Например, AI инструменти за транскрипция като Transkriptor могат да автоматизират преобразуването на записи от срещи в писмен текст. Те също могат да ви помогнат да обобщите събранието с елементи за действие и ключови точки. След това можете да ги споделите с някого WHO не е успял да присъства на сесията.
В това ръководство ще ви преведем през петте ключови стратегии, които ще ви помогнат да спестите разходи за срещи и да провеждате по-ефективни срещи:
1 Използвайте инструменти за транскрипция като Transkriptor за автоматизирани бележки от срещи
AI асистенти за събрания използвайте софтуер за транскрипция на разговори , за да ви помогне да записвате онлайн събрания. Те могат също така да транскрибират аудио с Evernote и видеоклипове и да запазват преписите за по-късна употреба. Вместо да си водите ръчни бележки по време на текущи срещи, AI инструменти за транскрипция като Transkriptor могат да ви помогнат да автоматизирате процеса.
Инструментът за преобразуване на аудио в текст може да записва и транскрибира изговорени думи в текст. Тъй като няма нужда да назначавате ръчен водещ бележки за всяка среща, можете да намалите разходите за среща с точни инструменти за транскрипция.
AI инструменти трансформират комуникацията на работното място и подобряват производителността на срещите. Например, тази статия на Forbes подчертава как инструментите за автоматизация намаляват усилията, необходими за транскрибиране и обобщаване на срещи, повишавайки ефективността и сътрудничеството на екипа.
Ако често посещавате или организирате срещи на работното си място, ето два популярни инструмента за AI транскрипция.
Transkriptor
Transkriptor е надежден и богат на функции инструмент за транскрипция на виртуални срещи AI за Google Meet, MS Teams и Zoom. Можете да свържете Google Calendar и Outlook календара към Transkriptor , така че ботът за събрание да може автоматично да се присъединява към планирани срещи.
Transkriptor могат също така да генерират резюмета на транскрипции на срещи и елементи за действие за изтегляне или споделяне с членовете на екипа. Той е 99% точен и поддържа над 100 езика за транскрипция и превод, за да отговори на нуждите на глобалните екипи.
Otter.AI
Otter.AI е друг AI инструмент за преобразуване на аудио в текст, който може да записва и транскрибира срещи в Zoom . OtterPilot можете да се присъедините към онлайн срещите на Zoom, Google Meetили Microsoft teams и да преобразувате изговорените думи в текст.
Въпреки че Otter.AI върши прилична работа с транскрибирането на срещи, точността на инструмента за преобразуване на реч в текст е само 85%. Това означава, че ще трябва да отделите много време за редактиране на транскрибирания файл.
Друга област за подобряване на Otter.AI е, че AI инструмент за водене на бележки е ограничен до английски. Следователно може да не е подходящ за многоезични потребители.
2 Използвайте видеоконференции, за да намалите пътните разходи
Видео срещите се превърнаха в новото нормално в отдалечените и хибридните компании. Това е така, защото те помагат за намаляване на необходимостта от пътуване и други разходи.
Инструментите за видеоконференции могат да ви помогнат бързо да планирате и добавяте отдалечени срещи към календара си. Инструментите за преобразуване на аудио в текст също могат да намалят разходите и да позволят гъвкаво планиране.
Zoom
Zoom е популярно приложение за видеоконференции. Всичко, което трябва да направите, е да споделите връзката за среща Zoom с присъстващите. Можете да се чувствате уверени, че всеки може бързо да се присъедини към разговора.
Той е много надежден и ще поддържа видеоклипа ви дори при слаба интернет връзка. Zoom също така предлага бяла дъска, която бързо запълва виртуалната дъска с лепкави бележки, изображения и диаграми.
Microsoft teams
Microsoft teams предлага някои от най-стабилните функции за видеоконференции на пазара и предложения за екипен чат. Функцията на бялата дъска е отлична: Можете да рисувате на ръка и програмата ще изглади нещата.
Тази функция улеснява воденето на бележки и диаграмите на нещата в движение. Той запазва целия чат от срещата и се записва в приложението за екипен чат, за да можете да го запазите за бъдещи справки.
Google Meet
Една от най-добрите характеристики на Google Meet е дълбоката му интеграция с приложенията Google Workspace. Ако създадете среща в Google Calendar, ще получите връзка към Meet, върху която всички участници могат да кликнат, за да се присъединят.
Meet е популярна Zoom алтернатива, която работи в браузър, а не в приложение, което е плюс. Надписите работят добре на английски, но Meet не може да открие кога участниците говорят други езици.
3 Прилагане на по-кратки и по-ефективни срещи със структуриран дневен ред
Срещите са гръбнакът на ефективното сътрудничество, но по-дългите и неефективни срещи могат да загубят пари, време и усилия; помислете за подходящ етикет на виртуалните срещи , за да сведете до минимум смущенията. Това е мястото, където се появява добре изработен дневен ред на срещата. Позволява ви да зададете ясни очаквания към екипа. Можете дори да съкратите продължителността на срещата, като се съсредоточите само върху основни дискусии.
Разбирането на участниците за това, което ще обсъдят на срещата, позволява по-добра подготовка. Освен това елиминира времето, прекарано в непродуктивни дискусии. Добре структурираните програми ви помагат да постигнете перфектния баланс между гъвкавост и структура. Ето някои от съветите за прилагане на по-кратки и по-ефективни срещи:
- Използвайте предварително зададени програми: Предварително определеният дневен ред на срещата ще действа като план С този план срещата ви може да приключи навреме и в правилната посока Обмислената програма трябва да предоставя преглед на точките за обсъждане Той установява времева линия за всяка тема, за да предотврати преизпълнение.
