AI transcriptietools zoals Transkriptor kunnen bijvoorbeeld het omzetten van opnames van vergaderingen in geschreven tekst automatiseren. Ze kunnen u ook helpen de vergadering samen te vatten met actiepunten en kernpunten. U kunt ze vervolgens delen met iemand WHO de sessie niet kon bijwonen.
In deze gids leiden we u door de vijf belangrijkste strategieën die u zullen helpen vergaderkosten te besparen en efficiënter te vergaderen:
1 Maak gebruik van transcriptietools zoals Transkriptor voor geautomatiseerde vergadernotities
AI vergaderassistenten gebruikt u software voor gesprekstranscriptie om u te helpen bij het opnemen van online vergaderingen. Ze kunnen ook audio transcriberen met Evernote en video's en de transcripties opslaan voor later gebruik. In plaats van handmatige aantekeningen te maken tijdens lopende vergaderingen, kunnen AI transcriptietools zoals Transkriptor u helpen het proces te automatiseren.
De audio-naar-tekst-tool kan gesproken woorden opnemen en transcriberen in tekst. Aangezien het niet nodig is om een handmatige notulist aan elke vergadering toe te wijzen, kunt u de vergaderkosten verlagen met nauwkeurige transcriptietools.
AI tools transformeren de communicatie op de werkplek en verbeteren de productiviteit van vergaderingen. Dit Forbes-artikel laat bijvoorbeeld zien hoe automatiseringstools de inspanning verminderen die nodig is om vergaderingen te transcriberen en samen te vatten, waardoor de efficiëntie en samenwerking van het team worden verbeterd.
Als u vaak vergaderingen op uw werkplek bijwoont of organiseert, zijn hier twee populaire AI transcriptietools.
Transkriptor
Transkriptor is een betrouwbare en veelzijdige AI transcriptietool voor virtuele vergaderingen voor Google Meet, MS Teams en Zoom. U kunt de Google Calendar en Outlook Agenda verbinden met Transkriptor zodat de vergaderingsbot automatisch kan deelnemen aan geplande vergaderingen.
Transkriptor kunt ook samenvattingen van transcripties van vergaderingen en actiepunten genereren om te downloaden of te delen met teamleden. Het is 99% nauwkeurig en ondersteunt meer dan 100 transcriptie- en vertaaltalen om aan de behoeften van wereldwijde teams te voldoen.
Otter.AI
Otter.AI is een andere AI audio-naar-tekst-tool die Zoom-vergaderingen kan opnemen en transcriberen . OtterPilot kunt deelnemen aan de online Zoom, Google Meetof Microsoft teams vergaderingen en gesproken woorden omzetten in tekst.
Hoewel Otter.AI goed werk levert bij het transcriberen van vergaderingen, is de nauwkeurigheid van de spraak-naar-teksttool slechts 85%. Dit betekent dat u veel tijd zult moeten besteden aan het bewerken van het getranscribeerde bestand.
Een ander verbeterpunt van Otter.AI is dat de AI tool voor het maken van aantekeningen beperkt is tot het Engels. Daarom is het misschien niet geschikt voor meertalige gebruikers.
2 Gebruik videoconferenties om reiskosten te besparen
Videovergaderingen zijn het nieuwe normaal geworden in externe en hybride bedrijven. Dit komt omdat ze helpen de noodzaak van reis- en andere kosten te verminderen.
Met tools voor videoconferenties kunt u snel vergaderingen op afstand plannen en toevoegen aan uw agenda. Audio-naar-teksttools kunnen ook de kosten verlagen en een flexibele planning mogelijk maken.
Zoom
Zoom is een populaire app voor videoconferenties. Het enige dat u hoeft te doen, is de Zoom vergaderlink delen met de deelnemers. U kunt erop vertrouwen dat iedereen snel kan deelnemen aan het gesprek.
Het is zeer betrouwbaar en houdt je video aan de gang, zelfs met een zwakke internetverbinding. Zoom biedt ook een whiteboard dat het virtuele bord snel vult met plaknotities, afbeeldingen en diagrammen.
