Ad esempio, AI strumenti di trascrizione come Transkriptor possono automatizzare la conversione delle registrazioni delle riunioni in testo scritto. Possono anche aiutarti a riassumere l'incontro con elementi di azione e punti chiave. Puoi quindi condividerli con qualcuno WHO non ha potuto partecipare alla sessione.
In questa guida, ti guideremo attraverso le cinque strategie chiave che ti aiuteranno a risparmiare sui costi delle riunioni e a gestire riunioni più efficienti:
1 Sfrutta strumenti di trascrizione come Transkriptor per le note automatizzate delle riunioni
AI assistenti alle riunioni, utilizza il software di trascrizione delle chiamate per registrare le riunioni online. Possono anche trascrivere l'audio con Evernote e i video e salvare le trascrizioni per un uso successivo. Invece di prendere appunti manuali durante le riunioni in corso, AI strumenti di trascrizione come Transkriptor possono aiutarti ad automatizzare il processo.
Lo strumento da audio a testo può registrare e trascrivere le parole pronunciate in testo. Poiché non è necessario assegnare un annotatore manuale a ogni riunione, è possibile ridurre il costo della riunione con strumenti di trascrizione accurati.
AI strumenti stanno trasformando la comunicazione sul posto di lavoro e migliorando la produttività delle riunioni. Ad esempio, questo articolo di Forbes evidenzia come gli strumenti di automazione stiano riducendo lo sforzo necessario per trascrivere e riassumere le riunioni, migliorando l'efficienza e la collaborazione del team.
Se partecipi spesso o ospiti riunioni sul posto di lavoro, ecco due popolari strumenti di trascrizione AI .
Transkriptor
Transkriptor è uno strumento di trascrizione di riunioni virtuali AI affidabile e ricco di funzionalità per Google Meet, MS Teams e Zoom. È possibile collegare il Google Calendar e Outlook Calendar a Transkriptor in modo che il bot per riunioni possa partecipare automaticamente alle riunioni pianificate.
Transkriptor anche generare riepiloghi di trascrizione delle riunioni ed elementi di azione da scaricare o condividere con i membri del team. È accurato al 99% e supporta oltre 100 lingue di trascrizione e traduzione per soddisfare le esigenze dei team globali.
Otter.AI
Otter.AI è un altro strumento AI audio-to-text in grado di registrare e trascrivere le riunioni Zoom . OtterPilot possono partecipare alle riunioni online Zoom, Google Meeto Microsoft teams e convertire le parole pronunciate in testo.
Sebbene Otter.AI svolga un lavoro decente nella trascrizione delle riunioni, l'accuratezza dello strumento di sintesi vocale è solo dell'85%. Ciò significa che dovrai dedicare molto tempo alla modifica del file trascritto.
Un'altra area di miglioramento della Otter.AI è che il AI strumento per prendere appunti è limitato all'inglese. Pertanto, potrebbe non essere adatto agli utenti multilingue.
2 Usa la videoconferenza per ridurre le spese di viaggio
Le videoconferenze sono diventate la nuova normalità nelle aziende remote e ibride. Questo perché aiutano a ridurre la necessità di viaggi e altre spese.
Gli strumenti di videoconferenza possono aiutarti a pianificare e aggiungere rapidamente riunioni remote al tuo calendario. Gli strumenti da audio a testo possono anche ridurre i costi e consentire una programmazione flessibile.
Zoom
Zoom è una popolare app di videoconferenza. Tutto quello che devi fare è condividere il link della riunione Zoom con i partecipanti. Puoi essere certo che tutti possono partecipare rapidamente alla chiamata.
È altamente affidabile e manterrà il tuo video anche con una connessione Internet debole. Zoom offre anche una lavagna che riempie rapidamente la lavagna virtuale con note adesive, immagini e diagrammi.
Microsoft teams
Microsoft teams offre alcune delle funzionalità di videoconferenza più solide del mercato e offerte di chat di gruppo. La funzione della lavagna è eccellente: puoi disegnare a mano libera e il programma appianerà le cose.
Questa funzione semplifica la presa di appunti e la creazione di diagrammi in movimento. Salva tutta la chat della riunione e viene salvata nell'app di chat del team in modo da poterla salvare per riferimento futuro.
Google Meet
Una delle migliori caratteristiche di Google Meet è la sua profonda integrazione con le app Google Workspace. Se crei una riunione nel Google Calendar, riceverai un link di Meet, su cui tutti i partecipanti possono fare clic per partecipare.
Meet è un'alternativa popolare Zoom che viene eseguita in un browser, non in un'app, il che è un vantaggio. I sottotitoli funzionano bene in inglese, ma Meet non è in grado di rilevare quando i partecipanti parlano altre lingue.
3 Implementa riunioni più brevi ed efficienti con agende strutturate
Le riunioni sono la spina dorsale di una collaborazione efficace, ma riunioni più lunghe e inefficienti possono far sprecare denaro, tempo e fatica; prendi in considerazione un'adeguata etichetta per le riunioni virtuali per ridurre al minimo le interruzioni. È qui che entra in gioco un ordine del giorno ben congegnato. Ti consente di stabilire aspettative chiare per il team. Puoi anche ridurre la durata della riunione concentrandoti solo sulle discussioni essenziali.
La comprensione da parte dei partecipanti di ciò di cui discuteranno durante l'incontro consente una migliore preparazione. Elimina anche il tempo speso in discussioni improduttive. Agende ben strutturate ti aiutano a trovare il perfetto equilibrio tra flessibilità e struttura. Ecco alcuni suggerimenti per implementare riunioni più brevi ed efficienti:
- Usa agende preimpostate: Un ordine del giorno della riunione prestabilito fungerà da progetto Con questo progetto, la tua riunione potrebbe essere completata in tempo e nella giusta direzione Un ordine del giorno ponderato dovrebbe fornire una panoramica dei punti di discussione Stabilisce una sequenza temporale per ogni argomento per evitare il sovraccarico.
