Pavyzdžiui, AI transkripcijos įrankiai, pvz., Transkriptor , gali automatizuoti susitikimų įrašų konvertavimą į rašytinį tekstą. Jie taip pat gali padėti apibendrinti susitikimą su veiksmo elementais ir pagrindiniais punktais. Tada galite bendrinti juos su kuo nors WHO negalėjo dalyvauti sesijoje.
Šiame vadove paaiškinsime penkias pagrindines strategijas, kurios padės sutaupyti susitikimų išlaidų ir surengti efektyvesnius susitikimus:
1 Transkripcijos įrankių, pvz., Transkriptor , naudojimas automatinėms susitikimo pastaboms
AI susitikimų asistentams naudokite skambučių transkripcijos programinę įrangą , kuri padės įrašyti susitikimus internetu. Jie taip pat gali perrašyti garsą naudodami "Evernote" ir vaizdo įrašus bei išsaugoti nuorašus vėlesniam naudojimui. Užuot užsirašę rankiniu būdu vykstančių susitikimų metu, AI transkripcijos įrankiai, pvz., Transkriptor , gali padėti automatizuoti procesą.
Garso į tekstą įrankis gali įrašyti ir perrašyti ištartus žodžius į tekstą. Kadangi kiekvienam susitikimui nereikia priskirti rankinio užrašų rašymo, galite sumažinti susitikimo išlaidas naudodami tikslius transkripcijos įrankius.
AI įrankiai keičia bendravimą darbo vietoje ir gerina susitikimų produktyvumą. Pavyzdžiui, šiame "Forbes" straipsnyje pabrėžiama, kaip automatizavimo įrankiai sumažina pastangas, reikalingas susitikimams transkribuoti ir apibendrinti, didina komandos efektyvumą ir bendradarbiavimą.
Jei dažnai dalyvaujate ar rengiate susitikimus savo darbo vietoje, čia yra du populiarūs AI transkripcijos įrankiai.
Transkriptor
Transkriptor yra patikimas ir daug funkcijų turintis AI virtualių susitikimų transkripcijos įrankis, skirtas Google Meet, MS Teams ir Zoom. Prie Transkriptor galite prijungti Google Calendar ir Outlook kalendorių, kad susitikimo robotas galėtų automatiškai prisijungti prie suplanuotų susitikimų.
Transkriptor pat gali generuoti susitikimo transkripcijos suvestines ir veiksmų elementus, kuriuos galima atsisiųsti arba bendrinti su komandos nariais. Jis yra 99% tikslus ir palaiko daugiau nei 100 transkripcijos ir vertimo kalbų, kad atitiktų pasaulinių komandų poreikius.
Otter.AI
Otter.AI yra dar vienas AI garso į tekstą įrankis, galintis įrašyti ir transkribuoti mastelio keitimo susitikimus . OtterPilot galite prisijungti prie internetinių Zoom, Google Meetarba Microsoft teams susitikimų ir konvertuoti ištartus žodžius į tekstą.
Nors Otter.AI atlieka neblogą darbą perrašydamas susitikimus, kalbos į tekstą įrankio tikslumas yra tik 85%. Tai reiškia, kad turėsite praleisti daug laiko redaguodami transkribuotą failą.
Kita Otter.AI tobulinimo sritis yra ta, kad AI užrašų darymo įrankis apsiriboja anglų kalba. Taigi tai gali netikti daugiakalbiams vartotojams.
2 Naudokite vaizdo konferencijas, kad sumažintumėte kelionės išlaidas
Vaizdo susitikimai tapo nauja norma nuotolinėse ir hibridinėse įmonėse. Taip yra todėl, kad jie padeda sumažinti kelionių ir kitų išlaidų poreikį.
Vaizdo konferencijų įrankiai gali padėti greitai suplanuoti ir įtraukti nuotolinius susitikimus į kalendorių. Garso į tekstą įrankiai taip pat gali sumažinti išlaidas ir leisti lanksčiai planuoti.
Zoom
Zoom yra populiari vaizdo konferencijų programa. Viskas, ką jums reikia padaryti, tai bendrinti Zoom susitikimo nuorodą su dalyviais. Galite būti tikri, kad visi gali greitai prisijungti prie skambučio.
Jis yra labai patikimas ir išlaikys jūsų vaizdo įrašą net esant silpnam interneto ryšiui. Zoom taip pat siūlo lentą, kuri greitai užpildo virtualią lentą lipniais lapeliais, vaizdais ir diagramomis.
