Як створити стенограму зустрічі у 2022 році

Розшифровка зустрічі – це найпростіший спосіб записати те, що обговорювалося під час зустрічі. Хоча традиційним методом було написання транскрипції вручну, технологія дозволяє автоматизувати цей процес.

Нижче наведено найкращий посібник із транскрибування нарад. Ви дізнаєтеся, що це таке, чому вони важливі та як у майбутньому транскрибувати свої зустрічі .

Що таке стенограми зустрічі?

Стенограми нарад – це текстові записи голосових розмов під час наради . Однак повна стенограма зустрічі повинна включати доповідачів і позначки часу для спрощення перенаправлення.

Існує 3 основних типи транскрипції наради:

1. Що таке відредагована транскрипція

Відредагована транскрипція – це повний сценарій, скоригований для читабельності. Це включає виправлення граматики та орфографії та видалення сленгу чи неповних слів. Відредагована стенограма може бути корисною для зустрічі, якщо вам потрібно буде офіційно представити письмовий документ у майбутньому.

2. Що таке дослівна транскрипція

Дослівна розшифровка є точною копією розмовної зустрічі. Він включає паузи та невербальні звуки (кашляння горла, фоновий шум). Немає великої користі від повної дослівної розшифровки зустрічі, якщо це не в юридичному контексті.

Невеликою варіацією є недослівна транскрипція. Це видаляє паузи та невербальні звуки, зберігаючи незмінне формулювання. 

3. Що таке інтелектуальна дослівна транскрипція

Інтелектуальна дослівна транскрипція зберігає основну мову, редагуючи слова-заповнювачі, повторення, нестандартні слова та паузи. Він видаляє речення, що не стосуються теми, і повторювані речення.

Мета інтелектуальної дослівної стенограми — зберегти голос мовця, але зробити текст читабельним. Він використовується в бізнесі, тому що його можна цитувати або легко конвертувати в інші носії, наприклад сценарій або написану статтю.

Чи варто використовувати відредаговану транскрипцію чи дослівну транскрипцію?

Найбільш логічним варіантом у більшості бізнес-контекстів є інтелектуальна дослівна стенограма. Хоча ви, можливо, захочете використати більш відредаговану версію, ви можете зробити це в майбутньому з початкового документа. Ваше завдання — вирішити, наскільки сильно відредаговано транскрипцію залежно від контексту.


місце для зустрічей


Чому вам слід транскрибувати зустрічі?

Причиною стенограми зустрічей є ведення письмового запису тем обговорення. Це пов’язано з іншими причинами, зокрема:

  • Щоб підвищити концентрацію. Якщо учасникам не потрібно робити власні нотатки під час зустрічі, вони можуть зосередитися на тому, що обговорюється. Таким чином, стенограми зустрічей покращують взаємодію.
  • Щоб спростити посилання. Якщо комусь потрібно повернутися до обговорень зустрічі, стенограма — це найпростіший спосіб зробити це. Використання чиїхось нотаток може призвести до помилок, якщо вони написали інформацію неправильно.
  • Щоб заощадити час. Створення стенограм зустрічей економить час учасників, оскільки їм не потрібно переглядати запис кілька разів, щоб отримати потрібну інформацію. Письмовий документ набагато легше сканувати.
  • Щоб підвищити ROI. Зустріч із важливим оратором може коштувати дорого. Таким чином, запис стенограми означає, що люди можуть більше зосередитися, і ви можете використовувати письмовий документ для маркетингу для покращення ділових зв’язків.

Як можна використовувати стенограми зустрічей?

Стенограма зустрічі може бути джерелом інформації для маркетингових заходів, спрямованих на клієнтів.  Наприклад, якщо група працівників обговорює зміни чи тенденції галузі, ви можете перетворити стенограму на:

  • Публікація в блозі
  • Сценарій відео YouTube
  • Епізод подкасту
  • Субтитри в соціальних мережах

Транскрипція наради не тільки дозволить вам отримати кілька фрагментів вмісту з одного документа, але й допоможе вам продемонструвати свої знання та зміцнити свій діловий авторитет.

Якщо ви все одно створюєте маркетинговий вміст, використання стенограми зустрічі для інформації може заощадити час, особливо тому, що її можна перетворити на більшість із цих форм з дуже невеликим редагуванням.

Як вести та записувати протокол зустрічі

Залежно від вашої швидкості набору тексту та здатності зберігати інформацію, транскрибування наради не повинно бути складним процесом. Ось кроки, як створити розшифровку зустрічі.

