Například AI nástroje pro přepis, jako je Transkriptor , mohou automatizovat převod záznamů schůzek na psaný text. Mohou vám také pomoci shrnout schůzku pomocí akčních bodů a klíčových bodů. Poté je můžete sdílet s někým WHO se relace nemohl zúčastnit.
V této příručce vás provedeme pěti klíčovými strategiemi, které vám pomohou ušetřit náklady na schůzky a vést efektivnější schůzky:
1 Využijte nástroje pro přepis, jako je Transkriptor pro automatické poznámky ze schůzek
AI asistenty schůzek použijte software pro přepis hovorů , který vám pomůže nahrávat online schůzky. Mohou také přepisovat zvuk pomocí Evernote a videa a ukládat přepisy pro pozdější použití. Namísto ručního psaní poznámek během probíhajících schůzek vám mohou AI nástroje pro přepis, jako je Transkriptor , pomoci tento proces automatizovat.
Nástroj pro převod zvuku na text dokáže zaznamenat a přepsat mluvená slova do textu. Vzhledem k tomu, že ke každé schůzce není nutné přiřazovat ručního zapisovatele, můžete snížit náklady na schůzku pomocí přesných nástrojů pro přepis.
AI nástroje transformují komunikaci na pracovišti a zvyšují produktivitu schůzek. Tento článek Forbesu například zdůrazňuje, jak automatizační nástroje snižují úsilí potřebné k přepisu a shrnutí schůzek, zvyšují efektivitu týmu a spolupráci.
Pokud se často účastníte schůzek na svém pracovišti nebo je pořádáte, zde jsou dva oblíbené nástroje pro přepis AI .
Transkriptor
Transkriptor je spolehlivý a na funkce bohatý nástroj pro přepis virtuálních schůzek AI pro Google Meet, MS Teams a Zoom. Kalendář Google Calendar a Outlook můžete připojit k Transkriptor , aby se robot schůzky mohl automaticky připojit k naplánovaným schůzkám.
Transkriptor mohou také generovat souhrny přepisů schůzek a položky akcí, které lze stáhnout nebo sdílet se členy týmu. Je přesný na 99 % a podporuje více než 100 přepisovacích a překladatelských jazyků, aby vyhovoval potřebám globálních týmů.
Otter.AI
Otter.AI je další AI nástroj pro převod zvuku na text, který dokáže zaznamenávat a přepisovat schůzky Zoom . OtterPilot se mohou připojit k online schůzkám Zoom, Google Meetnebo Microsoft teams a převádět mluvená slova na text.
Zatímco Otter.AI odvádí slušnou práci při přepisu schůzek, přesnost nástroje pro převod řeči na text je pouze 85 %. To znamená, že budete muset strávit mnoho času úpravami přepsaného souboru.
Další oblastí, kterou je třeba Otter.AI zlepšit, je to, že nástroj pro psaní poznámek AI je omezen na angličtinu. Proto nemusí vyhovovat vícejazyčným uživatelům.
2 Využijte videokonference ke snížení cestovních výdajů
Videokonference se staly novou normou ve vzdálených a hybridních společnostech. Je to proto, že pomáhají snížit potřebu cestování a dalších výdajů.
Nástroje pro videokonference vám pomohou rychle naplánovat a přidat vzdálené schůzky do kalendáře. Nástroje pro převod zvuku na text mohou také snížit náklady a umožnit flexibilní plánování.
Zoom
Zoom je populární aplikace pro videokonference. Vše, co musíte udělat, je sdílet odkaz na schůzku Zoom s účastníky. Můžete si být jisti, že se všichni mohou rychle připojit k hovoru.
Je vysoce spolehlivý a udrží vaše video v chodu i při slabém připojení k internetu. Zoom nabízí také tabuli, která virtuální tabuli rychle zaplní lístky s poznámkami, obrázky a diagramy.
Microsoft teams
Microsoft teams nabízí jedny z nejrobustnějších funkcí pro videokonference a nabídky týmového chatu na trhu. Funkce tabule je vynikající: Můžete kreslit od ruky a program vše vyhladí.
Tato funkce usnadňuje psaní poznámek a vytváření diagramů na cestách. Uloží se veškerý chat ze schůzky a uloží se do aplikace pro týmový chat, abyste si jej mohli uložit pro budoucí použití.
Google Meet
Jednou z nejlepších funkcí Google Meet je jeho hluboká integrace s aplikacemi Google Workspace. Pokud vytvoříte schůzku v Google Calendar, obdržíte odkaz Meet, ke kterému se mohou všichni účastníci kliknutím připojit.
Meet je oblíbená alternativa Zoom , která běží v prohlížeči, nikoli v aplikaci, což je plus. Titulky fungují dobře v angličtině, ale služba Meet nedokáže rozpoznat, kdy účastníci mluví jinými jazyky.
3 Implementujte kratší a efektivnější schůzky se strukturovanými agendami
Schůzky jsou páteří efektivní spolupráce, ale delší a neefektivní schůzky mohou plýtvat penězi, časem a úsilím; zvažte správnou etiketu virtuálních schůzek , abyste minimalizovali narušení. Zde přichází na řadu dobře zpracovaný program schůzky. Umožňuje vám nastavit jasná očekávání od týmu. Můžete dokonce zkrátit délku schůzky tím, že se zaměříte pouze na zásadní diskuse.
Porozumění účastníků tomu, o čem budou na schůzce diskutovat, umožňuje lepší přípravu. Také to eliminuje čas strávený neproduktivními diskusemi. Dobře strukturované agendy vám pomohou dosáhnout dokonalé rovnováhy mezi flexibilitou a strukturou. Zde je několik tipů pro realizaci kratších a efektivnějších porad:
- Používejte přednastavené agendy: Předem nastavený program schůzky bude fungovat jako plán S tímto plánem by vaše schůzka mohla být dokončena včas a správným směrem Promyšlený program by měl poskytnout přehled o bodech diskuse Stanoví časovou osu pro každé téma, aby se zabránilo jeho přeplnění.
