Például az AI átíró eszközök, például a Transkriptor automatizálhatják az értekezlet-felvételek írott szöveggé konvertálását. Segíthetnek az értekezlet összegzésében is a műveleti elemekkel és a legfontosabb pontokkal. Ezután megoszthatja őket valakivel WHO nem tudott részt venni a foglalkozáson.
Ebben az útmutatóban végigvezetjük az öt kulcsfontosságú stratégián, amelyek segítenek megtakarítani az értekezletek költségeit és hatékonyabb értekezleteket tartani:
1 Használja ki az átírási eszközöket, például a Transkriptor -t az automatikus értekezletjegyzetekhez
AI értekezlet-asszisztensek segítségével hívásátíró szoftvert használhat az online találkozók rögzítéséhez. Az Evernote és a videók segítségével hangot is átírhatnak , és elmenthetik az átiratokat későbbi használatra. Ahelyett, hogy manuális jegyzeteket készítene a folyamatban lévő értekezletek során, AI átírási eszközök, például a Transkriptor segíthetnek a folyamat automatizálásában.
Az audio-to-text eszköz képes rögzíteni és átírni a kimondott szavakat szöveggé. Mivel nincs szükség kézi jegyzetelőre minden értekezlethez, pontos átírási eszközökkel csökkentheti az értekezlet költségeit.
AI eszközök átalakítják a munkahelyi kommunikációt és javítják az értekezletek hatékonyságát. Például ez a Forbes cikk kiemeli, hogy az automatizálási eszközök hogyan csökkentik az értekezletek átírásához és összegzéséhez szükséges erőfeszítéseket, javítva a csapat hatékonyságát és az együttműködést.
Ha gyakran vesz részt vagy tart értekezleteket a munkahelyén, íme két népszerű AI átírási eszköz.
Transkriptor
Transkriptor egy megbízható és funkciókban gazdag AI virtuális értekezlet-átíró eszköz Google Meet, MS Teams és Zoomszámára. Csatlakoztathatja a Google Calendar és Outlook naptárat Transkriptor , így az értekezletrobot automatikusan csatlakozhat az ütemezett értekezletekhez.
Transkriptor értekezlet-átírási összefoglalókat és műveletelemeket is létrehozhat, amelyeket letölthet vagy megoszthat a csapattagokkal. 99% -os pontosságú, és több mint 100 átírási és fordítási nyelvet támogat, hogy megfeleljen a globális csapatok igényeinek.
Otter.AI
Otter.AI egy másik AI audio-to-text eszköz, amely képes rögzíteni és átírni a Zoom értekezleteket . OtterPilot csatlakozhat az online Zoom, Google Meetvagy Microsoft teams értekezletekhez, és a kimondott szavakat szöveggé alakíthatja.
Míg Otter.AI tisztességes munkát végez az értekezletek átírásában, a beszéd-szöveg eszköz pontossága csak 85%. Ez azt jelenti, hogy sok időt kell töltenie az átírt fájl szerkesztésével.
A Otter.AI javításának másik területe az, hogy a AI jegyzetelő eszköz az angol nyelvre korlátozódik. Ezért előfordulhat, hogy nem felel meg a többnyelvű felhasználóknak.
2 Használja a videokonferenciát az utazási költségek csökkentésére
A videoértekezletek új normává váltak a távoli és hibrid vállalatoknál. Ez azért van, mert segítenek csökkenteni az utazási és egyéb költségek szükségességét.
A videokonferencia-eszközök segítségével gyorsan ütemezheti és hozzáadhatja a távoli értekezleteket a naptárához. A hang-szöveg eszközök szintén csökkenthetik a költségeket, és rugalmas ütemezést tesznek lehetővé.
Zoom
Zoom egy népszerű videokonferencia-alkalmazás. Mindössze annyit kell tennie, hogy megosztja a Zoom értekezlet linkjét a résztvevőkkel. Biztos lehet benne, hogy mindenki gyorsan csatlakozhat a híváshoz.
Nagyon megbízható, és gyenge internetkapcsolat esetén is megtartja a videót. Zoom egy táblát is kínál, amely gyorsan megtölti a virtuális táblát cetlikkel, képekkel és diagramokkal.
Microsoft teams
Microsoft teams a piac legrobusztusabb videokonferencia-funkcióit és csapatcsevegési ajánlatait kínálja. A tábla funkció kiváló: Szabadkézzel rajzolhat, és a program kiegyenlíti a dolgokat.