Microsoft teams
Microsoft teams siūlo keletą patikimiausių rinkoje vaizdo konferencijų funkcijų ir komandos pokalbių pasiūlymų. Lentos funkcija yra puiki: galite piešti laisva ranka, o programa viską išlygins.
Ši funkcija leidžia lengvai užsirašyti pastabas ir kurti diagramas keliaujant. Jis išsaugo visą pokalbį iš susitikimo ir išsaugomas komandos pokalbių programoje, kad galėtumėte jį išsaugoti ateityje.
Google Meet
Viena geriausių " Google Meet" funkcijų yra gili integracija su " Google Workspace" programomis. Jei Google Calendarsukursite susitikimą , gausite "Meet" nuorodą, kurią spustelėję visi dalyviai galės prisijungti.
"Meet" yra populiari Zoom alternatyva, kuri veikia naršyklėje, o ne programoje, o tai yra pliusas. Subtitrai gerai veikia anglų kalba, tačiau "Meet" negali aptikti, kada dalyviai kalba kitomis kalbomis.
3 Įgyvendinti trumpesnius, efektyvesnius susitikimus su struktūrizuotomis darbotvarkėmis
Susitikimai yra efektyvaus bendradarbiavimo pagrindas, tačiau ilgesni ir neefektyvūs susitikimai gali eikvoti pinigus, laiką ir pastangas; apsvarstykite tinkamą virtualaus susitikimo etiketą , kad sumažintumėte trikdžius. Štai čia atsiranda gerai parengta susitikimo darbotvarkė. Tai leidžia nustatyti aiškius lūkesčius komandai. Jūs netgi galite sutrumpinti susitikimo trukmę, sutelkdami dėmesį tik į esmines diskusijas.
Dalyvių supratimas, ką jie aptars susitikime, leidžia geriau pasiruošti. Tai taip pat pašalina laiką, skiriamą neproduktyvioms diskusijoms. Gerai struktūrizuotos darbotvarkės padeda rasti tobulą pusiausvyrą tarp lankstumo ir struktūros. Štai keletas patarimų, kaip įgyvendinti trumpesnius ir efektyvesnius susitikimus:
- Naudokite iš anksto nustatytas dienotvarkes: Iš anksto nustatyta susitikimo darbotvarkė veiks kaip planas Pagal šį planą jūsų susitikimas gali būti baigtas laiku ir teisinga kryptimi Apgalvotoje darbotvarkėje turėtų būti pateikta diskusijų taškų apžvalga Jame nustatomas kiekvienos temos tvarkaraštis, kad būtų išvengta viršijimo.
- Paskirstykite laiko apribojimus kiekvienam diskusijos taškui: Turėtumėte apibrėžti susitikimo pradžios ir pabaigos laiką ir kiekvienai temai paskirti laiko limitą Gerai parengta susitikimo darbotvarkė turėtų gerbti dalyvių laiką ir padėti išlaikyti dėmesį nuo pradžios iki pabaigos.
- Laikykitės tvarkaraščio, kad išvengtumėte viršijimų: Atminkite, kad viršijimai yra įsitraukimo į kupiną susitikimą priešas Įsitikinkite, kad viskas glausta Nors gali kilti pagunda toliau diskutuoti įdomia tema, būtina laikytis tvarkaraščio, kad sumažintumėte susitikimo išlaidas ir sutaupytumėte laiko.
4 Sumažinkite dalyvių skaičių, kad sutaupytumėte laiko ir išteklių
Turėtumėte vengti švaistyti komandos narių laiką, siųsdami juos į susitikimus, kuriuose jiems nereikia dalyvauti. Dėl per didelio dalyvių skaičiaus diskusijos tampa sudėtingesnės.
Paprastai nykščio taisyklė yra geriau pakviesti dalyvius, kurių indėlis yra būtinas tikslams pasiekti. Mažiau dalyvių reiškia, kad šeimininkas turės sugaišti mažiau laiko koordinavimui ir bus mažiau pertraukų.
Susitikimo dalyvių skaičiaus sumažinimas taip pat padės pagrindiniams sprendimus priimantiems asmenims sutelkti dėmesį į prioritetines užduotis ir sutelkti dėmesį į aktualias temas ar klausimus.
- Pakvieskite tik pagrindines suinteresuotąsias šalis: Vienas iš būdų sumažinti susitikimo dalyvių skaičių yra pakviesti tik pagrindines suinteresuotąsias šalis Tai apima gyvybiškai svarbius sprendimus priimančius asmenis, bendradarbius ar bet ką kitą, WHO turės įtakos susitikimo rezultatams.
