Aufgrund dieser Verschiebung in der Kommunikation sind viele Menschen immer noch unsicher, wie sie sich bei virtuellen Anrufen verhalten sollen und beherrschen die Kunst noch nicht ganz. Um hier Abhilfe zu schaffen, bespreche ich im Folgenden die Etikette für virtuelle Meetings, damit Sie in Ihren nächsten Videoanruf springen und allen anderen zeigen können, wie es mit Hilfe eines Meeting-Bots geht.
Pünktlichkeit und Bereitschaft
Virtuelle Meetings haben in der Regel eine Start- und Endzeit. Seien Sie rücksichtsvoll und halten Sie sich an diese Zeiten. Kommen Sie nicht 10 Minuten zu spät und lassen Sie alle warten. Respektieren Sie in ähnlicher Weise die Zeit der Teilnehmer und vermeiden Sie es, lange nach dem geplanten Ende des Meetings zu schwafeln oder alle in der Besprechung zu halten.
Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie sich über die Tagesordnung der Besprechung im Klaren sind! Sie sollten sich über das Thema, das, was besprochen wird, und die wichtigsten Punkte, die angesprochen werden, im Klaren sein.
Angemessene Kleiderordnung und Erscheinungsbild
Wir alle haben die Memes und Aufnahmen von Mitarbeitern gesehen, die in ihren Morgenmänteln oder Pyjamas an virtuellen Anrufen teilnehmen. Sei nicht diese Person. Nur weil Sie zu Hause sind, heißt das nicht, dass Sie sich schick machen oder sich nicht um einen Videoanruf bemühen sollten. Denken Sie daran, dass Ihr äußeres Erscheinungsbild und Ihre Kleidung viel über Ihre Persönlichkeit und Ihre Denkweise als Mitarbeiter aussagen.
Vertrautheit mit der gewählten Plattform
Als ich ein Neuling in virtuellen Meetings war, habe ich diesen Fehler gemacht - ich war unvorbereitet und hatte keine Vorkenntnisse über die Konferenzplattform. Ich musste Zoom im Handumdrehen installieren und hatte daher keine Ahnung, was ich tat oder wie ich mein Video aktivieren sollte.
Machen Sie nicht den Fehler, den ich gemacht habe! Wenn Sie wissen, dass ein virtuelles Meeting bevorsteht, stellen Sie sicher, dass Sie wissen, welche Plattform verwendet wird, und machen Sie sich mit der Funktionsweise vertraut.
Hintergrund und Umfeld
Wie im Pyjama-Szenario haben wir alle auch Clips von Menschen gesehen, die an Videokonferenzen in ihren Betten oder in einer belebten Kneipe teilnehmen. Ihr Videohintergrund und Ihre Umgebung sind besonders wichtig.
Im Idealfall möchten Sie keine Ablenkungen wie Haustiere, und Ihr Hintergrund sollte schlicht sein, damit der Fokus auf Ihnen liegt. Vermeiden Sie Bereiche mit Lärm, damit Ihr Audio die anderen Teilnehmer nicht stört.
Stummschaltung und Stummschaltung aufheben
Lassen Sie Ihr Mikrofon während eines virtuellen Meetings nicht ständig eingeschaltet, da je nach Stärke Hintergrundgeräusche aufgenommen werden können, die ablenken können. Stattdessen ist es die richtige Etikette für virtuelle Meetings, das Mikrofon stumm zu schalten, wenn Sie nicht sprechen.
Kameranutzung und Blickkontakt
Der schwierigste Teil, den ich bei virtuellen Meetings finde, ist der Blickkontakt und die Verwendung meiner Kamera. Das Problem ist die Dualität von Kamera und Bildschirm. Die Kamera befindet sich an einer Position, während sich der Bildschirm an einer anderen Position befindet.
Das bedeutet, dass Sie eine Wahl treffen müssen, wohin Sie schauen. Die richtige Etikette für virtuelle Meetings besteht darin, in die Kamera und nicht auf den Bildschirm zu schauen, wenn Sie mit jemandem sprechen. Dies ist das Beste, was Sie an Blickkontakt bringen können, sonst beginnen Sie mit dem Bildschirm und es sieht unprofessionell aus.
Natürlich müssen Sie auf den Bildschirm schauen, um Reaktionen abzuschätzen und andere Leute zu beobachten, aber der Trick besteht darin, beim Sprechen zwischen der Kamera und dem Bildschirm hin und her zu wechseln, aber die meiste Zeit sollten Sie die Kamera im Auge behalten.
Partizipation und Engagement
Partizipation und Engagement sind besonders wichtig und man muss lernen, wann man spricht und wann nicht. Erstens sollten Sie sich bemühen, Teil des Meetings zu sein, um die richtige Etikette für virtuelle Meetings zu erhalten - sitzen Sie nicht einfach da, ohne zu sprechen oder Interaktion zu zeigen.
Zweitens musst du Rücksicht auf andere nehmen und wissen, wann es angebracht ist, zu sprechen. Sprechen Sie nicht über andere hinweg und stellen Sie sicher, dass es der richtige Zeitpunkt ist, sich zu engagieren.
Richtige Notizen machen
Ich kann nicht zählen, wie oft ich ein virtuelles Meeting beendet habe, nur um danach mit Fragen oder Klärungen bombardiert zu werden, nur weil die Teilnehmer sich keine Notizen gemacht haben.
Das Anfertigen von Notizen ist für die Etikette virtueller Meetings besonders wichtig, da es nicht so einfach ist, einfach hinzugehen und danach mit einem Teilnehmer zu sprechen. Machen Sie sich gründliche Notizen und bitten Sie gegebenenfalls den Gastgeber, das Meeting aufzuzeichnen. Sie können auch Video in Text transkribieren , so dass Sie eine schriftliche Aufzeichnung des virtuellen Meetings haben, auf die Sie zu einem späteren Zeitpunkt zurückgreifen können.
Meistern Sie Ihr nächstes virtuelles Meeting mit diesen Knigge-Tipps
Ich hoffe, Sie strotzen jetzt vor Selbstvertrauen und haben ein klareres Verständnis für die Etikette für virtuelle Meetings. Der Schlüssel ist, sich daran zu erinnern, dass, obwohl Sie nicht physisch in der Besprechung anwesend sind, ein grundlegendes Maß an Professionalität, Selbstbeherrschung und Teamarbeit bei der Teilnahme an der Akademie erwartet wird und Sie sich nicht anders verhalten sollten, als wenn Sie sich in einer Büroumgebung befänden.
