Tuy nhiên, với các công cụ AI như trợ lý cuộc họp , quá trình này đã trở nên đơn giản và hiệu quả hơn nhiều.
Hướng dẫn này sẽ chỉ cho bạn cách nhận bản dịch cho các cuộc họp Zoom theo cách hiệu quả nhất có thể.
Tại sao dịch trên Zoom lại quan trọng đối với công việc từ xa
Một nghiên cứu được thực hiện bởi OWL Labs cho thấy 70% nhân viên muốn duy trì sắp xếp làm việc từ xa hoặc kết hợp ngay cả sau đại dịch COVID-19 . Điều này cho thấy sự ưa chuộng ngày càng tăng đối với các mô hình này. Hơn nữa, với các tổ chức tiếp tục thuê nhân viên từ xa từ khắp nơi trên thế giới, chắc chắn sẽ có sự đa dạng hơn tại nơi làm việc liên quan đến nền tảng ngôn ngữ.
Sự đa dạng như vậy đòi hỏi các công cụ chất lượng cao, được hỗ trợ bởi AIđể phiên âm và dịch thuật trong các cuộc họp nhóm để đảm bảo rằng mọi thành viên trong nhóm có thể hiểu cuộc thảo luận đến chi tiết cuối cùng và thu thập thông tin chi tiết chính. Nó cũng đảm bảo rằng nhân viên không mất tập trung giữa cuộc họp nếu họ không hiểu điều gì đó.
Do đó, sử dụng các công cụ AI để dịch sang các ngôn ngữ khác có thể làm cho các cuộc họp hiệu quả hơn nhiều bằng cách giảm thiểu sự gián đoạn và câu hỏi có thể phát sinh khi ai đó đấu tranh để hiểu ngôn ngữ được nói. Những công cụ này cung cấp độ chính xác cao và bao gồm nhiều ngôn ngữ hơn, không giống như các phương pháp truyền thống, có khả năng mắc lỗi cao hơn và khả năng ngôn ngữ hạn chế. Hiệu quả cao hơn này có thể giúp các tổ chức tối đa hóa ROI của họ từ các cuộc họp của họ trong thời gian dài.
Tuy nhiên, theo báo cáo Tình trạng Hòa nhập trong Hội nghị & Sự kiện, 40% số người tham gia được khảo sát nói rằng họ không có nguồn lực phù hợp để lên kế hoạch cho các cuộc họp hòa nhập. Các công cụ dịch thuật và phiên âm dựa trên AIcó thể giúp thu hẹp đáng kể khoảng cách này giữa các nhóm từ xa.
Các tính năng dịch thuật và phiên dịch tích hợp trên Zoom
Giống như nhiều nền tảng hội nghị truyền hình lớn, Zoom cung cấp các tính năng phiên dịch và dịch trực tiếp tích hợp sẵn của riêng mình giúp cộng tác toàn cầu trở nên liền mạch. Vì vậy, ví dụ: nếu người nói nói tiếng Anh, những người khác có thể quay video phụ đề trực tiếp bằng tiếng Đức hoặc tiếng Ý, trong số một số ngôn ngữ khác.
Mặc dù người tổ chức thường chọn ngôn ngữ mà phụ đề có thể được dịch, nhưng các thành viên khác có thể tự bật phụ đề nếu họ cần. Tuy nhiên, bạn phải lưu ý rằng tính năng dịch phụ đề theo thời gian thực chỉ khả dụng trên Zoom tài khoản Workplace Business Plus hoặc Zoom Workplace Enterprise Plus.
Dưới đây là các bước để bật phụ đề và dịch trực tiếp ở cấp tài khoản trên Zoom. Những điều này đảm bảo rằng tài khoản công ty luôn bật bản dịch phụ đề trực tiếp nếu ai đó cần.
Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản Zoom của bạn với tư cách quản trị viên có quyền chỉnh sửa cài đặt của tài khoản.
Bước 2: Trong menu điều hướng xuất hiện, nhấp vào 'Quản lý tài khoản' và sau đó nhấp vào 'Cài đặt tài khoản'.
