วิธีสร้างการถอดเสียงการประชุมในปี 2022

การถอดเสียงการประชุมเป็นวิธีที่ง่ายที่สุดในการบันทึกสิ่งที่พูดคุยระหว่างการประชุม แม้ว่าวิธีการดั้งเดิมคือการเขียนการถอดความด้วยตนเอง แต่เทคโนโลยีช่วยให้คุณทำให้กระบวนการนี้เป็นไปโดยอัตโนมัติ

ด้านล่างนี้คือแนวทางปฏิบัติขั้นสูงสุดในการถอดเสียงการประชุม คุณจะได้เรียนรู้ว่ามันคืออะไร เหตุใดจึงสำคัญ และวิธี ถอดเสียงการประชุมของคุณ ในอนาคต

บันทึกการประชุมคืออะไร?

บันทึกการประชุมคือบันทึกข้อความของการสนทนาที่พูด ในระหว่างการประชุม อย่างไรก็ตาม ใบรับรองผลการประชุมฉบับเต็มควรมีวิทยากรและการประทับเวลาเพื่อให้อ้างอิงได้ง่ายขึ้น

การถอดความการประชุมมี 3 ประเภทหลัก:

1. แก้ไขการถอดเสียงคืออะไร

การถอดความที่แก้ไขแล้วเป็นสคริปต์ฉบับสมบูรณ์ที่ปรับให้อ่านง่าย ซึ่งรวมถึงการแก้ไขไวยากรณ์และการสะกดคำ และการลบคำสแลงหรือคำที่ไม่สมบูรณ์ การถอดความที่แก้ไขแล้วจะเป็นประโยชน์สำหรับการประชุม หากคุณต้องการนำเสนอเอกสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรอย่างเป็นทางการในอนาคต

2. การถอดเสียงคำต่อคำคืออะไร

การถอดความแบบคำต่อคำเป็นสำเนาการประชุมที่พูดอย่างถูกต้อง มันรวมถึงการหยุดชั่วคราวและเสียงที่ไม่ใช่คำพูด (การล้างคอ เสียงพื้นหลัง) ไม่มีประโยชน์อะไรมากสำหรับการถอดความการประชุมแบบคำต่อคำแบบเต็ม เว้นแต่จะอยู่ในบริบททางกฎหมาย

การเปลี่ยนแปลงเล็กน้อยคือการถอดความแบบไม่ใช้คำต่อคำ การดำเนินการนี้จะลบการหยุดชั่วคราวและเสียงที่ไม่ใช่คำพูดในขณะที่ยังคงใช้ถ้อยคำเหมือนเดิม 

3. การถอดความคำต่อคำอัจฉริยะคืออะไร

การถอดเสียงคำต่อคำอัจฉริยะจะคงคำพูดหลักไว้ในขณะที่แก้ไขคำที่ใช้เติม คำซ้ำ คำที่ไม่ได้มาตรฐาน และการหยุดชั่วคราว มันลบประโยคนอกหัวข้อและประโยคที่เรียกใช้

จุดประสงค์ของการถอดเสียงคำต่อคำที่ชาญฉลาดคือการรักษาเสียงของผู้พูดในขณะที่ทำให้ข้อความอ่านได้ ใช้ในธุรกิจเพราะสามารถอ้างอิงหรือแปลงเป็นสื่ออื่น ๆ ได้ง่ายเช่นสคริปต์หรือบทความที่เป็นลายลักษณ์อักษร

คุณควรใช้การถอดเสียงแบบแก้ไขหรือการถอดเสียงคำต่อคำหรือไม่?

ตัวเลือกที่สมเหตุสมผลที่สุดในบริบททางธุรกิจส่วนใหญ่คือการถอดเสียงคำต่อคำที่ชาญฉลาด แม้ว่าคุณอาจต้องการใช้เวอร์ชันที่มีการแก้ไขเพิ่มเติม คุณสามารถทำได้ในอนาคตจากเอกสารเริ่มต้น เป็นงานของคุณที่จะตัดสินใจว่าคุณต้องการให้การถอดเสียงเป็นคำที่มีการแก้ไขมากเพียงใด ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับบริบท


สถานที่ประชุม


ทำไมคุณควรถอดเสียงการประชุม?

