例如， AI Transkriptor 等转录工具可以自动将会议录音转换为书面文本。 他们还可以帮助您使用操作项和关键点来总结会议。 然后，您可以与无法参加会议 WHO 的人共享这些内容。
在本指南中，我们将引导您了解五种关键策略，这些策略将帮助您节省会议成本并更高效地召开会议：
1 利用 Transkriptor 等转录工具进行自动化会议记录
AI 会议助理，使用 通话转录软件 来帮助您录制在线会议。 他们还可以使用 Evernote 转录音频 和视频，并保存成绩单以备后用。 像 AITranskriptor 这样的转录工具可以帮助您自动化流程，而不是在正在进行的会议期间手动记笔记。
audio-to-text 工具可以录制口语并将其转录为文本。 由于无需为每个会议分配手动记录者，因此您可以使用准确的转录工具降低会议成本。
AI 工具正在改变工作场所的通信方式并提高会议效率。 例如， 这篇福布斯文章 重点介绍了自动化工具如何减少转录和总结会议所需的工作量，从而提高团队效率和协作。
如果您经常在工作场所参加或主持会议，这里有两个流行的 AI 转录工具。
Transkriptor
Transkriptor 是一款可靠且功能丰富的 AI 虚拟会议转录工具，适用于 Google Meet、MS Teams 和 Zoom。 您可以将 Google Calendar 和 Outlook 日历连接到 Transkriptor ，以便会议机器人可以自动加入计划的会议。
Transkriptor 还可以生成会议转录摘要和操作项，以供下载或与团队成员共享。 它的准确率为 99%，并支持 100 多种转录和翻译语言，以满足全球团队的需求。
Otter.AI
Otter.AI 是另一个 AI 音频转文本工具，可以录制和 转录 Zoom 会议 . OtterPilot 加入在线 Zoom、 Google Meet或 Microsoft teams 会议，并将口语转换为文本。
虽然 Otter.AI 在转录会议方面做得不错，但语音转文本工具的准确率仅为 85%。 这意味着您将不得不花费大量时间编辑转录文件。
Otter.AI 的另一个改进领域是 AI 笔记工具仅限于英语。 因此，它可能不适合多语言用户。
2 使用视频会议减少差旅费用
视频会议已成为远程和混合公司的新常态。 这是因为它们有助于减少差旅和其他费用的需求。
视频会议工具可以帮助您快速安排远程会议并将其添加到您的日历中。 音频转文本工具还可以降低成本并允许灵活的日程安排。
Zoom
Zoom 是一款流行的视频会议应用程序。 您需要做的就是与与会者共享 Zoom 会议链接。 您可以确信每个人都可以快速加入通话。
它非常可靠，即使 Internet 连接较弱，也能让您的视频继续进行。 Zoom 还提供了一个白板，可以快速用便签、图像和图表填充虚拟板。
Microsoft teams
Microsoft teams 提供一些市场上最强大的视频会议功能和团队聊天产品。 白板功能非常出色：您可以徒手绘图，程序会让事情变得平滑。
此功能使在移动中轻松做笔记和绘制图表。 它会保存会议中的所有聊天内容，并保存到团队聊天应用程序中，以便您保存以备将来参考。
Google Meet
Google Meet 的最佳功能之一是它与 Google Workspace 应用程序的深度集成。 如果您在 Google Calendar中创建会议，您将收到一个 Meet 链接，所有与会者都可以单击该链接加入。
Meet 是一种流行的 Zoom 替代方案，它在浏览器中运行，而不是在应用程序中运行，这是一个加分项。 字幕在英语中效果很好，但 Meet 无法检测到参与者何时说其他语言。
3 使用结构化议程实施更短、更高效的会议
会议是有效协作的支柱，但时间较长且效率低下的会议会浪费金钱、时间和精力;考虑 适当的虚拟会议礼仪 以尽量减少干扰。 这就是精心设计的会议议程出现的地方。 它可以让您为团队设定明确的期望。 您甚至可以通过只关注必要的讨论来缩短会议时间。
