A causa di questo cambiamento nella comunicazione, molte persone non sono ancora sicure di come comportarsi durante le chiamate virtuali e non hanno ancora padroneggiato l'arte. Per rimediare a ciò, di seguito discuto l'etichetta delle riunioni virtuali in modo che tu possa passare alla tua prossima videochiamata e mostrare a tutti gli altri come si fa.
Puntualità e preparazione
Le riunioni virtuali di solito hanno un orario di inizio e di fine. Sii premuroso e rispetta questi tempi. Non presentarti con 10 minuti di ritardo e non far aspettare tutti. Allo stesso modo, rispetta il tempo delle persone ed evita di chiacchierare o tenere tutti nella riunione molto tempo dopo la fine prevista.
Inoltre, assicurati di essere a conoscenza dell'ordine del giorno della riunione! Dovresti essere chiaro sull'argomento, su ciò di cui si sta discutendo e sui punti principali che verranno affrontati.
Codice di abbigliamento e aspetto corretti
Abbiamo visto tutti i meme e i filmati dei dipendenti che partecipano a chiamate virtuali in vestaglia o in pigiama. Non essere quella persona. Solo perché sei a casa non significa che dovresti vestirti in modo informale o non fare uno sforzo per una videochiamata. Ricorda che il tuo aspetto fisico e il tuo abbigliamento dicono molto sulla tua personalità e mentalità come dipendente.
Familiarità con la piattaforma scelta
Quando ero alle prime armi con le riunioni virtuali, ho commesso questo errore: ero impreparato e non avevo alcuna conoscenza preliminare della piattaforma di conferenza. Ho dovuto installareZoomal volo e, di conseguenza, non avevo idea di cosa stessi facendo o di come fare qualcosa come abilitare il mio video.
Non commettere l'errore che ho fatto io! Se sai di avere una riunione virtuale imminente, assicurati di sapere quale piattaforma viene utilizzata e familiarizza con il suo funzionamento.
Contesto e ambiente
Come lo scenario del pigiama, anche noi abbiamo visto clip di persone che partecipano a videoconferenze nei loro letti o in un pub affollato. Lo sfondo e l'ambiente del video sono particolarmente importanti.
Idealmente, non vuoi distrazioni come gli animali domestici e il tuo sfondo dovrebbe essere semplice in modo che l'attenzione sia su di te. Evita le aree con rumore in modo che l'audio non sia di disturbo per gli altri partecipanti.
Etichetta Mute e Unmute
Non lasciare il microfono costantemente acceso durante una riunione virtuale poiché, a seconda dell'intensità, il rumore di fondo può essere rilevato, il che può essere fonte di distrazione. Invece, il galateo corretto per le riunioni virtuali è disattivare il microfono quando non si parla.
Utilizzo della fotocamera e contatto visivo
La parte più difficile che trovo delle riunioni virtuali è il contatto visivo e come usare la mia fotocamera. Il problema è la dualità della fotocamera e dello schermo. La fotocamera si trova in una posizione, mentre lo schermo si trova in una posizione diversa.
Ciò significa che devi fare una scelta su dove guardare. Il galateo corretto per le riunioni virtuali è guardare la telecamera e non lo schermo quando si parla con qualcuno. Questo è il punto più vicino al contatto visivo, altrimenti inizi dallo schermo e sembra poco professionale.
Ovviamente, devi guardare lo schermo per valutare le reazioni e guardare le altre persone, ma il trucco è passare dalla fotocamera allo schermo quando parli, ma per la maggior parte del tempo, tieni gli occhi sulla fotocamera.
Partecipazione e coinvolgimento
La partecipazione e l'impegno sono particolarmente importanti e devi imparare quando parlare e quando non parlare. In primo luogo, dovresti sforzarti di far parte della riunione per una corretta etichetta delle riunioni virtuali: non sederti lì senza parlare o mostrare alcuna interazione.
In secondo luogo, devi essere rispettoso degli altri e sapere quando è appropriato parlare. Non parlare sopra gli altri e assicurati che sia il momento giusto per impegnarti.
Prendere appunti in modo corretto
Non riesco a contare le volte in cui ho concluso una riunione virtuale solo per essere bombardato da domande o chiarimenti su cose semplicemente perché i partecipanti non hanno preso appunti.
Prendere appunti è particolarmente importante per il galateo delle riunioni virtuali perché non è così facile andare a parlare con un partecipante in seguito. Prendi appunti in modo accurato e, se necessario, chiedi all'host di registrare la riunione. Puoi anche trascrivere il video in testo in modo da avere una registrazione scritta della riunione virtuale a cui fare riferimento in un secondo momento.
Supera la tua prossima riunione virtuale con questi suggerimenti per il galateo
Spero che ora tu stia esplodendo di fiducia e che tu abbia una comprensione più chiara del galateo delle riunioni virtuali. La chiave è ricordare che, sebbene non si sia fisicamente presenti alla riunione, ci si aspetta un livello base di professionalità, autocontrollo e partecipazione e non si dovrebbe agire in modo diverso rispetto a quando ci si trova in un ambiente d'ufficio.