เหตุผลในการถ่ายทอดการประชุมคือการบันทึกหัวข้อการสนทนาเป็นลายลักษณ์อักษร. นี้ฟีดเป็นเหตุผลอื่น ได้แก่ :

  • เพื่อเพิ่มโฟกัส ถ้าผู้เข้าร่วมไม่จำเป็นต้องจดบันทึกของตนเองในระหว่างการประชุม พวกเขาสามารถมุ่งความสนใจไปที่สิ่งที่กำลังสนทนาได้ ด้วยเหตุนี้ ใบรับรองผลการเรียนจึงช่วยปรับปรุงการมีส่วนร่วม
  • เพื่อให้การอ้างอิงง่ายขึ้น ถ้ามีคนต้องการย้อนกลับไปที่การอภิปรายในการประชุม การถอดเสียงเป็นวิธีที่ง่ายที่สุดในการทำเช่นนี้ การใช้บันทึกย่อของใครบางคนอาจส่งผลให้เกิดข้อผิดพลาดได้หากพวกเขาเขียนข้อมูลไม่ถูกต้อง
  • เพื่อประหยัดเวลา การสร้างบันทึกการประชุมช่วยประหยัดเวลาของผู้เข้าร่วม เนื่องจากไม่ต้องดูบันทึกซ้ำหลายครั้งเพื่อรับข้อมูลที่ต้องการ เอกสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรนั้นง่ายต่อการสแกน
  • เพื่อเพิ่ม ROI การประชุมกับวิทยากรคนสำคัญอาจมีราคาแพง ดังนั้น การถอดเสียงเป็นคำหมายความว่าผู้คนสามารถมุ่งเน้นมากขึ้น และคุณสามารถใช้เอกสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรสำหรับการตลาดเพื่อปรับปรุงการเชื่อมต่อทางธุรกิจ

ใบรับรองผลการประชุมจะใช้ได้อย่างไร?

บันทึกการประชุมสามารถเป็นแหล่งข้อมูลสำหรับความพยายามทางการตลาดที่ต้องเผชิญกับลูกค้า  ตัวอย่างเช่น หากกลุ่มพนักงานพูดคุยเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงหรือแนวโน้มของอุตสาหกรรม คุณสามารถเปลี่ยนการถอดเสียงเป็น:

  • บล็อกโพสต์
  • สคริปต์วิดีโอ YouTube
  • ตอนพอดคาสต์
  • คำบรรยายโซเชียลมีเดีย

การถอดเสียงการประชุมไม่เพียงแต่ช่วยให้คุณได้รับเนื้อหาหลายชิ้นจากเอกสารเดียวกัน แต่ยังช่วยให้คุณแสดงความเชี่ยวชาญและเสริมสร้างอำนาจทางธุรกิจของคุณ

หากคุณกำลังสร้างเนื้อหาทางการตลาดอยู่ การใช้การถอดเสียงการประชุมเป็นข้อมูลจะช่วยประหยัดเวลาได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง เนื่องจากสามารถแปลงเป็นรูปแบบส่วนใหญ่ได้ด้วยการแก้ไขเพียงเล็กน้อย

วิธีการใช้และถอดเสียงรายงานการประชุม

ขึ้นอยู่กับความเร็วในการพิมพ์และความสามารถในการเก็บข้อมูลของคุณ การถอดเสียงการประชุม ไม่จำเป็นต้องเป็นกระบวนการที่ซับซ้อน ต่อไปนี้เป็นขั้นตอนในการสร้างการถอดเสียงการประชุม

1. บันทึกการประชุม

ขั้นตอนแรกคือการได้รับการ บันทึกการประชุม แม้ว่าคุณจะสามารถจดบันทึกได้ในขณะที่กำลังเกิดขึ้น แต่นี่ไม่ใช่แหล่งข้อมูลที่ถูกต้อง วิธีบันทึกการประชุมจะขึ้นอยู่กับสถานที่และจำนวนผู้บรรยาย

ตัวเลือกการบันทึกรวมถึง:

  • ซอฟต์แวร์บันทึกหน้าจอและเสียงสำหรับ การประชุมเสมือนจริง
  • สมาร์ทโฟนของคุณสำหรับการประชุมขนาดเล็กของคนไม่กี่คน
  • ไมโครโฟนแบบหลายทิศทางสำหรับการตั้งค่าห้องประชุมขนาดใหญ่

ไม่ว่าคุณจะเลือกตัวเลือกใด อย่าลืมทดสอบคุณภาพก่อนเริ่มการประชุม คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้จัดการปัญหาต่างๆ ล่วงหน้าเพื่อไม่ให้เกิดปัญหา นอกจากนี้ คุณภาพเสียงจะเป็นตัวกำหนดความถูกต้องของการถอดเสียงการประชุมของคุณ

