Lögfræðingar skilja mikilvægi lagalegrar skjalastjórnunar þar sem það hjálpar til við að hagræða vinnu þeirra og tryggir að þeir fylgi reglunum og viðhaldi trausti viðskiptavina. Og aðeins besta tækni við stjórnun lagalegra gagna hjálpar lögfræðingum að takast á við störf sín í fullum mæli.
Lagaleg skjalastjórnun tryggir að öll mikilvæg skjöl séu aðgengileg þegar þörf krefur. Það er þar sem lögfræðileg skjalastjórnun kemur við sögu. Hér til að aðstoða lögfræðinga við að stjórna skjölum sínum á skilvirkari hátt og gera vinnu sína auðveldari.
Lögfræðingar auka lögfræðistörf sín, heilla viðskiptavini og draga úr streitu með því að nota 5 bestu starfsvenjur í lögfræðilegri skjalastjórnun. Við skulum kafa ofan í þau.
1 Dreifing stafrænna lagalegra skjalastjórnunarkerfa
Notkun stafræns lagalegs skjalastjórnunarhugbúnaðar er ein áhrifaríkasta leiðin til að hagræða skjalastjórnunarferlum sínum og auka heildarskilvirkni.
Transkriptor er fullkomin uppskrift Tól fyrir lögfræðinga, sem býður upp á samstarfseiginleika teymis fyrir teymi sem staðsett eru í ýmsum borgum ásamt skýgeymslulausnum. Þetta gerir notendum kleift að stækka geymslurými sitt í takt við vinnuálag sitt án þess að þurfa auka vélbúnaðarkaup.
Það eru 3 vinsælar lausnir - Clio, iManageog Filevine - sem hafa hlotið viðurkenningu fyrir getu sína í að umbreyta lagalegri skjalastjórnun.
Clio
Clio er fjölhæfur skýjabundinn mála- og skjalastjórnunarhugbúnaður sem er sérstaklega hannaður fyrir lögfræðinga. Einn af framúrskarandi eiginleikum þess er yfirgripsmikið skjalastjórnunarkerfi sem kallast Lawyaw.
Clio býður upp á leiðandi notendaviðmót sem gerir lögfræðingum kleift að hlaða upp, skipuleggja og fá aðgang að ótakmörkuðum sniðmátum og skjölum. Geymsla skjala í skýinu tryggir skilvirka lögfræðivinnu og aðgengi hvar sem er.
Clio samþættist Microsoft Word og ýmsum lagalegum verkfærum með því að draga úr þörfinni fyrir handvirka innslátt gagna og skjalaflutninga. Clio auðveldar samvinnu milli lögfræðiteyma og viðskiptavina, sem gerir það auðveldara að deila, skanna og undirrita skjöl saman.
iManage
iManage er þekkingarvinnuvettvangur sem er sérsniðinn fyrir lögfræðinga. iManage býður upp á háþróaðar skjalastjórnunarlausnir, þar á meðal útgáfustýringu, örugga samnýtingu skráa og leitarmöguleika.
iManage samþættist tölvupóstkerfum með því að auðvelda þér að byrja að stjórna lagalegum skjölum og tölvupósti á einum stað. iManage leggur áherslu á gagnaöryggi og fylgni við sértækar reglugerðir iðnaðarins. Það gerir einnig sjálfvirkni verkflæðis kleift með því að draga úr stjórnunarverkefnum og auka framleiðni.
Filevine
Filevine er lögfræði- og samningsstjórnunarvettvangur fyrir lögmannsstofur og lögfræðideildir. Filevine gerir notendum kleift að stofna sérsniðin verkflæði og tryggja þannig að skjalastjórnun samræmist tilteknum lagalegum ferlum.
Filevine býður upp á sjálfvirkni skjalaverkfæra sem spara tíma og draga úr villum við gerð lagaskjala og framkvæmd málaskrárstjórnunar. Það felur í sér samvinnu- og samskiptaeiginleika sem hjálpa teymum að vinna saman, jafnvel við meðhöndlun flókinna mála.
Filevineveitir einnig dýrmæta innsýn í gegnum gagnagreiningu með því að hjálpa lögfræðingum að taka upplýstar ákvarðanir byggðar á málum.
2 Stöðlun skjala Lagaleg málsmeðferð
Að tryggja að öll lagaleg skjöl séu stöðluð eykur skilvirkni og skilvirkni lagalegrar skjalastjórnunar. Við skulum kanna mikilvægi þess að staðla skjalalagalegar verklagsreglur með innsýn fyrir lögfræðinga.
