Ví dụ: AI các công cụ phiên âm như Transkriptor có thể tự động chuyển đổi bản ghi cuộc họp thành văn bản viết. Họ cũng có thể giúp bạn tóm tắt cuộc họp với các mục hành động và điểm chính. Sau đó, bạn có thể chia sẻ chúng với người WHO không thể tham dự phiên họp.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn năm chiến lược chính sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí cuộc họp và tổ chức các cuộc họp hiệu quả hơn:
1 Tận dụng các công cụ phiên âm như Transkriptor cho ghi chú cuộc họp tự động
AI trợ lý cuộc họp, hãy sử dụng phần mềm phiên âm cuộc gọi để giúp bạn ghi lại các cuộc họp trực tuyến. Họ cũng có thể phiên âm âm thanh với Evernote và video và lưu bản ghi để sử dụng sau này. Thay vì ghi chú thủ công trong các cuộc họp đang diễn ra, AI các công cụ phiên âm như Transkriptor có thể giúp bạn tự động hóa quy trình.
Công cụ chuyển âm thanh thành văn bản có thể ghi lại và phiên âm các từ đã nói thành văn bản. Vì không cần chỉ định người ghi chú thủ công cho mỗi cuộc họp, bạn có thể giảm chi phí cuộc họp bằng các công cụ phiên âm chính xác.
Các công cụ AI đang thay đổi giao tiếp tại nơi làm việc và cải thiện năng suất cuộc họp. Ví dụ: bài viết này của Forbes nêu bật cách các công cụ tự động hóa đang giảm nỗ lực cần thiết để phiên âm và tóm tắt các cuộc họp, nâng cao hiệu quả và cộng tác của nhóm.
Nếu bạn thường xuyên tham dự hoặc tổ chức các cuộc họp tại nơi làm việc của mình, đây là hai công cụ phiên âm AI phổ biến.
Transkriptor
Transkriptor là một công cụ phiên âm cuộc họp ảo AI đáng tin cậy và giàu tính năng dành cho Google Meet, MS Teams và Zoom. Bạn có thể kết nối Google Calendar và Outlook Lịch với Transkriptor để bot cuộc họp có thể tự động tham gia các cuộc họp đã lên lịch.
Transkriptor cũng có thể tạo tóm tắt phiên âm cuộc họp và các mục hành động để tải xuống hoặc chia sẻ với các thành viên trong nhóm. Nó chính xác 99% và hỗ trợ hơn 100 ngôn ngữ phiên âm và dịch thuật để đáp ứng nhu cầu của các nhóm toàn cầu.
Otter.AI
Otter.AI là một công cụ chuyển âm thanh thành văn bản AI khác có thể ghi lại và phiên âm các cuộc họp Zoom . OtterPilot có thể tham gia các cuộc họp Zoom, Google Meethoặc Microsoft teams trực tuyến và chuyển đổi lời nói thành văn bản.
Mặc dù Otter.AI đã thực hiện tốt công việc phiên âm các cuộc họp, nhưng độ chính xác của công cụ chuyển giọng nói thành văn bản chỉ là 85%. Điều này có nghĩa là bạn sẽ phải dành nhiều thời gian để chỉnh sửa tệp đã phiên âm.
Một lĩnh vực khác để cải thiện Otter.AI là công cụ ghi chú AI chỉ giới hạn ở tiếng Anh. Do đó, nó có thể không phù hợp với người dùng đa ngôn ngữ.
2 Sử dụng hội nghị truyền hình để cắt giảm chi phí đi lại
Các cuộc họp video đã trở thành bình thường mới trong các công ty từ xa và kết hợp. Điều này là do chúng giúp giảm nhu cầu đi lại và các chi phí khác.
Các công cụ hội nghị truyền hình có thể giúp bạn nhanh chóng lên lịch và thêm các cuộc họp từ xa vào lịch của mình. Các công cụ chuyển âm thanh thành văn bản cũng có thể giảm chi phí và cho phép lên lịch linh hoạt.
Zoom
Zoom là một ứng dụng hội nghị truyền hình phổ biến. Tất cả những gì bạn cần làm là chia sẻ liên kết cuộc họp Zoom với những người tham dự. Bạn có thể yên tâm rằng mọi người đều có thể tham gia cuộc gọi một cách nhanh chóng.
Nó có độ tin cậy cao và sẽ giúp video của bạn tiếp tục ngay cả khi kết nối Internet yếu. Zoom cũng cung cấp một bảng trắng giúp nhanh chóng lấp đầy bảng ảo bằng các ghi chú dán, hình ảnh và sơ đồ.
Microsoft teams
Microsoft teams cung cấp một số tính năng hội nghị truyền hình mạnh mẽ nhất thị trường và các dịch vụ trò chuyện nhóm. Tính năng bảng trắng rất tuyệt vời: Bạn có thể vẽ tự do và chương trình sẽ làm mượt mọi thứ.