สุดท้าย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้รับอนุญาตจากทุกคนในการบันทึกการประชุม

2. ฟังเสียง

ถัดไป โอนไฟล์เสียงของคุณไปยังคอมพิวเตอร์หากจำเป็น ฟังไฟล์ทั้งหมดโดยไม่ต้องพยายามจดบันทึกใดๆ เพื่อให้คุณสามารถระบุได้ว่ามีปัญหาหรือสัญญาณเสียงขาดหายหรือไม่ คุณจะต้องทำความคุ้นเคยกับเนื้อหาของไฟล์ก่อนเริ่มพยายามถอดเสียง

3. เริ่มถอดความ

ฟังเสียงเป็นครั้งที่สองและเริ่มถอดเสียง วิธีที่ง่ายที่สุดในการดำเนินการด้วยตนเองคือพิมพ์โดยไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับเครื่องหมายวรรคตอนและการสะกดคำมากเกินไป เมื่อคุณสังเกตเห็นผู้พูดใหม่ ให้เพิ่มการขึ้นบรรทัดใหม่เพื่อแยกความแตกต่าง ขั้นตอนนี้จะช่วยให้คุณเพิ่มการประทับเวลาได้ในภายหลัง

4. จัดระเบียบการถอดเสียงของคุณ

ดูไฟล์เสียงอีกครั้งเพื่อปรับปรุง การถอดเสียง เป็นคำของคุณ ในระหว่างขั้นตอนนี้ คุณควรตรวจสอบคำที่ไม่ถูกต้องและตั้งเป้าให้แบ่งส่วนตามผู้พูด แม้ว่าคุณยังไม่ต้องเพิ่มชื่อ แต่อย่างน้อยที่สุด คุณควรมีกลุ่มข้อความที่ถูกต้องสำหรับแต่ละรายการ

เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว ให้อ่านไฟล์ข้อความโดยไม่มีเสียง และเริ่มแก้ไขไวยากรณ์และการสะกดคำ ขอบเขตของขั้นตอนนี้ขึ้นอยู่กับประเภทของการถอดความที่คุณต้องการ แต่คำต่างๆ ควรสะกดถูกต้อง และควรมีจุดและตัวพิมพ์ใหญ่ที่คุณคิดว่าประโยคเปลี่ยน

5. เพิ่มผู้พูดและการประทับเวลา

เพื่อให้คุณพอใจกับคุณภาพของการถอดเสียงการประชุม คุณจะฟังเสียงอีกครั้งและเริ่มเพิ่มการประทับเวลาและลำโพงได้ ในการดำเนินการนี้ ให้หยุดวิดีโอชั่วคราวทุกครั้งที่มีคนใหม่เริ่มพูดและเพิ่มรายละเอียดต่อไปนี้:

[hour:minute:second] [speaker]: (คำพูด)

หลังจากที่คุณทำเสร็จแล้ว คุณควรมีการถอดเสียงการประชุมที่ถูกต้องและครบถ้วน

6. แปลงเป็นบทสรุปสั้น ๆ

การถอดเสียงการประชุมจะแตกต่างจากรายงานการประชุม ในขณะที่การถอดความเป็นไฟล์คำต่อคำ นาทีคือบันทึกของประเด็นหลัก ดังนั้น ถ้าคุณต้องการนาทีแทน ให้เลือกไฟล์ข้อความ:

  • ปัญหาที่เกิดขึ้น
  • ข้อเสนอแนะ
  • จุดดำเนินการ
  • ผลการตัดสิน
  • กำหนดเวลา

การทำเช่นนี้จะง่ายขึ้นมากเมื่อคุณมีการถอดเสียงการประชุมที่ถูกต้อง แทนที่จะทำงานโดยตรงจากไฟล์เสียง

ทางเลือกในการถอดความด้วยตนเอง

การถอดเสียงด้วยตนเองเป็นกระบวนการที่ใช้เวลานาน และไม่ได้รับประกันถึงระดับความถูกต้องที่จำเป็นในการถอดเสียงการประชุมเสมอไป อีกทางเลือกหนึ่งคือการใช้ซอฟต์แวร์ถอดเสียงอัตโนมัติ เช่น Transkriptor

นี่คือวิธีการทำงาน:

  1. สร้างการบันทึกเสียงของการประชุม
  2. อัปโหลดลงในซอฟต์แวร์การถอดเสียงอัตโนมัติและปล่อยให้ทำการแปลง
  3. เมื่อเสร็จแล้ว คุณจะได้รับแจ้งและแจ้งรายการงาน
  4. ซึ่งรวมถึงการตรวจสอบไฟล์ข้อความและแก้ไขเพื่อความถูกต้อง หากจำเป็น กรอกข้อมูลเหล่านี้ก่อนที่คุณจะจบไฟล์
  5. หลังจากแก้ไขแล้ว ให้ดาวน์โหลดไฟล์ข้อความในรูปแบบที่คุณเลือก

ประโยชน์ของการใช้แพลตฟอร์มการถอดเสียงอัตโนมัติก็คือการถอดเสียงซ้ำๆ ออกจากงานไปมาก

ตัวอย่างการถอดเสียงการประชุมคืออะไร?

