Zum Beispiel können AI Transkriptionstools wie Transkriptor die Umwandlung von Meeting-Aufzeichnungen in schriftlichen Text automatisieren. Sie können Ihnen auch dabei helfen, das Meeting mit Aktionspunkten und wichtigen Punkten zusammenzufassen. Sie können sie dann mit jemandem teilen WHO der nicht an der Sitzung teilnehmen konnte.
In diesem Leitfaden führen wir Sie durch die fünf wichtigsten Strategien, die Ihnen helfen, Meeting-Kosten zu sparen und Besprechungen effizienter durchzuführen:
1 Nutzen Sie Transkriptionstools wie Transkriptor für automatisierte Meeting-Notizen
AI Meeting-Assistenten können Sie mithilfe von Anruftranskriptionssoftware Online-Meetings aufzeichnen. Sie können auch Audio mit Evernote und Videos transkribieren und die Transkripte für die spätere Verwendung speichern. Anstatt während laufender Besprechungen manuelle Notizen zu machen, können AI Transkriptionstools wie Transkriptor Ihnen helfen, den Prozess zu automatisieren.
Das Audio-to-Text-Tool kann gesprochene Wörter aufzeichnen und in Text transkribieren. Da es nicht notwendig ist, jedem Meeting einen manuellen Notizenschreiber zuzuweisen, können Sie die Meeting-Kosten mit präzisen Transkriptionstools senken.
AI Tools transformieren die Kommunikation am Arbeitsplatz und verbessern die Produktivität von Meetings. In diesem Forbes-Artikel wird beispielsweise hervorgehoben, wie Automatisierungstools den Aufwand für die Transkription und Zusammenfassung von Besprechungen reduzieren und so die Teameffizienz und Zusammenarbeit verbessern.
Wenn Sie häufig an Meetings an Ihrem Arbeitsplatz teilnehmen oder diese veranstalten, finden Sie hier zwei beliebte AI Transkriptionstools.
Transkriptor
Transkriptor ist ein zuverlässiges und funktionsreiches AI Transkriptionstool für virtuelle Meetings für Google Meet, MS Teams und Zoom. Sie können den Google Calendar und Outlook Kalender mit Transkriptor verbinden, damit der Besprechungsbot automatisch an geplanten Besprechungen teilnehmen kann.
Transkriptor können auch Zusammenfassungen von Besprechungstranskriptionen und Aktionspunkte zum Herunterladen oder zur Weitergabe an Teammitglieder erstellen. Es ist zu 99 % genau und unterstützt über 100 Transkriptions- und Übersetzungssprachen, um die Anforderungen globaler Teams zu erfüllen.
Otter.AI
Otter.AI ist ein weiteres AI Audio-to-Text-Tool, das Zoom-Meetings aufzeichnen und transkribieren kann. OtterPilot können an Online- Zoom, Google Meetoder Microsoft teams Meetings teilnehmen und gesprochene Wörter in Text umwandeln.
Während Otter.AI bei der Transkription von Meetings gute Arbeit leistet, liegt die Genauigkeit des Sprache-zu-Text-Tools bei nur 85 %. Das bedeutet, dass Sie viel Zeit mit der Bearbeitung der transkribierten Datei verbringen müssen.
Ein weiterer Bereich, in dem die Otter.AI verbessert werden kann, ist, dass das AI Notizen-Tool auf Englisch beschränkt ist. Daher ist es möglicherweise nicht für mehrsprachige Benutzer geeignet.
2 Nutzen Sie Videokonferenzen, um Reisekosten zu senken
Videokonferenzen sind in Remote- und Hybrid-Unternehmen zur neuen Normalität geworden. Dies liegt daran, dass sie dazu beitragen, den Bedarf an Reisen und anderen Ausgaben zu reduzieren.
Videokonferenz-Tools können Ihnen dabei helfen, Remote-Meetings schnell zu planen und zu Ihrem Kalender hinzuzufügen. Audio-to-Text-Tools können auch die Kosten senken und eine flexible Terminplanung ermöglichen.
Zoom
Zoom ist eine beliebte Videokonferenz-App. Alles, was Sie tun müssen, ist, den Zoom Meeting-Link mit den Teilnehmern zu teilen. Sie können sicher sein, dass jeder schnell an dem Anruf teilnehmen kann.
Es ist sehr zuverlässig und hält Ihr Video auch bei einer schwachen Internetverbindung am Laufen. Zoom bietet auch ein Whiteboard, das die virtuelle Tafel schnell mit Haftnotizen, Bildern und Diagrammen füllt.
