उदाहरण के लिए, Transkriptor जैसे AI ट्रांसक्रिप्शन टूल मीटिंग रिकॉर्डिंग को लिखित टेक्स्ट में परिवर्तित करने को स्वचालित कर सकते हैं। वे मीटिंग को कार्रवाई आइटम और मुख्य बिंदुओं के साथ सारांशित करने में भी आपकी मदद कर सकते हैं। फिर आप उन्हें किसी ऐसे व्यक्ति के साथ साझा कर सकते हैं WHO सत्र में शामिल नहीं हो सके।
इस गाइड में, हम आपको पांच प्रमुख रणनीतियों के बारे में बताएंगे जो आपको मीटिंग लागत बचाने और अधिक कुशल मीटिंग चलाने में मदद करेंगी:
1 स्वचालित मीटिंग नोट्स के लिए Transkriptor जैसे उत्तोलन ट्रांसक्रिप्शन उपकरण
मीटिंग सहायकों AI, ऑनलाइन मीटिंग रिकॉर्ड करने में आपकी सहायता के लिए कॉल ट्रांसक्रिप्शन सॉफ़्टवेयर का उपयोग करें। वे एवरनोट और वीडियो के साथ ऑडियो भी ट्रांसक्रिप्ट कर सकते हैं और बाद में उपयोग के लिए ट्रांसक्रिप्ट को सहेज सकते हैं। चल रही बैठकों के दौरान मैन्युअल नोट्स लेने के बजाय, Transkriptor जैसे AI ट्रांसक्रिप्शन टूल प्रक्रिया को स्वचालित करने में आपकी सहायता कर सकते हैं।
ऑडियो-टू-टेक्स्ट टूल बोले गए शब्दों को टेक्स्ट में रिकॉर्ड और ट्रांसक्रिप्ट कर सकता है। चूंकि प्रत्येक मीटिंग में मैन्युअल नोट लेने वाले को असाइन करने की कोई आवश्यकता नहीं है, इसलिए आप सटीक ट्रांसक्रिप्शन टूल के साथ मीटिंग लागत को कम कर सकते हैं।
AI उपकरण कार्यस्थल संचार को बदल रहे हैं और उत्पादकता में सुधार कर रहे हैं। उदाहरण के लिए, फोर्ब्स का यह लेख इस बात पर प्रकाश डालता है कि कैसे स्वचालन उपकरण बैठकों को स्थानांतरित करने और सारांशित करने के लिए आवश्यक प्रयास को कम कर रहे हैं, टीम दक्षता और सहयोग को बढ़ा रहे हैं।
यदि आप अक्सर अपने कार्यस्थल में बैठकों में भाग लेते हैं या होस्ट करते हैं, तो यहां दो लोकप्रिय AI ट्रांसक्रिप्शन टूल हैं।
Transkriptor
Transkriptor Google Meet, MS Teams और Zoomके लिए एक विश्वसनीय और सुविधा संपन्न AI वर्चुअल मीटिंग ट्रांसक्रिप्शन टूल है। आप Google Calendar और Outlook कैलेंडर को Transkriptor से कनेक्ट कर सकते हैं ताकि मीटिंग बॉट स्वचालित रूप से शेड्यूल की गई मीटिंग्स में शामिल हो सके।
Transkriptor टीम के सदस्यों के साथ डाउनलोड या साझा करने के लिए मीटिंग ट्रांसक्रिप्शन सारांश और कार्रवाई आइटम भी उत्पन्न कर सकते हैं। यह 99% सटीक है और वैश्विक टीमों की जरूरतों को पूरा करने के लिए 100 से अधिक ट्रांसक्रिप्शन और अनुवाद भाषाओं का समर्थन करता है।
Otter.AI
Otter.AI एक और AI ऑडियो-टू-टेक्स्ट टूल है जो कर सकता है ज़ूम मीटिंग्स को रिकॉर्ड और ट्रांसक्रिप्ट करें . OtterPilot ऑनलाइन Zoom, Google Meetया Microsoft teams मीटिंग में शामिल हो सकते हैं और बोले गए शब्दों को टेक्स्ट में बदल सकते हैं।
जबकि Otter.AI बैठकों को ट्रांसक्रिप्ट करने का एक अच्छा काम करता है, स्पीच-टू-टेक्स्ट टूल की सटीकता केवल 85% है। इसका मतलब है कि आपको लिखित फ़ाइल को संपादित करने में अधिक समय बिताना होगा।
Otter.AI में सुधार के लिए एक अन्य क्षेत्र यह है कि AI नोट लेने वाला उपकरण अंग्रेजी तक सीमित है। इसलिए, यह बहुभाषी उपयोगकर्ताओं के अनुरूप नहीं हो सकता है।