แม้ว่าความยาวและความซับซ้อนของบันทึกการประชุมของคุณจะแตกต่างกันไป แต่นี่คือตัวอย่างการถอดเสียงคำต่อคำอัจฉริยะทั่วไป

[00:00:10 Steve]:       ยินดีต้อนรับทุกคน ฉันหวังว่าคุณทุกคนจะมีวันหยุดสุดสัปดาห์ที่ดี ตอนนี้ดูเหมือนจะเป็นเวลาที่ดีที่จะติดตามว่าเราอยู่ที่ไหนด้วยการเปิดตัวซอฟต์แวร์ใหม่

[00:00:40 Becky]:      ขณะนี้เรากำลังดำเนินการเปิดตัวในช่วงปลายเดือน แต่เราพบปัญหา UI บางประการ ฉันจะให้เบ็นอธิบายเพราะเขาเป็นคนจัดการเรื่องนี้เอง

[00:01:04 Ben]:         ขอบคุณเบ็คกี้ ดังนั้น ปัญหาที่เราพบในตอนนี้คือการเข้าถึงการตั้งค่าบัญชีบังคับให้ผู้ใช้ออกจากระบบ เราไม่สามารถค่อนข้าง-

[00:01:20 Steve]:       ดูเหมือนว่าจะเป็นปัญหาใหญ่ที่จะมีการพัฒนาช้า มันเชื่อมโยงกับสิ่งอื่นหรือเป็นปัญหาแยก?

[00:01:34 Ben]:         เท่าที่เราสามารถบอกได้ก็โดดเดี่ยว ไม่มีข้อบกพร่องหรือเมนูอื่นใดในระหว่างการทดสอบผลิตภัณฑ์ เราจึงเชื่อว่านี่เป็นปัญหาที่ค่อนข้างใหม่ เนื่องจากเรานำการอัปเดตการออกแบบล่าสุดมาใช้ เหตุใดจึงไม่ทราบสาเหตุของข้อผิดพลาด แต่นั่นคือความสุขของการพัฒนาซอฟต์แวร์ใช่ไหม

[00:02:01 Steve]:       ใช่ นั่นเป็นความจริง เบ็คกี้ ฉันคิดว่าสิ่งนี้จะต้องมีความสำคัญสูงสุดสำหรับสัปดาห์ เนื่องจากเราไม่ควรดำเนินการเปลี่ยนแปลงใดๆ จนกว่าจะได้รับการแก้ไข ฉันจะปล่อยให้คุณจัดการเอง แต่ฉันคิดว่าเราควรนำคนที่มีอยู่ทั้งหมดมาทำสิ่งนี้ เพราะมันจะเป็นการล่าช้าครั้งใหญ่ ปลายสัปดาห์เราจะตามทันไหม

[00:02:43 Becky]:      ไม่เป็นไร ขอบคุณ สตีฟ ฉันจะให้เบ็นประสานงานกับเจ้าหน้าที่ไอทีคนอื่นๆ เพื่อดูว่าเราจะสามารถทำอะไรได้บ้างในเร็วๆ นี้


โต๊ะประชุม


คุณสามารถถอดเสียงการประชุมโดยใช้ไมโครโฟนระยะไกลแบบอะซิงโครนัสได้หรือไม่

ในทางเทคนิค ใช่ แต่ต้องใช้ ซอฟต์แวร์ที่ซับซ้อน หรือต้องใช้เวลามากในการรวมไฟล์ด้วยตนเอง

ไมโครโฟนแบบอะซิงโครนัสจะบันทึกเสียงเดียวกันแต่ไม่ได้จัดระเบียบให้ทำพร้อมกัน ตัวอย่าง ได้แก่ สมาร์ทโฟน แท็บเล็ต และแล็ปท็อป ซึ่งทั้งหมดมีไมโครโฟนในตัว

องค์ประกอบระยะทางมาจากไมโครโฟนแบบอะซิงโครนัสซึ่งอยู่ในจุดต่างๆ รอบห้อง ตัวอย่างเช่น ในการประชุมที่เกิดขึ้นในห้องประชุมคณะกรรมการ ผู้เข้าร่วมแต่ละคนอาจใช้อุปกรณ์ของตนเพื่อบันทึกการประชุม ผลที่ได้คือไมโครโฟนระยะไกลแบบอะซิงโครนัส

ข้อเสียของการใช้ไมโครโฟนระยะไกลแบบอะซิงโครนัสคืออะไร?