Ez a funkció megkönnyíti a jegyzetelést és a diagramokat útközben. Menti az értekezlet összes csevegését, és menti a csapat csevegőalkalmazásába, így későbbi felhasználás céljából mentheti.
Google Meet
A Google Meet egyik legjobb tulajdonsága a Google Workspace-alkalmazásokkal való mély integráció. Ha értekezletet hoz létre a Google Calendar, kap egy Meet-hivatkozást, amelyre kattintva az összes résztvevő csatlakozhat.
A Meet egy népszerű Zoom alternatíva, amely böngészőben fut, nem alkalmazásban, ami plusz. A feliratok jól működnek angolul, de a Meet nem észleli, ha a résztvevők más nyelveket beszélnek.
3 Rövidebb, hatékonyabb értekezletek végrehajtása strukturált napirendekkel
Az értekezletek a hatékony együttműködés gerincét képezik, de a hosszabb és nem hatékony értekezletek pénzt, időt és erőfeszítést pazarolhatnak; fontolja meg a megfelelő virtuális értekezlet-etikettet a zavarok minimalizálása érdekében. Itt jön a képbe egy jól kidolgozott értekezlet-napirend. Ez lehetővé teszi, hogy egyértelmű elvárásokat fogalmazzon meg a csapattal szemben. Akár le is rövidítheti az értekezlet hosszát, ha csak a lényeges megbeszélésekre összpontosít.
A résztvevők megértése arról, hogy mit fognak megvitatni az értekezleten, jobb felkészülést tesz lehetővé. Ezenkívül kiküszöböli a terméketlen vitákra fordított időt. A jól felépített napirendek segítenek megtalálni a tökéletes egyensúlyt a rugalmasság és a struktúra között. Íme néhány tipp a rövidebb és hatékonyabb értekezletek megvalósításához:
- Használjon előre beállított napirendeket: Az előre meghatározott értekezlet-napirend tervrajzként fog működni Ezzel a tervvel az értekezlet időben és a megfelelő irányba fejeződhet be Az átgondolt napirendnek áttekintést kell nyújtania a vitapontokról Minden témakörhöz ütemtervet hoz létre a túlfutás megelőzése érdekében.
- Időkorlátok hozzárendelése az egyes vitapontokhoz: Meg kell határoznia az értekezlet kezdési és befejezési időpontját, és időkorlátot kell rendelnie az egyes témákhoz A jól kidolgozott értekezlet-napirendnek tiszteletben kell tartania a résztvevők idejét, és segítenie kell a fókusz fenntartását az elejétől a végéig.
- Tartsa be az ütemtervet a túllépések elkerülése érdekében: Ne feledje, hogy a túllépések a zsúfolt értekezleten való részvétel ellenségei Ügyeljen arra, hogy minden tömör legyen Bár csábító lehet egy izgalmas téma megvitatásának folytatása, elengedhetetlen az ütemterv betartása az értekezletek költségeinek csökkentése és az időmegtakarítás érdekében.
4 Csökkentse a résztvevők számát, hogy időt és erőforrásokat takarítson meg
Kerülje a csapattagok idejének pazarlását azáltal, hogy olyan értekezletekre köti őket, amelyeken nem kell részt venniük. A túl sok résztvevő megnehezíti a megbeszéléseket.
Általános ökölszabályként jobb, ha meghívjuk azokat a résztvevőket, akiknek hozzájárulása szükséges a célok eléréséhez. A kevesebb résztvevő azt jelenti, hogy a házigazdának kevesebb időt kell pazarolnia a koordinációra, és kevesebb megszakítás lesz.
Az értekezleten résztvevők számának csökkentése abban is segíti a legfontosabb döntéshozókat, hogy a kiemelt feladatokra összpontosítsanak, és a releváns témákra vagy kérdésekre összpontosítsanak.
- Csak a legfontosabb érdekelt feleket hívja meg: Az értekezlet résztvevőinek számának csökkentésének egyik módja az, ha csak az alapvető érdekelt feleket hívja meg Magában foglalja a létfontosságú döntéshozókat, közreműködőket vagy bárki mást, WHO befolyásolja az értekezlet kimenetét.
