ตัวอย่างเช่น เครื่องมือถอดเสียง AI เช่น Transkriptor สามารถแปลงการบันทึกการประชุมเป็นข้อความที่เป็นลายลักษณ์อักษรได้โดยอัตโนมัติ พวกเขายังสามารถช่วยคุณสรุปการประชุมด้วยรายการปฏิบัติการและประเด็นสําคัญ จากนั้นคุณสามารถแบ่งปันกับคน WHO ไม่สามารถเข้าร่วมเซสชั่นได้
ในคู่มือนี้ เราจะแนะนําคุณเกี่ยวกับกลยุทธ์หลัก 5 ประการที่จะช่วยให้คุณประหยัดค่าใช้จ่ายในการประชุมและจัดการประชุมให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น:
1 ใช้ประโยชน์จากเครื่องมือถอดความ เช่น Transkriptor สําหรับบันทึกการประชุมอัตโนมัติ
AI ผู้ช่วยการประชุม ให้ใช้ ซอฟต์แวร์ถอดเสียงการโทร เพื่อช่วยคุณบันทึกการประชุมออนไลน์ พวกเขายังสามารถ ถอดเสียงด้วย Evernote และวิดีโอ และบันทึกการถอดเสียงเพื่อใช้ในภายหลัง แทนที่จะจดบันทึกด้วยตนเองระหว่างการประชุมที่กําลังดําเนินอยู่ AI เครื่องมือถอดเสียงอย่าง Transkriptor สามารถช่วยให้คุณดําเนินการเป็นไปโดยอัตโนมัติ
เครื่องมือแปลงเสียงเป็นข้อความสามารถบันทึกและถอดเสียงคําพูดเป็นข้อความได้ เนื่องจากไม่จําเป็นต้องมอบหมายผู้จดบันทึกด้วยตนเองในการประชุมแต่ละครั้ง คุณจึงสามารถลดค่าใช้จ่ายในการประชุมได้ด้วยเครื่องมือถอดเสียงที่แม่นยํา
เครื่องมือAIกําลังเปลี่ยนแปลงการสื่อสารในที่ทํางานและปรับปรุงประสิทธิภาพการประชุม ตัวอย่างเช่น บทความของ Forbes นี้ เน้นย้ําว่าเครื่องมือระบบอัตโนมัติช่วยลดความพยายามที่จําเป็นในการถอดเสียงและสรุปการประชุม
หากคุณเข้าร่วมหรือจัดการประชุมในที่ทํางานบ่อยๆ ต่อไปนี้คือเครื่องมือถอดเสียง AI ยอดนิยมสองอย่าง
Transkriptor
Transkriptor เป็นเครื่องมือถอดเสียงการประชุมเสมือนจริงAIที่เชื่อถือได้และมีคุณสมบัติมากมายสําหรับ Google Meet, MS Teams และ Zoom คุณสามารถเชื่อมต่อปฏิทิน Google Calendar และ Outlook กับ Transkriptor เพื่อให้บอทการประชุมสามารถเข้าร่วมการประชุมที่กําหนดเวลาไว้ได้โดยอัตโนมัติ
Transkriptor ยังสามารถสร้างสรุปการถอดเสียงการประชุมและรายการการดําเนินการเพื่อดาวน์โหลดหรือแชร์กับสมาชิกในทีม มีความแม่นยํา 99% และรองรับภาษาการถอดเสียงและการแปลมากกว่า 100 ภาษาเพื่อตอบสนองความต้องการของทีมทั่วโลก
Otter.AI
Otter.AI เป็นอีกหนึ่งเครื่องมือแปลงเสียงเป็นข้อความ AI ที่สามารถบันทึกและ ถอดเสียงการประชุม Zoom ได้ OtterPilot สามารถเข้าร่วมการประชุม Zoom, Google Meetหรือ Microsoft teams ออนไลน์ และแปลงคําพูดเป็นข้อความ
แม้ว่า Otter.AI จะถอดเสียงการประชุมได้ดี แต่ความแม่นยําของเครื่องมือแปลงคําพูดเป็นข้อความนั้นเพียง 85% เท่านั้น ซึ่งหมายความว่าคุณจะต้องใช้เวลามากในการแก้ไขไฟล์ที่ถอดเสียง
อีกด้านหนึ่งสําหรับการปรับปรุง Otter.AI คือเครื่องมือจดบันทึก AI นั้นจํากัดเฉพาะภาษาอังกฤษเท่านั้น ดังนั้นจึงอาจไม่เหมาะกับผู้ใช้ที่พูดได้หลายภาษา