- Naudokite susitikimo suvestinę, kad atnaujintumėte nedalyvaujančius asmenis: Galite su jais bendrinti susitikimo suvestinę, net jei nekviečiate visų į susitikimą Taip bus užtikrinta, kad visi turėtų prieigą prie svarbios informacijos ir diskusijų.
AI apibendrinančios Transkriptor funkcijos gali automatiškai generuoti susitikimo suvestinę. Jame bus veiksmingų įžvalgų ir pagrindinių ištraukų iš susitikimo stenogramos. Galite bendrinti suvestinę su bet kuo WHO negalėjo dalyvauti susitikime, kad jie galėtų neatsilikti.
5 Užduočių ir projektų valdymo įrankių naudojimas tolesniam vykdymui
Tolesni veiksmai yra vienas geriausių būdų, kaip padaryti susitikimą vertą. Užduočių ir projektų valdymo programinė įranga, pvz., Asana, Trelloir monday.com , gali padėti supaprastinti užduočių priskyrimą ir sekti eigą, sumažinant poreikį rankiniu būdu stebėti dalyvius.
Užduočių ir projektų valdymo įrankių naudojimas taip pat pagerina atskaitomybę. Tai užtikrina, kad visi užbaigs priskirtus veiksmų elementus be tolesnių susitikimų. Štai keletas nemokamų ir mokamų užduočių ir projektų valdymo programinės įrangos, skirtos sumažinti susitikimo išlaidas, susijusias su tolesniais veiksmais:
Asana
Asana yra moderni projektų valdymo programinė įranga, palaikanti kelis projektų valdymo stilius. Tai suteikia jums visišką kontrolę, kaip vizualizuojate ir organizuojate darbą. Taip pat galite rasti daug integruotų funkcijų, kurios palengvina bendradarbiavimą.
Pavyzdžiui, tai leidžia priskirti užduotis asmenims naudojant intuityvią ir gerai suprojektuotą sąsają. Tiesioginiai pranešimai programoje leidžia pridėti failus, pažymėti kitus projektus ir įrašyti vaizdo pranešimus.
Trello
Trello siūlo paprastą vaizdinį būdą organizuoti projektus naudojant "Kanban" lentas. Tai paprasta naudoti ir neturi stačios mokymosi kreivės. Dėl paprastos nuvilkimo sąsajos jūs ir jūsų komanda galite efektyviai naudoti įrankį.
Kortelės arba užduotys apima terminus, priedus, vaizdus, komentarus, pasirinktinius laukus ir kontrolinius sąrašus. Kai komandos nariai atliks užduotis, jie galės vilkti korteles į atitinkamą sąrašą.
monday.com
monday.com yra dar viena projektų valdymo programa, leidžianti vizualizuoti visus projektus vienoje vietoje. Jis yra labai pritaikomas ir padeda kaupti duomenis ir metriką vizualiai patrauklioje sąsajoje.
Nors monday.com siūlo daug tinkinimo parinkčių, kai kurios išplėstinės funkcijos ir rodiniai pasiekiami tik aukštesnėse kainų pakopose.
Išvada
Susitikimai yra tarsi seminarai, kuriuose komandos nariai gali susiburti, kad suformuotų geriausias idėjas, naudodami vadovų bendradarbiavimo strategijas. Tačiau susitikimų planavimui ir organizavimui reikia daug laiko ir išteklių. Įmonės turi gerai rengti susitikimus, kad užtikrintų savo pelno išlaikymą, ir apsvarstyti transkripcijos paslaugų SEO naudą matomumui internete.
Laimei, daugelis AI įrankių gali automatizuoti daug laiko reikalaujančias ir varginančias užduotis. Pavyzdžiui, kūrėjai gali transkribuoti susitikimus naudodami kalbos į tekstą įrankius. Jie taip pat gali naudoti populiarius vaizdo konferencijų įrankius, tokius kaip Zoom ar Google Meet , norėdami planuoti ir rengti nuotolinius susitikimus.
Užuot prašę dalyvio užtrukti susitikimo minutes, galite pridėti patikimų AI įrankių, tokių kaip automatinė transkripcijos programinė įranga . Pavyzdžiui, Transkriptor gali konvertuoti kalbą į tekstą ir pateikti automatines susitikimo pastabas, kad sumažintų išlaidas. Šie AI įrankiai padės sumažinti susitikimų išlaidas ir padaryti kiekvieną seansą vertingą.
