Vì vậy, làm thế nào bạn có thể tổ chức một cuộc họp đột xuất một cách hiệu quả? Chúng tôi đã tạo một hướng dẫn toàn diện để giúp bạn tìm hiểu về các cuộc họp này, những thách thức bạn có thể gặp phải khi tiến hành chúng, các công cụ để phiên âm cuộc họp chính xác và các mẹo khác để làm cho cuộc họp xứng đáng với thời gian của mọi người.
Cuộc họp đột xuất là gì và khi nào bạn nên tổ chức một cuộc họp?
Các cuộc họp đột xuất có thể diễn ra bất cứ lúc nào trong ngày làm việc. Họ có thể giải quyết các vấn đề trong quy trình làm việc của một người, cung cấp không gian để động não ý tưởng và giúp theo dõi nhanh các nhiệm vụ quan trọng.
Xác định các cuộc họp đột xuất và mục đích của chúng
Một cuộc họp đột xuất là một cuộc gọi ngẫu hứng mà bạn có thể được yêu cầu tham gia khẩn cấp trong ngày. Đây là những lý tưởng cho các nhiệm vụ nhạy cảm về thời gian và có thể giúp tăng năng suất và cải thiện tiến độ của nhóm. Tuy nhiên, khi bạn có thời hạn để họp hoặc các cuộc gọi đã được lên lịch trong ngày, các cuộc họp đột xuất có thể làm gián đoạn quy trình làm việc của bạn.
Các tình huống phổ biến yêu cầu các cuộc họp đột xuất
Để hiểu cách hoạt động của các cuộc họp đột xuất, hãy xem xét các tình huống được đề cập dưới đây:
# 1 Để động não ý tưởng cùng nhau
Trong hầu hết các trường hợp, các buổi động não được lên lịch trước. Bạn có thể được yêu cầu tham gia các cuộc họp đột xuất khi một số sản phẩm nhất định là khẩn cấp. Đây là lúc động não ý tưởng với nhóm của bạn có thể giúp mỗi thành viên hoàn thành nhiệm vụ của họ một cách nhanh chóng.
# 2 Khi bạn cần hỗ trợ nhanh chóng
Hãy tưởng tượng một khách hàng cần một sản phẩm được hoàn thiện trước khi ngày kết thúc. Trong một trường hợp khác, có thể bạn bè của bạn làm việc trong lĩnh vực CNTT đã lên lịch bảo trì một giờ trước giờ đóng cửa. Trong cả hai trường hợp, các cuộc họp đột xuất giúp hoàn thành công việc đúng hạn mà không gặp bất kỳ phức tạp nào.
# 3 Trong khi hoàn thiện các quyết định vào phút cuối
Một số trường hợp có thể yêu cầu bạn đưa ra quyết định nhanh chóng. Trong những trường hợp này, một cuộc gọi đột xuất giúp hoàn thành vấn đề một cách nhanh chóng, vì quyền ra quyết định có thể không phải lúc nào cũng phụ thuộc vào một cá nhân.
Những thách thức của các cuộc họp đột xuất và cách vượt qua chúng
Một cuộc họp đột ngột có thể làm gián đoạn quy trình làm việc của bạn nếu bạn đang ở giữa một nhiệm vụ khác. Đọc thêm để hiểu những thách thức bạn có thể gặp phải khi tham dự các cuộc họp đột xuất và cách bạn có thể vượt qua chúng hơn nữa.
Thiếu sự chuẩn bị và cấu trúc
Không phải tất cả các thành viên trong nhóm đều có thể chuẩn bị để tham dự một cuộc họp đột ngột. Cho dù chương trình nghị sự là trình bày một kế hoạch kinh doanh hoặc thậm chí động não ý tưởng, các cuộc gọi đột xuất có thể gây lo lắng về việc chuẩn bị vào phút cuối. Điều này tiếp tục làm gián đoạn quy trình làm việc của một người bằng cách trì hoãn các nhiệm vụ trong tầm tay.
