Gli strumenti di trascrizione sono essenziali per i professionisti legali perché forniscono una registrazione affidabile dei procedimenti legali che consente agli utenti di fare riferimento a momenti importanti senza dover guardare diverse ore di riprese video e funge da valida forma di prova in tribunale per sostenere o confutare le testimonianze dei testimoni.
La trascrizione legale serve come prova che la procedura viene seguita in tribunale poiché documenta quali prove vengono introdotte e come vengono presentate. I procedimenti legali sono spesso lunghi e complicati, quindi la trascrizione legale verifica che le prove presentate siano pertinenti e affidabili.
Gli utenti devono valutare l'accuratezza del software nel riconoscere il gergo legale e le sue funzionalità specializzate, come un dizionario specifico del settore o la marcatura temporale automatizzata quando scelgono un servizio di trascrizione legale. Valutare, inoltre, la facilità con cui un nuovo utente impara ad utilizzare il programma in modo efficace. I servizi di trascrizione per i professionisti legali devono adottare misure aggiuntive per garantire la completa privacy dei dati degli utenti.
Che cos'è la trascrizione legale?
La trascrizione legale è la registrazione di qualsiasi procedimento o evento legale come documento scritto. La trascrizione legale viene eseguita da trascrittori legali o software di trascrizione.
La trascrizione legale è un passo avanti rispetto alla cronaca giudiziaria, perché cattura le chiamate di emergenza, le interviste ai testimoni, le deposizioni e gli interrogatori, nonché tutti i procedimenti giudiziari. Le trascrizioni legali consentono agli avvocati di cercare e incrociare i momenti importanti del processo senza dover guardare diverse ore di registrazioni video.
Perché la trascrizione nel sistema legale è fondamentale?
La trascrizione è fondamentale nel sistema legale perché garantisce una registrazione affidabile dei procedimenti giudiziari, più accurata delle annotazioni fatte in tempo reale. La trascrizione legale è anche uno strumento che fa risparmiare tempo, poiché senza di essa l'avvocato o il paralegale deve guardare più volte la registrazione del video per rivedere ciò che è accaduto e individuare informazioni specifiche.
Le trascrizioni legali sono una valida forma di prova in tribunale, che documenta tutto ciò che è stato detto durante l'udienza o la deposizione, in modo che i testimoni possano fare riferimento ad esse per sostenere la loro testimonianza. Gli avvocati dell'accusa sono in grado di utilizzare le trascrizioni legali per contestare le testimonianze dei testimoni dal lato della difesa e gli avvocati difensori sono in grado di utilizzare le trascrizioni legali per contestare le testimonianze dei testimoni dal lato dell'accusa.
Cosa considerare quando si scelgono i servizi di trascrizione per le pratiche legali?
Il giusto servizio di trascrizione per i professionisti legali semplifica il processo generando un testo in pochi minuti che è ricercabile, modificabile e condivisibile. Il software di trascrizione legale automatizzato dimezza i costi e il tempo dedicato alla trascrizione.
Di seguito sono elencate le cose più importanti da considerare nella scelta dei servizi di trascrizione per gli studi legali.
1 Conformità legale nella trascrizione
I trascrittori umani hanno bisogno di una formazione e di una certificazione specializzate per lavorare in un tribunale, come l'accreditamento Certified Legal Transcriptionist (CLT) dell'American Association of Electronic Reporters and Transcribers (AAERT).
Le licenze di trascrizione indicano che il titolare ha una conoscenza approfondita della terminologia legale, delle procedure e delle politiche giudiziarie. Gli standard che il software di trascrizione legale deve seguire riguardano la sicurezza dei dati dell'utente piuttosto che le prestazioni dell'applicazione.
2 Accuratezza nella terminologia legale
Ogni Word è importante nel linguaggio legale, quindi il software di trascrizione legale deve essere accurato al 100% per evitare malintesi, interpretazioni errate o controversie legali. Il software di trascrizione standard fatica a riconoscere il gergo legale, con conseguenti errori nella trascrizione.
Alcuni trascrittori professionisti utilizzano un software di trascrizione generale per generare una bozza di trascrizione che modificano alla ricerca di errori o parole mancanti, ma questo vanifica lo scopo dell'utilizzo di uno strumento automatizzato per questo compito.
Il linguaggio giuridico è così complesso che ogni piccolo errore di trascrizione corre il rischio di modificare significativamente il significato del testo. Il software di trascrizione legale è addestrato a riconoscere termini legali, abbreviazioni e frasi specifiche del settore in un certo numero di minuti, rispetto agli anni di formazione e diversi giorni per completare la trascrizione necessaria a uno scrittore umano.
3 Funzionalità specializzate per esigenze legali
Alcuni software di trascrizione legale includono funzionalità avanzate come la marcatura temporale automatica, l'identificazione del parlante e la sincronizzazione del testo con la registrazione video che semplifica la navigazione del documento tra i professionisti legali.
Il software di trascrizione automatica per avvocati è dotato di dizionari integrati contenenti i termini e le frasi legali rilevanti per diversi tipi di legge , come penale, civile o amministrativa per garantire che siano trascritti in modo accurato.
4 Risparmio di tempo per i professionisti legali
Il software di trascrizione legale deve essere intuitivo e semplice da usare, in modo che i professionisti legali siano facilmente in grado di familiarizzare con il programma e iniziare a usarlo immediatamente. Lo scopo del software di trascrizione legale è quello di accelerare il processo di trascrizione dei procedimenti giudiziari, che è spesso lungo e ripetitivo.