参与者对他们将在会议中讨论的内容的理解可以更好地准备。 它还消除了花在无益讨论上的时间。 结构良好的议程可帮助您在灵活性和结构之间取得完美平衡。 以下是实施更短、更高效的会议的一些提示：
- 使用预设议程： 预设的会议议程将充当蓝图 有了这个蓝图，您的会议可以按时、按正确的方向完成 一个深思熟虑的议程应该提供讨论要点的概述 它为每个主题建立了一个时间表，以防止超支。
- 为每个讨论点分配时间限制： 您应该定义会议的开始和结束时间，并为每个主题分配时间限制 精心设计的会议议程应尊重参与者的时间，并有助于从头到尾保持专注。
- 请遵循时间表以避免超支： 请记住，超支是拥挤会议中参与度的敌人 确保所有内容都保持简洁 虽然继续讨论一个令人兴奋的话题可能很诱人，但坚持时间表以降低会议成本并节省时间至关重要。
4 减少与会者人数以节省时间和资源
您应该避免浪费团队成员的时间，让他们参加不需要参加的会议。 参与者太多会使讨论更具挑战性。
作为一般的经验法则，最好邀请参与者，他们的意见对于实现目标是必需的。 参与者较少意味着主持人在协调上浪费的时间更少，干扰次数也会减少。
减少会议的与会者人数也将有助于关键决策者专注于高优先级任务，并专注于相关主题或问题。
- 仅邀请重要利益相关者： 减少与会者数量的一种方法是仅邀请重要的利益相关者 它包括重要的决策者、贡献者或 WHO 影响会议结果的任何其他人。
- 使用会议摘要更新非与会者： 即使您不邀请所有人参加会议，您也可以与他们共享会议摘要 它将确保每个人都能获得关键信息和讨论。
AI Transkriptor 的摘要功能可以自动生成会议摘要。 它将包括可操作的见解和会议记录中的关键要点。 您可以与无法参加会议 WHO 任何人共享摘要，以便他们随时了解情况。
5 使用任务和项目管理工具进行跟进
跟进是使会议有价值的最好方法之一。 Asana、Trello和 monday.com 等任务和项目管理软件可以帮助您简化任务分配并跟踪进度，从而减少手动跟进与会者的需要。
使用任务和项目管理工具还可以提高问责制。 它确保每个人都完成分配的行动项，而无需进一步的会议。 以下是一些免费和付费的任务和项目管理软件，可降低与后续相关的会议成本：
Asana
Asana 是一款支持多种项目管理风格的现代项目管理软件。 它使您可以完全控制可视化和组织工作的方式。 您还可以找到许多内置功能，让您更轻松地进行协作。
例如，它允许您使用直观且设计良好的界面将任务分配给个人。 应用程序内直接消息传递允许您附加文件、标记其他项目和录制视频消息。
Trello
Trello 提供了一种使用看板组织项目的简单可视化方法。 它使用简单，没有陡峭的学习曲线。 得益于简单的拖放界面，您和您的团队可以有效地使用该工具。
卡片或任务包括截止日期、附件、图像、注释、自定义字段和核对清单。 团队成员完成任务后，他们可以将卡片拖动到相应的列表中。
monday.com
monday.com 是另一个项目管理应用程序，可让您在一个地方可视化所有项目。 它是高度可定制的，可帮助您将数据和指标聚合到视觉上吸引人的界面上。
虽然 monday.com 提供了许多自定义选项，但某些高级功能和视图仅在较高价格段中可用。
结论
会议就像研讨会，团队成员可以聚集在一起，使用 经理的协作策略 来塑造最佳想法。 但是，安排和主持会议需要大量时间和资源。 企业必须很好地举办会议以确保维持其利润，并考虑转录 服务 SEO 对在线可见性的好处。
幸运的是，许多 AI 工具可以自动执行耗时且乏味的任务。 例如，开发人员可以使用语音转文本工具 转录会议 。 他们还可以使用 Zoom 或 Google Meet 等流行的视频会议工具来安排和主持远程会议。
您可以添加可靠的 AI 工具，例如 自动转录软件 ，而不是要求与会者记录会议记录。 例如， Transkriptor 可以将语音转换为文本并提供自动会议记录以降低成本。 这些 AI 工具将有助于降低会议成本，让每一次会议都有意义。