Bước 3: Nhấp vào tab 'Cuộc họp' trong cửa sổ tiếp theo.
Bước 4: Trong tùy chọn 'Đang họp (Nâng cao)', hãy nhấp vào nút chuyển đổi 'Phụ đề đã dịch' để bạn có thể bật hoặc tắt nó. Tuy nhiên, bạn phải nhớ rằng bạn phải bật tính năng 'Phụ đề tự động' để sử dụng bản dịch phụ đề.
Bước 5: Nếu bạn thấy hộp thoại xác minh để xác nhận các thay đổi của mình, hãy nhấp vào 'Bật' nếu bạn muốn dịch hoặc 'Tắt' nếu bạn không muốn chúng nữa.
Bước 6: Bạn cũng có thể nhấp vào 'Chỉnh sửa ngôn ngữ dịch' để chọn các cặp ngôn ngữ mà bạn muốn có sẵn trong các cuộc họp của mình.
Nếu bạn muốn bật phụ đề đã dịch cho một nhóm người dùng, bạn có thể làm như vậy bằng cách sử dụng các bước được đề cập bên dưới:
Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản Zoom của công ty với tư cách quản trị viên có quyền truy cập để chỉnh sửa cài đặt cho một nhóm người dùng.
Bước 2: Trong menu điều hướng của tài khoản, nhấp vào 'Quản lý người dùng' và sau đó nhấp vào 'Quản lý nhóm'.
Bước 3: Nhấp vào tên nhóm áp dụng từ danh sách.
Bước 4: Tiếp theo, nhấp vào tab 'Cuộc họp'.
Bước 5: Trong tùy chọn 'Đang họp (Nâng cao)', hãy nhấp vào nút chuyển đổi 'Phụ đề đã dịch' để bật hoặc tắt chúng dựa trên nhu cầu của nhóm. Như với các bước trước, bạn sẽ cần đảm bảo rằng "Phụ đề tự động" được bật cho bản dịch phụ đề.
Bước 6: Nhấp vào 'Bật' hoặc 'Tắt' trong hộp thoại xác minh xuất hiện bên cạnh xác nhận cài đặt của bạn. Lưu ý rằng nếu tùy chọn 'Bật' chuyển sang màu xám, điều này có nghĩa là tùy chọn này cần được bật ở cấp tài khoản trước khi bạn có thể làm như vậy cho một nhóm người dùng.
Lưu ý: Bạn cũng có thể nhấp vào 'Chỉnh sửa ngôn ngữ dịch' để chọn một cặp ngôn ngữ để sử dụng trong cuộc họp.
Tăng cường các cuộc họp Zoom với các công cụ phiên âm và dịch thuật
Nếu bạn không có tài khoản Zoom cao cấp cho các tính năng dịch trực tiếp, cách dễ nhất để dịch cuộc họp Zoom là phiên âm cuộc họp và dịch bản chép lời.
Các công cụ phiên âm không chỉ nâng cao trải nghiệm tổng thể khi sử dụng Zoom mà còn đảm bảo rằng các cuộc họp mang tính toàn diện và có thể truy cập được cho tất cả mọi người, bất kể ngôn ngữ mẹ đẻ của họ như các công cụ hàng đầu như phiên âm cuộc họp thu phóng .
Với Transkripto r, bạn có thể dễ dàng phiên âm các cuộc họp Zoom bằng ngôn ngữ gốc của chúng và sau đó dịch các bản ghi này sang nhiều ngôn ngữ, bao gồm tiếng Đức, tiếng Pháp, tiếng Ả Rập và tiếng Bồ Đào Nha. Bạn cũng có thể sử dụng công cụ này để chép lời cuộc họp trên Google Meet , phiên âm cuộc họp Microsoft Teams và phiên âm cuộc gọi Skype .
Sử dụng phiên âm cho hội nghị truyền hình
Có một số lợi ích khi sử dụng phiên âm cho hội nghị truyền hình. Chúng được mô tả chi tiết dưới đây.