Đảm bảo giao tiếp hiệu quả giữa những người tham gia
Trong khi lên lịch một cuộc họp ngẫu hứng, tất cả những người tham gia được yêu cầu tham gia có thể không sẵn sàng. Các cuộc họp đột ngột đặt ra một thách thức đối với giao tiếp hiệu quả vì không chắc tất cả các thành viên trong nhóm sẽ tham gia ngay lập tức.
Khó khăn trong việc nắm bắt thông tin và quyết định quan trọng
Các cuộc họp đột xuất diễn ra đột ngột và chủ yếu là nhanh chóng. Trong thời gian này, có thể không phải lúc nào cũng có thể ghi chú cuộc họp hoặc ghi lại chương trình nghị sự cho cuộc họp tiếp theo. Điều này có thể đặt ra một vấn đề khi đưa ra quyết định quan trọng cho công việc quan trọng.
Các vấn đề về ghi chú và mục hành động
Các cuộc họp đột xuất thường thiếu ghi chú có cấu trúc và các mục hành động rõ ràng. Nếu không có tài liệu thích hợp, các điểm chính và các nhiệm vụ tiếp theo có thể bị bỏ qua, dẫn đến nhầm lẫn và chậm trễ trong tiến độ.
Các phương pháp hay nhất để tiến hành một cuộc họp đột xuất hiệu quả
Bạn có thể tiến hành các cuộc họp ngẫu hứng một cách dễ dàng bằng cách đặt ra một số nhiệm vụ và vai trò nhất định cho nhóm của bạn. Điều này đảm bảo rằng tất cả những người tham gia có thể đóng góp như nhau cho cuộc thảo luận. Bạn cũng có thể sử dụng bản chép lời cho các cuộc gọi đột xuất để ghi lại các ghi chú và chương trình nghị sự mà không bỏ lỡ thông tin quan trọng và dùng thử ứng dụng đọc chính tả của chúng tôi để ghi chú hiệu quả.
Đặt mục tiêu và chương trình nghị sự rõ ràng, ngay cả khi tóm tắt
Luôn đảm bảo rằng mục tiêu của cuộc họp được truyền đạt cho tất cả những người tham gia, ngay cả trong các cuộc họp ngẫu hứng. Bạn có thể thêm ghi chú trong khi gửi lời mời họp hoặc bắt đầu thảo luận trong cuộc gọi bằng cách trình bày chương trình làm việc.
Phân công vai trò và trách nhiệm nhanh chóng
Dành thời gian phân công vai trò cho những người tham gia thảo luận để đảm bảo rằng mọi người có thể tận dụng tối đa cuộc họp đột ngột. Bạn có thể đảm bảo điều này bằng cách trao trách nhiệm bình đẳng cho mọi thành viên, chẳng hạn như tạo kế hoạch kinh doanh, đặt ra các bước cho cuộc thảo luận tiếp theo hoặc tiến hành nghiên cứu liên quan đến hai hoặc nhiều thành viên làm việc cùng nhau.
Sử dụng các công cụ kỹ thuật số để liên lạc và tài liệu theo thời gian thực
Thay vì ghi chú thủ công trong các cuộc họp đột xuất, bạn có thể sử dụng phần mềm ghi chú cuộc họp để tự động ghi chú và phiên âm âm thanh cuộc họp thành văn bản. Những công cụ này sử dụng AI để tóm tắt toàn bộ cuộc họp và tự động hóa quy trình làm việc để giúp bạn gửi email với các mục hành động cho cuộc thảo luận tiếp theo.
Các công cụ phiên âm có thể cải thiện các cuộc họp đột xuất như thế nào?
Các công cụ phiên âm cho phép bạn khám phá các giải pháp chuyển âm thanh thành văn bản bằng cách xác định nhiều người nói trong một cuộc họp, lưu ý các thuật ngữ phức tạp ngay cả thông qua tiếng ồn xung quanh và tóm tắt toàn bộ cuộc thảo luận để dễ dàng lướt qua lông tơ. Đọc thêm để hiểu cách bạn có thể sử dụng chúng để làm cho các cuộc họp đột xuất của bạn hiệu quả hơn.