2 ใช้การประชุมทางวิดีโอเพื่อลดค่าใช้จ่ายในการเดินทาง
การประชุมทางวิดีโอได้กลายเป็นเรื่องปกติใหม่ในบริษัทระยะไกลและไฮบริด เนื่องจากช่วยลดความจําเป็นในการเดินทางและค่าใช้จ่ายอื่นๆ
เครื่องมือการประชุมทางวิดีโอสามารถช่วยให้คุณกําหนดเวลาและเพิ่มการประชุมทางไกลลงในปฏิทินได้อย่างรวดเร็ว เครื่องมือแปลงเสียงเป็นข้อความยังสามารถลดต้นทุนและช่วยให้สามารถกําหนดเวลาที่ยืดหยุ่นได้อีกด้วย
Zoom
Zoom เป็นแอปการประชุมทางวิดีโอยอดนิยม สิ่งที่คุณต้องทําคือแชร์ลิงก์การประชุม Zoom กับผู้เข้าร่วมประชุม คุณสามารถรู้สึกมั่นใจได้ว่าทุกคนสามารถเข้าร่วมการโทรได้อย่างรวดเร็ว
มีความน่าเชื่อถือสูงและจะทําให้วิดีโอของคุณดําเนินต่อไปแม้จะมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่อ่อนแอ Zoom ยังมีไวท์บอร์ดที่เติมกระดานเสมือนจริงด้วยโน้ตแปะ รูปภาพ และไดอะแกรมอย่างรวดเร็ว
Microsoft teams
Microsoft teams นําเสนอคุณสมบัติการประชุมทางวิดีโอที่แข็งแกร่งที่สุดในตลาดและข้อเสนอการแชทเป็นทีม คุณสมบัติไวท์บอร์ดนั้นยอดเยี่ยม: คุณสามารถวาดด้วยมือเปล่า และโปรแกรมจะทําให้ทุกอย่างราบรื่น
คุณลักษณะนี้ทําให้ง่ายต่อการจดบันทึกและไดอะแกรมสิ่งต่าง ๆ ในขณะเดินทาง บันทึกการแชททั้งหมดจากการประชุมและบันทึกลงในแอปแชทของทีม เพื่อให้คุณสามารถบันทึกเพื่อใช้อ้างอิงในอนาคตได้
Google Meet
หนึ่งในฟีเจอร์ที่ดีที่สุดของ Google Meet คือการผสานรวมกับแอป Google Workspace อย่างลึกซึ้ง หากสร้างการประชุมใน Google Calendarคุณจะได้รับลิงก์ Meet ซึ่งผู้เข้าร่วมทุกคนคลิกเพื่อเข้าร่วมได้
Meet เป็นทางเลือก Zoom ยอดนิยมที่ทํางานในเบราว์เซอร์ ไม่ใช่แอป ซึ่งเป็นข้อดี คําบรรยายใช้งานได้ดีในภาษาอังกฤษ แต่ Meet จะตรวจไม่พบว่าผู้เข้าร่วมพูดภาษาอื่นเมื่อใด
3 ดําเนินการประชุมที่สั้นลงและมีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วยวาระการประชุมที่มีโครงสร้าง
การประชุมเป็นกระดูกสันหลังของการทํางานร่วมกันที่มีประสิทธิภาพ แต่การประชุมที่ยาวนานและไม่มีประสิทธิภาพอาจทําให้เสียเงินเวลาและความพยายาม พิจารณา มารยาทการประชุมเสมือนจริง ที่เหมาะสมเพื่อลดการหยุดชะงัก นั่นคือที่มาของวาระการประชุมที่ออกแบบมาอย่างดี ช่วยให้คุณกําหนดความคาดหวังที่ชัดเจนสําหรับทีม คุณยังสามารถลดระยะเวลาการประชุมได้โดยมุ่งเน้นไปที่การอภิปรายที่จําเป็นเท่านั้น
ความเข้าใจของผู้เข้าร่วมเกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขาจะพูดคุยในการประชุมช่วยให้เตรียมการได้ดีขึ้น นอกจากนี้ยังช่วยลดเวลาที่ใช้ในการอภิปรายที่ไม่ก่อให้เกิดผล วาระการประชุมที่มีโครงสร้างที่ดีช่วยให้คุณสร้างสมดุลที่สมบูรณ์แบบระหว่างความยืดหยุ่นและโครงสร้าง ต่อไปนี้คือเคล็ดลับบางประการในการดําเนินการประชุมที่สั้นลงและมีประสิทธิภาพมากขึ้น:
