كيفية إنشاء نسخة مكتوبة من اجتماع في عام 2022

يعد نسخ الاجتماع أسهل طريقة لتسجيل ما تمت مناقشته خلال الاجتماع. على الرغم من أن الطريقة التقليدية كانت كتابة النسخ يدويًا ، إلا أن التكنولوجيا تسمح لك بأتمتة هذه العملية.

يوجد أدناه الدليل الإرشادي النهائي حول تدوين الاجتماع. ستتعرف على ماهيتها وسبب أهميتها وكيفية تسجيل اجتماعاتك في المستقبل.

ما هي محاضر الاجتماع؟

محاضر الاجتماع هي سجلات نصية للمحادثات المنطوقة أثناء الاجتماع . ومع ذلك ، يجب أن يشتمل النص الكامل للاجتماع على المتحدثين والطوابع الزمنية لتسهيل الإحالات.

هناك 3 أنواع رئيسية من نسخ الاجتماعات:

1. ما هو النسخ المحرر

النسخ المحرر هو نص كامل يتم تعديله لسهولة القراءة. وهذا يشمل تصحيح القواعد والهجاء وإزالة الكلمات العامية أو غير المكتملة. يمكن أن يكون النسخ المحرر مفيدًا للاجتماع إذا كنت بحاجة إلى تقديم المستند المكتوب رسميًا في المستقبل.

2. ما هو النسخ الحرفي

النسخ الحرفي هو نسخة طبق الأصل من الاجتماع المنطوق. ويشمل التوقف المؤقت والأصوات غير اللفظية (تنقية الحلق ، ضوضاء الخلفية). ليس هناك فائدة كبيرة لنسخ الاجتماع الحرفي الكامل ما لم يكن في سياق قانوني.

الاختلاف الطفيف هو النسخ غير الحرفي. هذا يزيل التوقف المؤقت والأصوات غير اللفظية مع الحفاظ على الصياغة نفسها. 

3. ما هو النسخ الحرفي الذكي

تحتفظ النسخ الحرفية الذكية بالكلام الرئيسي أثناء تحرير الكلمات الحشو والتكرار والكلمات غير القياسية والتوقف المؤقت. يزيل الجمل الخارجة عن الموضوع والتشغيل.

الغرض من النص الحرفي الذكي هو الحفاظ على صوت المتحدث أثناء جعل النص قابلاً للقراءة. يتم استخدامه في الأعمال لأنه يمكن اقتباسه أو تحويله بسهولة إلى وسائط أخرى ، مثل نص أو مقالة مكتوبة.

هل يجب عليك استخدام النسخ المحرر أو النسخ الحرفي؟

الخيار الأكثر منطقية في معظم سياقات الأعمال هو النص الحرفي الذكي. بينما قد ترغب في استخدام إصدار تم تعديله بشكل أكبر ، يمكنك القيام بذلك في المستقبل من مستند البداية. إن مهمتك هي تحديد مدى التعديل الذي تريده للنسخ ، اعتمادًا على السياق.


مكان للاجتماعات


لماذا يجب عليك نسخ الاجتماعات؟

سبب تدوين الاجتماعات هو الاحتفاظ بسجل مكتوب لموضوعات المناقشة. هذا يغذي أسباب أخرى ، بما في ذلك:

  • لزيادة التركيز. إذا لم يكن المشاركون بحاجة إلى تدوين ملاحظاتهم الخاصة أثناء الاجتماع ، فيمكنهم التركيز على ما تتم مناقشته. على هذا النحو ، تعمل نسخ الاجتماع على تحسين المشاركة.
  • لتسهيل الرجوع إليها. إذا احتاج شخص ما إلى الرجوع إلى مناقشات الاجتماع ، فإن النص هو أسهل طريقة للقيام بذلك. قد يؤدي استخدام ملاحظات شخص ما إلى حدوث أخطاء إذا كتب المعلومات بشكل غير صحيح.
  • لتوفير الوقت. يوفر إنشاء محاضر الاجتماع وقت المشاركين لأنهم لن يحتاجوا إلى إعادة مشاهدة التسجيل عدة مرات للحصول على المعلومات التي يحتاجون إليها. المستند المكتوب أسهل بكثير في المسح الضوئي.
  • لزيادة العائد على الاستثمار. قد يكون الاجتماع مع متحدث مهم مكلفًا. لذلك ، فإن أخذ نسخة يعني أن الأشخاص يمكنهم التركيز أكثر ، ويمكنك استخدام المستند المكتوب للتسويق لتحسين اتصالات العمل.