Microsoft teams
Microsoft teams bietet einige der robustesten Videokonferenzfunktionen und Team-Chat-Angebote auf dem Markt. Die Whiteboard-Funktion ist hervorragend: Sie können freihändig zeichnen, und das Programm glättet die Dinge.
Diese Funktion macht es einfach, unterwegs Notizen zu machen und Diagramme zu erstellen. Es speichert den gesamten Chat der Besprechung und wird in der Team-Chat-App gespeichert, damit Sie ihn zum späteren Nachschlagen speichern können.
Google Meet
Eine der besten Funktionen von Google Meet ist die tiefe Integration mit den Google Workspace-Apps. Wenn Sie ein Meeting im Google Calendarerstellen, erhalten Sie einen Meet-Link, auf den alle Teilnehmer klicken können, um daran teilzunehmen.
Meet ist eine beliebte Zoom Alternative, die in einem Browser und nicht in einer App ausgeführt wird, was ein Plus ist. Die Untertitel funktionieren auf Englisch gut, aber Meet kann nicht erkennen, wenn die Teilnehmer andere Sprachen sprechen.
3 Implementieren Sie kürzere, effizientere Meetings mit strukturierten Tagesordnungen
Meetings sind das Rückgrat einer effektiven Zusammenarbeit, aber längere und ineffiziente Meetings können Geld, Zeit und Mühe verschwenden. Berücksichtigen Sie die richtige Etikette für virtuelle Meetings , um Störungen zu minimieren. Hier kommt eine gut gestaltete Meeting-Agenda ins Spiel. Damit können Sie klare Erwartungen an das Team setzen. Sie können die Länge des Meetings sogar verkürzen, indem Sie sich nur auf die wesentlichen Diskussionen konzentrieren.
Das Verständnis der Teilnehmer für das, was sie in der Besprechung besprechen werden, ermöglicht eine bessere Vorbereitung. Es eliminiert auch die Zeit, die für unproduktive Diskussionen aufgewendet wird. Gut strukturierte Agenden helfen Ihnen, die perfekte Balance zwischen Flexibilität und Struktur zu finden. Hier sind einige der Tipps, um kürzere und effizientere Meetings zu implementieren:
- Verwenden Sie voreingestellte Agenden: Eine voreingestellte Tagesordnung wirkt wie eine Blaupause Mit dieser Blaupause könnte Ihr Meeting pünktlich und in die richtige Richtung abgeschlossen werden Eine durchdachte Agenda sollte einen Überblick über die Diskussionspunkte geben Es legt eine Zeitleiste für jedes Thema fest, um ein Überlaufen zu verhindern.
- Weisen Sie jedem Diskussionspunkt Zeitlimits zu: Sie sollten die Start- und Endzeiten des Meetings festlegen und jedem Thema ein Zeitlimit zuweisen Eine gut gestaltete Meeting-Agenda sollte die Zeit der Teilnehmer respektieren und dazu beitragen, den Fokus von Anfang bis Ende zu behalten.
- Halten Sie sich an den Zeitplan, um Überschreitungen zu vermeiden: Denken Sie daran, dass Überschreitungen der Feind des Engagements in einem überfüllten Meeting sind Achten Sie darauf, alles kurz zu halten Auch wenn es verlockend sein mag, ein spannendes Thema weiter zu diskutieren, ist es wichtig, sich an den Zeitplan zu halten, um die Meeting-Kosten zu senken und Zeit zu sparen.
4 Reduzieren Sie die Anzahl der Teilnehmer, um Zeit und Ressourcen zu sparen
Sie sollten vermeiden, die Zeit der Teammitglieder zu verschwenden, indem Sie sie in Besprechungen einbinden, an denen sie nicht teilnehmen müssen. Zu viele Teilnehmer machen die Diskussionen schwieriger.
Als Faustregel gilt, dass es besser ist, die Teilnehmer einzuladen, deren Input für das Erreichen der Ziele notwendig ist. Weniger Teilnehmer bedeuten, dass der Gastgeber weniger Zeit mit der Koordination verschwenden muss und es weniger Unterbrechungen gibt.
Die Reduzierung der Anzahl der Teilnehmer an der Besprechung hilft den wichtigsten Entscheidungsträgern auch, sich auf Aufgaben mit hoher Priorität zu konzentrieren und sich auf relevante Themen oder Fragen zu konzentrieren.
- Laden Sie nur wesentliche Stakeholder ein: Eine Möglichkeit, die Anzahl der Besprechungsteilnehmer zu reduzieren, besteht darin, nur die wesentlichen Beteiligten einzuladen Dazu gehören wichtige Entscheidungsträger, Mitwirkende oder alle anderen Personen, WHO das Ergebnis des Meetings beeinflussen werden.