- ใช้วาระการประชุมที่ตั้งไว้ล่วงหน้า: วาระการประชุมที่ตั้งไว้ล่วงหน้าจะทําหน้าที่เป็นพิมพ์เขียว ด้วยพิมพ์เขียวนี้ การประชุมของคุณสามารถเสร็จสิ้นได้ตรงเวลาและในทิศทางที่ถูกต้อง วาระการประชุมที่รอบคอบควรให้ภาพรวมของประเด็นการอภิปราย กําหนดไทม์ไลน์สําหรับแต่ละหัวข้อเพื่อป้องกันการโอเวอร์รัน
- จัดสรรเวลาจํากัดสําหรับแต่ละประเด็นการสนทนา: คุณควรกําหนดเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดของการประชุม และจัดสรรเวลาจํากัดให้กับแต่ละหัวข้อ วาระการประชุมที่ออกแบบมาอย่างดีควรเคารพเวลาของผู้เข้าร่วมและช่วยรักษาสมาธิตั้งแต่ต้นจนจบ
- ปฏิบัติตามตารางเวลาเพื่อหลีกเลี่ยงการล้น: โปรดจําไว้ว่าการโอเวอร์รันเป็นศัตรูของการมีส่วนร่วมในการประชุมที่อัดแน่น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ทําให้ทุกอย่างกระชับ แม้ว่าการพูดคุยเกี่ยวกับหัวข้อที่น่าตื่นเต้นต่อไปอาจเป็นเรื่องน่าดึงดูดใจ แต่การปฏิบัติตามตารางเวลาเพื่อลดค่าใช้จ่ายในการประชุมและประหยัดเวลาเป็นสิ่งสําคัญ
4 ลดจํานวนผู้เข้าร่วมเพื่อประหยัดเวลาและทรัพยากร
คุณควรหลีกเลี่ยงการเสียเวลาของสมาชิกในทีมโดยให้พวกเขาเข้าร่วมการประชุมที่พวกเขาไม่จําเป็นต้องเข้าร่วม ผู้เข้าร่วมมากเกินไปทําให้การอภิปรายมีความท้าทายมากขึ้น
ตามกฎทั่วไป จะเป็นการดีกว่าที่จะเชิญผู้เข้าร่วมที่มีข้อมูลที่จําเป็นสําหรับการบรรลุเป้าหมาย ผู้เข้าร่วมน้อยลงหมายความว่าโฮสต์จะต้องเสียเวลาน้อยลงในการประสานงาน และจะมีการหยุดชะงักน้อยลง
การลดจํานวนผู้เข้าร่วมการประชุมจะช่วยให้ผู้มีอํานาจตัดสินใจหลักมุ่งเน้นไปที่งานที่มีลําดับความสําคัญสูงและจดจ่ออยู่กับหัวข้อหรือคําถามที่เกี่ยวข้อง
- เชิญผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่จําเป็นเท่านั้น: วิธีหนึ่งในการลดจํานวนผู้เข้าร่วมประชุมคือการเชิญเฉพาะผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่จําเป็นเท่านั้น รวมถึงผู้มีอํานาจตัดสินใจที่สําคัญผู้มีส่วนร่วมหรือใครก็ตาม WHO จะส่งผลต่อผลลัพธ์ของการประชุม
- ใช้สรุปการประชุมเพื่ออัปเดตผู้ที่ไม่ได้เข้าร่วม: คุณสามารถแบ่งปันสรุปการประชุมกับพวกเขาได้แม้ว่าคุณจะไม่ได้เชิญทุกคนเข้าร่วมการประชุม มันจะช่วยให้แน่ใจว่าทุกคนสามารถเข้าถึงข้อมูลสําคัญและการอภิปรายได้
AI คุณลักษณะสรุปของ Transkriptor สามารถสร้างสรุปการประชุมได้โดยอัตโนมัติ ซึ่งจะรวมถึงข้อมูลเชิงลึกที่นําไปใช้ได้จริงและประเด็นสําคัญจากการถอดเสียงการประชุม คุณสามารถแชร์ข้อมูลสรุปกับใครก็ได้ WHO ไม่สามารถเข้าร่วมการประชุมเพื่อให้พวกเขาติดตามข่าวสารได้
5 ใช้เครื่องมือการจัดการงานและโครงการเพื่อติดตามผล
การติดตามผลเป็นหนึ่งในวิธีที่ดีที่สุดในการทําให้การประชุมคุ้มค่า ซอฟต์แวร์การจัดการงานและโครงการ เช่น Asana, Trelloและ monday.com สามารถช่วยคุณปรับปรุงการมอบหมายงานและติดตามความคืบหน้า