كيف يمكن استخدام محاضر الاجتماع؟

يمكن أن يكون نص الاجتماع مصدرًا للمعلومات لجهود التسويق التي تواجه العملاء.  على سبيل المثال ، إذا ناقشت مجموعة من الموظفين تغييرات أو اتجاهات الصناعة ، فيمكنك حينئذٍ تحويل النص إلى:

  • مشاركة مدونة
  • نص فيديو يوتيوب
  • حلقة بودكاست
  • تعليق على وسائل التواصل الاجتماعي

لن يسمح لك نسخ الاجتماع فقط بالحصول على أجزاء متعددة من نفس المستند ، بل سيساعدك أيضًا على إظهار الخبرة وترسيخ سلطة عملك.

إذا كنت تنشئ محتوى تسويقيًا على أي حال ، فإن استخدام نسخ الاجتماع للحصول على معلومات يمكن أن يوفر الوقت ، لا سيما أنه يمكن تحويله إلى معظم هذه النماذج مع القليل جدًا من التحرير.

كيف تأخذ وتدوين محضر اجتماع

اعتمادًا على سرعة كتابتك وقدرتك على الاحتفاظ بالمعلومات ، لا يجب أن يكون تدوين الاجتماع عملية معقدة. فيما يلي خطوات كيفية إنشاء نسخ الاجتماع.

1. سجل الاجتماع

الخطوة الأولى هي الحصول على تسجيل للاجتماع . بينما يمكنك محاولة تدوين الملاحظات أثناء حدوثها ، فهذا ليس مصدرًا دقيقًا للمعلومات. ستعتمد طريقة تسجيل الاجتماع على مكان انعقاده وعدد المتحدثين هناك.

تشمل خيارات التسجيل ما يلي:

  • برنامج شاشة وتسجيل صوتي للاجتماعات الافتراضية
  • هاتفك الذكي لعقد اجتماعات صغيرة الحجم لعدد قليل من الأشخاص
  • ميكروفونات متعددة الاتجاهات لإعدادات غرفة اجتماعات أكبر

مهما كان الخيار الذي تختاره ، تأكد من اختبار الجودة قبل بدء الاجتماع. يجب عليك التأكد من أنك قمت بفرز أي مشكلات في وقت مبكر حتى لا تعترض طريقك. تحدد جودة الصوت أيضًا دقة نسخ الاجتماع.

أخيرًا ، تأكد من حصولك على إذن الجميع لتسجيل الاجتماع.

2. الاستماع إلى الصوت

بعد ذلك ، انقل ملف الصوت الخاص بك إلى جهاز كمبيوتر إذا لزم الأمر. استمع إلى الملف بالكامل دون محاولة تدوين أي ملاحظات. هذا حتى تتمكن من تحديد ما إذا كانت هناك أية مشكلات أو تسرب الصوت. سترغب في التعرف على محتوى الملف قبل البدء في محاولة النسخ.

3. ابدأ النسخ

استمع إلى الصوت مرة ثانية وابدأ في الكتابة. أسهل طريقة للقيام بذلك يدويًا هي الكتابة دون القلق كثيرًا بشأن علامات الترقيم والتهجئة. عندما تلاحظ متحدثًا جديدًا ، أضف فاصل أسطر لتمييزه. ستساعدك هذه الخطوة على إضافة طوابع زمنية لاحقًا.

4. ترتيب النسخ الخاصة بك

انتقل من خلال الملف الصوتي مرة أخرى لتحسين النسخ الخاص بك . خلال هذه الخطوة ، يجب عليك التحقق من الكلمات غير الدقيقة وتهدف إلى تقسيم الأقسام حسب المتحدث. على الرغم من أنك لست مضطرًا إلى إضافة الأسماء بعد ، إلا أنه على الأقل يجب أن يكون لديك كتل نصية دقيقة لكل منها.

بمجرد القيام بذلك ، انتقل إلى الملف النصي بدون الصوت وابدأ في التحرير من أجل القواعد النحوية والإملائية. يعتمد مدى هذه الخطوة على نوع النسخ الذي تريده ، ولكن يجب كتابة الكلمات بشكل صحيح ، ويجب أن تكون هناك فترات وأحرف كبيرة حيث تعتقد أن الجمل تتغير.