Tính năng này giúp bạn dễ dàng ghi chú và sơ đồ mọi thứ khi đang di chuyển. Nó lưu tất cả các cuộc trò chuyện từ cuộc họp và được lưu vào ứng dụng trò chuyện nhóm để bạn có thể lưu nó để tham khảo trong tương lai.
Google Meet
Một trong những tính năng tốt nhất của Google Meet là tích hợp sâu với các ứng dụng Google Workspace. Nếu tạo cuộc họp trong Google Calendar, bạn sẽ nhận được liên kết Meet mà tất cả những người tham dự có thể nhấp vào để tham gia.
Meet là một giải pháp thay thế Zoom phổ biến chạy trong trình duyệt chứ không phải ứng dụng, đây là một điểm cộng. Phụ đề hoạt động tốt bằng tiếng Anh, nhưng Meet không thể phát hiện khi người tham gia nói các ngôn ngữ khác.
3 Thực hiện các cuộc họp ngắn hơn, hiệu quả hơn với chương trình nghị sự có cấu trúc
Các cuộc họp là xương sống của sự hợp tác hiệu quả, nhưng các cuộc họp dài hơn và không hiệu quả có thể lãng phí tiền bạc, thời gian và công sức; xem xét Nghi thức họp ảo phù hợp để giảm thiểu sự gián đoạn. Đó là lúc một chương trình họp được xây dựng tốt xuất hiện. Nó cho phép bạn đặt kỳ vọng rõ ràng cho nhóm. Bạn thậm chí có thể rút ngắn thời lượng cuộc họp bằng cách chỉ tập trung vào các cuộc thảo luận thiết yếu.
Sự hiểu biết của những người tham gia về những gì họ sẽ thảo luận trong cuộc họp cho phép chuẩn bị tốt hơn. Nó cũng loại bỏ thời gian dành cho các cuộc thảo luận không hiệu quả. Chương trình nghị sự có cấu trúc tốt giúp bạn đạt được sự cân bằng hoàn hảo giữa tính linh hoạt và cấu trúc. Dưới đây là một số mẹo để thực hiện các cuộc họp ngắn hơn và hiệu quả hơn:
- Sử dụng chương trình nghị sự được thiết lập trước: Một chương trình họp được thiết lập trước sẽ hoạt động giống như một kế hoạch chi tiết Với kế hoạch chi tiết này, cuộc họp của bạn có thể được hoàn thành đúng thời hạn và đúng hướng Một chương trình nghị sự chu đáo nên cung cấp một cái nhìn tổng quan về các điểm thảo luận Nó thiết lập một mốc thời gian cho từng chủ đề để tránh chạy quá mức.
- Phân bổ giới hạn thời gian cho từng điểm thảo luận: Bạn nên xác định thời gian bắt đầu và kết thúc của cuộc họp và phân bổ giới hạn thời gian cho mỗi chủ đề Một chương trình họp được soạn thảo tốt nên tôn trọng thời gian của những người tham gia và giúp duy trì sự tập trung từ đầu đến cuối.
- Bám sát lịch trình để tránh vượt qua: Hãy nhớ rằng vượt quá là kẻ thù của sự tham gia trong một cuộc họp đông đúc Đảm bảo giữ mọi thứ ngắn gọn Mặc dù bạn có thể muốn tiếp tục thảo luận về một chủ đề thú vị, nhưng việc tuân thủ lịch trình để giảm chi phí cuộc họp và tiết kiệm thời gian là điều cần thiết.
4 Giảm số lượng người tham dự để tiết kiệm thời gian và tài nguyên
Bạn nên tránh lãng phí thời gian của các thành viên trong nhóm bằng cách đưa họ vào các cuộc họp mà họ không cần tham dự. Quá nhiều người tham gia làm cho các cuộc thảo luận trở nên khó khăn hơn.
Theo quy tắc chung, tốt hơn là mời những người tham gia có đầu vào cần thiết để đạt được mục tiêu. Ít người tham gia hơn có nghĩa là người dẫn chương trình sẽ phải lãng phí ít thời gian hơn cho việc điều phối và sẽ có ít gián đoạn hơn.
Giảm số lượng người tham dự cuộc họp cũng sẽ giúp những người ra quyết định chính tập trung vào các nhiệm vụ ưu tiên cao và tập trung vào các chủ đề hoặc câu hỏi có liên quan.
- Chỉ mời các bên liên quan thiết yếu: Một cách để giảm số lượng người tham dự cuộc họp là chỉ mời các bên liên quan thiết yếu Nó bao gồm những người ra quyết định quan trọng, những người đóng góp hoặc bất kỳ ai khác WHO sẽ ảnh hưởng đến kết quả của cuộc họp.
