Par exemple, AI outils de transcription comme Transkriptor peuvent automatiser la conversion des enregistrements de réunion en texte écrit. Ils peuvent également vous aider à résumer la réunion avec des points d’action et des points clés. Vous pouvez ensuite les partager avec une personne WHO n’a pas pu assister à la session.
Dans ce guide, nous vous présenterons les cinq stratégies clés qui vous aideront à réduire les coûts des réunions et à organiser des réunions plus efficaces :
1 Tirez parti d’outils de transcription tels que Transkriptor pour les notes de réunion automatisées
AI les assistants de réunion, utilisez un logiciel de transcription d’appels pour vous aider à enregistrer les réunions en ligne. Ils peuvent également transcrire de l’audio avec Evernote et des vidéos et enregistrer les transcriptions pour une utilisation ultérieure. Au lieu de prendre des notes manuellement pendant les réunions en cours, AI outils de transcription comme Transkriptor peuvent vous aider à automatiser le processus.
L’outil audio-texte peut enregistrer et transcrire des mots prononcés en texte. Comme il n’est pas nécessaire d’attribuer un preneur de notes manuel à chaque réunion, vous pouvez réduire le coût de la réunion grâce à des outils de transcription précis.
AI outils transforment la communication sur le lieu de travail et améliorent la productivité des réunions. Par exemple, cet article de Forbes souligne comment les outils d’automatisation réduisent l’effort nécessaire pour transcrire et résumer les réunions, améliorant ainsi l’efficacité et la collaboration de l’équipe.
Si vous assistez ou organisez souvent des réunions sur votre lieu de travail, voici deux outils de transcription AI populaires.
Transkriptor
Transkriptor est un outil de transcription de réunions virtuelles AI fiable et riche en fonctionnalités pour Google Meet, MS Teams et Zoom. Vous pouvez connecter le Google Calendar et Outlook calendrier à Transkriptor afin que le bot de réunion puisse rejoindre automatiquement les réunions planifiées.
Transkriptor pouvez également générer des résumés de transcription de réunion et des éléments d’action à télécharger ou à partager avec les membres de l’équipe. Il est précis à 99 % et prend en charge plus de 100 langues de transcription et de traduction pour répondre aux besoins des équipes mondiales.
Otter.AI
Otter.AI s’agit d’un autre outil AI de conversion de l’audio en texte qui permet d’enregistrer et de transcrire des réunions Zoom . OtterPilot pouvez rejoindre les réunions en ligne Zoom, Google Meetou Microsoft teams et convertir les mots prononcés en texte.
Bien que Otter.AI fasse un travail décent de transcription des réunions, la précision de l’outil de conversion en texte n’est que de 85 %. Cela signifie que vous devrez passer beaucoup de temps à modifier le fichier transcrit.
Un autre domaine d’amélioration de Otter.AI est que l’outil de prise de notes AI se limite à l’anglais. Par conséquent, il peut ne pas convenir aux utilisateurs multilingues.
2 Utilisez la vidéoconférence pour réduire les frais de déplacement
Les réunions vidéo sont devenues la nouvelle norme dans les entreprises à distance et hybrides. En effet, ils aident à réduire le besoin de déplacements et d’autres dépenses.
Les outils de visioconférence peuvent vous aider à planifier et à ajouter rapidement des réunions à distance à votre calendrier. Les outils de conversion de l’audio en texte peuvent également réduire les coûts et permettre une planification flexible.
Zoom
Zoom s’agit d’une application de visioconférence populaire. Tout ce que vous avez à faire est de partager le lien de la réunion Zoom avec les participants. Vous pouvez être sûr que tout le monde peut rejoindre l’appel rapidement.
Il est très fiable et maintiendra votre vidéo même avec une connexion Internet faible. Zoom propose également un tableau blanc qui remplit rapidement le tableau virtuel de post-its, d’images et de diagrammes.
