Les outils de transcription sont essentiels pour les professionnels du droit, car ils fournissent un enregistrement fiable des procédures judiciaires qui permet aux utilisateurs de faire référence à des moments importants sans avoir à regarder plusieurs heures de séquences vidéo, et sert de forme de preuve valide devant les tribunaux pour soutenir ou réfuter les témoignages des témoins.
La transcription juridique sert de preuve que la procédure est suivie par le tribunal, car elle documente les preuves qui sont présentées et la manière dont elles sont présentées. Les procédures judiciaires sont souvent longues et compliquées, c’est pourquoi la transcription juridique permet de vérifier que les preuves présentées tout au long sont pertinentes et fiables.
Les utilisateurs doivent évaluer la précision du logiciel dans la reconnaissance du jargon juridique et de ses fonctionnalités spécialisées, comme un dictionnaire spécifique à l’industrie ou l’horodatage automatisé lors du choix d’un service de transcription juridique. Évaluez également la facilité avec laquelle un nouvel utilisateur apprend à utiliser efficacement le programme. Les services de transcription pour les professionnels du droit doivent prendre des mesures supplémentaires pour garantir l’entière confidentialité des données des utilisateurs.
Qu’est-ce que la transcription juridique ?
La transcription juridique est l’enregistrement d’une procédure ou d’un événement judiciaire sous la forme d’un document écrit. La transcription juridique est effectuée par des transcripteurs juridiques ou des logiciels de transcription.
La transcription juridique a une longueur d’avance sur les rapports judiciaires, car elle saisit les appels d’urgence, les entretiens avec les témoins, les dépositions et les interrogatoires, ainsi que toutes les procédures judiciaires. Les transcriptions juridiques permettent aux avocats de rechercher et de recouper des moments importants du procès sans avoir à regarder plusieurs heures d’enregistrements vidéo.
Pourquoi la transcription dans le système juridique est-elle cruciale ?
La transcription est cruciale dans le système judiciaire car elle garantit un enregistrement fiable des procédures judiciaires, plus précis que les notes prises en temps réel. La transcription juridique est également un outil qui permet de gagner du temps, car sans elle, l’avocat ou le parajuriste doit regarder l’enregistrement de la vidéo plusieurs fois pour revoir ce qui s’est passé et identifier des informations spécifiques.
Les transcriptions juridiques sont une forme de preuve valide devant le tribunal, documentant tout ce qui a été dit pendant l’audience ou la déposition, de sorte que les témoins peuvent s’y référer pour étayer leur témoignage. Les procureurs peuvent utiliser des transcriptions juridiques pour contester les témoignages des témoins de la défense, et les avocats de la défense peuvent utiliser des transcriptions juridiques pour contester les dépositions des témoins du côté de l’accusation.
Que faut-il prendre en compte lors du choix des services de transcription pour les cabinets d’avocats ?
Le bon service de transcription pour les professionnels du droit rationalise le processus en générant du texte en quelques minutes qui peut être consulté, modifiable et partagé. Le logiciel de transcription juridique automatisé réduit de moitié le coût et le temps consacrés à la transcription.
Les éléments les plus importants à prendre en compte lors du choix des services de transcription pour les cabinets juridiques sont énumérés ci-dessous.
1 Conformité légale dans la transcription
Les transcripteurs humains ont besoin d’une formation et d’une certification spécialisées pour travailler dans un tribunal, comme l’accréditation Certified Legal Transcriptist (CLT) de l’American Association of Electronic Reporters and Transcribers (AAERT).
Les licences de transcription indiquent que le titulaire a une connaissance approfondie de la terminologie juridique, des procédures et des politiques judiciaires. Les normes que les logiciels de transcription juridique doivent respecter concernent la sécurité des données de l’utilisateur plutôt que les performances de l’application.
2 Exactitude de la terminologie juridique
Chaque Word est important dans le langage juridique, c’est pourquoi le logiciel de transcription juridique doit être précis à 100 % pour éviter tout malentendu, mauvaise interprétation ou litige juridique. Les logiciels de transcription standard ont du mal à reconnaître le jargon juridique, ce qui entraîne des erreurs dans la transcription.
Certains transcripteurs professionnels utilisent un logiciel de transcription général pour générer un brouillon de transcription qu’ils modifient pour les erreurs ou les mots manquants, mais cela va à l’encontre de l’objectif de l’utilisation d’un outil automatisé pour cette tâche.
Le langage juridique est si complexe que la moindre petite erreur de transcription risque de modifier considérablement le sens du texte. Les logiciels de transcription juridique sont formés pour reconnaître les termes juridiques, les abréviations et les formulations spécifiques à l’industrie en quelques minutes, par rapport aux années de formation et aux plusieurs jours nécessaires pour compléter la transcription nécessaire à un rédacteur humain.
3 Fonctionnalités spécialisées pour les besoins juridiques
Certains logiciels de transcription juridique comprennent des fonctionnalités avancées telles que l’horodatage automatisé, l’identification du locuteur et la synchronisation du texte avec l’enregistrement vidéo, ce qui facilite la navigation des professionnels du droit dans le document.
Les logiciels de transcription automatisée pour les avocats sont livrés avec des dictionnaires intégrés contenant les termes et expressions juridiques pertinents pour différents types de droit, comme le droit pénal, civil ou administratif pour garantir qu’ils sont transcrits avec précision.
4 Gain de temps pour les professionnels du droit
Les logiciels de transcription juridique doivent être intuitifs et simples à utiliser, afin que les professionnels du droit puissent facilement se familiariser avec le programme et commencer à l’utiliser immédiatement. L’intérêt d’un logiciel de transcription juridique est d’accélérer le processus de transcription de la procédure judiciaire qui est souvent long et répétitif.