Thu hẹp khoảng cách tham dự
Nếu bạn đã tham gia một cuộc họp, bạn sẽ biết rằng không phải mọi thành viên đều có thể có mặt, vì họ có thể có những ưu tiên khác hoặc có thể không có mặt. Tạo bản chép lời cho các cuộc họp của bạn đảm bảo rằng các thành viên không thể tham dự vẫn có thể được cung cấp bảng phân tích chi tiết về những gì đã được thảo luận, các mục tiêu được đặt ra và các mục hành động của từng thành viên thông qua bản chép lại cuộc họp .
Cải thiện sự tập trung và tương tác
Một lợi ích khác của việc sao chép các cuộc họp là chúng có thể giúp các thành viên trong nhóm tập trung vào nội dung cuộc họp tốt hơn, vì họ không phải lo lắng về việc ghi chú hoặc dịch vào lúc này. Hiểu rõ hơn về nội dung cũng đảm bảo rằng nhân viên có thể tham gia nhiều hơn và đóng góp vào cuộc thảo luận, làm cho nó toàn diện hơn.
Đảm bảo trách nhiệm giải trình
Khi các cuộc họp được phiên âm và mọi người tham gia được cung cấp bản ghi, các nhóm có thể đảm bảo rõ ràng hơn về vai trò và trách nhiệm của từng thành viên. Với những trách nhiệm này rõ ràng, việc giữ các thành viên chịu trách nhiệm về nhiệm vụ hoặc trách nhiệm của họ trở nên dễ dàng hơn.
Các công cụ phiên âm sử dụng nhận dạng giọng nói nâng cao trong phần mềm cộng tác để xác định và phiên âm mọi Word được nói trong cuộc họp và dịch nó sang các ngôn ngữ khác nhau. Hệ thống nhận dạng giọng nói càng tốt, bảng điểm sẽ càng chính xác, với lỗi tối thiểu trên văn bản. Tuy nhiên, một số công cụ gặp khó khăn khi phải đối mặt với biệt ngữ kỹ thuật cao hoặc điểm nhấn nặng.
Tích hợp các công cụ dịch thuật của bên thứ ba
Mặc dù Zoom cung cấp tính năng phiên âm tích hợp riêng, nhưng nhiều công cụ Zoom âm thanh thành văn bản của bên thứ ba khác nhau cũng có thể được cài đặt để phiên âm các cuộc họp của bạn bằng phụ đề trực tiếp. Một số công cụ này tận dụng sức mạnh của AI để tạo phụ đề trực tiếp một cách chính xác và bằng nhiều ngôn ngữ để mọi thành viên có thể tham gia thảo luận mà không gặp bất kỳ rào cản ngôn ngữ nào.
Một số công cụ phổ biến cung cấp các tính năng phiên âm và dịch thuật cho các cuộc họp Zoom , bao gồm Transkriptor, Otter.AI, Verbit, Interprefy, v.v. Như bạn có thể mong đợi, mỗi loại đều có những ưu điểm và nhược điểm hợp lý.
Lời khuyên thiết thực để dịch hiệu quả trên Zoom
Ngoài việc tuân theo một số phương pháp hay nhất có thể giúp tổ chức và phân phối ghi chú cuộc họp hiệu quả, bạn cũng có thể làm theo một số mẹo nhất định để đảm bảo bản dịch hiệu quả và chính xác trên Zoom. Một số trong số này bao gồm:
Đảm bảo mọi nhân viên đều được cung cấp hoặc sử dụng micrô chất lượng cao để đảm bảo giọng nói của họ đủ rõ ràng để công cụ chuyển giọng nói thành văn bản để phiên âm.
Điều chỉnh tốc độ bài phát biểu của bạn để đảm bảo nó không quá nhanh hoặc chậm để có bản ghi và bản dịch chính xác nhất.
Cấu trúc cuộc họp của bạn theo cách giúp người dự dễ dàng truy cập và hiểu rõ bản ghi sau khi kết thúc.
Đảm bảo nghi thức họp thích hợp ngay từ đầu, chẳng hạn như đảm bảo không ai ngắt lời người nói khác và họ chờ họ được gọi để nói. Điều này giúp đảm bảo không có sự chồng chéo trong bảng điểm, điều này thường có thể dẫn đến các tuyên bố được ghi lại không chính xác.
