Поради тази промяна в комуникацията много хора все още не са сигурни как да се държат по време на виртуални разговори и не са усвоили напълно изкуството. За да поправя това, обсъждам етикета на виртуалната среща по-долу, за да можете да преминете към следващия си видео разговор и да покажете на всички останали как се прави.
Точност и подготвеност
Виртуалните срещи обикновено имат начален и краен час. Бъдете внимателни и се придържайте към тези времена. Не закъснявайте с 10 минути и карайте всички да чакат. По същия начин уважавайте времето на хората и избягвайте да се колебаете или да държите всички на срещата дълго след планирания й край.
Също така се уверете, че сте наясно с дневния ред на срещата! Трябва да сте наясно по темата, какво се обсъжда и основните въпроси, които ще бъдат разгледани.
Правилен дрескод и външен вид
Всички сме виждали мемета и кадри на служители, които присъстват на виртуални разговори в своите халати или пижами. Не бъдете този човек. Това, че сте вкъщи, не означава, че трябва да се обличате или да не полагате усилия за видео разговор. Не забравяйте, че вашият външен вид и облекло казват много за вашата личност и начин на мислене като служител.
Запознаване с избраната платформа
Когато бях начинаещ във виртуалните срещи, направих тази грешка - бях неподготвен и нямах предварителни познания за платформата за конференции. Трябваше да инсталирам Zoomв движение и в резултат на това нямах представа какво правя или как да направя нещо като активиране на видеоклипа си.
Не правете грешката, която направих аз! Ако знаете, че ви предстои виртуална среща, уверете се, че знаете коя платформа се използва и се запознайте с това как работи.
Контекст и среда
Подобно на сценария с пижамата, всички сме виждали и клипове на хора, които посещават видеоконференции в леглата си или в оживена кръчма. Фонът и средата на вашето видео са особено важни.
В идеалния случай не искате разсейване като домашни любимци, а произходът ви трябва да е обикновен, така че фокусът да е върху вас. Избягвайте зони с шум, така че звукът ви да не пречи на другите участници.
Етикет за заглушаване и включване на звука
Не оставяйте микрофона си включен постоянно по време на виртуална среща, тъй като в зависимост от силата може да се улови фонов шум, който може да бъде разсейващ. Вместо това правилният етикет на виртуалната среща е да заглушите микрофона си, когато не говорите.
Използване на камерата и зрителен контакт
Най-трудната част, която намирам за виртуалните срещи, е зрителният контакт и как да използвам камерата си. Проблемът е в двойствеността на камерата и екрана. Камерата ви е на едно място, докато екранът ви е в различна позиция.
Това означава, че трябва да направите избор къде да гледате. Правилният етикет на виртуалната среща е да гледате камерата, а не екрана си, когато говорите с някого. Това е най-близкото до зрителен контакт, който можете да достигнете, в противен случай започвате от екрана и изглежда непрофесионално.
Очевидно трябва да гледате екрана, за да прецените реакциите и да наблюдавате други хора, но номерът е да прелиствате между камерата и екрана, когато говорите, но в по-голямата си част дръжте очите си върху камерата.
Участие и ангажираност
Участието и ангажираността са особено важни и трябва да се научите кога да говорите и кога да не говорите. Първо, трябва да се стремите да бъдете част от срещата за правилен етикет на виртуалната среща - не просто седете там, без да говорите или да показвате каквото и да е взаимодействие.
Второ, трябва да сте внимателни към другите и да знаете кога е подходящо да говорите. Не говорете за другите и се уверете, че е подходящият момент за ангажиране.
Правилно водене на бележки
Не мога да преброя моментите, когато съм приключил виртуална среща само за да бъда бомбардиран с въпроси след това или разяснения за нещата, просто защото участниците не са си водили бележки.
Воденето на бележки е особено важно за етикета на виртуалната среща, защото не е толкова лесно просто да отидете и да говорите с участник след това. Бъдете задълбочени с воденето на бележки и ако е необходимо, помолете домакина да запише срещата. Можете също така да транскрибирате видео в текст , така че да имате писмен запис от виртуалната среща, към който да се върнете на по-късна дата.
Направете следващата си виртуална среща с тези съвети за етикет
Надявам се, че сега сте изпълнени с увереност и имате по-ясно разбиране за етикета на виртуалните срещи. Ключът е да запомните, че въпреки че не присъствате физически на срещата, се очаква основно ниво на професионализъм, самоконтрол и участие и не трябва да действате по-различно, отколкото ако сте в офис среда.