5 Confidentialité et sécurité des informations juridiques
La confidentialité est sans doute la considération la plus importante lors du choix d’un logiciel de transcription juridique. Les professionnels du droit traitent quotidiennement une grande quantité d’informations sensibles, qui doivent rester privées pour le bien de leurs clients, c’est pourquoi les services de transcription pour les avocats prennent des mesures supplémentaires pour assurer la sécurité des données.
Les logiciels de transcription juridique dédiés utilisent la protection par mot de passe, le cryptage des données de bout en bout et le stockage dans le cloud pour garantir une confidentialité totale des informations de leurs utilisateurs et prévenir les violations de données. Les logiciels de transcription juridique adhèrent à des politiques de confidentialité strictes, que les utilisateurs peuvent vérifier dans les avis des utilisateurs. Il est essentiel que les logiciels de transcription juridique respectent les normes de l’industrie telles que le Règlement général sur la protection des données (GDPR), qui limite la durée pendant laquelle les entreprises peuvent stocker les données et pour quelles utilisations.
Le stockage en nuage est populaire pour les fichiers de transcription sensibles contenant des informations susceptibles d’être utilisées pour identifier une personne spécifique, car il est plus sécurisé. Le stockage dans le cloud offre plus de confidentialité car il est sauvegardé automatiquement à intervalles réguliers, sans qu’un employé humain n’ait à consulter les données pour le faire. Il est moins coûteux d’étendre le stockage dans le cloud que d’acheter des périphériques de stockage supplémentaires pour s’adapter à un projet en pleine croissance.
6 Plate-forme conviviale pour la collaboration juridique
Les professionnels du droit bénéficient d’outils de transcription qui leur permettent de partager facilement les fichiers de transcription au sein de leur équipe, y compris les modifications, les surlignages ou les notes qu’ils apportent au texte. Le logiciel de transcription juridique qui permet à plusieurs utilisateurs d’accéder à la même transcription à la fois permet une collaboration en temps réel entre les avocats, les parajuristes et les assistants juridiques. Les fonctionnalités de collaboration des outils de transcription juridique permettent aux membres de l’équipe de travailler à partir de différents endroits, qu’ils travaillent à domicile de manière ponctuelle ou dans une autre ville.
Les logiciels de transcription légale disposent généralement de contrôles d’accès et d’autorisations qui limitent le nombre d’utilisateurs qui peuvent consulter, modifier ou commenter une transcription, afin de garantir que les informations sensibles ne sont accessibles qu’aux personnes autorisées.
7 Évolutivité pour répondre à des besoins juridiques croissants
Les logiciels de transcription automatisée utilisent le stockage dans le cloud, car ils sont capables de gérer un volume de données plus important que le stockage local et n’obligent pas les utilisateurs à acheter du matériel supplémentaire pour des projets de transcription à grande échelle ou pour gérer plusieurs cas en cours.
Les cabinets d’avocats ne sont pas en mesure de prévoir quand ils devront augmenter ou réduire leur capacité de stockage. Le stockage en nuage est flexible puisqu’il leur permet d’augmenter ou de diminuer leur stockage. Le stockage dans le cloud est moins coûteux pour les professionnels du droit que d’investir dans un stockage local sur site, car ils sont en mesure d’ajuster le montant qu’ils paient à tout moment.
8 Avis et références d’avocats
Il est essentiel de vérifier les témoignages des clients pour voir si d’autres utilisateurs trouvent le programme précis, fiable et facile à utiliser avant d’acheter un logiciel de transcription juridique. Les professionnels du droit doivent tenir compte de la précision du logiciel de transcription en ce qui concerne la façon dont il gère la terminologie juridique et les différents intervenants, car cela détermine le temps qu’ils doivent consacrer à l’édition de la transcription finale.
Les avis d’experts sur les logiciels de transcription juridique constituent des sources d’information essentielles, permettant aux utilisateurs potentiels de voir les fonctionnalités spécialisées et les mesures de sécurité offertes par chaque logiciel. Ces examens donnent un aperçu de la simplicité d’utilisation du logiciel et des options disponibles pour la collaboration. Les logiciels de transcription pour les avocats prennent parfois en charge l’intégration avec d’autres outils juridiques tels que les systèmes de gestion de cas et les bases de données.
9 Un support client dédié pour les professionnels du droit
Les logiciels de transcription juridique traitent les informations sensibles, de sorte que les utilisateurs bénéficient d’un support client 24h/24 et 7j/7 qu’ils peuvent contacter en cas de difficultés techniques. Le support client est crucial pour les utilisateurs de logiciels de transcription juridique qui ont besoin d’aide pour apprendre à utiliser l’ensemble des fonctionnalités.
10 Structure de coûts alignée sur les budgets légaux
L’utilisation d’un logiciel de transcription juridique est moins chère que l’embauche d’un transcripteur humain, allant de 0,10 $ à 0,25 $ par minute. Les coûts dépendent de la durée de l’audio, du bruit de fond, du nombre de haut-parleurs et de la rapidité avec laquelle l’utilisateur a besoin de la commande.
Les services de transcription juridique ont souvent des prix compétitifs et des options pour passer à la transcription humaine à un prix plus élevé. Tenez compte du rapport qualité-prix de l’outil lors du choix d’un logiciel de transcription à des fins juridiques pour vous assurer qu’il s’adapte au budget.
Transkriptor fournit une transcription automatisée pour les avocats
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