كيفية إنشاء نسخة مكتوبة من اجتماع في عام 2023

لوحظ تدوين الاجتماع بينما يشاهد المحترفون في غرفة مضاءة باللون الأزرق مكالمة فيديو لثلاثة أشخاص.
السماح لنسخ الاجتماع بتدوين ملاحظات حول ما يقال في اجتماعاتك

Transkriptor 2022-08-13

فيما يلي الدليل الإرشادي النهائي حول نسخ الاجتماعات. ستتعرف على ماهيتها وسبب أهميتها وكيفية الحصول على تسجيلات الاجتماعات ونسخ اجتماعاتك في المستقبل.

ما هو نسخ الاجتماع؟

محاضر الاجتماع هي سجلات نصية للمحادثات المنطوقة أثناء الاجتماع. ومع ذلك ، يجب أن يتضمن النص الكامل للاجتماع المتحدثين والطوابع الزمنية لتسهيل الإحالات.
هناك 3 أنواع رئيسية من نسخ الاجتماعات:

ما هو النسخ المحرر

النسخ المحرر هو برنامج نصي كامل يتم ضبطه لسهولة القراءة. يتضمن ذلك تصحيح القواعد النحوية والإملائية وإزالة الكلمات العامية أو غير المكتملة. يمكن أن يكون النسخ المحرر مفيدا للاجتماع إذا كنت بحاجة إلى تقديم المستند المكتوب رسميا في المستقبل.

ما هو النسخ الحرفي

النسخ الحرفي هو نسخة طبق الأصل من الاجتماع المنطوق. ويشمل التوقفات والأصوات غير اللفظية (تطهير الحلق ، ضوضاء الخلفية). لا فائدة كبيرة من النسخ الحرفي الكامل للاجتماع ما لم يكن في سياق قانوني.
الاختلاف الطفيف هو النسخ غير الحرفي. هذا يزيل الإيقاف المؤقت والأصوات غير اللفظية مع الحفاظ على الصياغة كما هي.

ما هو النسخ Intelligent Verbatim

تحتفظ Intelligent Verbatim النسخ بالكلام الرئيسي أثناء تحرير كلمات الحشو والتكرار والكلمات غير القياسية والتوقفات المؤقتة. يزيل الجمل خارج الموضوع والجمل قيد التشغيل.
الغرض من النص Intelligent Verbatim هو الحفاظ على صوت المتحدث أثناء جعل النص قابلا للقراءة. يتم استخدامه في مؤتمرات الفيديو والأحداث المتعلقة بالأعمال لأنه يمكن اقتباسه أو تحويله بسهولة إلى وسائط أخرى ، مثل نص أو مقال مكتوب.

هل يجب عليك استخدام النسخ المحرر أم النسخ الحرفي؟

Intelligent Verbatim تكون النسخ أكثر منطقية في معظم سياقات الأعمال لأنها توفر نصا سهل القراءة مع الحفاظ على صوت ومعنى المتحدثين. إذا كنت ترغب في استخدام إصدار أكثر تحريرا ، فيمكنك القيام بذلك في المستقبل من مستند البداية.

لماذا يجب عليك نسخ الاجتماعات؟

السبب في إجراء إملاءات الاجتماع هو الاحتفاظ بسجل مكتوب لموضوعات المناقشة. هذا يغذي أسبابا أخرى ، بما في ذلك:

  • لزيادة التركيز: إذا لم يكن المشاركون بحاجة إلى تدوين ملاحظاتهم الخاصة أثناء الاجتماع ، فيمكنهم التركيز على ما تتم مناقشته. على هذا النحو ، تعمل نصوص الاجتماعات على تحسين المشاركة.
  • لتسهيل الرجوع إلى المراجع: إذا احتاج شخص ما إلى الرجوع إلى مناقشات الاجتماع ، فإن النص هو أسهل طريقة للقيام بذلك. قد يؤدي استخدام ملاحظات شخص ما إلى حدوث أخطاء إذا كتب معلومات بشكل غير صحيح.
  • لتوفير الوقت.يوفر إنشاء نصوص الاجتماعات وقت المشاركين لأنهم لن يحتاجوا إلى إعادة مشاهدة تسجيل عدة مرات للحصول على المعلومات التي يحتاجون إليها. من الأسهل بكثير مسح المستند المكتوب ضوئيا.
  • لزيادة عائد الاستثمار. قد يكون الاجتماع مع متحدث مهم مكلفا. لذلك ، فإن أخذ نسخة يعني أنه يمكن للأشخاص التركيز أكثر ، ويمكنك استخدام المستند المكتوب للتسويق لتحسين الاتصالات التجارية.

كيف يمكنك استخدام محاضر الاجتماع؟

يمكن أن يكون نص الاجتماع مصدرا للمعلومات لجهود التسويق التي تواجه العملاء. على سبيل المثال ، إذا ناقشت مجموعة من الموظفين تغييرات أو اتجاهات الصناعة ، فيمكنك بعد ذلك تحويل النص إلى:

  • منشور مدونة
  • سيناريو فيديو YouTube
  • حلقة بودكاست
  • التسميات التوضيحية على وسائل التواصل الاجتماعي
  • YouTube ترجمات

لن يسمح لك نسخ الاجتماع بالحصول على أجزاء متعددة من المحتوى من نفس المستند فحسب ، بل سيساعدك أيضا على إظهار الخبرة وترسيخ سلطة عملك. إذا كنت تنشئ محتوى تسويقيا على أي حال ، فإن استخدام نسخ الاجتماع للحصول على معلومات يمكن أن يوفر الوقت ، خاصة أنه يمكن تحويله إلى معظم هذه النماذج مع القليل جدا من التحرير.

كيف يمكنني نسخ اجتماع؟

يمكنك نسخ اجتماع بنفسك ، أو استئجار إحدى خدمات نسخ الاجتماع للقيام بذلك نيابة عنك. اعتمادا على سرعة الكتابة والقدرة على الاحتفاظ بالمعلومات ، لا يجب أن يكون نسخ الاجتماع عملية معقدة. فيما يلي خطوات كيفية إنشاء نسخ الاجتماع.

1. سجل الاجتماع

الخطوة الأولى هي الحصول على تسجيل للاجتماع. بينما يمكنك محاولة تدوين الملاحظات أثناء حدوثها ، فإن هذا ليس مصدرا دقيقا للمعلومات. تعتمد كيفية تسجيل الاجتماع على مكان انعقاده وعدد المتحدثين هناك.
تشمل خيارات التسجيل ما يلي:

  • برنامج تسجيل الشاشة والصوت للاجتماعات الافتراضية
  • هاتفك الذكي للاجتماعات الصغيرة لعدد قليل من الأشخاص
  • ميكروفونات متعددة الاتجاهات لإعدادات غرفة اجتماعات أكبر
  • البرامج التي تحتوي على ميزات التسجيل والنسخ.

مهما كان الخيار الذي تختاره ، تأكد من اختبار بيئة التسجيل قبل بدء الاجتماع. من المهم أن يكون لديك جودة صوت واضحة عند تحويل الكلام إلى نص . أخيرا ، تأكد من حصولك على إذن الجميع لتسجيل الاجتماع.

2. استمع إلى الصوت

بعد ذلك ، انقل ملف الصوت إلى جهاز كمبيوتر إذا لزم الأمر. استمع إلى الملف تماما دون محاولة تدوين أي ملاحظات. هذا حتى تتمكن من تحديد ما إذا كانت هناك أي مشكلات أو تسرب صوتي. ستحتاج إلى أن تكون على دراية بمحتوى الملف قبل البدء في محاولة النسخ.