Sniðmát og sjálfvirkni skjala
Að búa til stöðluð skjalasniðmát er grundvallarskref í stöðlun lagalegra skjalaferla. Sniðmát tryggja að skjöl fylgi samræmdu sniði og innihaldi nauðsynlegar upplýsingar.
Auðkenna þær skjalagerðir sem oftast eru notaðar í starfinu, svo sem samninga, málflutning og bréf. Þróa sniðmát sem ná yfir alla nauðsynlega hluta og þætti til að fá viðeigandi málsskjöl. Íhugaðu að nota sjálfvirk verkfæri skjala til að búa til skjöl úr sniðmátum, draga úr hættu á villum og spara tíma.
Nafnavenjur skjala
Stöðlun skjalaheitasamninga er annar mikilvægur þáttur í stjórnun lagaskjala. Skýr og samræmd heiti skráa tryggir að auðvelt er að finna og skipuleggja skjöl.
Stofna nafnareglu með viðeigandi upplýsingum eins og nöfnum mála, dagsetningum, skjalagerðum og nöfnum biðlara. Innleiða eftirlitskerfi til að fylgjast nákvæmlega með endurskoðunum og uppfærslum skjala.
Flokkun skjala og lýsigögn
Flokkun og lýsigögn eru öflug verkfæri til að skipuleggja og sækja skjöl. Notendur geta einfaldað leitarferlið og aukið flokkun með því að úthluta viðeigandi leitarorðum.
Hengdu lýsandi leitarorð við skjöl, sem gerir það auðveldara að finna tilteknar upplýsingar síðar. Fylltu út lýsigagnareiti eins og höfund, dagsetningu stofnunar og skjalagerð til að gera nákvæma leit og flokkun mögulega. Notaðu geymslu sem gerir kleift að slá inn og stjórna lýsigögnum kerfisbundið.
Reglur um varðveislu skjala
Lögfræðingar ættu að íhuga rétta varðveislu skjala til að uppfylla kröfur laga og reglna. Að koma á skýrri stefnu hjálpar til við að koma í veg fyrir of mikið af gögnum og draga úr áhættu.
Kynntu þér staðbundin, fylkis- og alríkislög varðandi varðveislu skjala. Þróa skjalavarðveislureglu sem lýsir því hversu lengi mismunandi skjöl ættu að vera varðveitt og hvenær þeim skuli eytt á öruggan hátt. Framkvæmdu reglubundnar úttektir til að tryggja samræmi við reglur um varðveislu skjala.
3 Alhliða þjálfun í lögfræðiskráningu
Skilvirk lagaleg skjalastjórnun er ekki eingöngu háð tækjum og kerfum, hún byggir á þekkingu lögfræðinga.
Þekkja þjálfunarþarfir
Byrjaðu á því að bera kennsl á sérstakar þjálfunarþarfir innan lögfræðinnar. Gakktu úr skugga um að allir liðsmenn séu vandvirkir ef fyrirtækið notar sérstakan skjalastjórnunarhugbúnað. Veita þjálfun í hinum ýmsu lagalegu skjölum sem notuð eru á æfingasvæðinu, svo sem samningum, málflutningi og yfirlýsingum. Gakktu úr skugga um að teymið þekki viðeigandi laga- og reglugerðarkröfur varðandi skjalaöryggi.
Sérsníða þjálfunaráætlanir
Sérsníddu þjálfunaráætlanirnar til að takast á við þær á áhrifaríkan hátt þegar notendur hafa greint þjálfunarþörfina. Haltu fundum þar sem reyndir sérfræðingar deila þekkingu með liðsmönnum. Fjárfestu í sérhæfðum námskeiðum á netinu eða námskeiðum fyrir lögfræðilega skjalastjórnun.
Hvetja til stöðugra umbóta og veita fjármagn og stuðning við færniþróun. Íhugaðu að bjóða upp á reglulega upprifjunarnámskeið til að tryggja að færni og þekking haldist uppfærð.
4 Auka öryggi lagalegra skjala með aðgangsstýringum
Lögfræðingar verða að vernda viðkvæmar upplýsingar viðskiptavina og trúnaðarmál lagalegra skjala hvað sem það kostar. Mikilvægasti þátturinn í lagalegri skjalastjórnun er að tryggja öryggi þessara skjala. Skoðum mikilvægi þess að auka öryggi með aðgangsstýringum.
Innleiða aðgangsstýringarráðstafanir
Lögfræðingar ættu að íhuga aðgangsstýringarráðstafanir til að auka öryggi lagalegra skjala. Krefjast sterkra auðkenningaraðferða notenda, svo sem aðgangsorða, PIN-númera eða lífkennastaðfestingar, til að tryggja að aðeins viðurkenndir notendur geti nálgast skjölin og innheimtuupplýsingar í skjalastjórnunarkerfi.