- Értekezlet-összegzés használata a nem résztvevők frissítéséhez: Az értekezlet összegzését akkor is megoszthatja velük, ha nem hív meg mindenkit az értekezletre Biztosítani fogja, hogy mindenki hozzáférjen a kritikus információkhoz és megbeszélésekhez.
AI Transkriptor összefoglaló funkciói automatikusan létrehozhatják az értekezlet összefoglalóját. Ez magában foglalja a gyakorlatban hasznosítható betekintéseket és kulcsfontosságú tanulságokat az értekezlet átiratából. Az összefoglalót bárkivel megoszthatja WHO nem tudott részt venni az értekezleten, így maradhatnak a hurokban.
5 Tevékenység- és projektkezelési eszközök használata nyomon követéshez
A nyomon követés az egyik legjobb módja annak, hogy érdemes legyen találkozni. A feladat- és projektkezelő szoftverek, például a Asana, a Trelloés a monday.com segíthetnek a feladat-hozzárendelések egyszerűsítésében és az előrehaladás nyomon követésében, csökkentve a résztvevők manuális nyomon követésének szükségességét.
A feladat- és projektmenedzsment eszközök használata szintén javítja az elszámoltathatóságot. Biztosítja, hogy mindenki további értekezletek nélkül végezze el a hozzárendelt műveleti elemeket. Íme néhány ingyenes és fizetős feladat- és projektmenedzsment szoftver, amely csökkenti a nyomon követéssel kapcsolatos értekezletek költségeit:
Asana
Asana egy modern projektmenedzsment szoftver, amely több projektmenedzsment stílust támogat. Teljes ellenőrzést biztosít a munka vizualizálása és megszervezése felett. Számos beépített funkciót is találhat, amelyek megkönnyítik az együttműködést.
Például lehetővé teszi, hogy feladatokat rendeljen az egyénekhez egy intuitív és jól megtervezett felület segítségével. Az alkalmazáson belüli közvetlen üzenetküldés lehetővé teszi fájlok csatolását, más projektek címkézését és videoüzenetek rögzítését.
Trello
Trello egyszerű vizuális módot kínál a projektek rendszerezésére Kanban-táblák használatával. Egyszerűen használható, és nincs meredek tanulási görbéje. Az egyszerű drag-and-drop felületnek köszönhetően Ön és csapata hatékonyan használhatja az eszközt.
A kártyák vagy feladatok határidőket, mellékleteket, képeket, megjegyzéseket, egyéni mezőket és ellenőrzőlistákat tartalmaznak. Miután a csapattagok elvégezték a feladatokat, áthúzhatják a kártyákat a megfelelő listára.
monday.com
monday.com egy másik projektmenedzsment alkalmazás, amely lehetővé teszi az összes projekt megjelenítését egy helyen. Nagyon testreszabható, és segít az adatok és mutatók összesítésében egy vizuálisan vonzó felületen.
Bár monday.com számos testreszabási lehetőséget kínál, egyes speciális funkciók és nézetek csak magasabb árszinteken érhetők el.
Következtetés
A találkozók olyanok, mint a műhelyek, ahol a csapattagok összejöhetnek, hogy a legjobb ötleteket alakítsák ki a vezetők együttműködési stratégiái segítségével . Az értekezletek ütemezése és megrendezése azonban sok időt és erőforrást igényel. A vállalkozásoknak jól kell tartaniuk az értekezleteket, hogy biztosítsák nyereségük fenntartását, és fontolóra kell venniük az átírási szolgáltatások SEO előnyeit az online láthatóság érdekében.
Szerencsére sok AI eszköz automatizálhatja az időigényes és unalmas feladatokat. A fejlesztők például beszéd-szöveg eszközökkel átírhatják az értekezleteket . Olyan népszerű videokonferencia-eszközöket is használhatnak, mint a Zoom vagy a Google Meet távoli értekezletek ütemezéséhez és lebonyolításához.
Ahelyett, hogy megkérné a résztvevőt, hogy készítsen értekezlet-jegyzőkönyvet, hozzáadhat megbízható AI eszközöket, például automatikus átíró szoftver . A Transkriptor például szöveggé alakíthatják a beszédet, és automatikus értekezlet-feljegyzéseket biztosíthatnak a költségek csökkentése érdekében. Ezek a AI eszközök segítenek csökkenteni az értekezletek költségeit, és minden munkamenetet érdemessé tesznek.