- Verwenden Sie eine Meeting-Zusammenfassung, um Nicht-Teilnehmer zu aktualisieren: Sie können die Besprechungszusammenfassung für sie freigeben, auch wenn Sie nicht alle Personen zur Besprechung einladen Es wird sicherstellen, dass jeder Zugang zu wichtigen Informationen und Diskussionen hat.
AI Zusammenfassungsfunktionen von Transkriptor können automatisch eine Meeting-Zusammenfassung generieren. Es enthält umsetzbare Erkenntnisse und wichtige Erkenntnisse aus dem Meeting-Protokoll. Sie können die Zusammenfassung für alle freigeben WHO die nicht an der Besprechung teilnehmen konnten, damit sie auf dem Laufenden bleiben.
5 Verwenden Sie Aufgaben- und Projektmanagement-Tools für die Nachverfolgung
Die Nachbereitung ist eine der besten Möglichkeiten, um ein Meeting lohnenswert zu gestalten. Aufgaben- und Projektmanagement-Software wie Asana, Trellound monday.com können Ihnen dabei helfen, Aufgabenzuweisungen zu optimieren und den Fortschritt zu verfolgen, wodurch die Notwendigkeit einer manuellen Nachverfolgung der Teilnehmer reduziert wird.
Die Verwendung der Aufgaben- und Projektmanagement-Tools verbessert auch die Verantwortlichkeit. Es stellt sicher, dass jeder die zugewiesenen Aktionspunkte ohne weitere Besprechungen erledigt. Hier sind einige der kostenlosen und kostenpflichtigen Aufgaben- und Projektmanagement-Software, um die Meeting-Kosten im Zusammenhang mit der Nachbereitung zu reduzieren:
Asana
Asana ist eine moderne Projektmanagement-Software, die mehrere Projektmanagement-Stile unterstützt. Es gibt Ihnen die vollständige Kontrolle darüber, wie Sie die Arbeit visualisieren und organisieren. Sie können auch viele integrierte Funktionen finden, die die Zusammenarbeit erleichtern.
So können Sie beispielsweise Einzelpersonen über eine intuitive und gut gestaltete Benutzeroberfläche Aufgaben zuweisen. Mit der In-App-Direktnachricht können Sie Dateien anhängen, andere Projekte markieren und Videonachrichten aufnehmen.
Trello
Trello bietet eine einfache visuelle Möglichkeit, Projekte mithilfe von Kanban-Boards zu organisieren. Es ist einfach zu bedienen und hat keine steile Lernkurve. Dank der einfachen Drag-and-Drop-Oberfläche können Sie und Ihr Team das Tool effizient nutzen.
Zu den Karten oder Aufgaben gehören Fälligkeitsdaten, Anhänge, Bilder, Kommentare, benutzerdefinierte Felder und Checklisten. Sobald die Teammitglieder die Aufgaben erledigt haben, können sie die Karten in die entsprechende Liste ziehen.
monday.com
monday.com ist eine weitere Projektmanagement-App, mit der Sie alle Projekte an einem Ort visualisieren können. Es ist hochgradig anpassbar und hilft Ihnen, Daten und Metriken auf einer optisch ansprechenden Oberfläche zu aggregieren.
Obwohl monday.com viele Anpassungsoptionen bietet, sind einige der erweiterten Funktionen und Ansichten nur in höheren Preisstufen verfügbar.
Schlussfolgerung
Meetings sind wie Workshops, in denen Teammitglieder zusammenkommen können, um die besten Ideen mit Hilfe von Kollaborationsstrategien für Manager zu entwickeln. Das Planen und Veranstalten von Meetings erfordert jedoch viel Zeit und Ressourcen. Unternehmen müssen Meetings gut veranstalten, um sicherzustellen, dass ihre Gewinne erhalten bleiben, und die SEO-Vorteile von Transkriptionsdiensten für die Online-Sichtbarkeit in Betracht ziehen.
Glücklicherweise können viele AI Tools zeitaufwändige und mühsame Aufgaben automatisieren. Zum Beispiel können Entwickler Meetings mit Sprach-zu-Text-Tools transkribieren . Sie können auch beliebte Videokonferenz-Tools wie Zoom oder Google Meet verwenden, um Remote-Meetings zu planen und zu veranstalten.
Anstatt einen Teilnehmer zu bitten, ein Meeting-Protokoll zu führen, können Sie zuverlässige AI Tools wie automatische Transkriptionssoftware hinzufügen. So können Transkriptor beispielsweise Sprache in Text umwandeln und automatisierte Besprechungsnotizen bereitstellen, um Kosten zu senken. Diese AI Tools tragen dazu bei, die Meeting-Kosten zu senken und jede Sitzung lohnenswert zu machen.
