Наприклад, AI інструменти транскрипції, як-от Transkriptor , можуть автоматизувати перетворення записів зустрічей на письмовий текст. Вони також можуть допомогти вам підсумувати зустріч із пунктами дій і ключовими моментами. Потім ви можете поділитися ними з кимось WHO не змогли бути присутніми на сеансі.
У цьому посібнику ми розповімо вам про п'ять ключових стратегій, які допоможуть вам заощадити витрати на зустрічі та проводити їх ефективніше:
1 Використовуйте інструменти транскрипції, як-от Transkriptor , для автоматичних нотаток зустрічей
AI асистентами нарад використовуйте програмне забезпечення для транскрипції викликів , яке допоможе вам записувати онлайн-зустрічі. Вони також можуть транскрибувати аудіо за допомогою Evernote і відео та зберігати стенограми для подальшого використання. Замість того, щоб робити нотатки вручну під час поточних зустрічей, інструменти транскрипції AI , як-от Transkriptor , можуть допомогти вам автоматизувати процес.
Інструмент перетворення аудіо в текст може записувати та транскрибувати вимовлені слова в текст. Оскільки немає необхідності призначати вручну робочого нотатовщика для кожної зустрічі, ви можете зменшити вартість зустрічі за допомогою точних інструментів транскрипції.
AI інструменти трансформують комунікацію на робочому місці та підвищують продуктивність нарад. Наприклад, у цій статті Forbes висвітлюється, як інструменти автоматизації зменшують зусилля, необхідні для розшифровки та підбиття підсумків зустрічей, підвищуючи ефективність команди та співпрацю.
Якщо ви часто відвідуєте або проводите наради на своєму робочому місці, ось два популярні інструменти транскрипції AI .
Transkriptor
Transkriptor — це надійний і багатофункціональний інструмент для транскрипції віртуальних зустрічей AI для Google Meet, MS Teams і Zoom. Ви можете підключити Google Calendar та Outlook Календар до Transkriptor , щоб бот для зустрічей міг автоматично приєднуватися до запланованих зустрічей.
Transkriptor також можете створювати підсумки транскрипції зустрічей і елементи дій, щоб завантажити їх або поділитися ними з членами команди. Він має точність на 99% і підтримує понад 100 мов транскрипції та перекладу для задоволення потреб глобальних команд.
Otter.AI
Otter.AI — ще один інструмент AI перетворення аудіо в текст, який може записувати та транскрибувати зустрічі Zoom . OtterPilot можуть приєднуватися до онлайн-зустрічей Zoom, Google Meetабо Microsoft teams та перетворювати вимовлені слова на текст.
Незважаючи на те, що Otter.AI непогано справляється з транскрибуванням зустрічей, точність інструменту перетворення мови в текст становить лише 85%. Це означає, що вам доведеться витратити багато часу на редагування транскрибованого файлу.
Ще одним напрямком для вдосконалення Otter.AI є те, що AI інструмент для конспектування обмежується англійською мовою. Отже, він може не підійти багатомовним користувачам.
2 Використовуйте відеоконференції, щоб скоротити витрати на поїздки
Відеозустрічі стали новою нормою у віддалених і гібридних компаніях. Це пов'язано з тим, що вони допомагають зменшити потребу в поїздках та інших витратах.
За допомогою інструментів для відеоконференцій можна швидко планувати та додавати віддалені зустрічі до календаря. Інструменти перетворення аудіо в текст також можуть зменшити витрати та забезпечити гнучке планування.
Zoom
Zoom – популярна програма для відеоконференцій. Все, що вам потрібно зробити, це поділитися посиланням на Zoom зустрічі з учасниками. Ви можете бути впевнені, що кожен зможе швидко приєднатися до дзвінка.
Він має високу надійність і збереже ваше відео навіть при слабкому інтернет-з'єднанні. Zoom також пропонує дошку, яка швидко заповнює віртуальну дошку наклейками, зображеннями та діаграмами.
Microsoft teams
Microsoft teams пропонує одні з найнадійніших функцій для відеоконференцій та командного чату. Функція дошки чудова: ви можете малювати від руки, а програма згладить ситуацію.
Ця функція дає змогу легко робити нотатки та створювати діаграми на ходу. Він зберігає весь чат із зустрічі та зберігається в програмі командного чату, щоб ви могли зберегти його для подальшого використання.
Google Meet
Однією з найкращих особливостей Google Meet є глибока інтеграція з додатками Google Workspace. Якщо ви створите зустріч у Google Calendar, ви отримаєте посилання Meet, за яким усі учасники можуть приєднатися.
Meet – це популярна альтернатива Zoom , яка працює в браузері, а не в додатку, що є плюсом. Субтитри добре працюють англійською мовою, але Meet не може визначити, коли учасники розмовляють іншими мовами.
3 Впроваджуйте коротші та ефективніші наради зі структурованим порядком денним
Наради є основою ефективної співпраці, але тривалі та неефективні наради можуть витрачати гроші, час і зусилля; Дотримуйтесь правил етикету віртуальних зустрічей , щоб мінімізувати збої. Саме тут на допомогу приходить добре складений порядок денний зустрічі. Це дозволяє встановити чіткі очікування від команди. Ви навіть можете скоротити тривалість зустрічі, зосередившись лише на важливих обговореннях.
Розуміння учасниками того, що вони обговорюватимуть на зустрічі, дозволяє краще підготуватися. Це також позбавляє від часу, витраченого на непродуктивні дискусії. Добре структуровані плани допоможуть вам досягти ідеального балансу між гнучкістю та структурованістю. Ось кілька порад щодо впровадження коротших і ефективніших нарад:
- Використовуйте заздалегідь встановлені порядок денний: Заздалегідь встановлений порядок денний наради діятиме як план За допомогою цього плану ваша зустріч може бути завершена вчасно і в правильному напрямку Продуманий порядок денний повинен містити огляд питань обговорення Він встановлює часову шкалу для кожної теми, щоб запобігти перевантаженню.