Ngoài ra, có một vài điều bạn có thể làm để chuẩn bị cho các cuộc họp với những người tham gia từ các nền tảng ngôn ngữ khác nhau. Chúng bao gồm:
Đảm bảo sử dụng ngôn ngữ đơn giản và rõ ràng và tránh bất kỳ thuật ngữ kỹ thuật nào trừ khi nó thực sự cần thiết.
Trước khi cuộc họp bắt đầu, hãy thiết lập một danh sách các quy tắc nghi thức để đảm bảo rằng mọi cá nhân đều có thời gian và không gian để tham gia.
Thu thập phản hồi từ mọi thành viên sau cuộc họp để giúp cải thiện chất lượng và tính toàn diện của các cuộc họp của bạn theo thời gian.
Nhận dạng giọng nói trong phần mềm cộng tác để dịch thuật
Phần mềm nhận dạng giọng nói sử dụng trí tuệ nhân tạo tiên tiến và các mô hình học máy để xác định các từ trên một loạt các ngôn ngữ và phương ngữ khác nhau. Điều này cho phép họ phiên âm các cuộc họp một cách chính xác, vì vậy mọi thành viên trong nhóm của bạn đều ở trên cùng một trang về nội dung của cuộc thảo luận.
Công cụ dịch giọng nói thành văn bản
Như đã đề cập ở trên, một số công cụ khác nhau có thể được sử dụng để phiên âm và dịch các cuộc họp Zoom . Transkriptor là một công cụ chuyển đổi âm thanh sang văn bản cho phép bạn tải lên hoặc thêm các tệp âm thanh và video từ nhiều nguồn để phiên âm chính xác chúng trong vài giây. Nó sử dụng AI để xác định ngay cả những từ và cụm từ phức tạp nhất, vì vậy bạn phải dành thời gian tối thiểu để chỉnh sửa bản ghi vào cuối cuộc họp. Điều này, đến lượt nó, cho phép bạn tối đa hóa năng suất sau cuộc họp của mình.
Một số lợi thế của việc sử dụng phần mềm nhận dạng giọng nói bao gồm:
Nó giúp tăng khả năng tiếp cận bằng cách dịch bảng điểm sang nhiều ngôn ngữ khác nhau. Do đó, các nhóm đa dạng về ngôn ngữ giúp cộng tác trong các dự án dễ dàng hơn mà không gặp bất kỳ rào cản nào.
Nhận dạng giọng nói chính xác cũng có thể giúp tạo ra văn hóa hợp tác và tin tưởng trong một nhóm, đặc biệt là khi một số nhân viên làm việc từ xa.
Nó có thể giúp các tổ chức xây dựng nền tảng cho sự hợp tác toàn cầu lớn hơn.
Mặt khác, đây là một số nhược điểm của việc sử dụng phần mềm nhận dạng giọng nói:
Môi trường ồn ào có thể khiến phần mềm nhận dạng giọng nói khó phiên âm chính xác những gì được nói trong cuộc họp.
Chuyển giọng nói thành văn bản cho công việc từ xa: Hợp lý hóa giao tiếp
Các tính năng chuyển giọng nói thành văn bản có thể cải thiện đáng kể giao tiếp và hợp lý hóa việc cộng tác trong các nhóm từ xa. Chúng cho phép những người làm việc từ các địa điểm khác nhau đóng góp vào các cuộc thảo luận cùng một lúc. Với kết nối internet tốc độ cao, đáng tin cậy và công cụ phiên âm chất lượng cao, bạn có thể đảm bảo rằng các cuộc họp của mình vẫn năng suất và hiệu quả.
Tạo ghi chú cuộc họp trong các ứng dụng năng suất
Một số ứng dụng cũng cho phép bạn tạo ghi chú cuộc họp để làm nổi bật các phần quan trọng hoặc liệt kê các điểm chính hoặc mục hành động. Transkriptor, ví dụ, cho phép bạn thêm ghi chú và chỉnh sửa bảng điểm để thêm các chi tiết quan trọng mà mọi thành viên trong nhóm có thể truy cập trong thời gian thực. Thêm bot AI cũng đảm bảo rằng nhóm của bạn có thể ngay lập tức làm rõ mọi nghi ngờ và không để chúng sau này.