3. ابدأ النسخ

استمع إلى الصوت مرة ثانية وابدأ في النسخ. أسهل طريقة للقيام بذلك يدويا هي الكتابة فقط دون القلق كثيرا بشأن علامات الترقيم والتهجئة. عندما تلاحظ مكبر صوت جديد ، أضف فاصل أسطر لتمييزها. ستساعدك هذه الخطوة على إضافة طوابع زمنية لاحقا.

4. رتب النسخ الخاص بك

انتقل من خلال الملف الصوتي مرة أخرى لتحسين النسخ الخاص بك. خلال هذه الخطوة ، يجب عليك التحقق من الكلمات غير الدقيقة وتهدف إلى تقسيم الأقسام بواسطة المتحدث. على الرغم من أنك لست مضطرا إلى إضافة أسماء حتى الآن ، إلا أنه يجب أن يكون لديك على الأقل كتل نصية دقيقة لكل منها. بمجرد القيام بذلك ، انتقل إلى الملف النصي بدون الصوت وابدأ في التحرير لقواعد اللغة والإملاء. يعتمد مدى هذه الخطوة على نوع النسخ الذي تريده ، ولكن يجب تهجئة الكلمات بشكل صحيح ، ويجب أن تكون هناك نقاط وأحرف كبيرة حيث تعتقد أن الجمل تتغير.

5. إضافة مكبرات الصوت والطوابع الزمنية

بشرط أن تكون سعيدا بجودة نسخ اجتماعك ، يمكنك الاستماع إلى الصوت مرة أخرى والبدء في إضافة الطوابع الزمنية ومكبرات الصوت. للقيام بذلك ، أوقف الفيديو مؤقتا في كل مرة يبدأ فيها شخص جديد في التحدث وأضف التفاصيل التالية:
[الساعة: الدقيقة: الثانية] [المتحدث]: (خطاب)
بعد القيام بذلك ، يجب أن يكون لديك نسخ كامل ودقيق للاجتماع.

6. تحويل إلى ملخص قصير

يختلف نسخ الاجتماع عن محاضر الاجتماعات. في حين أن النسخ هو ملف حرفي ، فإن المحضر هو سجل للنقاط الرئيسية. لذلك ، إذا كنت تريد دقائق بدلا من ذلك ، فانتقل إلى انتقاء الملف النصي:

  • رابعا - المسائل المثارة
  • اقتراحات
  • نقاط العمل
  • النتائج المقررة
  • المواعيد النهائيه

يكون القيام بذلك أسهل بكثير بمجرد حصولك على نسخ دقيق للاجتماع ، بدلا من العمل مباشرة من الملف الصوتي .

هل من الممكن إنشاء نسخ مباشرة لاجتماعات Teams؟

نعم ، من الممكن نسخ اجتماع باستخدام أداة نسخ أو نسخ يدوي. يستخدم الأشخاص الأدوات أو الوكالات لنسخ الندوات عبر الإنترنت Microsoft Teams والاجتماعات Zoom والمقابلات وغير ذلك الكثير. هناك العديد من الخيارات للاختيار من بينها لخدمة النسخ. هناك تطبيقات جوال على كل من Android و iOSوتطبيقات الويب ووكالات النسخ.
عند اختيار خدمة النسخ ، يجب أن تنظر إلى بعض العوامل مثل خطط التسعير والدقة والسرعة. ميزات الخدمة مهمة أيضا. على سبيل المثال ، يمكن لبعض الخدمات إجراء نسخ في الوقت الفعلي ، ولديها العديد من الأدوات والتكاملات والوظائف.

