Через цю зміну в комунікації багато людей все ще не впевнені, як поводитися під час віртуальних дзвінків, і ще не зовсім оволоділи цим мистецтвом. Щоб виправити це, я обговорюю етикет віртуальних зустрічей нижче, щоб ви могли перейти до наступного відеодзвінка та показати всім іншим, як це робиться.
Пунктуальність і підготовленість
Віртуальні зустрічі зазвичай мають час початку та завершення. Будьте уважні та дотримуйтесь цих часів. Не запізнюйтесь на 10 хвилин і змушуйте всіх чекати. Так само поважайте час людей і не свалюйте і не тримайте всіх на зустрічі довго після її запланованого завершення.
Крім того, переконайтеся, що ви ознайомлені з порядком денним зустрічі! Ви повинні чітко розуміти тему, що обговорюється, і основні моменти, які будуть розглядатися.
Правильний дрес-код і зовнішній вигляд
Ми всі бачили меми та кадри, на яких співробітники відвідують віртуальні дзвінки в халатах або піжамах. Не будь такою людиною. Те, що ви вдома, не означає, що ви повинні одягатися або не докладати зусиль для відеодзвінка. Пам'ятайте, що ваш зовнішній вигляд і одяг багато говорять про вашу особистість і спосіб мислення як працівника.
Знайомство з обраною платформою
Коли я був новачком у віртуальній зустрічі, я зробив цю помилку - я був непідготовлений і не мав попередніх знань про платформу для конференцій. Мені довелося встановити Zoomна льоту, і в результаті я не мав жодного уявлення, що я роблю і як щось зробити, наприклад, увімкнути моє відео.
Не робіть помилку, яку я зробив! Якщо ви знаєте, що у вас готується віртуальна зустріч, переконайтеся, що ви знаєте, яка платформа використовується, і ознайомтеся з тим, як вона працює.
Передумови та оточення
Як і у випадку з піжамним сценарієм, ми всі також бачили кліпи, на яких люди відвідують відеоконференції у своїх ліжках або в жвавому пабі. Ваш відеофон і оточення особливо важливі.
В ідеалі вам не потрібні ніякі відволікаючі фактори, такі як домашні тварини, а ваш фон повинен бути однотонним, щоб основна увага була зосереджена на вас. Уникайте місць із шумом, щоб звук не заважав іншим учасникам.
Етикет вимкнення та ввімкнення звуку
Не залишайте мікрофон постійно увімкненим під час віртуальної зустрічі, оскільки залежно від потужності може бути вловлений фоновий шум, який може відволікати. Натомість правильний етикет віртуальної зустрічі полягає в тому, щоб вимикати мікрофон, коли ви не говорите.
Використання камери та зоровий контакт
Найскладніше, що я вважаю під час віртуальних зустрічей, – це зоровий контакт і те, як користуватися камерою. Проблема полягає в подвійності камери та екрану. Камера розташована в одному місці, а екран – в іншому.
Це означає, що ви повинні зробити вибір, куди дивитися. Правильний етикет віртуальної зустрічі полягає в тому, щоб дивитися в камеру, а не на екран, коли розмовляєте з кимось. Це найближче до зорового контакту, інакше ви починаєте з екрану і це виглядає непрофесійно.
Очевидно, що вам потрібно дивитися на екран, щоб оцінити реакцію та спостерігати за іншими людьми, але хитрість полягає в тому, щоб перемикатися між камерою та екраном, коли ви говорите, але здебільшого не відводьте очей від камери.
Участь та залучення
Участь і залученість особливо важливі, і ви повинні зрозуміти, коли говорити, а коли ні. По-перше, ви повинні прагнути бути частиною зустрічі для належного етикету віртуальної зустрічі - не просто сидіти там, не говорячи і не показуючи жодної взаємодії.
По-друге, ви повинні бути уважними до інших і знати, коли доречно говорити. Не говоріть про інших і переконайтеся, що це правильний час для взаємодії.
Правильне ведення нотаток
Я не можу порахувати моменти, коли я завершував віртуальну зустріч лише для того, щоб потім мене засипали запитаннями або уточненнями просто тому, що учасники не робили нотаток.
Ведення нотаток особливо важливе для етикету віртуальної зустрічі, тому що після цього не так просто піти і поговорити з учасником. Ретельно робіть нотатки і, якщо необхідно, попросіть господаря записати зустріч. Ви також можете транскрибувати відео в текст , щоб мати письмовий запис віртуальної зустрічі, до якого можна повернутися пізніше.
Здійсніть свою наступну віртуальну зустріч за допомогою цих порад з етикету
Сподіваюся, тепер ви переповнені впевненістю і маєте більш чітке розуміння етикету віртуальних зустрічей. Головне – пам'ятати, що хоча ви фізично не присутні на зустрічі, очікується базовий рівень професіоналізму, самоконтролю та участі, і ви повинні діяти не інакше, ніж якби ви перебували в офісному середовищі.