Dưới đây là một số phương pháp hay nhất chính có thể giúp bạn chia sẻ và sắp xếp các ghi chú cuộc họp đã dịch:
Tổ chức và chia sẻ ghi chú cuộc họp ngay sau khi cuộc họp kết thúc để đảm bảo rõ ràng và duy trì hơn. Bạn càng mất nhiều thời gian để chia sẻ ghi chú hoặc biên bản cuộc họp sau cuộc họp, khả năng nhầm lẫn càng lớn.
Luôn sử dụng công cụ phiên âm chất lượng cao có thể tạo bản chép lời chính xác và chia sẻ chúng ngay lập tức. Một số công cụ nhất định cho phép bạn chỉnh sửa bảng điểm và tìm kiếm thông tin cụ thể bên trong chúng, khiến chúng trở nên lý tưởng cho các nhóm lớn hơn.
Luôn đảm bảo rằng một bản tóm tắt các điểm chính được thảo luận trong cuộc họp được thêm vào cuối ghi chú. Điều này đảm bảo mọi người hiểu những gì đã được thảo luận và bất kỳ quyết định nào đã được đưa ra.
Sử dụng Transkriptor cho các cuộc họp Zoom
Transkriptor cung cấp trải nghiệm phiên âm liền mạch cho các cuộc họp Zoom , có thể chứa nhiều ngôn ngữ. Đây là cách bạn có thể sử dụng nó:
Tải xuống bản ghi âm thanh hoặc video từ Zoom sau cuộc họp.
Đăng nhập vào tài khoản Transkriptor của bạn.
Tải tệp lên bảng điều khiển Transkriptor . Transkriptor sẽ tự động xử lý và phiên âm nội dung bằng ngôn ngữ gốc và cũng có thể dịch nội dung đó sang nhiều ngôn ngữ khác nhau, đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong nhóm đều có thể truy cập nội dung cuộc họp.
Các tính năng độc đáo của Transkriptor:
Bạn cũng có thể tải xuống và chia sẻ bản ghi mà Transkriptor cung cấp và sử dụng chatbot AI để tìm câu trả lời cho bất kỳ câu hỏi nào bạn có thể có về cuộc thảo luận,
Hỗ trợ 100+ ngôn ngữ để phiên âm và dịch liền mạch,
Hỗ trợ tích hợp với Dropbox, Google Drivevà OneDrive để tải tệp lên dễ dàng,
Cung cấp khả năng tạo phụ đề, tăng cường khả năng tiếp cận cho video và phá vỡ hơn nữa rào cản ngôn ngữ.
Bằng cách sử dụng Transkriptor, các nhóm có thể thúc đẩy một môi trường hòa nhập hơn, nơi ngôn ngữ không còn là rào cản đối với giao tiếp và cộng tác hiệu quả.
Kết thúc
Các bản dịch về Zoom trở nên cực kỳ quan trọng khi giao dịch với các nhóm từ xa có sự đa dạng ngôn ngữ trên phạm vi rộng. Tạo ra một môi trường hòa nhập và bình đẳng giúp đảm bảo rằng các cuộc họp này hiệu quả và năng suất nhất có thể, và một trong những cách tốt nhất để làm điều này là cho phép dịch trên Zoom.
Tuy nhiên, cách tiếp cận này có những nhược điểm nhất định, đó là lý do tại sao nó có thể giúp sử dụng công cụ của bên thứ ba để phiên âm các cuộc họp của bạn. Mặc dù Zoom cung cấp các tính năng dịch thuật tích hợp sẵn, các công cụ như Transkriptor cung cấp các lợi ích bổ sung, chẳng hạn như độ chính xác nâng cao và hỗ trợ đa ngôn ngữ. Dùng thử Transkriptor ngay hôm nay để trải nghiệm phiên âm và dịch liền mạch cho các cuộc họp từ xa của bạn!
