Na przykład AI narzędzia do transkrypcji, takie jak Transkriptor , mogą zautomatyzować konwersję nagrań ze spotkań na tekst pisany. Mogą również pomóc w podsumowaniu spotkania za pomocą działań do wykonania i kluczowych punktów. Następnie możesz udostępnić je komuś, WHO nie mógł uczestniczyć w sesji.
W tym przewodniku przeprowadzimy Cię przez pięć kluczowych strategii, które pomogą Ci obniżyć koszty spotkań i prowadzić bardziej efektywne spotkania:
1 Wykorzystaj narzędzia do transkrypcji, takie jak Transkriptor , do automatycznego sporządzania notatek ze spotkań
AI asystentów spotkań, użyj oprogramowania do transkrypcji rozmów , które pomoże Ci nagrywać spotkania online. Mogą również transkrybować dźwięk za pomocą Evernote i filmów oraz zapisywać transkrypcje do późniejszego wykorzystania. Zamiast robić ręczne notatki podczas trwających spotkań, AI narzędzia do transkrypcji, takie jak Transkriptor , mogą pomóc zautomatyzować ten proces.
Narzędzie do zamiany dźwięku na tekst może nagrywać i transkrybować wypowiadane słowa na tekst. Ponieważ nie ma potrzeby przypisywania ręcznego notatnika do każdego spotkania, możesz obniżyć koszt spotkania dzięki dokładnym narzędziom do transkrypcji.
AI narzędzia przekształcają komunikację w miejscu pracy i zwiększają produktywność spotkań. Na przykład ten artykuł Forbesa podkreśla, w jaki sposób narzędzia do automatyzacji zmniejszają wysiłek potrzebny do transkrypcji i podsumowania spotkań, zwiększając wydajność zespołu i współpracę.
Jeśli często uczestniczysz w spotkaniach lub je organizujesz w swoim miejscu pracy, oto dwa popularne narzędzia do transkrypcji AI .
Transkriptor
Transkriptor to niezawodne i bogate w funkcje narzędzie do transkrypcji AI wirtualnych spotkań dla Google Meet, MS Teams i Zoom. Możesz połączyć Google Calendar i kalendarz Outlook z Transkriptor , aby bot spotkań mógł automatycznie dołączać do zaplanowanych spotkań.
Transkriptor może również generować podsumowania transkrypcji spotkań i czynności do wykonania do pobrania lub udostępnienia członkom zespołu. Jest dokładny w 99% i obsługuje ponad 100 języków transkrypcji i tłumaczenia, aby zaspokoić potrzeby globalnych zespołów.
Otter.AI
Otter.AI to kolejne AI narzędzie do zamiany dźwięku na tekst, które może nagrywać i transkrybować spotkania Zoom . OtterPilot mogą dołączyć do spotkań Zoomonline , Google Meetlub Microsoft teams i konwertować wypowiadane słowa na tekst.
Chociaż Otter.AI wykonuje przyzwoitą robotę podczas transkrypcji spotkań, dokładność narzędzia do zamiany mowy na tekst wynosi tylko 85%. Oznacza to, że będziesz musiał poświęcić dużo czasu na edycję transkrybowanego pliku.
Innym obszarem, w którym można poprawić Otter.AI , jest to, że narzędzie do robienia notatek AI jest ograniczone do języka angielskiego. W związku z tym może nie odpowiadać użytkownikom wielojęzycznym.
2 Korzystaj z wideokonferencji, aby obniżyć koszty podróży
Spotkania wideo stały się nową normą w firmach zdalnych i hybrydowych. Dzieje się tak, ponieważ pomagają zmniejszyć potrzebę podróży i innych wydatków.
Narzędzia do wideokonferencji mogą pomóc w szybkim planowaniu i dodawaniu spotkań zdalnych do kalendarza. Narzędzia do zamiany dźwięku na tekst mogą również obniżyć koszty i pozwolić na elastyczne planowanie.
Zoom
Zoom to popularna aplikacja do wideokonferencji. Wszystko, co musisz zrobić, to udostępnić uczestnikom link do Zoom spotkania. Możesz mieć pewność, że wszyscy mogą szybko dołączyć do rozmowy.
Jest wysoce niezawodny i utrzyma Twoje wideo nawet przy słabym połączeniu internetowym. Zoom oferuje również tablicę, która szybko wypełnia wirtualną tablicę karteczkami samoprzylepnymi, obrazami i diagramami.
