Ze względu na tę zmianę w komunikacji wiele osób nadal nie jest pewnych, jak zachowywać się podczas wirtualnych rozmów i nie do końca opanowały tę sztukę. Aby temu zaradzić, poniżej omawiam etykietę wirtualnych spotkań, abyś mógł przejść do następnej rozmowy wideo i pokazać wszystkim innym, jak to się robi.
Punktualność i gotowość
Spotkania wirtualne zazwyczaj mają czas rozpoczęcia i zakończenia. Bądź taktowny i przestrzegaj tych czasów. Nie spóźniaj się 10 minut i każ wszystkim czekać. Podobnie szanuj czas ludzi i unikaj marudzenia lub zatrzymywania wszystkich na spotkaniu długo po jego zaplanowanym zakończeniu.
Upewnij się również, że znasz agendę spotkania! Powinieneś mieć jasność co do tematu, tego, co jest omawiane i głównych punktów, które zostaną poruszone.
Właściwy ubiór i wygląd
Wszyscy widzieliśmy memy i nagrania pracowników, którzy uczestniczą w wirtualnych rozmowach w szlafrokach lub piżamach. Nie bądź tą osobą. To, że jesteś w domu, nie oznacza, że powinieneś się ubierać lub nie starać się o rozmowę wideo. Pamiętaj, że Twój wygląd fizyczny i ubiór wiele mówią o Twojej osobowości i sposobie myślenia jako pracownika.
Znajomość wybranej platformy
Kiedy byłem nowicjuszem w wirtualnych spotkaniach, popełniłem ten błąd - byłem nieprzygotowany i nie miałem wcześniejszej wiedzy na temat platformy konferencyjnej. Musiałem zainstalowaćZoomw locie, w wyniku czego nie miałem pojęcia, co robię ani jak zrobić coś takiego, jak włączenie mojego wideo.
Nie popełnij błędu, który ja popełniłem! Jeśli wiesz, że zbliża się wirtualne spotkanie, upewnij się, że wiesz, która platforma jest używana, i zapoznaj się z jej działaniem.
Tło i środowisko
Podobnie jak w przypadku scenariusza z piżamą, wszyscy widzieliśmy również klipy, w których ludzie uczestniczą w wideokonferencjach w swoich łóżkach lub w ruchliwym pubie. Szczególnie ważne jest tło i środowisko wideo.
Idealnie byłoby, gdybyś nie chciał żadnych rozpraszaczy, takich jak zwierzęta domowe, a tło powinno być proste, aby skupić się na Tobie. Unikaj obszarów, w których występuje hałas, aby dźwięk nie przeszkadzał innym uczestnikom.
Wyciszanie i wyłączanie wyciszenia etykiety
Nie zostawiaj ciągle włączonego mikrofonu podczas wirtualnego spotkania, ponieważ w zależności od siły mogą być odbierane szumy tła, które mogą rozpraszać. Zamiast tego prawidłowa etykieta wirtualnych spotkań polega na wyciszeniu mikrofonu, gdy nie mówisz.
Korzystanie z aparatu i kontakt wzrokowy
Najtrudniejszą rzeczą, jaką uważam za wirtualną podczas spotkań, jest kontakt wzrokowy i sposób korzystania z aparatu. Problemem jest dwoistość aparatu i ekranu. Kamera znajduje się w jednym miejscu, a ekran w innym miejscu.
Oznacza to, że musisz dokonać wyboru, gdzie patrzysz. Prawidłowa etykieta wirtualnego spotkania polega na patrzeniu w kamerę, a nie na ekran, gdy z kimś rozmawiasz. Jest to najbliższy kontakt wzrokowy, jaki możesz uzyskać, w przeciwnym razie zaczynasz od ekranu i wygląda to nieprofesjonalnie.
Oczywiście musisz patrzeć na ekran, aby ocenić reakcje i obserwować innych ludzi, ale sztuczka polega na przełączaniu się między kamerą a ekranem podczas rozmowy, ale w większości przypadków nie spuszczaj wzroku z kamery.
Uczestnictwo i zaangażowanie
Uczestnictwo i zaangażowanie są szczególnie ważne i musisz nauczyć się, kiedy mówić, a kiedy nie. Po pierwsze, powinieneś starać się być częścią spotkania, aby zachować odpowiednią etykietę wirtualnego spotkania - nie siedź tam, nie rozmawiając ani nie pokazując żadnej interakcji.
Po drugie, musisz mieć wzgląd na innych i wiedzieć, kiedy należy mówić. Nie mów przez innych i upewnij się, że jest to właściwy czas na zaangażowanie.
Prawidłowe sporządzanie notatek
Nie jestem w stanie zliczyć sytuacji, w których kończyłem wirtualne spotkanie tylko po to, by potem zostać zbombardowanym pytaniami lub wyjaśnieniami tylko dlatego, że uczestnicy nie robili notatek.
Robienie notatek jest szczególnie ważne dla etykiety wirtualnego spotkania, ponieważ nie jest tak łatwo po prostu pójść i porozmawiać z uczestnikiem. Bądź dokładny w robieniu notatek i, jeśli to konieczne, poproś gospodarza o nagranie spotkania. Możesz również dokonać transkrypcji wideo na tekst, aby mieć pisemny zapis wirtualnego spotkania, do którego możesz się odwołać w późniejszym terminie.
Osiągnij sukces na następnym wirtualnym spotkaniu dzięki tym wskazówkom dotyczącym etykiety
Mam nadzieję, że teraz nabierasz pewności siebie i lepiej rozumiesz etykietę wirtualnych spotkań. Kluczem jest pamiętanie, że chociaż nie jesteś fizycznie obecny na spotkaniu, oczekuje się podstawowego poziomu profesjonalizmu, samokontroli i uczestnictwa i nie powinieneś zachowywać się inaczej, niż gdybyś był w środowisku biurowym.