Microsoft teams
Microsoft teams offre certaines des fonctionnalités de vidéoconférence et de chat d’équipe les plus robustes du marché. La fonction de tableau blanc est excellente : vous pouvez dessiner à main levée, et le programme adoucira les choses.
Cette fonctionnalité permet de prendre facilement des notes et de schématiser des choses en déplacement. Il enregistre toute la conversation de la réunion et est enregistrée dans l’application de discussion d’équipe afin que vous puissiez l’enregistrer pour référence future.
Google Meet
L’une des meilleures fonctionnalités de Google Meet est son intégration profonde avec les applications Workspace Google . Si vous créez une réunion dans le Google Calendar, vous recevrez un lien Meet, sur lequel tous les participants peuvent cliquer pour la rejoindre.
Meet est une alternative Zoom populaire qui s’exécute dans un navigateur, et non dans une application, ce qui est un avantage. Les sous-titres fonctionnent bien en anglais, mais Meet ne peut pas détecter lorsque les participants parlent d’autres langues.
3 Mettez en place des réunions plus courtes et plus efficaces avec des ordres du jour structurés
Les réunions sont l’épine dorsale d’une collaboration efficace, mais des réunions plus longues et inefficaces peuvent faire perdre de l’argent, du temps et des efforts. Tenez compte de l’étiquette appropriée pour les réunions virtuelles afin de minimiser les perturbations. C’est là qu’un ordre du jour de réunion bien conçu entre en jeu. Il vous permet de définir des attentes claires pour l’équipe. Vous pouvez même raccourcir la durée de la réunion en vous concentrant uniquement sur les discussions essentielles.
La compréhension qu’ont les participants de ce qu’ils vont aborder lors de la réunion permet une meilleure préparation. Cela élimine également le temps consacré à des discussions improductives. Des ordres du jour bien structurés vous aident à trouver l’équilibre parfait entre flexibilité et structure. Voici quelques conseils pour mettre en place des réunions plus courtes et plus efficaces :
- Utilisez des ordres du jour prédéfinis : Un ordre du jour de réunion préétabli agira comme un plan directeur Grâce à ce plan, votre réunion pourrait être terminée à temps et dans la bonne direction Un ordre du jour réfléchi doit donner un aperçu des points de discussion Il établit une chronologie pour chaque sujet afin d’éviter les débordements.
- Fixez des limites de temps pour chaque point de discussion : Vous devez définir les heures de début et de fin de la réunion et attribuer une limite de temps à chaque sujet Un ordre du jour de réunion bien conçu doit respecter le temps des participants et aider à rester concentré du début à la fin.
- Respectez l’horaire pour éviter les dépassements : N’oubliez pas que les dépassements sont l’ennemi de l’engagement dans une réunion bondée Assurez-vous de tout être concis Bien qu’il puisse être tentant de continuer à discuter d’un sujet passionnant, il est essentiel de respecter l’horaire pour réduire les coûts des réunions et gagner du temps.
4 Réduire le nombre de participants pour économiser du temps et des ressources
Vous devez éviter de faire perdre du temps aux membres de l’équipe en les enchaînant à des réunions auxquelles ils n’ont pas besoin d’assister. Trop de participants rendent les discussions plus difficiles.
En règle générale, il est préférable d’inviter les participants dont la contribution est nécessaire à la réalisation des objectifs. Moins de participants signifie que l’hôte devra perdre moins de temps à la coordination et qu’il y aura moins d’interruptions.
La réduction du nombre de participants à la réunion aidera également les principaux décideurs à se concentrer sur les tâches hautement prioritaires et à rester concentrés sur des sujets ou des questions pertinents.
- N’invitez que les parties prenantes essentielles : Une façon de réduire le nombre de participants à la réunion est de n’inviter que les parties prenantes essentielles Il comprend les décideurs, les contributeurs ou toute autre personne WHO affectera le résultat de la réunion.