Úthluta ákveðnum hlutverkum og heimildum til notenda á grundvelli starfshlutverka þeirra og ábyrgðar. Til dæmis hafa stjórnsýslustarfsmenn annan aðgangsrétt en lögfræðingar. Innleiða heimildir á skjalastigi í skjalastjórnunarlausn til að takmarka aðgang að tilteknum skjölum eða möppum. Virkja eftirlitsslóðir til að rekja aðgang að skjölum og breytingar.
Endurskoða og uppfæra aðgangsstýringar reglulega
Aðgangsstýringarráðstafanir ættu ekki að vera meitlaðar í stein. Ráðstafanirnar þarfnast reglulegrar endurskoðunar og uppfærslu. Gerðu reglulegar úttektir á aðgangi notenda til að tryggja að heimildir séu uppfærðar og í takt við ábyrgð starfsmanna.
Flokka skjöl út frá viðkvæmni þeirra og mikilvægi. Notaðu strangari aðgangsstýringar á mjög trúnaðarefni. Aðlaga aðgangsrétt sinn tafarlaust til að koma í veg fyrir óheimilan aðgang að skjölum þegar starfsmenn hætta hjá fyrirtækinu eða skipta um hlutverk.
5 Notkun umritunarhugbúnaðar fyrir nákvæmni lagalegrar skráningar
Lögfræðingar nýta það besta Umritunarhugbúnaður eins og Transkriptor til að breyta töluðum orðum í texta á skilvirkan hátt. Notkun umritunarhugbúnaðar hefur nokkra kosti í för með sér fyrir lögfræðinga og lögfræðistörf. Lögfræðingar spara tíma sem annars er varið í handbók umritun , sem gerir þeim kleift að einbeita sér að greiningu og samskiptum viðskiptavina.
Radduppskriftarhugbúnaður býður upp á mikla nákvæmni, sem dregur úr líkunum á því að mikilvægar upplýsingar séu rangtúlkaðar eða sleppt. Afrit þjóna sem yfirgripsmikil skrá yfir samtöl og málsmeðferð og veita dýrmætt úrræði til tilvísunar og lögfræðirannsókna.
Til að hámarka ávinninginn af umritunarhugbúnaði eins og Transkriptor , vertu viss um að hljóðupptökur séu af góðum gæðum til að auka nákvæmni umritunar. Eftir umritun skaltu fara yfir og breyta textanum eftir umritun til að leiðrétta ónákvæmni sem hefur átt sér stað í umritunarferlinu.
Skipuleggðu umrituð skjöl innan löglegs skjalastjórnunarkerfis þíns til að auðvelda aðgang og sókn. Innleiða reglulegar öryggisafritunaraðferðir til að koma í veg fyrir tap á umrituðum skjölum.
Af hverju er stjórnun lagaskjala mikilvæg?
Stjórnun lagaskjala er burðarás hvers kyns árangursríkrar lögmannsstarfsemi með því að bjóða upp á skipulagða nálgun við skipulagningu lagaskjala. Mikilvægi lagalegrar skjalastjórnunar snýst ekki bara um að vera skipulögð, það hefur víðtæk áhrif á skilvirka lögfræðivinnu og hefur áhrif á lagalegar niðurstöður.
Lagaleg skjalastjórnun er skilvirk og er aðalsmerki vel útfærðs kerfis.
- Tímasparnaður: Skjótur aðgangur að vel skipulögðum skjölum tryggir að lögfræðingar eyða minni tíma í að leita að upplýsingum, sem gerir þeim kleift að einbeita sér að mikilvægum lögfræðilegum verkefnum.
- Minni stjórnunarkostnaður: Skilvirkt skjalastjórnunarkerfi lágmarkar stjórnunarverkefni eins og handvirka skráningu og sókn.
- Aukið samstarf: Straumlínulagað skjalastjórnun auðveldar samvinnu innan lögfræðiteyma með því að gera kleift að deila skjölum, rannsóknum og innsýn.
- Þjónusta við viðskiptavini: Skilvirk lögfræðivinna skilar sér í betri þjónustu við viðskiptavini Lögfræðingar geta brugðist hraðar við fyrirspurnum viðskiptavina og skilað tímanlegri lagalegum lausnum.
Stjórnun réttarskjala nær áhrifum sínum út fyrir skilvirkni og hefur bein áhrif á niðurstöður dómsmála.
- Varðveisla sönnunargagna: Nákvæmar og vel varðveittar skrár þjóna sem mikilvæg sönnunargögn í málarekstri og stuðla að styrk máls.
- Reglufylgni og mildun áhættu: Skilvirk skjalastjórnun hjálpar til við að tryggja samræmi við reglugerðarkröfur og dregur úr hættu á lagalegri ábyrgð.