2 यात्रा खर्च में कटौती के लिए वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग का उपयोग करें
रिमोट और हाइब्रिड कंपनियों में वीडियो मीटिंग अब सामान्य बात हो गई है। ऐसा इसलिए है क्योंकि वे यात्रा और अन्य खर्चों की आवश्यकता को कम करने में मदद करते हैं।
वीडियो कॉन्फ़्रेंसिंग उपकरण आपके कैलेंडर में दूरस्थ मीटिंग्स को शीघ्रता से शेड्यूल करने और जोड़ने में आपकी मदद कर सकते हैं. ऑडियो-टू-टेक्स्ट टूल भी लागत कम कर सकते हैं और लचीले शेड्यूलिंग की अनुमति दे सकते हैं।
Zoom
Zoom एक लोकप्रिय वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग ऐप है। आपको बस इतना करना है कि सहभागियों के साथ Zoom मीटिंग लिंक साझा करें। आप आश्वस्त महसूस कर सकते हैं कि हर कोई जल्दी से कॉल में शामिल हो सकता है।
यह अत्यधिक विश्वसनीय है और कमजोर इंटरनेट कनेक्शन के साथ भी आपके वीडियो को चालू रखेगा। Zoom एक व्हाइटबोर्ड भी प्रदान करता है जो वर्चुअल बोर्ड को चिपचिपे नोट्स, छवियों और आरेखों से जल्दी भर देता है।
Microsoft teams
Microsoft teams बाजार की कुछ सबसे मजबूत वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग सुविधाएँ और टीम चैट प्रसाद प्रदान करता है। व्हाइटबोर्ड सुविधा उत्कृष्ट है: आप फ्रीहैंड आकर्षित कर सकते हैं, और कार्यक्रम चीजों को सुचारू कर देगा।
यह सुविधा चलते-फिरते नोट्स लेना और चीजों को आरेखित करना आसान बनाती है। यह मीटिंग से सभी चैट को सहेजता है और टीम चैट ऐप में सहेजा जाता है ताकि आप इसे भविष्य के संदर्भ के लिए सहेज सकें।
Google Meet
Google मीट की सबसे अच्छी विशेषताओं में से एक Google वर्कस्पेस ऐप्स के साथ इसका गहरा एकीकरण है। यदि आप Google Calendarमें कोई मीटिंग बनाते हैं, तो आपको एक मीट लिंक प्राप्त होगा, जिसमें शामिल होने के लिए सभी सहभागी क्लिक कर सकते हैं.
मीट एक लोकप्रिय Zoom विकल्प है जो ब्राउज़र में चलता है, ऐप में नहीं, जो एक प्लस है। अंग्रेज़ी में कैप्शन अच्छी तरह से काम करते हैं, लेकिन Meet यह पता नहीं लगा सकता कि प्रतिभागी दूसरी भाषाएं कब बोलते हैं.
3 संरचित एजेंडा के साथ छोटी, अधिक कुशल बैठकें लागू करें
बैठकें प्रभावी सहयोग की रीढ़ हैं, लेकिन लंबी और अक्षम बैठकें पैसा, समय और प्रयास बर्बाद कर सकती हैं; व्यवधानों को कम करने के लिए उचित वर्चुअल मीटिंग शिष्टाचार पर विचार करें। यही वह जगह है जहां एक अच्छी तरह से तैयार की गई बैठक का एजेंडा तस्वीर में आता है। यह आपको टीम के लिए स्पष्ट अपेक्षाएं निर्धारित करने देता है। आप केवल आवश्यक चर्चाओं पर ध्यान केंद्रित करके बैठक की लंबाई भी कम कर सकते हैं।
बैठक में वे क्या चर्चा करेंगे, इसकी प्रतिभागियों की समझ बेहतर तैयारी की अनुमति देती है। यह अनुत्पादक चर्चाओं पर खर्च किए गए समय को भी समाप्त करता है। अच्छी तरह से संरचित एजेंडा आपको लचीलेपन और संरचना के बीच सही संतुलन बनाने में मदद करते हैं। छोटी और अधिक कुशल बैठकों को लागू करने के लिए यहां कुछ युक्तियां दी गई हैं:
- पूर्व-निर्धारित एजेंडा का उपयोग करें: एक पूर्व-निर्धारित बैठक एजेंडा एक खाका की तरह काम करेगा इस खाके के साथ, आपकी बैठक समय पर और सही दिशा में पूरी हो सकती है एक विचारशील एजेंडे को चर्चा के बिंदुओं का अवलोकन प्रदान करना चाहिए यह ओवररनिंग को रोकने के लिए प्रत्येक विषय के लिए एक समयरेखा स्थापित करता है।