- Виділіть часові рамки для кожного пункту обговорення: Ви повинні визначити час початку та завершення зустрічі та виділити часовий ліміт для кожної теми Добре складений порядок денний зустрічі має поважати час учасників і допомагати утримувати концентрацію від початку до кінця.
- Дотримуйтесь графіка, щоб уникнути перевитрати: Пам'ятайте, що перевитрата – ворог залучення в переповненому мітингу Слідкуйте за тим, щоб все було лаконічно Хоча може виникнути спокуса продовжити обговорення захоплюючої теми, важливо дотримуватися графіка, щоб зменшити витрати на зустрічі та заощадити час.
4 Зменшуйте кількість учасників, щоб заощадити час і ресурси
Ви не повинні витрачати час членів команди, залучаючи їх до зустрічей, на які вони не повинні приходити. Занадто велика кількість учасників ускладнює обговорення.
За загальним правилом, краще запрошувати учасників, чий внесок необхідний для досягнення цілей. Менша кількість учасників означає, що приймаючій стороні доведеться витрачати менше часу на координацію, а перерв буде менше.
Зменшення кількості учасників на нараді також допоможе ключовим особам, які приймають рішення, зосередитися на першочергових завданнях і зосередитися на актуальних темах або питаннях.
- Запрошуйте лише важливі зацікавлені сторони: Одним зі способів зменшити кількість учасників зустрічі є запрошення лише основних зацікавлених сторін До неї входять важливі особи, які приймають рішення, учасники або будь-хто інший WHO впливатиме на результати наради.
- Використовуйте підсумок зустрічі, щоб інформувати тих, хто не бере участі: Ви можете поділитися з ними підсумком зустрічі, навіть якщо не запрошуєте на зустріч усіх Це забезпечить кожному доступ до критично важливої інформації та обговорень.
AI узагальнюючі функції Transkriptor можемо автоматично генерувати підсумок зустрічі. Він міститиме практичні висновки та ключові висновки зі стенограми зустрічі. Ви можете поділитися підсумком з усіма WHO хто не зміг бути присутнім на зустрічі, щоб вони могли залишатися в курсі подій.
5 Використовуйте інструменти керування завданнями та проектами для подальших дій
Подальші дії – один із найкращих способів зробити зустріч корисною. Програмне забезпечення для керування завданнями та проектами, як-от Asana, Trelloта monday.com , може допомогти вам оптимізувати призначення завдань і відстежувати прогрес, зменшуючи потребу спілкуватися з учасниками вручну.
Використання інструментів керування завданнями та проектами також покращує підзвітність. Це гарантує, що кожен виконає призначені пункти дій без подальших зустрічей. Ось деякі з безкоштовних і платних програм для керування завданнями та проектами, які допоможуть скоротити витрати на наради, пов'язані з подальшим виконанням:
Asana
Asana – це сучасне програмне забезпечення для управління проектами, яке підтримує кілька стилів управління проектами. Це дає вам повний контроль над тим, як ви візуалізуєте та організовуєте роботу. Ви також можете знайти багато вбудованих функцій, які полегшують співпрацю.
Наприклад, він дозволяє призначати завдання окремим особам за допомогою інтуїтивно зрозумілого та добре продуманого інтерфейсу. Прямі повідомлення в програмі дають змогу вкладати файли, позначати інші проєкти тегами та записувати відеоповідомлення.
Trello
Trello пропонує простий візуальний спосіб організації проектів за допомогою канбан-дощок. Він простий у використанні і не має крутої кривої навчання. Завдяки простому інтерфейсу перетягування ви та ваша команда можете ефективно використовувати інструмент.
Картки або завдання містять дати завершення, вкладення, зображення, коментарі, настроювані поля та контрольні списки. Як тільки члени команди виконають завдання, вони можуть перетягнути картки до відповідного списку.
monday.com
monday.com – це ще одна програма для управління проектами, яка дозволяє візуалізувати всі проекти в одному місці. Він легко налаштовується і допомагає агрегувати дані та показники у візуально привабливому інтерфейсі.
Хоча monday.com пропонує багато варіантів налаштування, деякі з розширених функцій і переглядів доступні лише в більш високих цінових рівнях.
Висновок
Зустрічі схожі на семінари, де члени команди можуть збиратися разом, щоб сформувати найкращі ідеї, використовуючи стратегії співпраці для керівників . Однак планування та проведення зустрічей вимагає багато часу та ресурсів. Компанії повинні добре проводити зустрічі, щоб забезпечити збереження свого прибутку, і враховувати переваги SEO-послуг транскрипції для видимості в Інтернеті.
На щастя, багато AI інструментів можуть автоматизувати трудомісткі та виснажливі завдання. Наприклад, розробники можуть транскрибувати зустрічі за допомогою інструментів перетворення мовлення в текст. Вони також можуть використовувати популярні інструменти для відеоконференцій, як-от Zoom або Google Meet , для планування та проведення віддалених зустрічей.
Замість того, щоб просити учасника вести протокол наради, ви можете додати надійні інструменти для AI , як-от програмне забезпечення для автоматичної транскрипції . Наприклад, Transkriptor можемо перетворювати мовлення на текст і надавати автоматичні нотатки до наради, щоб зменшити витрати. Ці AI інструменти допоможуть скоротити витрати на зустрічі та зробити кожну сесію вартою уваги.