- Разпределете времеви ограничения за всяка дискусионна точка: Трябва да определите началния и крайния час на срещата и да разпределите времеви лимит за всяка тема Добре изработеният дневен ред на срещата трябва да зачита времето на участниците и да помага за поддържане на фокуса от началото до края.
- Придържайте се към графика, за да избегнете превишаване: Не забравяйте, че превишаването е врагът на ангажираността в претъпкана среща Уверете се, че всичко е кратко Въпреки че може да е изкушаващо да продължите да обсъждате вълнуваща тема, придържането към графика, за да намалите разходите за срещи и да спестите време, е от съществено значение.
4 Намалете броя на участниците, за да спестите време и ресурси
Трябва да избягвате да губите времето на членовете на екипа, като ги включвате в срещи, на които не е необходимо да присъстват. Твърде много участници правят дискусиите по-предизвикателни.
Като общо правило за палеца е по-добре да поканите участниците, чийто принос е необходим за постигане на целите. По-малко участници означават, че домакинът ще трябва да губи по-малко време за координация и ще има по-малко прекъсвания.
Намаляването на броя на участниците в срещата също ще помогне на ключовите лица, вземащи решения, да се съсредоточат върху задачи с висок приоритет и да останат фокусирани върху съответните теми или въпроси.
- Поканете само основни заинтересовани страни: Един от начините да се намали броят на участниците в срещата е да се поканат само основните заинтересовани страни Тя включва жизненоважни лица, вземащи решения, сътрудници или всеки друг WHO ще повлияе на резултата от срещата.
- Използвайте резюме на събранието, за да актуализирате неприсъстващите: Можете да споделите резюмето на събранието с тях, дори ако не каните всички на събранието Това ще гарантира, че всеки има достъп до критична информация и дискусии.
AI обобщаващи функции на Transkriptor могат автоматично да генерират резюме на срещата. Той ще включва приложими прозрения и ключови изводи от стенограмата на срещата. Можете да споделите резюмето с всеки WHO не е успял да присъства на срещата, за да може да остане в течение.
5 Използвайте инструменти за управление на задачи и проекти за последващи действия
Проследяването е един от най-добрите начини да направите срещата си полезна. Софтуерът за управление на задачи и проекти като Asana, Trelloи monday.com може да ви помогне да рационализирате възлагането на задачи и да проследявате напредъка, намалявайки необходимостта от ръчно проследяване на присъстващите.
Използването на инструментите за управление на задачи и проекти също подобрява отчетността. Той гарантира, че всеки изпълнява зададените елементи за действие без допълнителни срещи. Ето някои от безплатните и платени софтуери за управление на задачи и проекти за намаляване на разходите за срещи, свързани с последващи действия:
Asana
Asana е модерен софтуер за управление на проекти, който поддържа множество стилове на управление на проекти. Дава ви пълен контрол върху това как визуализирате и организирате работата. Можете също така да намерите много вградени функции, които улесняват сътрудничеството.
Например, той ви позволява да възлагате задачи на хора, като използвате интуитивен и добре проектиран интерфейс. Директните съобщения в приложението ви позволяват да прикачвате файлове, да маркирате други проекти и да записвате видео съобщения.
Trello
Trello предлага прост визуален начин за организиране на проекти с помощта на Kanban дъски. Той е лесен за използване и няма стръмна крива на обучение. Благодарение на простия интерфейс за плъзгане и пускане, вие и вашият екип можете да използвате инструмента ефективно.
Картите или задачите включват крайни срокове, прикачени файлове, изображения, коментари, персонализирани полета и контролни списъци. След като членовете на екипа изпълнят задачите, те могат да плъзнат картите в съответния списък.
monday.com
monday.com е друго приложение за управление на проекти, което ви позволява да визуализирате всички проекти на едно място. Той е много адаптивен и ви помага да обобщавате данни и показатели във визуално привлекателен интерфейс.
Въпреки че monday.com предлага много опции за персонализиране, някои от разширените функции и изгледи са достъпни само в по-високи ценови нива.
Извод
Срещите са като семинари, където членовете на екипа могат да се съберат, за да оформят най-добрите идеи, използвайки стратегии за сътрудничество за мениджъри . Планирането и организирането на срещи обаче изискват много време и ресурси. Фирмите трябва да организират добре срещи, за да гарантират, че печалбите им се поддържат, и да обмислят ползите от SEO услугите за транскрипция за онлайн видимост.
За щастие много AI инструменти могат да автоматизират отнемащи време и досадни задачи. Например, разработчиците могат да транскрибират срещи с помощта на инструменти за преобразуване на реч в текст. Те могат също така да използват популярни инструменти за видеоконференции като Zoom или Google Meet , за да планират и организират отдалечени срещи.
Вместо да молите участник да вземе протокол от събранието, можете да добавите надеждни инструменти за AI като софтуер за автоматична транскрипция . Например, Transkriptor могат да преобразуват речта в текст и да предоставят автоматизирани бележки от събранието, за да намалят разходите. Тези AI инструменти ще помогнат за намаляване на разходите за срещи и ще направят всяка сесия полезна.