- Utilisez un résumé de la réunion pour mettre à jour les non-participants : Vous pouvez partager le résumé de la réunion avec eux même si vous n’invitez pas tout le monde à la réunion Cela permettra à tout le monde d’avoir accès à des informations et à des discussions essentielles.
AI fonctionnalités de synthèse de Transkriptor peuvent générer automatiquement un résumé de réunion. Il comprendra des informations exploitables et des points clés à retenir de la transcription de la réunion. Vous pouvez partager le résumé avec toute personne WHO n’a pas pu assister à la réunion afin qu’elle puisse rester au courant.
5 Utiliser des outils de gestion des tâches et des projets pour le suivi
Le suivi est l’un des meilleurs moyens de rendre une réunion intéressante. Les logiciels de gestion des tâches et des projets tels que Asana, Trello monday.com peuvent vous aider à rationaliser l’attribution des tâches et à suivre l’avancement, réduisant ainsi la nécessité d’effectuer un suivi manuel auprès des participants.
L’utilisation des outils de gestion des tâches et des projets améliore également la responsabilisation. Il garantit que tout le monde termine les actions assignées sans autres réunions. Voici quelques-uns des logiciels de gestion de tâches et de projets gratuits et payants pour réduire les coûts de réunion liés au suivi :
Asana
Asana est un logiciel de gestion de projet moderne qui prend en charge plusieurs styles de gestion de projet. Il vous donne un contrôle total sur la façon dont vous visualisez et organisez le travail. Vous pouvez également trouver de nombreuses fonctionnalités intégrées qui facilitent la collaboration.
Par exemple, il vous permet d’attribuer des tâches à des individus à l’aide d’une interface intuitive et bien conçue. La messagerie directe intégrée à l’application vous permet de joindre des fichiers, d’étiqueter d’autres projets et d’enregistrer des messages vidéo.
Trello
Trello offre un moyen visuel simple d’organiser des projets à l’aide de tableaux Kanban. Il est simple à utiliser et n’a pas une courbe d’apprentissage abrupte. Grâce à l’interface simple par glisser-déposer, vous et votre équipe pouvez utiliser l’outil efficacement.
Les cartes ou tâches incluent des dates d’échéance, des pièces jointes, des images, des commentaires, des champs personnalisés et des listes de contrôle. Une fois que les membres de l’équipe ont terminé les tâches, ils peuvent faire glisser les cartes vers la liste appropriée.
monday.com
monday.com est une autre application de gestion de projet qui vous permet de visualiser tous les projets en un seul endroit. Il est hautement personnalisable et vous aide à agréger des données et des mesures sur une interface visuellement attrayante.
Bien que monday.com offre de nombreuses options de personnalisation, certaines des fonctionnalités et vues avancées ne sont disponibles que dans les niveaux de prix supérieurs.
Conclusion
Les réunions sont comme des ateliers où les membres de l’équipe peuvent se réunir pour façonner les meilleures idées en utilisant des stratégies de collaboration pour les managers . Cependant, la planification et l’organisation de réunions nécessitent beaucoup de temps et de ressources. Les entreprises doivent bien organiser les réunions pour s’assurer que leurs bénéfices sont maintenus, et considérer les avantages des services de transcription SEO pour la visibilité en ligne.
Heureusement, de nombreux outils AI permettent d’automatiser des tâches chronophages et fastidieuses. Par exemple, les développeurs peuvent transcrire des réunions à l’aide d’outils de conversion vocale. Ils peuvent également utiliser des outils de visioconférence populaires tels que Zoom ou Google Meet pour planifier et organiser des réunions à distance.
Au lieu de demander à un participant de rédiger un procès-verbal de réunion, vous pouvez ajouter des outils de AI fiables tels qu’un logiciel de transcription automatique . Par exemple, Transkriptor pouvez convertir la parole en texte et fournir des notes de réunion automatisées pour réduire les coûts. Ces outils AI vous aideront à réduire les coûts des réunions et à faire en sorte que chaque session en vaille la peine.