- प्रत्येक चर्चा बिंदु के लिए समय सीमा आवंटित करें: आपको मीटिंग के प्रारंभ और समाप्ति समय को परिभाषित करना चाहिए और प्रत्येक विषय के लिए एक समय सीमा आवंटित करनी चाहिए एक अच्छी तरह से तैयार की गई मीटिंग एजेंडा को प्रतिभागियों के समय का सम्मान करना चाहिए और शुरू से अंत तक फोकस बनाए रखने में मदद करनी चाहिए।
- ओवररन से बचने के लिए शेड्यूल पर टिके रहें: याद रखें कि खचाखच भरी बैठक में ओवररन सगाई का दुश्मन है सब कुछ संक्षिप्त रखना सुनिश्चित करें हालांकि एक रोमांचक विषय पर चर्चा जारी रखना आकर्षक हो सकता है, बैठक की लागत को कम करने और समय बचाने के लिए शेड्यूल से चिपके रहना आवश्यक है।
4 समय और संसाधन बचाने के लिए उपस्थित लोगों की संख्या कम करें
आपको टीम के सदस्यों को उन बैठकों में शामिल करके उनका समय बर्बाद करने से बचना चाहिए जिनमें उन्हें भाग लेने की आवश्यकता नहीं है। बहुत से प्रतिभागी चर्चाओं को और अधिक चुनौतीपूर्ण बनाते हैं।
एक सामान्य अंगूठे के नियम के रूप में, उन प्रतिभागियों को आमंत्रित करना बेहतर होता है जिनका इनपुट लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए आवश्यक है। कम प्रतिभागियों का मतलब है कि मेजबान को समन्वय पर कम समय बर्बाद करना होगा, और कम रुकावटें होंगी।
बैठक में उपस्थित लोगों की संख्या कम करने से प्रमुख निर्णय निर्माताओं को उच्च प्राथमिकता वाले कार्यों पर ध्यान केंद्रित करने और प्रासंगिक विषयों या प्रश्नों पर ध्यान केंद्रित करने में मदद मिलेगी।
- केवल आवश्यक हितधारकों को आमंत्रित करें: बैठक में उपस्थित लोगों की संख्या को कम करने का एक तरीका केवल आवश्यक हितधारकों को आमंत्रित करना है इसमें महत्वपूर्ण निर्णय निर्माता, योगदानकर्ता, या कोई अन्य व्यक्ति शामिल है WHO बैठक के आउटपुट को प्रभावित करेगा।
- गैर-सहभागियों को अद्यतन करने के लिए मीटिंग सारांश का उपयोग करें: आप उनके साथ मीटिंग सारांश साझा कर सकते हैं, भले ही आप सभी को मीटिंग में आमंत्रित नहीं कर रहे हों यह सुनिश्चित करेगा कि सभी के पास महत्वपूर्ण जानकारी और चर्चाओं तक पहुंच हो।
Transkriptor की AI सारांश स्वचालित रूप से एक मीटिंग सारांश जनरेट कर सकते हैं. इसमें मीटिंग ट्रांसक्रिप्ट से कार्रवाई योग्य अंतर्दृष्टि और प्रमुख टेकअवे शामिल होंगे। आप सारांश को किसी के साथ साझा कर सकते हैं WHO मीटिंग में शामिल नहीं हो सके ताकि वे लूप में रह सकें।
5 अनुवर्ती कार्रवाई के लिए कार्य और परियोजना प्रबंधन उपकरणों का उपयोग करें
फॉलो-अप मीटिंग को सार्थक बनाने के सर्वोत्तम तरीकों में से एक है। कार्य और परियोजना प्रबंधन सॉफ़्टवेयर जैसे Asana, Trelloऔर monday.com आपको कार्य असाइनमेंट को सुव्यवस्थित करने और प्रगति को ट्रैक करने में मदद कर सकते हैं, जिससे उपस्थित लोगों के साथ मैन्युअल रूप से अनुवर्ती कार्रवाई करने की आवश्यकता कम हो जाती है।