هل من الممكن نسخ الاجتماعات تلقائيا؟

يعد النسخ الصوتي اليدوي عملية طويلة ولا تضمن دائما مستويات الدقة المطلوبة في نصوص الاجتماع. البديل هو استخدام برنامج النسخ التلقائي ، مثل Transkriptor .

microsoft teams meeting

وإليك كيف يعمل:

  1. إنشاء تسجيل صوتي للاجتماع.
  2. قم بتحميله في برنامج نسخ الاجتماع واتركه للتحويل.
  3. بمجرد الانتهاء ، سيتم إعلامك وإعطائك قائمة بالمهام.
  4. يتضمن ذلك التحقق من الملف النصي وتحريره للتأكد من دقته إذا لزم الأمر. أكمل هذه قبل الانتهاء من الملف.
  5. بعد التحرير ، قم بتنزيل الملف النصي بالتنسيق الذي اخترته.

تتمثل فائدة استخدام منصة النسخ التلقائي في أنها تزيل الكثير من العمل المتكرر للنسخ.

ما هو مثال تنسيق نسخ الاجتماع؟

على الرغم من أن طول نص الاجتماع وتعقيده سيختلف ، فإليك مثالا على نص Intelligent Verbatim نموذجي.

[00:00:10 ستيف]: مرحبا بالجميع. أتمنى أن تكونوا جميعا قد قضيتم عطلة نهاية أسبوع جيدة. يبدو الآن أنه الوقت المناسب للحاق بالمكان الذي وصلنا إليه مع طرح البرنامج الجديد.

[00:00:40 بيكي]: نحن حاليا على الطريق الصحيح للطرح في نهاية الشهر ، لكننا واجهنا بعض مشكلات واجهة المستخدم. سأدع بن يشرح لأنه كان الشخص الذي يتعامل مع هذا.

[00:01:04 بن]: شكرا بيكي. لذا ، فإن المشكلة التي نواجهها الآن هي أن الوصول إلى إعدادات الحساب يجبر المستخدم على تسجيل الخروج. لا يمكننا تماما-

[00:01:20 ستيف]: يبدو أن هذه مشكلة كبيرة أن يكون هذا في وقت متأخر من التطوير. هل هي مرتبطة بأي شيء آخر ، أم أنها قضية معزولة؟

[00:01:34 بن]: بقدر ما يمكننا أن نقول ، إنه معزول. لم يتم التنصت على أي ميزات أو قوائم أخرى أثناء اختبار المنتج ، لذلك نعتقد أن هذه مشكلة جديدة نسبيا نظرا لأننا قمنا بتنفيذ آخر تحديث للتصميم. سبب حدوث خطأ غير معروف حاليا ، ولكن هذه هي متعة تطوير البرامج ، أليس كذلك؟

[00:02:01 ستيف]: نعم ، هذا صحيح. حسنا ، بيكي ، أعتقد أن هذا يجب أن يكون أولوية قصوى لهذا الأسبوع ، حيث لا ينبغي لنا أن نتطلع إلى تنفيذ أي تغييرات أخرى حتى يتم حل هذه المشكلة. سأترك الأمر لكم للتنظيم ، لكنني أعتقد أننا يجب أن نضع جميع الأشخاص المتاحين في هذا لأنه سيكون تأخيرا كبيرا. سنلحق بالركب في نهاية الأسبوع ، حسنا؟

[00:02:43 بيكي]: لا بأس ، شكرا ستيف. سأحصل على بن للتنسيق مع رجال تكنولوجيا المعلومات الآخرين لمعرفة ما يمكننا القيام به حيال هذا في أسرع وقت ممكن.

ما هي عيوب استخدام الميكروفونات البعيدة غير المتزامنة؟

  • تجميع الصوت الأكثر دقة لكل مكبر صوت في ملف واحد
  • يمكن أن يتأثر استخدام التعرف على الكلام لمعرفة من يتحدث بجودة الميكروفون
  • قد تستغرق حياكة المقتطفات الصوتية معا وقتا طويلا للقيام يدويا أو برنامج نسخ معقد للغاية

في عام 2019 ، أطلقت Microsoft دراسة للنظر في استخدام الميكروفونات البعيدة غير المتزامنة لنسخ الاجتماعات. كان على الباحثين استخدام مجموعة واسعة من خوارزميات AI والصوت المعقدة لإنتاج ملف نسخ بدقة أقل بنسبة 3٪ من الميكروفونات الاتجاهية. حقيقة أن هذه كانت دراسة متطورة قام بها Microsoft يجب أن تسلط الضوء على سهولة استخدامها في العالم الحقيقي.