ไมโครโฟนระยะไกลแบบอะซิงโครนัสแต่ละตัวจะบันทึกเวอร์ชันของการประชุม ทำให้ผู้พูดที่ใกล้ที่สุดชัดเจนที่สุด ซึ่งจะให้การบันทึกเสียงที่ใช้งานได้สำหรับแต่ละคน แต่ปัญหาจะรวมถึง:

  • เรียงเสียงที่แม่นยำที่สุดสำหรับลำโพงแต่ละตัวเป็นไฟล์เดียว
  • การใช้การรู้จำคำพูดเพื่อดูว่าใครกำลังพูด อาจได้รับผลกระทบจากคุณภาพของไมโครโฟน
  • การถักข้อความที่ตัดตอนมาของเสียงเข้าด้วยกันจะใช้เวลานานในการทำซอฟต์แวร์ถอดความด้วยตนเองหรือที่ซับซ้อนมาก

ในปี 2019 Microsoft ได้เปิดตัวการศึกษาเกี่ยวกับการใช้ไมโครโฟนระยะไกลแบบอะซิงโครนัสสำหรับการถอดเสียงการประชุม นักวิจัยต้องใช้ AI และอัลกอริธึมเสียงที่ซับซ้อนหลากหลายเพื่อสร้างไฟล์การถอดความที่มีความแม่นยำน้อยกว่าไมโครโฟนแบบกำหนดทิศทาง 3% ความจริงที่ว่านี่เป็นการศึกษาล้ำสมัยที่ทำโดย Microsoft ควรเน้นถึงความง่ายในการใช้งานในโลกแห่งความเป็นจริง

ดูว่าลูกค้าของเราพูดถึงเราว่าอย่างไร!

เราให้บริการผู้คนหลายพันคนจากทุกวัย ทุกอาชีพ และทุกประเทศ คลิกที่ความคิดเห็นหรือปุ่มด้านล่างเพื่ออ่านบทวิจารณ์ที่ตรงไปตรงมาเพิ่มเติมเกี่ยวกับเรา

มาริเซลลี จี.
ศาสตราจารย์
Read More
ประโยชน์หลักสำหรับฉันคือเวลา ช่างเป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับฉัน ตอนนี้ฉันสามารถทำงานได้อย่างรวดเร็วและมีคุณภาพ Transkriptor เป็นเครื่องมือที่ดีสำหรับนักวิจัย เพราะเราต้องทำสิ่งนี้และเราไม่มีเวลามากพอที่จะถอดเสียงเป็นคำ
จิเมนา แอล.
ผู้สร้าง
Read More
ทุกอย่างดีมาก ไม่แพง มีความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างราคาและคุณภาพ และยังค่อนข้างเร็วอีกด้วย ความแม่นยำที่ยอดเยี่ยมเมื่อเทียบกับช่วงเวลาของคำบรรยายและในการจดจำคำศัพท์ ต้องมีการแก้ไขน้อยมาก
แจคเกอลีน บี
นักสังคมวิทยา
Read More
สิ่งที่ฉันชอบมากที่สุดเกี่ยวกับทรานสคริปเตอร์คือความเที่ยงตรงสูง ด้วยแพลตฟอร์มที่ใช้งานง่าย ฉันเพียงแค่ต้องปรับเปลี่ยนเครื่องหมายวรรคตอน
Previous
Next

คำถามที่พบบ่อย

การถอดเสียงการประชุมเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับความถูกต้อง ข้อมูลอ้างอิง และการตลาดเนื้อหา อย่างไรก็ตาม ไม่ควรใช้เวลาหลายชั่วโมงในการเขียนไฟล์เสียงของการประชุมด้วยตนเอง

หากคุณต้องการการถอดเสียงจากการประชุม ให้ลองใช้ซอฟต์แวร์การถอดเสียงเป็นคำ ใช้งานง่ายและรวดเร็ว และการถอดเสียงเป็นคำแรกฟรี