- Sử dụng tóm tắt cuộc họp để cập nhật cho những người không tham dự: Bạn có thể chia sẻ tóm tắt cuộc họp với họ ngay cả khi bạn không mời mọi người tham gia cuộc họp Nó sẽ đảm bảo mọi người đều có quyền truy cập vào thông tin và thảo luận quan trọng.
AI tính năng tóm tắt của Transkriptor có thể tự động tạo bản tóm tắt cuộc họp. Nó sẽ bao gồm những hiểu biết hữu ích và những điều quan trọng từ bản ghi cuộc họp. Bạn có thể chia sẻ bản tóm tắt với bất kỳ ai WHO không thể tham dự cuộc họp để họ có thể cập nhật thông tin.
5 Sử dụng các công cụ quản lý công việc và dự án để theo dõi
Theo dõi là một trong những cách tốt nhất để làm cho một cuộc họp trở nên đáng giá. Phần mềm quản lý công việc và dự án như Asana, Trellovà monday.com có thể giúp bạn hợp lý hóa việc phân công nhiệm vụ và theo dõi tiến độ, giảm nhu cầu theo dõi người tham dự theo cách thủ công.
Sử dụng các công cụ quản lý nhiệm vụ và dự án cũng cải thiện trách nhiệm giải trình. Nó đảm bảo mọi người hoàn thành các mục hành động được giao mà không cần họp thêm. Dưới đây là một số phần mềm quản lý dự án và nhiệm vụ miễn phí và trả phí để giảm chi phí cuộc họp liên quan đến việc theo dõi:
Asana
Asana là phần mềm quản lý dự án hiện đại hỗ trợ nhiều phong cách quản lý dự án. Nó cho phép bạn kiểm soát hoàn toàn cách bạn hình dung và tổ chức công việc. Bạn cũng có thể tìm thấy nhiều tính năng tích hợp giúp cộng tác dễ dàng hơn.
Ví dụ: nó cho phép bạn giao nhiệm vụ cho các cá nhân bằng giao diện trực quan và được thiết kế tốt. Nhắn tin trực tiếp trong ứng dụng cho phép bạn đính kèm tệp, gắn thẻ các dự án khác và ghi lại tin nhắn video.
Trello
Trello cung cấp một cách trực quan đơn giản để tổ chức các dự án bằng cách sử dụng bảng Kanban. Nó rất đơn giản để sử dụng và không có đường cong học tập dốc. Nhờ giao diện kéo và thả đơn giản, bạn và nhóm của mình có thể sử dụng công cụ này một cách hiệu quả.
Thẻ hoặc nhiệm vụ bao gồm ngày đến hạn, tệp đính kèm, hình ảnh, nhận xét, trường tùy chỉnh và danh sách kiểm tra. Sau khi các thành viên trong nhóm hoàn thành nhiệm vụ, họ có thể kéo thẻ vào danh sách thích hợp.
monday.com
monday.com là một ứng dụng quản lý dự án khác cho phép bạn trực quan hóa tất cả các dự án ở một nơi. Nó có khả năng tùy chỉnh cao và giúp bạn tổng hợp dữ liệu và số liệu vào một giao diện trực quan hấp dẫn.
Mặc dù monday.com cung cấp nhiều tùy chọn tùy chỉnh, nhưng một số tính năng và chế độ xem nâng cao chỉ khả dụng ở các mức giá cao hơn.
Kết thúc
Các cuộc họp giống như hội thảo nơi các thành viên trong nhóm có thể cùng nhau định hình những ý tưởng tốt nhất bằng cách sử dụng các chiến lược cộng tác cho người quản lý . Tuy nhiên, việc lên lịch và tổ chức các cuộc họp đòi hỏi rất nhiều thời gian và nguồn lực. Các doanh nghiệp phải tổ chức các cuộc họp tốt để đảm bảo lợi nhuận của họ được duy trì và xem xét lợi ích SEO của dịch vụ phiên âm để hiển thị trực tuyến.
May mắn thay, nhiều công cụ AI có thể tự động hóa các tác vụ tốn thời gian và tẻ nhạt. Ví dụ: các nhà phát triển có thể phiên âm các cuộc họp bằng các công cụ chuyển giọng nói thành văn bản. Họ cũng có thể sử dụng các công cụ hội nghị truyền hình phổ biến như Zoom hoặc Google Meet để lên lịch và tổ chức các cuộc họp từ xa.
Thay vì yêu cầu người tham dự ghi biên bản cuộc họp, bạn có thể thêm các công cụ AI đáng tin cậy như phần mềm phiên âm tự động . Ví dụ: Transkriptor có thể chuyển đổi giọng nói thành văn bản và cung cấp ghi chú cuộc họp tự động để giảm chi phí. Những công cụ AI này sẽ giúp giảm chi phí cuộc họp và làm cho mọi phiên đều đáng giá.