การใช้เครื่องมือการจัดการงานและโครงการยังช่วยเพิ่มความรับผิดชอบอีกด้วย ช่วยให้มั่นใจได้ว่าทุกคนจะทํารายการการดําเนินการที่ได้รับมอบหมายให้เสร็จสมบูรณ์โดยไม่ต้องมีการประชุมเพิ่มเติม ต่อไปนี้คือซอฟต์แวร์การจัดการงานและโครงการฟรีและจ่ายเงินเพื่อลดค่าใช้จ่ายในการประชุมที่เกี่ยวข้องกับการติดตามผล:
Asana
Asana เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ทันสมัยซึ่งรองรับรูปแบบการจัดการโครงการที่หลากหลาย ช่วยให้คุณควบคุมวิธีแสดงภาพและจัดระเบียบงานได้อย่างสมบูรณ์ คุณยังสามารถค้นหาคุณสมบัติในตัวมากมายที่ทําให้การทํางานร่วมกันได้ง่ายขึ้น
ตัวอย่างเช่น ช่วยให้คุณมอบหมายงานให้กับบุคคลโดยใช้อินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่ายและได้รับการออกแบบมาอย่างดี การส่งข้อความโดยตรงในแอปช่วยให้คุณสามารถแนบไฟล์ แท็กโปรเจ็กต์อื่นๆ และบันทึกข้อความวิดีโอได้
Trello
Trello นําเสนอวิธีง่ายๆ ในการจัดระเบียบโครงการโดยใช้บอร์ดคัมบัง ใช้งานง่ายและไม่มีช่วงการเรียนรู้ที่สูงชัน ด้วยอินเทอร์เฟซแบบลากและวางที่เรียบง่าย คุณและทีมของคุณสามารถใช้เครื่องมือนี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
การ์ดหรืองานประกอบด้วยวันครบกําหนด ไฟล์แนบ รูปภาพ ความคิดเห็น ฟิลด์ที่กําหนดเอง และรายการตรวจสอบ เมื่อสมาชิกในทีมทํางานเสร็จแล้ว พวกเขาสามารถลากการ์ดไปยังรายการที่เหมาะสมได้
monday.com
monday.com เป็นอีกหนึ่งแอปการจัดการโครงการที่ให้คุณเห็นภาพโครงการทั้งหมดในที่เดียว สามารถปรับแต่งได้สูงและช่วยให้คุณรวบรวมข้อมูลและเมตริกลงในอินเทอร์เฟซที่ดึงดูดสายตา
แม้ว่า monday.com จะมีตัวเลือกการปรับแต่งมากมาย แต่คุณสมบัติและมุมมองขั้นสูงบางอย่างมีให้เฉพาะในระดับราคาที่สูงกว่าเท่านั้น
บทสรุป
การประชุมเป็นเหมือนเวิร์กช็อปที่สมาชิกในทีมสามารถมารวมตัวกันเพื่อสร้างแนวคิดที่ดีที่สุดโดยใช้ กลยุทธ์การทํางานร่วมกันสําหรับผู้จัดการ อย่างไรก็ตาม การจัดกําหนดการและจัดการประชุมต้องใช้เวลาและทรัพยากรเป็นจํานวนมาก ธุรกิจต้องจัดการประชุมอย่างดีเพื่อให้แน่ใจว่าผลกําไรของพวกเขายังคงอยู่ และพิจารณาประโยชน์ของ บริการถอดความ SEO สําหรับการมองเห็นออนไลน์
โชคดีที่เครื่องมือ AI จํานวนมากสามารถทํางานที่ใช้เวลานานและน่าเบื่อเป็นไปโดยอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น นักพัฒนาสามารถถอดเสียงการประชุม โดยใช้เครื่องมือแปลงคําพูดเป็นข้อความ พวกเขายังสามารถใช้เครื่องมือการประชุมทางวิดีโอยอดนิยม เช่น Zoom หรือ Google Meet เพื่อกําหนดเวลาและจัดการประชุมทางไกล
แทนที่จะขอให้ผู้เข้าร่วมประชุมบันทึกการประชุม คุณสามารถเพิ่มเครื่องมือ AI ที่เชื่อถือได้ เช่น ซอฟต์แวร์ถอดความอัตโนมัติ . ตัวอย่างเช่น Transkriptor สามารถแปลงคําพูดเป็นข้อความและให้บันทึกการประชุมอัตโนมัติเพื่อลดต้นทุน เครื่องมือ AI เหล่านี้จะช่วยลดค่าใช้จ่ายในการประชุมและทําให้ทุกเซสชันคุ้มค่า