Lợi ích của việc sử dụng Transkriptor để chép lại cuộc họp
Nếu bạn đang tìm kiếm công nghệ chuyển giọng nói thành văn bản lý tưởng cho các cuộc họp đột ngột, bạn có thể thử sử dụng Transkriptor mang lại độ chính xác 99% trong việc chuyển đổi âm thanh thành văn bản.
Được trang bị AI để phiên âm nhanh hơn
Transkriptor là một công cụ được cung cấp bởi AI và được cho là cung cấp bản chép lời nhanh các cuộc họp và các tệp được ghi sẵn. Ví dụ: nếu cuộc họp của bạn dài 30 phút, Transkriptor có thể giảm khối lượng công việc bằng cách tự động hóa quy trình chép lời.
Tính linh hoạt trong 100+ ngôn ngữ
Công cụ này cũng nhận dạng và dịch bảng điểm của bạn sang 100+ ngôn ngữ và phương ngữ, bao gồm tiếng Bồ Đào Nha, tiếng Pháp, tiếng Ả Rập và tiếng Do Thái. Nó hiểu các điểm nhấn mạnh mẽ và có thể lướt qua tiếng ồn lộn xộn để phiên âm chính xác mọi Word.
Hiệu quả trong cộng tác
Transkriptor cho phép bạn cộng tác dễ dàng với các thành viên trong nhóm của mình. Bạn có thể cung cấp quyền truy cập vào bảng điểm của mình chỉ bằng một cú nhấp chuột vào nút 'Chia sẻ' trên trang tổng quan của bạn. Bạn có thể chỉnh sửa tệp và quyền, tất cả trong khi sắp xếp bản chép lại với nhóm của mình.
Sử dụng các giải pháp âm thanh thành văn bản để ghi chú cuộc họp chính xác
Transkriptor là một trong những công cụ phiên âm AI tốt nhất hiện nay. Nó cung cấp độ chính xác cao trong việc chuyển đổi âm thanh thành văn bản. Bạn có thể tải lên tệp âm thanh của mình hoặc sao chép và dán liên kết của tệp từ bất kỳ đâu trên internet và phiên âm nó. Bạn cũng có thể tích hợp nó với các công cụ họp và hội nghị truyền hình như Zoom, Google Meetvà Microsoft Teams để tự động ghi chú và tạo tóm tắt nhanh.
Các công cụ cần thiết để quản lý các cuộc họp đột xuất một cách hiệu quả
Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng các công cụ chuyển giọng nói thành văn bản để làm cho các cuộc họp đột xuất của bạn hiệu quả. Thay vì ghi chú theo cách thủ công, bạn có thể tích hợp các công cụ phiên âm AI được đề cập bên dưới vào các ứng dụng cuộc họp của mình như Google Meet, Zoomvà Microsoft Teams. Hãy để AI tiếp quản và cải thiện quy trình làm việc của mình một cách dễ dàng.
#1 Transkriptor
Transkriptor là công cụ phiên âm AI lý tưởng cho các cuộc họp ngẫu hứng trong một ngày làm việc đông đúc. Nó cung cấp độ chính xác 99% trong việc chuyển đổi âm thanh thành bản ghi văn bản và hỗ trợ các định dạng tệp khác nhau, bao gồm SRT, PDF, DOCxvà hơn thế nữa. Nó cũng được trang bị một trợ lý trò chuyện AI - Tor - để tìm thông tin chính trong các tệp bản ghi của bạn và trả lời các truy vấn mà bạn có thể có về cuộc thảo luận cuộc họp.
Không giống như các công cụ phiên âm khác, nó nhận ra giọng mạnh và cung cấp bản dịch bằng 100+ ngôn ngữ và phương ngữ. Khả năng lướt qua tiếng ồn xung quanh và xác định nhiều giọng nói làm cho nó trở thành một công cụ họp tuyệt vời.
#2 Otter.AI
Otter.AI giúp bạn tự động hóa quy trình làm việc và tăng năng suất tại nơi làm việc. Nó có thể ghi chú cuộc họp, tóm tắt các chuyển đổi quan trọng từ sự lộn xộn và cung cấp cho bạn bản chép lời theo thời gian thực. Vì nền tảng này không đảm bảo độ chính xác cao của bảng điểm, nên có thể khó xử lý âm thanh chất lượng cao và các tệp khác.
