.webp)
Etätyöntekijänä saatat pitää paljon videokokouksia Webexin kaltaisen työkalun avulla. Vaikka videokokoukset ovatkin loistavia yhteistyötahoja, niiden puhtaaksikirjoittaminen voi olla myös hankalaa, jos niihin pitää palata myöhemmin.
Tässä artikkelissa kerrotaan, miten Webex-kokoukset kirjoitetaan puhtaaksi, jotta saat kirjallisen tallenteen siitä, mistä keskusteltiin.
Webex-kokouksen puhtaaksikirjoittaminen
Näin teet pöytäkirjat ja kirjoitat ne puhtaaksi:
- Varmista ennen kokousta, että sinulla on kaikki tarvittavat materiaalit, myös kynä ja paperia.
- Merkitse kokouksen aikana muistiin, kuka puhuu, mistä keskustellaan ja mitä päätöksiä tehdään.
- Kirjoita pöytäkirja puhtaaksi mahdollisimman pian kokouksen jälkeen, kun tiedot ovat vielä tuoreessa muistissa.
- Muista mainita kokouksen päivämäärä, kellonaika ja paikka sekä osallistujien nimet.
- Käytä lyhyitä, yksinkertaisia lauseita ja luettelokohtia, jotta pöytäkirja on helppo lukea ja ymmärtää.
- Jos toimintakohteita on, muista luetella ne selkeästi ja ilmoita, kuka on vastuussa kustakin toimintakohteesta.
- Kun pöytäkirja on valmis, lähetä se kokouksen järjestäjälle tai nimetylle henkilölle hyväksyttäväksi.
Mitä ovat Webex-kokouspöytäkirjat?
Webex-kokouspöytäkirjat ovat kirjallisia tallenteita siitä, mitä kokouksessa sanottiin. Niitä voidaan käyttää auttamaan ihmisiä muistamaan, mistä keskusteltiin ja mitä päätettiin, ja ne voivat olla arvokas väline kokousten pitämisessä aikataulussa.
Webex-kokousten puhtaaksikirjoittaminen voi olla aikaa vievä tehtävä, mutta sitä voi helpottaa muutamalla tavalla.
- Varmista ensin, että valitset hyvän transkriptioohjelmiston, joka pystyy käsittelemään eri puhujia ja eri aksentteja.
- Toiseksi, käytä hyvää mikrofonia kokouksen nauhoittamiseen ja varmista, että kaikki huoneessa olevat puhuvat selvästi.
- Muokkaa puhtaaksi kirjoitettua pöytäkirjaa jälkikäteen, jotta se on tarkka ja helppolukuinen.
Mikä on esimerkki Webex-kokouksen transkriptiosta?
Kokouspöytäkirja on tekstiasiakirja, joka sisältää kokouksen kirjallisen tallenteen. Tähän voi sisältyä mitä tahansa hallituksen kokouksista ja konferenssipuheluista epävirallisempiin tapaamisiin. Transkriptio voi olla sanatarkka, eli se voi sisältää jokaisen puhutun sanan, tai se voi olla tiivistelmä tärkeimmistä keskustelunaiheista.
Seuraavassa on 5 esimerkkiä kokouspöytäkirjasta:
- Liikekokouksen yhteenveto
- Tiimikokouksen yhteenveto
- Hallituksen kokouksen yhteenveto
- Henkilöstön kokouksen yhteenveto
- Johdon kokouksen yhteenveto
Mitä hyötyä Webex-kokousten pöytäkirjoista on?
Webex-kokouksen nauhoittamisesta on monia etuja. Tässä on kuusi etua:
- Sen avulla voit palata takaisin ja tarkastella kokouksessa käsiteltyjä asioita.
- Se voi auttaa kokouksen pöytäkirjojen laatimisessa.
- Se voi olla hyödyllinen väline uusien työntekijöiden kouluttamisessa.
- Se voi auttaa riitojen ratkaisemisessa, jos kokouksessa sanotusta asiasta on erimielisyyksiä.
- Sitä voidaan käyttää markkinointivälineenä, esimerkiksi asiakkaiden suosittelujen transkriptioiden luomiseen.
- Se voi antaa kokouksesta kirjallisen tallenteen niille, jotka eivät voi osallistua kokoukseen.
Miksi ihmiset tarvitsevat Webex-kokouspöytäkirjan?
Kokouspöytäkirjan laatimiseen on monia syitä. Ensinnäkin se voi auttaa järjestäytymisessä ja sen tiedossa, mistä edellisissä kokouksissa keskusteltiin. Toinen syy kokouspöytäkirjan laatimiseen on oikeudelliset syyt. Kokouspöytäkirjoista voi olla hyötyä markkinointitarkoituksiin.
Kaiken kaikkiaan on monia syitä, miksi ihmiset tarvitsevat kokouspöytäkirjan. Se voi auttaa organisaatiossa, oikeudellisissa riidoissa ja markkinoinnissa. Kokouspöytäkirjasta voi olla hyötyä monissa eri tilanteissa.
Voiko Webex-kokouksia, joissa käytetään asynkronisia etämikrofoneja, transkriboida?
Asynkroniset etämikrofonit ovat eräänlainen mikrofoni, jota voidaan käyttää kokousten puhtaaksikirjoittamiseen. Ne on sijoitettu eri puolille huonetta, ja niiden avulla voidaan vastaanottaa ääntä eri ihmisiltä eri aikoina. Tämä mahdollistaa kokouksen tarkemman puhtaaksikirjoituksen, koska kaikki puhujat kuuluvat selvästi.
Webex-kokousten puhtaaksikirjoittaminen asynkronisia etämikrofoneja käyttäen voi olla erittäin mielenkiintoista. Sitä voidaan käyttää kokouspöytäkirjan laatimiseen niille, jotka eivät voineet osallistua kokoukseen, tai kokouksen tallentamiseen myöhempää käyttöä varten.
Miksi Webex-kokoukset pitäisi puhtaaksikirjoittaa?
Webex-kokousten puhtaaksikirjoittamiseen on useita syitä.
- Voi olla hyödyllistä, että keskustelun kulku kirjataan ylös, jos myöhemmin ilmenee kysymyksiä tai erimielisyyksiä. Tämä voi olla erityisen tärkeää liikekokouksissa, joissa tehdään päätöksiä ja jaetaan tärkeää tietoa.
- Kokousten puhtaaksikirjoittamisesta voi olla hyötyä myös muistiinpanojen tekemisessä ja toimintakohteiden seurannassa. Voi olla vaikeaa pysyä perässä kaikessa, mitä kokouksessa sanotaan, varsinkin jos se on pitkä, mutta jäljennöksen avulla voi olla paljon helpompaa palata takaisin ja tarkistaa, mitä sanottiin.
- Webex-kokousten puhtaaksikirjoittaminen voi olla hyödyllinen väline koulutusta ja kehittämistä varten. Jos yrität parantaa kokoustaitojasi, voi olla hyödyllistä lukea aiempien kokousten pöytäkirjoja, jotta näet, mikä meni hyvin ja mitä voisi parantaa. Samoin jos koulutat jotakuta muuta johtamaan kokouksia, pöytäkirjat voivat olla arvokas voimavara.
Usein kysytyt kysymykset Webex-kokousten transkriboinnista
Kun kokouksesta laaditaan kirjallinen muistio, vältytään myöhemmiltä kysymyksiltä tai erimielisyyksiltä. Se tekee myös muistiinpanoja ja seuraa toimintakohteita.
