Por causa dessa mudança na comunicação, muitas pessoas ainda não têm certeza de como se comportar durante as chamadas virtuais e ainda não dominam a arte. Para remediar isso, discuto a etiqueta da reunião virtual abaixo para que você possa entrar em sua próxima videochamada e mostrar a todos como isso é feito com a ajuda de um bot de reunião .
Pontualidade e preparação
As reuniões virtuais geralmente têm um horário de início e término. Seja atencioso e cumpra esses horários. Não chegue 10 minutos atrasado e deixe todos esperando. Da mesma forma, respeite o tempo das pessoas e evite hesitar ou manter todos na reunião muito depois do término programado.
Além disso, certifique-se de estar ciente da agenda da reunião! Você deve ser claro sobre o assunto, o que está sendo discutido e os principais pontos que serão abordados.
Código de vestimenta e aparência adequados
Todos nós já vimos os memes e imagens de funcionários participando de chamadas virtuais em seus roupões ou pijamas. Não seja essa pessoa. Só porque você está em casa, não significa que você deva se vestir bem ou não se esforçar para uma videochamada. Lembre-se de que sua aparência física e vestimenta dizem muito sobre sua personalidade e mentalidade como funcionário.
Familiaridade com a plataforma escolhida
Quando eu era um novato em reuniões virtuais, cometi esse erro - não estava preparado e não tinha conhecimento prévio da plataforma de conferência. Eu tive que instalarZoom na hora e, como resultado, não tinha ideia do que estava fazendo ou como fazer algo como habilitar meu vídeo.
Não cometa o erro que eu cometi! Se você sabe que tem uma reunião virtual em breve, certifique-se de saber qual plataforma está sendo usada e familiarize-se com o funcionamento.
Antecedentes e Ambiente
Assim como o cenário do pijama, todos nós também vimos clipes de pessoas participando de videoconferências em suas camas ou em um pub movimentado. O plano de fundo e o ambiente do vídeo são especialmente importantes.
Idealmente, você não quer distrações, como animais de estimação, e seu histórico deve ser claro para que o foco esteja em você. Evite áreas com ruído para que seu áudio não atrapalhe os outros participantes.
Etiqueta de silenciar e ativar o som
Não deixe o microfone ligado constantemente durante uma reunião virtual, pois dependendo da força, o ruído de fundo pode ser captado, o que pode ser uma distração. Em vez disso, a etiqueta correta da reunião virtual é silenciar o microfone quando não estiver falando.
Uso da câmera e contato visual
A parte mais difícil que encontro nas reuniões virtuais é o contato visual e como usar minha câmera. A questão é a dualidade da câmera e da tela. Sua câmera está em um local, enquanto sua tela está em uma posição diferente.
Isso significa que você tem que escolher para onde olhar. A etiqueta correta da reunião virtual é olhar para a câmera e não para a tela ao falar com alguém. Este é o mais próximo que você pode chegar do contato visual, caso contrário, você está começando na tela e parece pouco profissional.
Obviamente, você precisa olhar para a tela para avaliar as reações e observar outras pessoas, mas o truque é alternar entre a câmera e a tela quando estiver falando, mas, na maioria das vezes, mantenha os olhos na câmera.
Participação e Engajamento
A participação e o engajamento são especialmente importantes e você precisa aprender quando e não falar. Em primeiro lugar, você deve se esforçar para fazer parte da reunião para a etiqueta adequada da reunião virtual - não fique sentado sem falar ou mostrar qualquer interação.
Em segundo lugar, você tem que ser atencioso com os outros e saber quando é apropriado falar. Não fale sobre os outros e certifique-se de que é o momento certo para se envolver.
Anotações adequadas
Não consigo contar as vezes em que concluí uma reunião virtual apenas para ser bombardeado com perguntas posteriores ou esclarecimentos sobre as coisas simplesmente porque os participantes não fizeram anotações.
A anotação é especialmente importante para a etiqueta da reunião virtual porque não é tão fácil simplesmente ir falar com um participante depois. Seja minucioso com suas anotações e, se necessário, peça ao anfitrião para gravar a reunião. Você também pode transcrever vídeo para texto para ter um registro escrito da reunião virtual para consultar posteriormente.
Arrase na sua próxima reunião virtual com estas dicas de etiqueta
Espero que agora você esteja cheio de confiança e tenha uma compreensão mais clara da etiqueta da reunião virtual. A chave é lembrar que, embora você não esteja fisicamente presente na reunião, espera-se um nível básico de profissionalismo, autocontrole e trabalho em equipe na participação na academia e você não deve agir de maneira diferente do que se estivesse em um ambiente de escritório.