الخيار الأفضل: Transkriptor!

ماذا لو قلنا لك أن هناك طريقة سريعة وبأسعار معقولة لنسخ جميع اجتماعات العمل المهمة في دقائق؟ سيكون Transkriptor مصدرك الأول للنسخ على أساس يومي من خلال خدماته الفعالة من حيث التكلفة والموثوقة!

اكتب الأشياء أثناء التنقل.

Speech to text mobile app

الوصول من جميع الأجهزة. تحويل الملفات الصوتية إلى نص في iPhone و Android.

شاهد ما قاله عملاؤنا عنا!

نحن نخدم الآلاف من الناس من أي عمر ومهنة وبلد. انقر فوق التعليقات أو الزر أدناه لقراءة المزيد من المراجعات الصادقة عنا.

تم تقييمه ممتاز 4.4/5 بناء على 50+ تقييم على Capterra.

أسئلة مكررة

تميل التطبيقات المدفوعة إلى التفوق في الأداء على التطبيقات المجانية من حيث الدقة والسرعة ، كما أنها تترك ما تبقى من تحرير المقالات لك. لكن التطبيقات المدفوعة ستكلفك المال ، لذا بالنسبة لبعض الأشخاص ، فإن المقايضة لا تستحق المال الذي تكلفه.


لا أحد يحب التعامل مع دفع الاشتراكات وإدارتها ، وبالتالي يجب أن تكون هذه الخدمات أكثر من مجرد مجانية حتى تصمد أمام اختبار الزمن. لا يقدمون دائما دعما فنيا عالي الجودة ، فهم فقراء من حيث السرعة والدقة ، ويتركون الكثير من التحرير لك.

مع وجود العديد من أدوات برامج تحويل الكلام إلى نص في السوق ، يعد اختيار واحدة أمرا صعبا.


سيؤدي البحث العام في Google عن "تحويل الكلام إلى نص" إلى عرض قائمة بالبرامج المفيدة في السوق. ومع ذلك ، يتعين على المرء الاطلاع بعناية على محتواها واختيار حزمة كاملة الميزات مع دعم فني موثوق به وخدمة عملاء مفيدة - وليس سياسة شاملة حيث تتصل بالمكاتب المركزية ولا يستجيب أحد!


بعض الأمثلة الجيدة تشمل Transkriptor و Otter.

قراءة متعمقة

كيفية نسخ Microsoft Teams الاجتماعات؟

كيفية نسخ Skype الاجتماعات؟

كيفية نسخ Webex الاجتماعات؟

كيفية نسخ Google Meet الاجتماعات؟

كيفية نسخ Google Hangouts الاجتماعات؟

كيفية نسخ GoToMeeting الاجتماعات؟

كيفية نسخ Zoom الاجتماعات؟

كيفية نسخ Bluejeans الاجتماعات؟

أسئلة مكررة

يعد نسخ الاجتماع ضروريا للدقة والمرجع وتسويق المحتوى. ومع ذلك ، لا يستحق قضاء ساعات في كتابة الملف الصوتي للاجتماع يدويا.

إذا كنت بحاجة إلى نسخ الاجتماع ، فجرب برنامج النسخ. إنها سريعة وسهلة الاستخدام ، والنسخ الأول مجاني.

نعم، من الممكن نسخ اجتماع Microsoft Teams . راجع منشور المدونة ذي الصلة حول نسخ Microsoft Teams الاجتماعات.


مشاركة المنشور

تحويل الكلام إلى نص

img

Transkriptor

تحويل ملفات الصوت والفيديو إلى نص