कार्य और परियोजना प्रबंधन उपकरणों का उपयोग करने से जवाबदेही में भी सुधार होता है। यह सुनिश्चित करता है कि हर कोई आगे की बैठकों के बिना असाइन किए गए कार्रवाई आइटम को पूरा करता है। फॉलो-अप से संबंधित मीटिंग लागत को कम करने के लिए यहां कुछ मुफ्त और सशुल्क कार्य और परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर दिए गए हैं:
Asana
Asana एक आधुनिक परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर है जो कई परियोजना प्रबंधन शैलियों का समर्थन करता है। यह आपको इस बात पर पूर्ण नियंत्रण देता है कि आप काम की कल्पना और आयोजन कैसे करते हैं। आप कई अंतर्निहित सुविधाएँ भी पा सकते हैं जो सहयोग करना आसान बनाती हैं।
उदाहरण के लिए, यह आपको सहज और अच्छी तरह से डिज़ाइन किए गए इंटरफ़ेस का उपयोग करके व्यक्तियों को कार्य सौंपने देता है। इन-ऐप डायरेक्ट मैसेजिंग आपको फाइलें संलग्न करने, अन्य परियोजनाओं को टैग करने और वीडियो संदेश रिकॉर्ड करने की अनुमति देता है।
Trello
Trello कानबन बोर्डों का उपयोग करके परियोजनाओं को व्यवस्थित करने का एक सरल दृश्य तरीका प्रदान करता है। इसका उपयोग करना आसान है और इसमें सीखने की अवस्था तेज नहीं है। सरल ड्रैग-एंड-ड्रॉप इंटरफ़ेस के लिए धन्यवाद, आप और आपकी टीम टूल का कुशलतापूर्वक उपयोग कर सकते हैं।
कार्ड या कार्यों में नियत तिथियां, अनुलग्नक, चित्र, टिप्पणियां, कस्टम फ़ील्ड और चेकलिस्ट शामिल हैं। एक बार जब टीम के सदस्य कार्य पूरा कर लेते हैं, तो वे कार्डों को उपयुक्त सूची में खींच सकते हैं।
monday.com
monday.com एक अन्य परियोजना प्रबंधन ऐप है जो आपको एक ही स्थान पर सभी परियोजनाओं की कल्पना करने की अनुमति देता है। यह अत्यधिक अनुकूलन योग्य है और आपको एक आकर्षक इंटरफ़ेस पर डेटा और मीट्रिक एकत्र करने में मदद करता है।
जबकि monday.com कई अनुकूलन विकल्प प्रदान करता है, कुछ उन्नत सुविधाएँ और दृश्य केवल उच्च मूल्य स्तरों में उपलब्ध हैं।
समाप्ति
बैठकें कार्यशालाओं की तरह होती हैं जहां टीम के सदस्य प्रबंधकों के लिए सहयोग रणनीतियों का उपयोग करके सर्वोत्तम विचारों को आकार देने के लिए एक साथ आ सकते हैं। हालाँकि, मीटिंग्स शेड्यूल करने और होस्ट करने के लिए बहुत समय और संसाधनों की आवश्यकता होती है। व्यवसायों को यह सुनिश्चित करने के लिए बैठकों की अच्छी तरह से मेजबानी करनी चाहिए कि उनके मुनाफे को बनाए रखा जाए, और ऑनलाइन दृश्यता के लिए प्रतिलेखन सेवाओं एसईओ लाभों पर विचार करें।
सौभाग्य से, कई AI उपकरण समय लेने वाली और थकाऊ कार्यों को स्वचालित कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, डेवलपर्स वाक्-से-पाठ टूल का उपयोग करके बैठकों को स्थानांतरित कर सकते हैं। वे दूरस्थ बैठकों को शेड्यूल करने और होस्ट करने के लिए Zoom या Google Meet जैसे लोकप्रिय वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग टूल का भी उपयोग कर सकते हैं।
किसी सहभागी को मीटिंग मिनट लेने के लिए कहने के बजाय, आप विश्वसनीय AI उपकरण जोड़ सकते हैं जैसे स्वचालित ट्रांसक्रिप्शन सॉफ़्टवेयर . उदाहरण के लिए, Transkriptor वाक् को पाठ में कनवर्ट कर सकते हैं और लागत कम करने के लिए स्वचालित मीटिंग नोट्स प्रदान कर सकते हैं. ये AI उपकरण बैठक की लागत को कम करने और हर सत्र को सार्थक बनाने में मदद करेंगे।