#3 Rev
Rev cung cấp các giải pháp video và âm thanh thành văn bản để sao chép và quản lý ghi chú cuộc họp, tóm tắt, phỏng vấn và các phiên động não. Nó đảm bảo tăng năng suất và có thể tạo chú thích âm thanh và trích dẫn bằng 38 ngôn ngữ. Mặc dù tuyệt vời cho bảng điểm chất lượng cao, Rev chỉ phục vụ cho các ngành công nghiệp thích hợp, điều này có thể không hữu ích cho các cuộc gọi đột xuất. Nó cũng mất thời gian để xử lý các tệp âm thanh và video nặng.
Mẹo chọn công cụ phù hợp cho các cuộc họp đột xuất
Giả sử cuộc họp ngẫu hứng của bạn bắt đầu sau 5 phút tới và bạn không sẵn sàng tham gia vào cuộc thảo luận. AI công cụ phiên âm có thể giải cứu bạn nếu bạn chọn đúng công cụ được tải với các tính năng khác nhau. Đọc thêm để kết hợp các mẹo này nhằm làm cho cuộc họp của bạn hiệu quả.
Đánh giá tính dễ sử dụng và tích hợp với các hệ thống hiện có
Tích hợp phiên âm với các ứng dụng giao tiếp có thể giúp chúng dễ dàng cho các cuộc họp ngẫu hứng. Hầu hết các công cụ phiên âm AI , như Transkriptor, có thể ghi lại các cuộc họp thời gian thực, thực hiện phiên âm âm thanh thành văn bản sau đó và thậm chí tóm tắt chúng thành một nửa thời lượng âm thanh.
Ưu tiên các công cụ cung cấp các tính năng chất lượng và âm thanh thành văn bản
Một số công cụ phiên âm AI không thể phiên âm các tệp âm thanh hoặc video. Luôn tìm kiếm công nghệ chuyển giọng nói thành văn bản cung cấp hỗ trợ này, vì nó có thể hỗ trợ đáng kể cho bạn trong các cuộc họp ngẫu hứng. Khi bạn không thể tham dự các cuộc họp trực tiếp, bạn có thể sử dụng bot cuộc họp của phần mềm AI để tự động tham gia cuộc gọi thay mặt bạn và ghi chú.
Đảm bảo các công cụ hỗ trợ cộng tác và chia sẻ thông tin
Phải dễ dàng chia sẻ tài liệu đã được chép lời với các thành viên khác trong nhóm để cho phép chỉnh sửa. Nếu bạn sử dụng Transkriptor cho các cuộc họp đột xuất, bạn có thể chia sẻ bản chép lại với nhóm của mình bằng cách chỉnh sửa quyền truy cập. Công cụ này hỗ trợ hầu hết các tùy chọn tệp, bao gồm PDF và SRT. Bạn cũng có thể đảm bảo an toàn cho bảng điểm của mình vì Transkriptor cung cấp bảo mật cấp doanh nghiệp với các tiêu chuẩn SOC 2 và GDPR .
Kết thúc
Bạn có thể tự tin tham dự các cuộc họp đột xuất bằng cách sử dụng các giải pháp chuyển giọng nói thành văn bản như AI công cụ phiên âm. Bạn có thể sử dụng một nền tảng như Transkriptor để đảm bảo rằng bạn đạt được độ chính xác 99% trong khi ghi và sao chép âm thanh cuộc họp vào bản ghi nhớ giọng nói iPhone . Nó cũng cung cấp cho bạn sự linh hoạt để sử dụng trợ lý trò chuyện AI của nó để trả lời các câu hỏi nhanh và tìm tài liệu quan trọng từ bảng điểm. Đăng ký dùng thử miễn phí 90 phút, dựa trên tính năng để tham gia thảo luận cuộc họp và để công cụ phiên âm âm thanh sang định dạng bạn chọn.