5. إضافة مكبرات الصوت والطوابع الزمنية

لتقديم رضاك عن جودة نسخ الاجتماع ، يمكنك الاستماع إلى الصوت مرة أخرى والبدء في إضافة الطوابع الزمنية ومكبرات الصوت. للقيام بذلك ، أوقف الفيديو مؤقتًا في كل مرة يبدأ فيها شخص جديد في التحدث وأضف التفاصيل التالية:

[hour:minute:second] [speaker]: (خطاب)

بعد القيام بذلك ، يجب أن يكون لديك نسخة كاملة ودقيقة من الاجتماع.

6. تحويل إلى ملخص قصير

نسخ الاجتماع يختلف عن محضر الاجتماع. في حين أن النسخ هو ملف حرفي ، فإن الدقائق هي تسجيل للنقاط الرئيسية. لذا ، إذا كنت تريد دقائق بدلاً من ذلك ، فانتقل إلى اختيار الملف النصي:

  • قضايا أثيرت
  • اقتراحات
  • نقاط العمل
  • النتائج المقررة
  • المواعيد النهائية

يصبح القيام بذلك أسهل بكثير بمجرد حصولك على نسخ دقيق للاجتماع ، بدلاً من العمل مباشرة من ملف صوتي.

بديل للنسخ اليدوي

يعد النسخ اليدوي عملية طويلة ولا تضمن دائمًا مستويات الدقة المطلوبة في تلبية النصوص. البديل هو استخدام برنامج النسخ التلقائي ، مثل Transkriptor .

وإليك كيف يعمل:

  1. إنشاء تسجيل صوتي للاجتماع.
  2. قم بتحميله في برنامج النسخ التلقائي واتركه للتحويل.
  3. بمجرد الانتهاء ، سيتم إعلامك وستحصل على قائمة بالمهام.
  4. يتضمن ذلك فحص الملف النصي وتحريره للتأكد من دقته ، إذا لزم الأمر. أكمل هذه قبل الانتهاء من الملف.
  5. بعد التحرير ، قم بتنزيل الملف النصي بالتنسيق الذي اخترته.

تتمثل فائدة استخدام منصة النسخ التلقائي في أنه يزيل الكثير من العمل المتكرر للنسخ.

ما هو مثال نسخ الاجتماع؟

على الرغم من اختلاف طول وتعقيد محضر اجتماعك ، فإليك مثالاً على نص حرفي ذكي نموذجي.

[00:00:10 Steve]:       مرحبًا بكم جميعًا. أتمنى لكم جميعا عطلة سعيدة. يبدو الآن أن الوقت مناسب لمتابعة ما وصلنا إليه مع طرح البرنامج الجديد.

[00:00:40 Becky]:      نحن حاليًا في طريقنا لإطلاق الخدمة في نهاية الشهر ، لكننا واجهنا بعض مشكلات واجهة المستخدم. سأدع بن يشرح لأنه كان الشخص الذي يتعامل مع هذا.

[00:01:04 Ben]:         شكرا بيكي. لذا ، فإن المشكلة التي نواجهها الآن هي أن الوصول إلى إعدادات الحساب يجبر المستخدم على تسجيل الخروج. لا نستطيع تماما-

[00:01:20 Steve]:       يبدو أن هذا يمثل مشكلة كبيرة أن يكون هذا في وقت متأخر في التنمية. هل هي مرتبطة بشيء آخر أم أنها قضية منعزلة؟

[00:01:34 Ben]:         بقدر ما نستطيع أن نقول ، إنها معزولة. لم يتم التنصت على أي ميزات أو قوائم أخرى أثناء اختبار المنتج ، لذلك نعتقد أن هذه مشكلة جديدة نسبيًا منذ أن قمنا بتنفيذ آخر تحديث للتصميم. لماذا تسببت في خطأ غير معروف حاليًا ، لكن هذه متعة تطوير البرامج ، أليس كذلك؟

[00:02:01 Steve]:       نعم هذا صحيح. حسنًا ، بيكي ، أعتقد أن هذا يجب أن يكون أولوية قصوى لهذا الأسبوع ، حيث لا ينبغي أن نتطلع إلى تنفيذ أي تغييرات أخرى حتى يتم حل هذا الأمر. سأترك الأمر لك للتنظيم ، لكن أعتقد أنه يجب علينا وضع جميع الأشخاص المتاحين في هذا الأمر لأنه سيكون تأخيرًا كبيرًا. سوف نلحق في نهاية الأسبوع ، حسنًا؟

[00:02:43 Becky]:      لا بأس شكرا ستيف. سأجعل بن ينسق مع رجال تكنولوجيا المعلومات الآخرين ليرى ما يمكننا فعله حيال ذلك في أسرع وقت ممكن.