- Trúnaður og traust viðskiptavina: Verndun viðkvæmra viðskiptavinaupplýsinga með réttri skjalastjórnun byggir upp traust og verndar trúnað viðskiptavina.
- Fordæmi og þekkingarmiðlun: Vel stýrð réttarskjöl gera kleift að deila fordæmum og lagalegri þekkingu innan starfs.
- Stefnumótandi ákvarðanataka: Lögfræðingar geta tekið upplýstari ákvarðanir með aðgangi að yfirgripsmiklum og uppfærðum gögnum.
Hverjar eru áskoranirnar við stjórnun lagalegra skjala?
Skilvirk réttarskjalastjórnun fylgir oft sanngjörnum hlut af áskorunum. Lögfræðingar glíma oft við nokkur mál sem hafa áhrif á skilvirkni, öryggi og heildarskilvirkni.
Hér eru 3 algengar áskoranir sem blasa við við stjórnun lagaskjala.
1 Ósamræmi í stjórnun málaskráa
Að viðhalda samræmi í málaskrárstjórnun skiptir sköpum fyrir lögfræðileg vinnubrögð, en samt er það krefjandi af mörgum ástæðum. Lagaleg skjöl eru á ýmsum sniðum, allt frá handskrifuðum athugasemdum til rafrænna skráa, sem gerir það krefjandi að halda öllu skipulögðu.
Lögmannsstofur eru oft með margar skrifstofur eða fjarstarfsmenn, sem leiðir til dreifingar skjala á mismunandi stöðum. Starfsmannavelta truflar stundum stöðuga stjórnun þar sem nýir liðsmenn þekkja ekki skráningarkerfi.
2 Vanræksla á öryggi lagaskjala
Öryggisbrot og gagnaleki hafa alvarlegar afleiðingar fyrir lögmannsstofur. Vanræksla á öryggi lagaskjala hefur í för með sér verulega áhættu. Ef ekki tekst að innleiða aðgangsstýringar leiðir það til þess að óviðkomandi starfsmenn skoða viðkvæm lagaleg skjöl.
Ófullnægjandi öryggisafritunar- og hörmungaraðferðir leiða til taps á mikilvægum lagalegum skrám. Netöryggisógnir, svo sem reiðhestur eða vefveiðar, afhjúpa trúnaðarupplýsingar viðskiptavina og skemma orðspor lögmannsstofu.
3 Óskilvirkur aðgangur að réttarskjölum
Aðgangur að lagalegum gögnum á fljótlegan og skilvirkan hátt er mikilvægur fyrir tímanlega ákvarðanatöku og þjónustu við viðskiptavini. Óhagkvæmni hindrar hins vegar stundum þetta ferli. Að treysta á handvirkar aðferðir til að sækja skjöl eins og skjalasöfn tölvupósts er tímafrekt og viðkvæmt fyrir villum.
Léleg flokkun eða lýsigagnamerking gerir það að verkum að það er krefjandi að finna tiltekin skjöl innan mikillar geymslu. Lögfræðingar eiga einnig stundum í erfiðleikum með að bera kennsl á nýjasta skjalið, sem hugsanlega leiðir til villna án útgáfustýringar.
Hagræða lagalegum skjölum með Transkriptor
Umsjón með lagalegum skjölum, umritun Fundir og handtaka hvert smáatriði reynast stundum ógnvekjandi. Þetta er þar sem Transkriptor, AI umritunarhugbúnaðurinn, gjörbyltir því hvernig lögfræðingar takast á við skjalaþörf sína.
Transkriptor býður upp á ýmsa eiginleika til að einfalda lagalega skjalastjórnun, þar á meðal sjálfvirka umritun lagalegra skjala.
- Sjálfvirkir fundarpunktar: Fundaraðstoðarmaðurinn gerir fundarglósur sjálfvirkar, sparar tíma og tryggir nákvæmni.
- Gagnvirkur AI aðstoðarmaður: Spjallaðu við AI Transkriptor til að fá strax svör um samtölin og upptökurnar.
- Fjöltyngd umritun: Transkriptor styður 100+ tungumál og býður upp á þýðingu með einum smelli.
- Áreynslulaust samstarf: Teymi geta unnið saman að skjölum í rauntíma með umritunarhugbúnaði fyrir viðtöl.
- Engin sniðþræta: Transkriptor sér um ýmis skráarsnið með því að útrýma áhyggjum af sniðbreytingu.
- Aðgengilegt hvar sem er: Notaðu hugbúnað Transkriptor á skjáborði, farsíma eða vafra og samþættu við vinsæla vettvang.