Microsoft teams
Microsoft teams oferuje jedne z najbardziej niezawodnych funkcji wideokonferencji na rynku i oferty czatu zespołowego. Funkcja tablicy jest doskonała: możesz rysować odręcznie, a program wygładzi wszystko.
Ta funkcja ułatwia robienie notatek i tworzenie diagramów w ruchu. Zapisuje cały czat ze spotkania i jest zapisywany w aplikacji do czatu zespołowego, dzięki czemu można go zapisać na przyszłość.
Google Meet
Jedną z najlepszych funkcji Google Meet jest jego ścisła integracja z aplikacjami Google Workspace. Jeśli utworzysz spotkanie w Google Calendar, otrzymasz link do Meet, który wszyscy uczestnicy mogą kliknąć, aby dołączyć.
Meet to popularna alternatywa dla Zoom , która działa w przeglądarce, a nie w aplikacji, co jest plusem. Napisy działają dobrze w języku angielskim, ale Meet nie wykrywa, kiedy uczestnicy mówią w innych językach.
3 Wdrażaj krótsze, bardziej efektywne spotkania dzięki ustrukturyzowanym programom
Spotkania są podstawą efektywnej współpracy, ale dłuższe i nieefektywne spotkania mogą marnować pieniądze, czas i wysiłek; rozważ odpowiednią etykietę wirtualnych spotkań , aby zminimalizować zakłócenia. W tym miejscu pojawia się dobrze przygotowana agenda spotkania. Pozwala określić jasne oczekiwania wobec zespołu. Możesz nawet skrócić czas trwania spotkania, skupiając się tylko na istotnych dyskusjach.
Zrozumienie przez uczestników tego, o czym będą rozmawiać na spotkaniu, pozwala na lepsze przygotowanie. Eliminuje również czas spędzany na bezproduktywnych dyskusjach. Dobrze skonstruowane plany pomogą Ci osiągnąć idealną równowagę między elastycznością a strukturą. Oto kilka wskazówek, jak wdrożyć krótsze i bardziej efektywne spotkania:
- Korzystaj z wcześniej ustawionych programów: Wstępnie ustalony program spotkania będzie działał jak plan Dzięki temu planowi Twoje spotkanie może zostać zakończone na czas i we właściwym kierunku Przemyślany program powinien zawierać przegląd punktów dyskusji Ustanawia oś czasu dla każdego tematu, aby zapobiec przekroczeniu.
- Przydziel limity czasowe dla każdego punktu dyskusji: Należy określić czas rozpoczęcia i zakończenia spotkania oraz przydzielić limit czasu dla każdego tematu Dobrze przygotowana agenda spotkania powinna szanować czas uczestników i pomagać w utrzymaniu koncentracji od początku do końca.
- Trzymaj się harmonogramu, aby uniknąć przekroczeń: Pamiętaj, że przekroczenia są wrogiem zaangażowania na wypełnionym po brzegi spotkaniu Upewnij się, że wszystko jest zwięzłe Chociaż kontynuowanie dyskusji na ekscytujący temat może być kuszące, trzymanie się harmonogramu w celu obniżenia kosztów spotkania i zaoszczędzenia czasu jest niezbędne.
4 Zmniejsz liczbę uczestników, aby zaoszczędzić czas i zasoby
Powinieneś unikać marnowania czasu członków zespołu, wciągając ich na spotkania, w których nie muszą uczestniczyć. Zbyt wielu uczestników sprawia, że dyskusje są trudniejsze.
Zgodnie z ogólną zasadą, lepiej jest zaprosić uczestników, których wkład jest niezbędny do osiągnięcia celów. Mniejsza liczba uczestników oznacza, że gospodarz będzie musiał tracić mniej czasu na koordynację i będzie mniej przerw.
Zmniejszenie liczby uczestników spotkania pomoże również kluczowym decydentom skupić się na zadaniach o wysokim priorytecie i skupić się na odpowiednich tematach lub pytaniach.
- Zaproś tylko niezbędnych interesariuszy: Jednym ze sposobów na zmniejszenie liczby uczestników spotkania jest zaproszenie tylko niezbędnych interesariuszy Obejmuje to kluczowych decydentów, współpracowników lub kogokolwiek innego, WHO będzie miał wpływ na wynik spotkania.