طاولة اجتماعات


هل يمكنك نسخ الاجتماعات باستخدام الميكروفونات البعيدة غير المتزامنة؟

من الناحية الفنية ، نعم ، لكنه يتطلب برامج معقدة أو الكثير من الوقت لدمج الملفات يدويًا.

تسجل الميكروفونات غير المتزامنة نفس الصوت ولكنها ليست منظمة للقيام بذلك في وقت واحد. تشمل الأمثلة الهواتف الذكية والأجهزة اللوحية وأجهزة الكمبيوتر المحمولة ، وكلها تحتوي على ميكروفونات مدمجة.

يأتي عنصر المسافة من هذه الميكروفونات غير المتزامنة الموجودة في نقاط مختلفة حول الغرفة. على سبيل المثال ، في اجتماع يعقد في غرفة اجتماعات ، يجوز لكل مشارك استخدام أجهزته لتسجيل الاجتماع. والنتيجة هي ميكروفونات بعيدة غير متزامنة.

ما هي عيوب استخدام الميكروفونات البعيدة غير المتزامنة؟

ستسجل كل من الميكروفونات البعيدة غير المتزامنة نسختها من الاجتماع ، مما يجعل أقرب المتحدثين أوضح. سيوفر هذا تسجيلًا صوتيًا قابلاً للاستخدام لكل شخص ، ولكن ستشمل المشكلات بعد ذلك:

  • تجميع الصوت الأكثر دقة لكل سماعة في ملف واحد
  • يمكن أن يتأثر استخدام التعرف على الكلام لمعرفة المتحدث بجودة الميكروفون
  • قد يستغرق حياكة المقتطفات الصوتية معًا وقتًا طويلاً للقيام يدويًا أو برنامج نسخ معقد للغاية

في عام 2019 ، أطلقت Microsoft دراسة للنظر في استخدام الميكروفونات البعيدة غير المتزامنة لتدوين الاجتماعات. كان على الباحثين استخدام مجموعة واسعة من خوارزميات الذكاء الاصطناعي والصوت المعقدة لإنتاج ملف نسخ بدقة أقل بنسبة 3٪ من الميكروفونات الاتجاهية. حقيقة أن هذه كانت دراسة متطورة أجرتها Microsoft يجب أن تسلط الضوء على سهولة استخدامها في العالم الحقيقي.

انظر ماذا قال عملاؤنا عنا!

نحن نخدم الآلاف من الناس من أي عمر ومهنة وبلد. انقر فوق التعليقات أو الزر أدناه لقراءة المزيد من الآراء الصادقة عنا.

ماريسيلي ج.
أستاذ
Read More
الفائدة الرئيسية بالنسبة لي هي الوقت. يا لها من أداة رائعة بالنسبة لي ، يمكنني الآن أداء عملي بسرعة وبجودة عالية. تعتبر Transkriptor أداة جيدة حقًا للباحثين ، لأنه يتعين علينا القيام بهذا النوع من المهام وليس لدينا الكثير من الوقت لعملية النسخ.
جيمينا ل.
مؤسس
Read More
كل شيء جيد جدًا ، إنه ليس مكلفًا ، وعلاقة جيدة بين السعر والجودة ، كما أنه سريع جدًا. دقة كبيرة فيما يتعلق بأوقات الترجمة وفي التعرف على الكلمات. كان لا بد من إجراء عدد قليل جدا من التصحيحات.
جاكلين ب.
عالم اجتماع
Read More
أكثر ما أحببته في Transkryptor هو مدى دقته العالية. مع نظام أساسي سهل الاستخدام ، كنت بحاجة فقط لإجراء تعديلات على علامات الترقيم
Previous
Next

أسئلة مكررة

يعد نسخ الاجتماع ضروريًا للدقة والمرجعية وتسويق المحتوى. ومع ذلك ، لا يستحق قضاء ساعات في كتابة ملف صوتي للاجتماع يدويًا.

إذا كنت بحاجة إلى نسخ الاجتماع ، فجرّب برنامج النسخ. إنها سريعة وسهلة الاستخدام ، وأول عملية نسخ مجانية.