5 Riservatezza e sicurezza delle informazioni legali
La riservatezza è probabilmente la considerazione più importante quando si sceglie un software di trascrizione legale. I professionisti legali hanno a che fare quotidianamente con una grande quantità di informazioni sensibili, che devono rimanere private per il bene dei loro clienti, quindi i servizi di trascrizione per avvocati adottano misure aggiuntive per garantire la sicurezza dei dati.
I software di trascrizione legale dedicati utilizzano la protezione con password, la crittografia dei dati end-to-end e l'archiviazione cloud per garantire la completa privacy delle informazioni degli utenti e prevenire le violazioni dei dati. Il software di trascrizione legale aderisce a rigorose politiche sulla privacy, che gli utenti possono controllare nelle recensioni degli utenti. È fondamentale che il software di trascrizione legale rispetti gli standard del settore come il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR), che limita per quanto tempo le aziende sono in grado di archiviare i dati e per quali usi.
L'archiviazione cloud è popolare per i file di trascrizione sensibili contenenti informazioni che hanno il potenziale per essere utilizzate per identificare un individuo specifico perché è più sicuro. L'archiviazione cloud offre una maggiore privacy perché viene eseguito automaticamente il backup a intervalli regolari, senza che un dipendente umano debba guardare i dati per farlo. È più economico espandere l'archiviazione cloud piuttosto che acquistare dispositivi di archiviazione aggiuntivi per ospitare un progetto in crescita.
6 Piattaforma user-friendly per la collaborazione legale
I professionisti legali beneficiano di strumenti di trascrizione che consentono loro di condividere facilmente i file di trascrizione all'interno del loro team, comprese eventuali modifiche, evidenziazioni o note apportate al testo. Il software di trascrizione legale, che supporta più utenti che accedono contemporaneamente alla stessa trascrizione, consente la collaborazione in tempo reale tra avvocati, paralegali e assistenti legali. Le funzionalità di collaborazione negli strumenti di trascrizione legale consentono ai membri del team di lavorare da luoghi diversi, sia che lavorino da casa una tantum o che si trovino in una città diversa.
Il software di trascrizione legale in genere dispone di controlli di accesso e autorizzazioni che limitano gli utenti in grado di visualizzare, modificare o commentare una trascrizione, per garantire che le informazioni sensibili siano accessibili solo alle persone autorizzate.
7 Scalabilità per le crescenti esigenze legali
Il software di trascrizione automatica utilizza l'archiviazione cloud perché è in grado di gestire un volume maggiore di dati rispetto all'archiviazione locale e non richiede agli utenti di acquistare hardware aggiuntivo per progetti di trascrizione su larga scala o per gestire più casi in corso.
Gli studi legali non sono in grado di prevedere quando sarà necessario aumentare o diminuire la capacità di archiviazione. L'archiviazione cloud è flessibile poiché consente loro di aumentare o diminuire lo spazio di archiviazione. L'archiviazione cloud è meno costosa per i professionisti legali rispetto all'investimento in archiviazione locale in loco, poiché sono in grado di modificare l'importo che stanno pagando in qualsiasi momento.
8 Recensioni e referenze di avvocati
È essenziale controllare le testimonianze dei clienti per vedere se altri utenti trovano il programma accurato, affidabile e facile da usare prima di acquistare un software di trascrizione legale. I professionisti legali dovrebbero considerare l'accuratezza del software di trascrizione per quanto riguarda la capacità di gestire la terminologia legale e i diversi oratori, poiché ciò determina quanto tempo devono dedicare alla modifica della trascrizione finale.
Le recensioni degli esperti di software di trascrizione legale fungono da fonti essenziali di informazioni, consentendo ai potenziali utenti di vedere le funzionalità specializzate e le misure di sicurezza offerte da ciascun software. Queste recensioni forniscono informazioni sulla semplicità d'uso del software e sulle opzioni disponibili per la collaborazione. I software di trascrizione per avvocati a volte supportano l'integrazione con altri strumenti legali come i sistemi di gestione dei casi e i database.
9 Assistenza clienti dedicata per i professionisti del settore legale
Il software di trascrizione legale elabora le informazioni sensibili, quindi gli utenti beneficiano di un'assistenza clienti 24 ore su 24, 7 giorni su 7, che possono contattare in caso di difficoltà tecniche. L'assistenza clienti è fondamentale per gli utenti di software di trascrizione legale che hanno bisogno di aiuto per imparare a utilizzare l'intera gamma di funzionalità.
10 Struttura dei costi allineata con i budget legali
L'utilizzo di un software di trascrizione legale è più economico rispetto all'assunzione di un trascrittore umano che va da $ 0.10 a $ 0.25 al minuto. I costi dipendono dalla lunghezza dell'audio, dal rumore di fondo, dal numero di altoparlanti e dalla velocità con cui l'utente ha bisogno dell'ordine.
I servizi di trascrizione legale hanno spesso prezzi competitivi e opzioni per passare alla trascrizione umana a un prezzo più elevato. Considera il rapporto qualità-prezzo dello strumento quando scegli un software di trascrizione per scopi legali per assicurarti che rientri nel budget.
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Transkriptor incoraggia i suoi utenti a inviare un'e-mail al team del servizio clienti per qualsiasi dubbio. Il team è rinomato per le risposte rapide e l'impegno per la soddisfazione del cliente. Transkriptor, inoltre, offre prezzi competitivi senza costi nascosti, rendendolo una soluzione di trascrizione legale conveniente per studi legali di tutte le dimensioni. Provalo subito!