- Użyj podsumowania spotkania, aby zaktualizować informacje dla osób niebędących uczestnikami: Możesz udostępnić im podsumowanie spotkania, nawet jeśli nie zapraszasz wszystkich na spotkanie Dzięki temu każdy będzie miał dostęp do krytycznych informacji i dyskusji.
AI funkcji podsumowujących Transkriptor może automatycznie wygenerować podsumowanie spotkania. Będzie on zawierał praktyczne spostrzeżenia i kluczowe wnioski z transkrypcji spotkania. Podsumowanie możesz udostępnić każdemu WHO nie mógł wziąć udziału w spotkaniu, aby mogli być na bieżąco.
5 Korzystaj z narzędzi do zarządzania zadaniami i projektami w celu podjęcia działań następczych
Kontynuacja to jeden z najlepszych sposobów, aby spotkanie było warte zachodu. Oprogramowanie do zarządzania zadaniami i projektami, takie jak Asana, Trelloi monday.com , może pomóc w usprawnieniu przydzielania zadań i śledzeniu postępów, zmniejszając potrzebę ręcznego kontaktowania się z uczestnikami.
Korzystanie z narzędzi do zarządzania zadaniami i projektami również zwiększa odpowiedzialność. Dzięki temu wszyscy wykonują przypisane działania bez konieczności przeprowadzania kolejnych spotkań. Oto niektóre z bezpłatnych i płatnych programów do zarządzania zadaniami i projektami, które pozwalają obniżyć koszty spotkań związane z działaniami następczymi:
Asana
Asana to nowoczesne oprogramowanie do zarządzania projektami, które obsługuje wiele stylów zarządzania projektami. Daje Ci pełną kontrolę nad tym, jak wizualizujesz i organizujesz pracę. Możesz także znaleźć wiele wbudowanych funkcji, które ułatwiają współpracę.
Na przykład umożliwia przydzielanie zadań poszczególnym osobom za pomocą intuicyjnego i dobrze zaprojektowanego interfejsu. Bezpośrednie wiadomości w aplikacji umożliwiają dołączanie plików, oznaczanie innych projektów i nagrywanie wiadomości wideo.
Trello
Trello oferuje prosty wizualny sposób organizowania projektów za pomocą tablic Kanban. Jest prosty w użyciu i nie ma stromej krzywej uczenia się. Dzięki prostemu interfejsowi typu "przeciągnij i upuść" Ty i Twój zespół możecie efektywnie korzystać z narzędzia.
Karty lub zadania zawierają terminy, załączniki, obrazy, komentarze, pola niestandardowe i listy kontrolne. Gdy członkowie zespołu wykonają zadania, mogą przeciągnąć karty na odpowiednią listę.
monday.com
monday.com to kolejna aplikacja do zarządzania projektami, która pozwala na wizualizację wszystkich projektów w jednym miejscu. Jest wysoce konfigurowalny i pomaga agregować dane i metryki w atrakcyjnym wizualnie interfejsie.
Chociaż monday.com oferuje wiele opcji dostosowywania, niektóre zaawansowane funkcje i widoki są dostępne tylko w wyższych poziomach cenowych.
Konkluzja
Spotkania są jak warsztaty, podczas których członkowie zespołu mogą się spotykać, aby kształtować najlepsze pomysły za pomocą strategii współpracy dla menedżerów . Jednak planowanie i prowadzenie spotkań wymaga dużo czasu i zasobów. Firmy muszą dobrze organizować spotkania, aby zapewnić utrzymanie zysków, i brać pod uwagę korzyści SEO z usług transkrypcji dla widoczności w Internecie.
Na szczęście wiele AI narzędzi może zautomatyzować czasochłonne i żmudne zadania. Na przykład programiści mogą transkrybować spotkania za pomocą narzędzi do zamiany mowy na tekst. Mogą również korzystać z popularnych narzędzi do wideokonferencji, takich jak Zoom lub Google Meet , aby planować i organizować spotkania zdalne.
Zamiast prosić uczestnika o sporządzenie protokołu ze spotkania, możesz dodać niezawodne narzędzia do AI , takie jak oprogramowanie do automatycznej transkrypcji . Na przykład Transkriptor może konwertować mowę na tekst i dostarczać zautomatyzowane notatki ze spotkań w celu obniżenia kosztów. Te AI narzędzia pomogą obniżyć koszty spotkań i sprawią, że każda sesja będzie warta zachodu.
