Για να σας δώσω μια εικόνα και να δείξω τη δύναμη αυτής της υπηρεσίας, απαντώ στην ερώτηση, γιατί είναι σημαντική η μεταγραφή συνεντεύξεων παρακάτω.
Οφέλη από την απομαγνητοφώνηση συνεντεύξεων
Πέρα από τη γραπτή καταγραφή της συνέντευξης, μια μεταγραφή ήχου σε κείμενο είναι ιδιαίτερα χρήσιμη και προσφέρει άλλα οφέλη, όπως βελτιωμένη προσβασιμότητα, βελτιωμένη επικοινωνία και καλύτερη ανάλυση. Αυτή η διαδικασία μπορεί επίσης να εφαρμοστεί σε παρουσιάσεις, όπου η μετατροπή ήχου σε κείμενο στο PowerPoint μπορεί να ενισχύσει την αποτελεσματικότητα του περιεχομένου σας.
Ακριβής τήρηση αρχείων
Στην απλούστερη μορφή της, μια υπηρεσία μεταγραφής ήχου σας δίνει ένα γραπτό αρχείο μιας συνέντευξης. Αυτό το αρχείο κειμένου μπορεί να αρχειοθετηθεί και να αποθηκευτεί στην εταιρεία σας ή στα προσωπικά σας αρχεία και δεν θα εξαφανιστεί ποτέ. Είναι πάντα εκεί και μπορεί πάντα να παραπεμφθεί σε περίπτωση διαφορών ή στην ανάγκη για περαιτέρω ανάλυση.
Τα αρχεία μεταγραφής σάς επιτρέπουν να δημιουργείτε ακριβή αρχεία συνεντεύξεων και σημειώσεων συναντήσεων αντί να βασίζεστε απλώς στη μνήμη ή σε βιαστικά γραπτές σημειώσεις.
Για περαιτέρω ανάλυση και έρευνα
Οι συνεντεύξεις έχουν συνήθως περιορισμένο χρονικό πλαίσιο. Μπορεί να έχετε μια συσσώρευση συνεντεύξεων για να ολοκληρώσετε σε μια μέρα, για παράδειγμα, ή μπορεί να μην έχετε το χρόνο για μακρές συναντήσεις. Είτε έτσι είτε αλλιώς, είναι συνήθως σύντομες και υπάρχει μόνο μια περιορισμένη ποσότητα λεπτομερειών που μπορείτε να εξαγάγετε από αυτές καθώς ξεδιπλώνονται.
Χρησιμοποιώντας μια υπηρεσία μεταγραφής, μπορείτε να αφιερώσετε χρόνο στη συνέχεια για να εκτελέσετε εκτεταμένη έρευνα και ανάλυση σχετικά με τη συνέντευξη. Το απομαγνητοφωνημένο αρχείο κειμένου μπορεί να χρησιμοποιηθεί επ 'αόριστον και μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να ωφελήσετε τη διαδικασία συνέντευξης και τη λήψη αποφάσεων χωρίς χρονικούς περιορισμούς.
Βελτίωση της προσβασιμότητας και της κοινής χρήσης
Πώς μοιράζεστε αυτό που συνέβη σε μια συνέντευξη με κάποιον άλλο; Πρέπει να χρησιμοποιήσετε τη μνήμη σας για να θυμηθείτε τι συνέβη και να τους πείτε προφορικά. Αυτή δεν είναι μια ακριβώς ισχυρή μορφή κοινής χρήσης και μπορεί να είναι αναξιόπιστη εάν έχει περάσει ο χρόνος και η μνήμη σας έχει γίνει λίγο ομιχλώδης.
Η χρήση μιας υπηρεσίας μεταγραφής ήχου το αναιρεί αυτό και κάνει την προσβασιμότητα και την ανταλλαγή συνεντεύξεων απείρως καλύτερη. Αντί να προσπαθείτε να αγγίξετε τα βάθη της μνήμης σας για να θυμηθείτε τι συνέβη, μπορείτε απλά να στείλετε το μεταγραμμένο έγγραφο κειμένου σε άτομα που το χρειάζονται!
Για τη μείωση των παρερμηνειών και των σφαλμάτων
Η ατμόσφαιρα κατά τη διάρκεια μιας συνέντευξης είναι συχνά τεταμένη με υψηλά επίπεδα πίεσης και αυτό μπορεί να οδηγήσει σε παρερμηνεία πληροφοριών. Κατά τη διάρκεια της συνέντευξης, θα μπορούσατε να παρεξηγήσετε τι είπε κάποιος ή να χάσετε εντελώς κάτι σημαντικό που συνέβαλε.
