfir viðtalið verða að vera í samræmi við staðbundin persónuverndarlög .
Í fyrsta lagi verður þú að geta löglega afritað viðtalið og eftir þínu svæði gætu verið persónuverndarlög sem koma í veg fyrir þetta. Í öðru lagi, ef það er lagalega í lagi, er það siðferðileg (og oft lagaleg krafa) að þú upplýsir alla hlutaðeigandi aðila og færð samþykki þeirra til að taka upp fundinn.
Að lokum verða öll skjöl sem þú býrð til úr viðtalinu að vera í samræmi við gagnaverndarlög. Þetta felur í sér hluti eins og rétta geymslu, miðlun upplýsinga og öryggisráðstafanir til að vernda friðhelgi viðkomandi.
Fáðu sem mest út úr viðtölum þínum við hljóðuppskriftarþjónustu
Eins og þú sérð getur umritun viðtals verið ómetanleg og þú getur fengið svo miklu meira út úr ferlinu. Það gerir ráð fyrir skýrari skilningi á því sem gerðist, dregur úr líkum á að mikilvægar upplýsingar hafi gleymst og getur einnig bætt samskipti í viðtalinu sjálfu.