Microsoft teams
Microsoft teams biedt enkele van de meest robuuste functies voor videoconferenties en teamchats op de markt. De whiteboard-functie is uitstekend: u kunt uit de vrije hand tekenen en het programma zal de zaken gladstrijken.
Deze functie maakt het gemakkelijk om onderweg aantekeningen te maken en diagrammen te maken. Het slaat alle chat van de vergadering op en wordt opgeslagen in de teamchat-app, zodat u deze kunt opslaan voor toekomstig gebruik.
Google Meet
Een van de beste functies van Google Meet is de diepe integratie met de Google Workspace-apps. Als u een vergadering maakt in de Google Calendar, ontvangt u een Meet-link, waarop alle deelnemers kunnen klikken om deel te nemen.
Meet is een populair Zoom alternatief dat in een browser draait, niet in een app, wat een pluspunt is. De ondertiteling werkt goed in het Engels, maar Meet kan niet detecteren wanneer de deelnemers andere talen spreken.
3 Implementeer kortere, efficiëntere vergaderingen met gestructureerde agenda's
Vergaderingen vormen de ruggengraat van effectieve samenwerking, maar langere en inefficiënte vergaderingen kunnen geld, tijd en moeite verspillen; overweeg de juiste etiquette voor virtuele vergaderingen om verstoringen tot een minimum te beperken. Dat is waar een goed opgestelde vergaderagenda in beeld komt. Hiermee kun je duidelijke verwachtingen stellen aan het team. U kunt de duur van de vergadering zelfs verkorten door u alleen te concentreren op essentiële besprekingen.
Als de deelnemers begrijpen wat ze in de vergadering zullen bespreken, kunnen ze zich beter voorbereiden. Het elimineert ook de tijd die wordt besteed aan onproductieve discussies. Goed gestructureerde agenda's helpen je om de perfecte balans te vinden tussen flexibiliteit en structuur. Hier zijn enkele tips om kortere en efficiëntere vergaderingen te implementeren:
- Gebruik vooraf ingestelde agenda's: Een vooraf ingestelde vergaderagenda fungeert als een blauwdruk Met deze blauwdruk kon uw vergadering op tijd en in de juiste richting worden afgerond Een doordachte agenda moet een overzicht geven van de discussiepunten Het stelt een tijdlijn vast voor elk onderwerp om overlopen te voorkomen.
- Wijs tijdslimieten toe voor elk discussiepunt: U moet de begin- en eindtijd van de vergadering definiëren en aan elk onderwerp een tijdslimiet toewijzen Een goed opgestelde vergaderagenda moet de tijd van de deelnemers respecteren en helpen om de focus van begin tot eind te behouden.
- Houd u aan het schema om overschrijdingen te voorkomen: Onthoud dat overschrijdingen de vijand zijn van betrokkenheid in een overvolle vergadering Zorg ervoor dat je alles beknopt houdt Hoewel het verleidelijk kan zijn om door te gaan met het bespreken van een spannend onderwerp, is het essentieel om vast te houden aan het schema om de vergaderkosten te verlagen en tijd te besparen.
4 Verminder het aantal deelnemers om tijd en middelen te besparen
U moet voorkomen dat u de tijd van de teamleden verspilt door ze te strikken voor vergaderingen die ze niet hoeven bij te wonen. Te veel deelnemers maken de discussies uitdagender.
Als algemene vuistregel is het beter om de deelnemers uit te nodigen wiens inbreng nodig is om de doelen te bereiken. Minder deelnemers betekent dat de gastheer minder tijd hoeft te verspillen aan coördinatie en dat er minder onderbrekingen zijn.
Door het aantal aanwezigen in de vergadering te verminderen, kunnen de belangrijkste besluitvormers zich ook concentreren op taken met hoge prioriteit en gefocust blijven op relevante onderwerpen of vragen.
- Nodig alleen essentiële belanghebbenden uit: Een manier om het aantal deelnemers aan de vergadering te verminderen, is door alleen de essentiële belanghebbenden uit te nodigen Het omvat essentiële besluitvormers, bijdragers of iemand anders WHO de output van de vergadering zal beïnvloeden.