Λάθη όπως αυτό μπορεί να είναι δαπανηρά και θα μπορούσαν να οδηγήσουν σε λανθασμένες εντυπώσεις από τη συνέντευξη. Χρησιμοποιώντας μια υπηρεσία μεταγραφής ήχου σε κείμενο, τίποτα δεν χάνεται ή παρερμηνεύεται. Έχετε ένα γραπτό αρχείο για το τι ακριβώς ειπώθηκε.
Στη συνέχεια, μπορείτε να το αναλύσετε για να διακρίνετε ακριβώς πώς εκτυλίχθηκε η συνέντευξη και αν υπήρχαν πράγματα που δεν αντιληφθήκατε, αυτό θα μπορούσε να είναι σημαντικό. Σημαίνει επίσης ότι έχετε αδιάσειστες αποδείξεις εάν κάποιος εμπλεκόμενος προσπάθησε να αμφισβητήσει κάτι που ειπώθηκε κατά τη διάρκεια της συνέντευξης.
Για βελτιωμένη επικοινωνία κατά τη διάρκεια της συνέντευξης
Έχετε βρεθεί ποτέ σε μια συνέντευξη όπου ο ερευνητής σταματούσε συνεχώς για να κρατήσει σημειώσεις; Έχω διαπιστώσει ότι αυτό μπορεί να προκαλέσει αναστάτωση και να σπάσει τη ροή της συνέντευξης. Μπορεί επίσης να ασκήσει περιττή πίεση στο άτομο που παίρνει συνέντευξη, καθώς μπορεί να βρεθεί να αναρωτιέται τι ακριβώς γράφει ο ερευνητής!
Με την καταγραφή και τη μεταγραφή συνεντεύξεων, δεν υπάρχει ανάγκη για χειροκίνητη λήψη σημειώσεων. Αυτό επιτρέπει την καλύτερη επικοινωνία κατά τη διάρκεια της συνέντευξης και επιτρέπει να ρέει πιο φυσικά. Τόσο ο ερευνητής όσο και ο συνεντευξιαζόμενος μπορούν να επικεντρωθούν σε αυτό που λέγεται και να πάρουν αξία από τη συνέντευξη σε αντίθεση με το να απορροφηθούν από τη λήψη σημειώσεων.
Πράγματα που πρέπει να θυμάστε κατά τη μεταγραφή συνεντεύξεων
Οι υπηρεσίες μεταγραφής ήχου πρέπει πάντα να χρησιμοποιούνται προσεκτικά και με προσχεδιασμό. Τα πράγματα που πρέπει να θυμάστε περιλαμβάνουν:
- Η μεταγραφή ήχου πρέπει να συμμορφώνεται με την τοπική νομοθεσία.
- Πρέπει να λάβετε τη συγκατάθεση όλων των εμπλεκόμενων μερών για την καταγραφή της συνέντευξης.
- Τα γραπτά αρχεία της συνέντευξης πρέπει να συμμορφώνονται με τους τοπικούς νόμους περί προστασίας δεδομένων .
Πρώτον, πρέπει να είστε νομικά σε θέση να μεταγράψετε τη συνέντευξη και ανάλογα με την περιοχή σας θα μπορούσαν να υπάρχουν νόμοι περί απορρήτου που να το αποτρέπουν. Δεύτερον, εάν είναι νομικά εντάξει, είναι ηθικό (και συχνά νομική απαίτηση) να ενημερώσετε όλα τα εμπλεκόμενα μέρη και να λάβετε τη συγκατάθεσή τους για την καταγραφή της συνάντησης.
Τέλος, κάθε έγγραφο που δημιουργείτε από τη συνέντευξη πρέπει να συμμορφώνεται με τους νόμους περί προστασίας δεδομένων. Αυτό περιλαμβάνει πράγματα όπως σωστή αποθήκευση, κοινή χρήση πληροφοριών και μέτρα ασφαλείας για την προστασία του απορρήτου του ατόμου.
Αξιοποιήστε στο έπακρο τις συνεντεύξεις σας με μια υπηρεσία μεταγραφής ήχου
Όπως μπορείτε να δείτε, η μεταγραφή μιας συνέντευξης μπορεί να είναι ανεκτίμητη και μπορείτε να πάρετε πολύ περισσότερα από τη διαδικασία. Επιτρέπει μια σαφέστερη κατανόηση του τι συνέβη, μειώνει την πιθανότητα να χαθούν σημαντικές πληροφορίες και μπορεί επίσης να βελτιώσει την επικοινωνία κατά τη διάρκεια της ίδιας της συνέντευξης.