- Assegna limiti di tempo per ogni punto di discussione: È necessario definire l'ora di inizio e di fine della riunione e assegnare un limite di tempo a ciascun argomento Un ordine del giorno della riunione ben congegnato dovrebbe rispettare il tempo dei partecipanti e aiutare a mantenere la concentrazione dall'inizio alla fine.
- Attenersi al programma per evitare sforamenti: Ricordate che gli sforamenti sono nemici dell'impegno in una riunione affollata Assicurati di mantenere tutto conciso Anche se si potrebbe essere tentati di continuare a discutere di un argomento interessante, è essenziale attenersi al programma per ridurre i costi delle riunioni e risparmiare tempo.
4 Riduci il numero di partecipanti per risparmiare tempo e risorse
Dovresti evitare di sprecare il tempo dei membri del team coinvolgendoli in riunioni a cui non hanno bisogno di partecipare. Troppi partecipanti rendono le discussioni più impegnative.
Come regola generale, è meglio invitare i partecipanti il cui contributo è necessario per raggiungere gli obiettivi. Un minor numero di partecipanti significa che l'host dovrà perdere meno tempo per il coordinamento e ci saranno meno interruzioni.
Ridurre il numero di partecipanti alla riunione aiuterà anche i responsabili delle decisioni chiave a concentrarsi su attività ad alta priorità e a rimanere concentrati su argomenti o domande pertinenti.
- Invita solo gli stakeholder essenziali: Un modo per ridurre il numero di partecipanti alla riunione è invitare solo le parti interessate essenziali Include decisori vitali, collaboratori o chiunque altro WHO influenzerà l'output della riunione.
- Utilizzare un riepilogo della riunione per aggiornare i non partecipanti: È possibile condividere il riepilogo della riunione con loro anche se non si invitano tutti alla riunione Garantirà a tutti l'accesso a informazioni e discussioni critiche.
AI funzioni di riepilogo di Transkriptor può generare automaticamente un riepilogo della riunione. Includerà approfondimenti pratici e punti chiave della trascrizione della riunione. Puoi condividere il riepilogo con chiunque WHO non abbia potuto partecipare alla riunione in modo che possano rimanere aggiornati.
5 Utilizzare gli strumenti di gestione delle attività e dei progetti per il follow-up
Il follow-up è uno dei modi migliori per rendere un incontro proficuo. I software di gestione delle attività e dei progetti come Asana, Trelloe monday.com possono aiutarti a semplificare le assegnazioni delle attività e monitorare i progressi, riducendo la necessità di seguire manualmente i partecipanti.
L'utilizzo degli strumenti di gestione delle attività e dei progetti migliora anche la responsabilità. Garantisce che tutti completino le azioni assegnate senza ulteriori riunioni. Ecco alcuni dei software gratuiti e a pagamento per la gestione delle attività e dei progetti per ridurre i costi delle riunioni relativi al follow-up:
Asana
Asana è un moderno software di gestione dei progetti che supporta diversi stili di gestione dei progetti. Ti dà il controllo completo su come visualizzi e organizzi il lavoro. Puoi anche trovare molte funzionalità integrate che semplificano la collaborazione.
Ad esempio, ti consente di assegnare compiti alle persone utilizzando un'interfaccia intuitiva e ben progettata. La messaggistica diretta in-app ti consente di allegare file, taggare altri progetti e registrare messaggi video.
Trello
Trello offre un modo visivo semplice per organizzare i progetti utilizzando le lavagne Kanban. È semplice da usare e non ha una curva di apprendimento ripida. Grazie alla semplice interfaccia drag-and-drop, tu e il tuo team potete utilizzare lo strumento in modo efficiente.
Le schede o le attività includono date di scadenza, allegati, immagini, commenti, campi personalizzati ed elenchi di controllo. Una volta completate le attività, i membri del team possono trascinare le schede nell'elenco appropriato.
monday.com
monday.com è un'altra app di gestione dei progetti che ti consente di visualizzare tutti i progetti in un unico posto. È altamente personalizzabile e ti aiuta ad aggregare dati e metriche su un'interfaccia visivamente accattivante.
Sebbene monday.com offra molte opzioni di personalizzazione, alcune delle funzionalità e delle visualizzazioni avanzate sono disponibili solo nei livelli di prezzo più elevati.
Conclusione
Le riunioni sono come workshop in cui i membri del team possono riunirsi per dare forma alle idee migliori utilizzando strategie di collaborazione per i manager . Tuttavia, la pianificazione e l'organizzazione di riunioni richiedono molto tempo e risorse. Le aziende devono ospitare bene le riunioni per garantire che i loro profitti siano mantenuti e considerare i vantaggi SEO dei servizi di trascrizione per la visibilità online.
Fortunatamente, molti strumenti AI possono automatizzare attività lunghe e noiose. Ad esempio, gli sviluppatori possono trascrivere le riunioni utilizzando strumenti di sintesi vocale. Possono anche utilizzare i più diffusi strumenti di videoconferenza come Zoom o Google Meet per programmare e ospitare riunioni a distanza.
Invece di chiedere a un partecipante di redigere i verbali della riunione, puoi aggiungere strumenti di AI affidabili come il software di trascrizione automatica . Ad esempio, Transkriptor può convertire il parlato in testo e fornire note di riunione automatizzate per ridurre i costi. Questi strumenti AI contribuiranno a ridurre i costi delle riunioni e a rendere ogni sessione utile.