- Určete časové limity pro každý bod diskuse: Měli byste definovat čas začátku a konce schůzky a každému tématu přidělit časový limit Dobře sestavený program schůzky by měl respektovat čas účastníků a pomáhat udržet pozornost od začátku do konce.
- Držte se plánu, abyste se vyhnuli překročení: Pamatujte, že překročení je nepřítelem zapojení do přeplněné schůzky Ujistěte se, že je vše stručné I když může být lákavé pokračovat v diskusi o vzrušujícím tématu, je nezbytné dodržovat harmonogram, abyste snížili náklady na schůzky a ušetřili čas.
4 Snižte počet účastníků a ušetřete čas a zdroje
Měli byste se vyhnout plýtvání časem členů týmu tím, že je budete zapojovat do schůzek, kterých se nemusí zúčastnit. Příliš mnoho účastníků činí diskuse náročnějšími.
Obecně platí, že je lepší pozvat účastníky, jejichž vstup je nezbytný pro dosažení cílů. Méně účastníků znamená, že hostitel bude muset ztrácet méně času koordinací a bude méně přerušení.
Snížení počtu účastníků schůzky také pomůže klíčovým osobám s rozhodovací pravomocí soustředit se na úkoly s vysokou prioritou a soustředit se na relevantní témata nebo otázky.
- Pozvěte pouze základní zúčastněné strany: Jedním ze způsobů, jak snížit počet účastníků schůzky, je pozvat pouze základní zúčastněné strany Zahrnuje zásadní osoby s rozhodovací pravomocí, přispěvatele nebo kohokoli jiného, WHO ovlivní výstup schůzky.
- K aktualizaci neúčastníků použijte souhrn schůzky: Souhrn schůzky s nimi můžete sdílet, i když na schůzku nezvete všechny Zajistí, aby každý měl přístup ke kritickým informacím a diskusím.
AI shrnující funkce Transkriptor mohou automaticky vygenerovat souhrn schůzky. Bude obsahovat užitečné poznatky a klíčové poznatky z přepisu schůzky. Souhrn můžete sdílet s kýmkoli WHO se schůzky nemohl zúčastnit, aby mohl zůstat v obraze.
5 Používejte nástroje pro řízení úkolů a projektů pro následná opatření
Následná péče je jedním z nejlepších způsobů, jak zajistit, aby schůzka stála za to. Software pro správu úkolů a projektů, jako jsou Asana, Trelloa monday.com , vám může pomoci zefektivnit přidělování úkolů a sledovat pokrok, čímž se sníží potřeba sledovat účastníky ručně.
Používání nástrojů pro řízení úkolů a projektů také zvyšuje odpovědnost. Zajišťuje, aby všichni dokončili přiřazené akční body bez dalších schůzek. Zde jsou některé z bezplatných a placených programů pro správu úkolů a projektů, které snižují náklady na schůzky související s následnými kroky:
Asana
Asana je moderní software pro řízení projektů, který podporuje více stylů řízení projektů. Dává vám úplnou kontrolu nad tím, jak vizualizujete a organizujete práci. Najdete zde také mnoho vestavěných funkcí, které usnadňují spolupráci.
Umožňuje vám například přidělovat úkoly jednotlivcům pomocí intuitivního a dobře navrženého rozhraní. Přímé zasílání zpráv v aplikaci umožňuje přikládat soubory, označovat další projekty a nahrávat videozprávy.
Trello
Trello nabízí jednoduchý vizuální způsob organizace projektů pomocí Kanban nástěnek. Snadno se používá a nemá strmou křivku učení. Díky jednoduchému rozhraní drag-and-drop můžete vy a váš tým nástroj efektivně využívat.
Karty nebo úkoly obsahují termíny splnění, přílohy, obrázky, komentáře, vlastní pole a kontrolní seznamy. Jakmile členové týmu dokončí úkoly, mohou karty přetáhnout do příslušného seznamu.
monday.com
monday.com je další aplikace pro řízení projektů, která vám umožní vizualizovat všechny projekty na jednom místě. Je vysoce přizpůsobitelný a pomáhá vám agregovat data a metriky do vizuálně přitažlivého rozhraní.
I když monday.com nabízí mnoho možností přizpůsobení, některé pokročilé funkce a zobrazení jsou k dispozici pouze ve vyšších cenových úrovních.
Závěr
Schůzky jsou jako workshopy , kde se členové týmu mohou sejít a utvářet nejlepší nápady pomocí strategií spolupráce pro manažery . Plánování a pořádání schůzek však vyžaduje spoustu času a zdrojů. Podniky musí dobře pořádat schůzky, aby zajistily zachování svých zisků, a zvážit výhody přepisovacích služeb SEO pro zviditelnění online.
Naštěstí mnoho AI nástrojů dokáže automatizovat časově náročné a zdlouhavé úkoly. Vývojáři mohou například přepisovat schůzky pomocí nástrojů pro převod řeči na text. Mohou také použít oblíbené nástroje pro videokonference, jako je Zoom nebo Google Meet , k plánování a pořádání schůzek na dálku.
Místo toho, abyste žádali účastníka, aby si zapsal zápis ze schůzky, můžete přidat spolehlivé AI nástroje, jako je software pro automatický přepis . Transkriptor mohou například převádět řeč na text a poskytovat automatické poznámky ze schůzek, aby se snížily náklady. Tyto AI nástroje pomohou snížit náklady na schůzku a zajistí, aby každé sezení stálo za to.