- Gebruik een samenvatting van de vergadering om niet-deelnemers bij te werken: U kunt het overzicht van de vergadering met hen delen, zelfs als u niet iedereen uitnodigt voor de vergadering Het zorgt ervoor dat iedereen toegang heeft tot kritieke informatie en discussies.
AI samenvattende functies van Transkriptor kunnen automatisch een samenvatting van de vergadering genereren. Het bevat bruikbare inzichten en belangrijke punten uit het transcript van de vergadering. U kunt het overzicht delen met iedereen WHO de vergadering niet kon bijwonen, zodat ze op de hoogte kunnen blijven.
5 Gebruik taak- en projectbeheertools voor follow-up
Follow-up is een van de beste manieren om een vergadering de moeite waard te maken. Taak- en projectbeheersoftware zoals Asana, Trelloen monday.com kan je helpen bij het stroomlijnen van taaktoewijzingen en het bijhouden van de voortgang, waardoor je minder handmatig contact hoeft op te nemen met deelnemers.
Het gebruik van de taak- en projectbeheertools verbetert ook de verantwoording. Het zorgt ervoor dat iedereen de toegewezen actiepunten voltooit zonder verdere vergaderingen. Hier zijn enkele van de gratis en betaalde taak- en projectbeheersoftware om de vergaderkosten in verband met follow-up te verlagen:
Asana
Asana is moderne projectmanagementsoftware die meerdere projectmanagementstijlen ondersteunt. Het geeft je volledige controle over hoe je het werk visualiseert en organiseert. U kunt ook veel ingebouwde functies vinden die het gemakkelijker maken om samen te werken.
Hiermee kunt u bijvoorbeeld taken toewijzen aan individuen met behulp van een intuïtieve en goed ontworpen interface. Met de in-app direct messaging kun je bestanden bijvoegen, andere projecten taggen en videoberichten opnemen.
Trello
Trello biedt een eenvoudige visuele manier om projecten te organiseren met behulp van Kanban-borden. Het is eenvoudig te gebruiken en heeft geen steile leercurve. Dankzij de eenvoudige drag-and-drop-interface kunnen jij en je team de tool efficiënt gebruiken.
De kaarten of taken bevatten vervaldatums, bijlagen, afbeeldingen, opmerkingen, aangepaste velden en checklists. Zodra de teamleden de taken hebben voltooid, kunnen ze de kaarten naar de juiste lijst slepen.
monday.com
monday.com is een andere app voor projectbeheer waarmee je alle projecten op één plek kunt visualiseren. Het is in hoge mate aanpasbaar en helpt u gegevens en statistieken samen te voegen op een visueel aantrekkelijke interface.
Hoewel monday.com veel aanpassingsmogelijkheden biedt, zijn sommige van de geavanceerde functies en weergaven alleen beschikbaar in hogere prijsklassen.
Conclusie
Vergaderingen zijn als workshops waar teamleden kunnen samenkomen om de beste ideeën vorm te geven met behulp van samenwerkingsstrategieën voor managers . Het plannen en hosten van vergaderingen vereist echter veel tijd en middelen. Bedrijven moeten vergaderingen goed organiseren om ervoor te zorgen dat hun winst op peil blijft, en de SEO-voordelen van transcriptiediensten overwegen voor online zichtbaarheid.
Gelukkig kunnen veel AI tools tijdrovende en vervelende taken automatiseren. Ontwikkelaars kunnen bijvoorbeeld vergaderingen transcriberen met behulp van spraak-naar-teksttools. Ze kunnen ook populaire tools voor videoconferenties zoals Zoom of Google Meet gebruiken om vergaderingen op afstand te plannen en te hosten.
In plaats van een deelnemer te vragen om notulen van de vergadering te maken, kunt u betrouwbare AI tools zoals automatische transcriptiesoftware toevoegen. Transkriptor kunt bijvoorbeeld spraak omzetten in tekst en geautomatiseerde vergadernotities leveren om de kosten te verlagen. Deze AI tools helpen de vergaderkosten te verlagen en maken elke sessie de moeite waard.