1. Запишіть зустріч

Перший крок — отримати запис зустрічі . Хоча ви можете спробувати робити нотатки, коли це відбувається, це не є точним джерелом інформації. Спосіб запису зустрічі залежатиме від місця її проведення та кількості спікерів.

Опції запису включають:

  • Програмне забезпечення для запису екрану та звуку для віртуальних зустрічей
  • Ваш смартфон для невеликих зустрічей кількох людей
  • Багатоспрямовані мікрофони для великих залів засідань

Який би варіант ви не вибрали, перевірте якість перед початком зустрічі. Ви повинні переконатися, що всі проблеми вирішені заздалегідь, щоб вони не заважали. Крім того, якість звуку визначає точність транскрипції вашої зустрічі.

Насамкінець переконайтеся, що у вас є дозвіл кожного на запис зустрічі.

2. Прослухайте аудіо

Далі за потреби перенесіть аудіофайл на комп’ютер. Прослухайте файл повністю, не намагаючись робити нотатки. Це дає змогу визначити, чи є якісь проблеми чи пропадання звуку. Ви захочете ознайомитись із вмістом файлу, перш ніж почати намагатися транскрибувати.

3. Розпочніть транскрибування

Прослухайте аудіо вдруге та почніть транскрибувати. Найпростіший спосіб зробити це вручну — просто ввести текст, не турбуючись надто про пунктуацію та правопис. Коли ви помітите нового мовця, додайте розрив рядка, щоб відрізнити його. Цей крок допоможе вам пізніше додати позначки часу.

4. Приведіть свою транскрипцію

Перегляньте аудіофайл ще раз, щоб покращити свою транскрипцію . Під час цього кроку ви повинні перевірити, чи немає неточних слів, і постарайтеся розділити розділи за мовцем. Хоча вам ще не потрібно додавати імена, принаймні ви повинні мати точні блоки тексту для кожного.

Зробивши це, перегляньте текстовий файл без аудіо та почніть редагувати граматику та правопис. Обсяг цього кроку залежить від того, який вид транскрипції ви бажаєте, але слова мають бути написані правильно, а там, де, на вашу думку, зміни мають бути крапки та великі літери.

5. Додайте доповідачів і позначки часу

Якщо ви задоволені якістю транскрипції наради, ви можете прослухати аудіо ще раз і почати додавати позначки часу та доповідачів. Для цього ставте відео на паузу щоразу, коли нова особа починає говорити, і додайте такі деталі:

[hour:minute:second] [speaker]: (Виступ)

Після того, як ви це зробите, у вас має бути повна та точна розшифровка зустрічі.

6. Перетворити на короткий зміст

Стенограма засідання відрізняється від протоколу засідання. У той час як стенограма – це дослівний файл, протокол – це запис основних моментів. Тож, якщо вам потрібні хвилини, перегляньте текстовий файл, вибравши:

  • Порушені питання
  • Пропозиції
  • Точки дії
  • Вирішені результати
  • Терміни

Зробити це набагато легше, якщо у вас є точна розшифровка зустрічі, на відміну від роботи безпосередньо з аудіофайлу.

Альтернатива ручній транскрипції

Транскрипція вручну – це тривалий процес, який не завжди гарантує рівень точності, необхідний для стенограм зустрічей. Альтернативою є використання автоматичного програмного забезпечення для транскрипції, наприклад Transkriptor .

Ось як це працює:

  1. Створіть аудіозапис зустрічі.
  2. Завантажте його в програмне забезпечення для автоматичної транскрипції та залиште для конвертації.
  3. Після завершення ви отримаєте сповіщення та список завдань.
  4. Це включає перевірку текстового файлу та редагування на точність, якщо потрібно. Виконайте їх, перш ніж завершувати файл.
  5. Після редагування завантажте текстовий файл у вибраному форматі.

Перевага використання автоматичної платформи транскрипції полягає в тому, що вона знімає багато повторюваної роботи з транскрибування.

Що таке приклад транскрипції наради?

Незважаючи на те, що довжина та складність стенограми зустрічі можуть відрізнятися, ось приклад типової інтелектуальної дослівної стенограми.

[00:00:10 Steve]:       Ласкаво просимо, всі. Сподіваюся, ви всі добре провели вихідні. Зараз, здається, вдалий час, щоб наздогнати те, що ми досягли з розгортанням нового програмного забезпечення.

[00:00:40 Becky]:      Наразі ми плануємо запустити її наприкінці місяця, але ми зіткнулися з кількома проблемами інтерфейсу користувача. Я дозволю Бену пояснити, тому що він мав справу з цим.

[00:01:04 Ben]:         Дякую, Беккі. Отже, проблема, яку ми зараз маємо, полягає в тому, що доступ до налаштувань облікового запису змушує користувача вийти з системи. Ми не можемо зовсім…

[00:01:20 Steve]:       Це здається великою проблемою, якщо розробляти так пізно. Чи це пов’язано з чимось іншим, чи це окрема проблема?

[00:01:34 Ben]:         Наскільки ми можемо судити, це ізольовано. Жодні інші функції чи меню не виявляли помилок під час тестування продукту, тому ми вважаємо, що це відносно нова проблема, оскільки ми впровадили останнє оновлення дизайну. Чому це спричинило помилку, наразі невідомо, але це радість розробки програмного забезпечення, чи не так?

[00:02:01 Steve]:       Так, це правда. Що ж, Беккі, я думаю, що це має бути головним пріоритетом на тиждень, оскільки ми не повинні впроваджувати жодних подальших змін, доки це не буде вирішено. Я залишаю це вам організовувати, але я думаю, що ми повинні задіяти всіх доступних людей, тому що це буде велика затримка. Ми наздоженемо в кінці тижня, добре?

[00:02:43 Becky]:      Це добре, дякую, Стіве. Я попрошу Бена координувати дії з іншими ІТ-спеціалістами, щоб побачити, що ми можемо зробити з цим якомога швидше.


стіл для зустрічей


Чи можете ви транскрибувати зустрічі за допомогою асинхронних дистанційних мікрофонів?

Технічно так, але це вимагає складного програмного забезпечення або багато часу на об’єднання файлів вручну.

Асинхронні мікрофони записують однаковий звук, але не організовані для одночасного запису. Приклади включають смартфони, планшети та ноутбуки, усі з яких мають вбудовані мікрофони.

Елемент відстані походить від цих асинхронних мікрофонів, розташованих у різних точках кімнати. Наприклад, під час зустрічі, яка відбувається в залі засідань, кожен учасник може використовувати свій пристрій для запису зустрічі. Результатом є асинхронні дистанційні мікрофони.

Які недоліки використання асинхронних дистанційних мікрофонів?

Кожен із асинхронних віддалених мікрофонів записував би свою версію зустрічі, завдяки чому їхній найближчий оратор був би найчіткішим. Це забезпечить придатний для використання аудіозапис для кожної особи, але проблеми включатимуть:

  • Об’єднання найточнішого звуку для кожного динаміка в один файл
  • На використання розпізнавання мовлення для визначення того, хто говорить, може вплинути якість мікрофона
  • В’язання аудіофрагментів займе багато часу вручну або дуже складне програмне забезпечення для транскрипції

У 2019 році Microsoft запустила дослідження щодо використання асинхронних віддалених мікрофонів для транскрипції нарад. Дослідникам довелося використовувати широкий спектр складних штучного інтелекту та аудіоалгоритмів, щоб створити файл транскрипції з точністю на 3% менше, ніж у спрямованих мікрофонів. Той факт, що це було передове дослідження, проведене корпорацією Майкрософт , має підкреслити його простоту використання в реальному світі.

Подивіться, що про нас сказали наші клієнти!

Ми обслуговуємо тисячі людей будь-якого віку, професії та країни. Натисніть на коментарі або кнопку нижче, щоб прочитати більше чесних відгуків про нас.

Маріселлі Г.
професор
Читати далі
Головна користь для мене – це час. Який чудовий інструмент для мене, адже тепер я можу виконувати свою роботу швидко та якісно. Транскриптор – це дійсно хороший інструмент для дослідників, тому що ми повинні виконувати подібні завдання, і у нас не так багато часу для трансляції.
Хімена Л.
Засновник
Читати далі
Все дуже добре, не дорого, гарне співвідношення ціна-якість, а також досить швидко. Велика точність щодо часу субтитрів і розпізнавання слів. Потрібно було внести дуже мало виправлень.
Жаклін Б.
Соціолог
Читати далі
Найбільше мені сподобався транскриптор, так це його висока точність. Завдяки простій у використанні платформі мені потрібно було лише налаштувати пунктуацію
Попередній
Далі

Часті запитання

Стенограма зустрічі необхідна для точності, довідки та контент-маркетингу. Однак не варто витрачати години на запис аудіофайлу наради вручну.

Якщо вам потрібна розшифровка зустрічі, спробуйте програмне забезпечення для розшифровки. Вони швидкі та прості у використанні, а перша транскрипція безкоштовна.